提高高校院系行政秘书工作效率的对策

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彻落实党 的路线、 方针、 政策， 要求广大秘书工作者必须具有高 度的政治敏感性和较高 的理论素养 。要熟悉社会主义的基本 理论， 从而加强我们工作中的原则性、 系统性 、 预见性和创造性 ’ 行政秘书要认真 学习马克思列宁主义 、 毛泽东思想、 邓小平 理论和“ 三个代表” 的重要 思想 ， 坚持科学发展观 ， 用先进的思 想武装 自己的头脑 ， 树立正确的人生观、 价值观 。 （ 行政秘书 队伍 中有很大一部分不是秘书专业科班 出 二） 身， 特别是理工科院系的行政秘书大多是理工科专业毕业。 为 了做好行政秘书的工作 ， 就要努 力学习管理学 、 经济学、 法学、 档案 学、 计算机科 学及 心理学等 相关知识 ， 不断拓宽知识面 。 掌握 的知识越多， 在工 作中越 能取得更多 的主动权 。此外， 对 于本部 门的专业知识也要有一定的了解， 才能在工作中做到有
湖北函授 大学学报 （０ ０ 第 ２ ２ １ ） ３卷第 １ 期
提高高校院系行政秘 书工作效率 的对策
苏志 兰
Leabharlann Baidu
（． 明职业大学土建系 ；． １ 黎 ２ 华侨大学土木工程学 院， 福建 泉州 ３ ２ ０ ） ６０ ０
Ｉ 要ｌ高校院 系行政秘 书是 院系行政管理的－ 支重要 力量 ， 到 了承上启下 ， 摘 － ． 起 沟通左右 ， 系内外的作用。 联 本文提 出了可以从 转变观念 ， 明确工作 职责 ； 强学习， 加 不断提 高自身修养 ； 讲究工作方法 ， 注意统筹安排 ； 沟通协 调 ， 立良好人 际关 系； 建 凸显人 文关怀 ， 创造 良好的工作环境等几个方面来不断提 高行政秘 书的工作效率。 【 关键词】高校 ； 行政秘 书； 工作效 率 Ｉ 文章编号】１７ ．９ ８２ １）１０ ３ －２ ６ １ １（０ ００ －０ ４０ ５ 【 中图分 类号ｌＧ６ ８１ ４． 【 文献标识码ｌ Ａ
ｄ ｉｌ．９ ９ ．ｓ． ７ ・９ ８２ １．１ １ ｏ：０ ６ ／ｉ ｎ１ １５ １． ０Ｏ ． ６ ３ ｊｓ ６ ０ ０ 【 刊 网址 】ｈｔ：ｗ ．ｂ ｂ ｅ 本 ｔ ／ ｗｗｈ ｘ ． ｔ ｐ／ ｎ
随着高等教育改革的不断深化 ， 高校工作重心逐渐下移。 作为高校管理的基层单位——院系将拥有更多的行政 自主权， 发挥更多的行政管理职能。高校 院系行政秘书作为院系行政 管理的基层工作者， 是院系行政管理的一支重要力量 ， 对保证 院系 日常工作的顺利 开展起 到关键性作用 。院系行政秘书是 院系领导的参谋和助手 ， 是联系院系和学校各职能部门的桥梁 与纽带 ， 更是沟通院系领导和普通教师 的润滑剂 ， 到承上启 起 下， 沟通左右 ， 联系内外的作用 。而行政秘书工作具有量大面 广， 日常性事务 多， 杂， 繁 琐碎等特点， 如何有效的提高院系行 政秘书 的工作效率 ， 使其在高校行政管理工作发挥更大的作 用， 具有很大的现实意义。 本文就如何提 高院系行政秘书的工 作效率 ， 出自己的几点拙见， 提 以供大家参考 。 转变观念 ， 明确行政秘 书的工作职责 至今仍有部分人片面 的认为 ， 行政秘书 的工作只是“ 跑跑 腿， 接接电话 ， 打打杂” 等简单重复的机械活动 ， 只有那些不能 胜任教学工作的人才去从事行政秘书工作。把行政秘书工作 当做跳板 ， 常常是“ 身在曹营心在汉” “ ，做一天和尚撞一天钟” 。 这样的工作态度 ， 工作效率可想而知将大打折扣。 要提高行政 秘书的工作效率 ， 首先必须转变观念 。国际秘书联合会对“ 秘 书” 的定义是： 秘书应该是上 司的一位特殊助手， “ 他们掌握有 关的办公室工作的技能， 能在没有上 司过 问的情况下表现出 自 己的责任感 ， 以实际行动显示 出主动性和判断力， 并且在所给 予 的权利范围内作 出决定。 国际秘书联合会在对“ ” 秘书” 工作 准确论述 时， 也说明了这个 岗位 的极大重要性。 要认识到行政 秘书工作虽然辛苦， 但是也是光荣 的。 要树立工作 自豪感和 自 信心， 做到干一行 ， 爱一行， 钻一行” Ｉ 。 而 明确行政秘书的工作 职责是提 高工作效率的前提 。行 政秘书 的工作职责归纳起来 ， 主要包括 以下几个方面 ： （ 文书工作 这是行政秘书最基础性的工作 。 一） 包括各种 公文的草拟、 印、 打 校核、 呈送 以及存档工作。 （ ） － 人事工作 负责全系教师的考勤 ， 考核 ， 奖惩和职称评 聘工作 。 （ 会议工作 包括会前 的准备 ， 三） 会中的调度以及会后纪 要 的整理工作 。并要及时通知与会人员准时参加会议 。 （ 档案工作 负责本系各种档案 的收集、 四） 整理 、 保管及归 档工作。
一
假期的值班和后勤 管理 等工作 ， 并要完成领导临时交办的各项
任务 。 （ 对外联系和协 调工作 包括与学校各职能部门的沟通 六） 协调 ， 与合作单位 的联系及和学生家长的联系。 二、 加强学 习， 不断提高 自身 素质修养 ２ 世纪是知识经济的时代， ｌ 知识的新旧更替速度越来越 快。 如果不及时的补充新的知识和技能， 终将被社会所淘汰 。 而高校是知识说话的地方 ， 和教授们的沟通协调， 没有智慧、 没 有修养就缺乏最起码 的基础ｎ 。 （ 行政秘书工作常常带有一定的政策性， 一） 为了更好 的贯
三 、 究工作方法 ， 讲 注意统筹安排 面对千头万绪的行政工作， 行政秘书要懂得分清轻重缓 急， 不能“ 眉毛胡子一把 抓” 更不能顾此 失彼 。行政秘书在 日 ， 常工作中注意积 累， 掌握高教规律 、 熟悉工作流程及相应管理 技能： 灵活组织和使用各项领导资源 ， 科学配置人力、 力、 物 信 息等资源 ； 积极主动的制定工作 目标和计划 ， 统筹安排 ， 合理布 置“。 例如可 以根据 事情 的紧急程度， 把各类事情划分成加急 、 较急 以及常规性 工作。 采取优先处理加急事件， 重点处理较急 妥善处理常规性工作 的方法。再如需到行政楼办事， 就 （ 日常事务性工作 包括协助院系领导落实学校相关职 事件， 五） 能部门部署的各项工作任务以及做好办公室 日常的安全维护 ， 可以把要到行政楼各相关职能部门处理的事情都带上 ， 这样既
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的放 矢 。 （ 要 向领导和优秀教师学习。高校 院系 的领导大多是 三） 某个领域的专家、 教授 ， 实践经验丰富。行政秘书平时与院系 领 导 接 触 的机 会 比较 多 ， 注 意 学 习揣 摩 领 导处 理 事情 的 方式 要 方法 ， 不断吸取养分为我所用 。还要 向优秀的教师学习， 正所 谓三人行必有我师焉。 在学习中不断进步， 在实践中不断成长。