公司建设项目档案管理规定
公司建设项目档案管理规定
第一章总则
第一条为规范公司建设项目档案管理工作，充分发挥项目档案在工程建设、生产管理、维护和改建扩建中的作用，根据《公司档案工作规定》，制定本规定。
第二条本规定适用于公司基建项目。
第三条本规定所称建设项目档案，指建设项目在决策期的相关论证、决策的相关资料（包含会议纪要、签到册等），上级领导的批复文件等；实施期的立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等，以及试用阶段的通车投产、保修期等的全过程中形成的，具有保存价值的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体形式的全部文件。
第四条公司建设的项目，包括新建、扩建、改造、技术提升改造等建设工程。
第五条公司建设项目档案工作实行统一管理，分级留档。
第六条项目建设应统筹安排建设项目档案工作经费，确保建设项目档案工作正常开展。
第二章档案管理职责
第七条公司档案室是公司建设项目档案工作的归口管理机构，其主要职责是：
（一）组织制订公司建设项目档案工作管理制度；
（二）负责公司建设项目档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导；
（三）负责公司建设项目档案验收工作；
（四）参加公司建设项目竣工验收；
（五）组织公司建设项目档案业务交流与培训工作；
（六）负责建设项目档案归档管理。
第三章一般规定
第八条项目档案管理工作应当坚持“三同时”原则，在签订合同（协议）时，应同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责。
第九条检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目文件材料的收集、整理情况；在进行工程验收时，应同时审查、验收项目文件的归档情况。
第十条项目建设应把项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设管理同步实施。
第十一条项目建设应加强对项目文件形成、收集、整理等过程控制，保证项目档案完整、准确、系统。
档案完整指按《公司建设项目文件归档范围和保管期限表》（附件1）所确定的内容，将建设项目全过程中应当归档的项目文件归档，各种文件原件齐全。
档案准确指项目档案的内容真实反映建设项目的实际情况和建设过程，图物相符，签字手续完备。
档案系统指项目档案按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。
第十二条项目文件的收集、整理和归档应当纳入项目的合同管理之中。
项目建设在签订勘察、设计、采购、施工、工程总承包及监理（以下简称参建单位）等合同（协议）时，应当设立专门条款，明确项目档案保证金事宜和有关方面应当提交的项目文件（包括电子文件）名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及整理、审核、归档与违约责任，并经档案室签署会签意见。
项目建设办理竣工结算时，应当有档案室的签署意见。档案室根据合同（协议），检查所提交的项目文件，符合档案管理要求的，签署同意付款意见，方能进入合同（协议）付款环节。
第十三条项目申请立项后，项目建设应明确档案管理机构、人员负责项目文件的收集、积累和整理工作；建立项目档案工作网络和项目文件管理流程，对项目文件实行跟踪管理、动态管理。
第十四条公司负责组织协调和指导参建单位编制、整理和归档项目文件，并负责案卷质量的审查。
第十五条公司和参建单位应根据各自职责范围或合同规定，按照建设项目档案管理规定要求，完成项目文件的编制、整理、归档工作。监理单位负责审核、签署项目竣工文件。
第十六条建管分开管理的建设项目，其形成的档案由双方共同协商，明确移交项目档案（包括电子文件）的范围、套数、版本、时间、质量要求等事宜，双方办理移交手续。
采用项目管理承包等其他管理模式的建设项目，项目建设单位应在合同中明确双方对不同载体项目文件的管理职责、要求，并按照合同规定将项目文件归档。
第十七条项目建设单位应当配备与建设项目相适应的档案库房和档案安全保管的必要设备设施，档案保管条件应符合国家有关标准要求。
第十八条项目建设单位应当将项目档案管理信息化建设与项目信息化建设同步进行，加强电子文件的收集与管理。
第四章文件收集、整理与归档
第十九条反映和记录项目建设重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的项目文件，应当收集齐全，归入建设项目档案。建设项目文件归档范围和保管期限划分见《公司建设项目文件归档范围和保管期限表》(附件1)。
项目档案保管期限一般分为永久、定期两种。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。
第二十条项目可行性研究、任务书，以及项目管理文件和竣工验收文件应按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）进行整理。项目竣工文件应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）进行整理。图纸应按照《技术制图复制图的折叠方法》（GB/）要求统一折叠。电子文件应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）。
第二十一条项目建设单位各机构和参建单位，应在建设项目竣工验收前按阶段或单项，将经过整理的项目文件，提交建设单位档案室归档。
第二十二条项目建设单位和参建单位，应当指定专人负责照片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，建设项目重要阶段、事件、事故，应当有完整的声像材料，并对事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等进行编写。
第二十三条项目竣工图必须逐张加盖并签署竣工图章，竣工图章应加盖在标题栏上方或左边空白处，无加盖竣工图章的位置时，可加盖在标题栏的背面处；竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，签名不得由他人代签或以个人印章代替。
竣工图章内容、尺寸详见《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）。
第二十四条项目文件归档一般一式一份（其中项目竣工文件一般一式二份），声像文件一般一式二份，电子文件一般一式三份。有合同要求的除外。
第五章档案验收与登记
第二十五条项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。
第二十六条项目档案验收执行下列规定：
（一）由国家发展和改革委员会组织竣工验收的项目，项目档案验收由国家档案局组织或委托组织。
（二）由公司组织竣工验收的项目，项目档案验收由公司办公厅负责组织。
（三）由专业公司组织竣工验收的项目，项目档案验收由公司办公厅负责组织或委托组织。
（四）由地区公司组织竣工验收的项目，项目档案验收由地区公司档案管理机构负责组织。
公司办公厅对项目档案验收进行监督、指导。项目建设单位档案管理机构应加强项目档案验收前的指导与检查，必要时可组织预检。
第二十七条项目档案验收应当按照下列规定，组成验收组进行验收：
（一）国家档案局组织的项目档案验收，验收组按国家规定组成。
（二）公司办公厅组织或受国家档案局委托组织的项目档案验收，验收组由公司办公厅、项目所在地省级档案行政管理部门等单位组成。
（三）地区公司档案管理机构组织的项目档案验收，验收组由地区公司档案管理机构、项目主管部门等单位组成。
项目档案验收组人数为不少于5人的单数，组长由验收组织单位人员担任。专业技术性强的项目可邀请有关专业人员参加验收组。
第二十八条申请项目档案验收应具备下列条件：
（一）项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要；
（二）项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；
（三）完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作。
第二十九条项目档案验收前，项目建设单位应组织项目设计、施工、监理等方面负责人及有关人员，根据档案工作的相关要求，依照《公司建设项目文件归档范围和保管期限表》（附件1）和《建设项目档案验收内容及要求》（附件2）进行全面自检，并形成项目档案自检报告。
第三十条项目档案自检报告应当包括以下主要内容：
（一）项目建设及项目档案管理概况；
（二）保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；
（三）项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；
（四）档案在项目建设、管理、试运行中的作用；
（五）存在的问题及解决措施。
第三十一条项目建设单位应以正式文件形式向项目档案验收组织单位报送建设项目档案验收申请报告，并附项目档案自检报告，填报《建设项目档案验收申请表》（附件3）。项目档案验收组织单位应在收到建设项目档案验收申请报告的10个工作日内做出答复。
第三十二条项目档案管理机构应当参加项目的中交验收、初步验收和竣工验收，同步进行项目档案的预验收。项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。
第三十三条项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目建设单位、设计、施工、监理等参建单位和生产运行管理或使用单位的有关专业人员列席会议。
第三十四条项目档案验收应当以会议形式按照下列程序进行验收：
（一）项目建设单位负责人或档案部门汇报项目建设概况、项目档案工作情况；
（二）监理单位汇报竣工文件质量的审核情况；
（三）项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况；
（四）项目档案验收组汇总项目档案检查情况，对项目档案质量进行综合评价，并形成项目档案验收意见；（五）项目档案验收组宣布项目档案验收意见。
第三十五条检查项目档案，应当采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量应不少于100卷，抽查重点为重要合同、协议等项目前期文件及隐蔽工程检查记录、竣工图、设计变更通知单等项目竣工文件，并填写建设项目档案验收检查记录（主要内容有档案号、验收检查情况描述、检查人、检查日期等）。
第三十六条项目档案验收合格的项目，由项目档案验收组织单位以文件形式印发验收组形成的项目档案验收意见。公司办公厅委托进行的项目档案验收，由公司办公厅以文件形式印发验收组形成的项目档案验收意见。
第三十七条项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，要求项目建设单位于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。复查后仍不合格的，不得进行竣工验收。
第三十八条项目档案验收意见应当包括以下主要内容：
（一）项目建设概况；
（二）项目档案管理情况，包括：项目档案工作的基础管理工作，项目文件的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量，档案的种类、数量，档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价，档案验收结论性意见；
（三）存在问题、整改要求与建议。
第三十九条项目档案验收报告或者档案章节（专篇），应当纳入建设项目竣工验收报告中，建设项目《竣工验收鉴定书》中应有关于项目档案的评价。
第四十条新建、扩建和试生产的国家和公司建设项目，由项目建设单位档案室负责填写《建设项目档案管理登记表》（附件4），一式三份，报公司办公厅。
《建设项目档案管理登记表》分为表一、表二、表三。表一于项目开工后6个月内填写，对于未验收的建设项目，每年填此表一次；表二于项目档案预验收后1个月内填写；表三于项目正式竣工验收后1个月内填写。
第六章附则
第四十一条本规定由公司负责解释。
第四十二条本规定自印发之日起施行。
附录：1.公司建设项目文件归档范围和保管期限表
2.建设项目档案验收内容及要求
3.建设项目档案验收申请表
4.建设项目档案管理登记表（表一、表二、表三）
附录1
建设项目文件归档范围和保管期限表
附录2
建设项目档案验收内容及要求
一、项目档案的基础管理工作
（一）项目建设单位（负责人）认真执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立了切合实际的项目档案工作的管理体制和工作程序。
（二）项目建设单位（负责人）对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。
（三）项目档案工作实行领导负责制，确定了负责项目档案工作的领导和部门，实行了各部门和有关人员档案工作责任制，并采取了有效的考核措施。
（四）项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力。
（五）配备适应工作需要的档案管理人员，档案管理人员经过档案管理专业培训。
（六）采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化。
（七）保证档案工作所需经费，配备了计算机、复印机及声像器材等必备的办公设备，且性能优良，满足工作需要。
二、项目档案的完整、准确、系统情况
（一）按照DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，结合项目产生文件材料的实际情况，检查项目档案的完整性、准确性、系统性。
（二）项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》。
三、项目档案的安全
（一）档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施，档案库房与阅览、办公用房分开。
（二）档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。
（三）归档文件材料的制成材料符合耐久性要求。
（四）采取有效措施保证档案实体和信息安全。
附录3
建设项目档案验收申请表
附录4
表一建设项目档案管理登记表
（项目及项目档案和资料情况动态表）
编号：
注：此表于项目开工后6个月内报国家档案局经济科技档案业务指导司。
对于未验收的国家建设项目，每年填此表一次。
表二建设项目档案管理登记表
（项目档案预验收情况表）