资产管理方案
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资产管理方案
部门 Division
版本号 Version
01
更新日期 Date
2014-04-27
1
目录
➢目标与原则 ➢范围 ➢物资生命周期以及相关要求 ➢实施方案 ➢后续计划
2
一、目的和原则
1、目的 对较贵重的物品进行管理，使佛山流程与IT室负责的各项物品能被追溯，避免出现
账物不符的情况，降低财务风险。 2、原则
1、相关的规划文 件
参与规划
搜集规划定 稿
确认其中需本部门 接收的物资明细
6
三、物资生命周期
2、出入库处理——入库
入库管理的目的在于使入库验收信息（BM单和采购单、移交清单、回收凭证）、台账 和实物三者能一致，确保入库必有账，有账必有物。而且，为了确保更新台账的操作能有 相关凭证，必须做好相关单据的存档工作，避免后续在追溯的时候出现困难。
3、应有一条回库记录与出库记录冲抵
1、物资验收单或 电子档 2、物资台账
1、物资验收单或 电子档 2、物资台账
1、回收凭证扫描 件 2、物资台账
供应商 发送货 通知
需求人 签字确
认
系统验 收
更新台 账（入 库）
供应商发送 货通知
接收人确认
系统验收
回收通 知
物资确 认
实物入 库，发 回收凭
证
更新台 账（入 库）
性质
保存文档
操作要求
供应商 1、有BM单和采购订单对应
送货 （需求）
2、物资需要有入厂确认 3、申请部门可直接签收验收单 4、在台账上做入库后可立即做出库
供应商 1、有BM单和采购订单对应
送货
2、物资需要有入厂确认
（库存）
3、BM单提交人直接签收无效，需另 找人签收
资源回 收、移
交
1、无BM单和采购单对应 2、通常需要给资源原使用人或者部门 开回收凭证
供应商 直接送 到用户 处
从已有 库存中 发放
性质
保存文档
1、入库与出库在同一个时间点完成； 2、管理员基本不对实物确认，而是接 收人的签字作为出入库的平均；
3、物资入库与出库凭证是同一个文 件——即用户的签字验收单；
1、入库与出库在不同的时间点完成； 2、管理员与用户之间有实物交接； 3、物资入库与出库凭证不是同一个文 件，入库由管理员代为确认，出库由接 收人签字确认；
47
费用 网络光纤模块
48
资产 投影仪
49
资产 幕布
50
资产 实物展台
51
资产 工程复印机
52
费用 办公家具
4
53
费用 硒鼓墨盒
三、物资生命周期
物资管理的关键在于使物资生命周期的各个节点都账物相符，并且能确保各项历史 记录有据可查。其目的就在于在审计时能通过各项存档文件清楚的说明以下几个问题： 1、什么时候在谁的要求下购买了什么物品；2、物品在什么时候到账、付款以及具体的 存储地点；3、物品发放给哪个部门、给谁，以及目前所在位置；4、物品的维修与回库 轨迹；5、物品最终消亡的轨迹以及凭证。
工作站
服务器 照相机 扫描仪 内存 音箱
刻录机
笔记本电池
技工电脑 硬盘 交换机 无线控制设备WLC 无线AP 路由器 3G网卡
管理人
序号 28 29 30 31
类别 费用 费用 资产 资产
物资名称 移动电话 对讲机 PBX系统 无线AP
管理人
32
资产 核心机房UPS系统
核心机房水冷空调系
33
资产 统
方案只对价值较大的物品进行管理，确保简单易操作，不产生过多的额外工作； 方案与公司制度和流程保持一致，各项举措只是作为公司文件的补充； 方案需采取措施确保账物相符，并能有明确的措施确保台账的操作具备可追溯性；
3
二、范围
序号 1 2 3 4
5
类别 资产 资产 资产 资产
资产
6 资产
7 资产
8 资产
2、流程与IT室为日常保管部门
1、库存计划的文 件
2、BM单明细或 采购订单
估测后 期需求
依据库 存计算 差异
制定补 充计划
准备资 料报批
提交BM 单
公司 规划
1、其它部门按照公司流程（比如工艺规 划、土建规划）实施后移交本部门维护管 理，无申请文件对应；
2、通常使用人和使用地点固定，但可能 会有一些冗余需要做库存
34
资产 核心机房监控系统
35
资产 核心机房机柜
36
资产 infoblox设备
37
资产 IPS设备
38
资产 F5设备
39
资产 Checkpoint设备
40
资产 Crossbeam设备
41
资产 NTP设备
42
资产 安全服务器
43
资产 TSM系统
44
资产 视频设备
45
资产 无线监控服务器
46
资产 会议多媒体系统
更新台 账（出
库）
更新台账（ 入库）
维修后 回厂
1、无BM单和采购单，但有1条SM单 记录；
2、应有一条回库记录与出厂记录冲抵
1、SM单号 2、物资台账
回收通 知
物资确 认
实物入 库，关 闭SM单
更新台 账（入
库）
7
三、物资生命周期
2、出入库处理——出库
出库管理的目的在于确保物资台账上每项物资的出处都能有轨迹可跟踪，避免非流程 的出库操作，防止物资流失。
库存需求 部门需求 规划需求 需求生成及采购
资源入库 回收
出厂维修 发放
出入库处理
物资报障
维修 报废 调换
故障处理
盘点
5
三、物资生命周期
1、需求生成及采购
物资需求管理的目的主要在于确保物资的采购是需求拉动的，避免预算的浪费；同时，
部门的申请文件也是后续物资发放的重要凭据之一，从源头确保了物资流动的可追溯性。
性质
保存文档
操作要求
部门 申请
1、有需求部门的申请文件； 2、物资到位后立即发放到需求部门，有 明确的使用人、物资落点；
3、需求部门为物资的日常保管部门；
1、申请Baidu Nhomakorabea件
2、发放标准
3、BM单明细或 采购订单
部门申 请
创建SM 单
按照标 准审批
更新申 请单统 计表
准备资 料报批
提交BM 单
库存 计划
1、暂无明确的使用人和物资落点，接收 人只能为业务对应工程师，地点为库房；
9 资产 10 资产 11 费用
12 资产
13 资产 14 费用 15 资产 16 费用 17 费用
18 费用
19 费用
20 费用 21 费用 22 资产 23 资产 24 资产 25 资产 26 费用
物资名称 一体机 生产打印机 车载电脑 手持终端
扫描枪
LED显示屏
RFID读写头
生产PC
办公笔记本 管理电脑 办公打印机
1、物资验收单； 2、物资台账
1、物资接收单； 2、物资台账
申请人 申请
申请人 申请
生成采 购订单
在库存 中发放
操作要求
供应商 送货
用户签 收
用户签 收
更新台 账（出 库）
更新台 账（出 库）
出厂维 1、有1条SM单记录对应
部门 Division
版本号 Version
01
更新日期 Date
2014-04-27
1
目录
➢目标与原则 ➢范围 ➢物资生命周期以及相关要求 ➢实施方案 ➢后续计划
2
一、目的和原则
1、目的 对较贵重的物品进行管理，使佛山流程与IT室负责的各项物品能被追溯，避免出现
账物不符的情况，降低财务风险。 2、原则
1、相关的规划文 件
参与规划
搜集规划定 稿
确认其中需本部门 接收的物资明细
6
三、物资生命周期
2、出入库处理——入库
入库管理的目的在于使入库验收信息（BM单和采购单、移交清单、回收凭证）、台账 和实物三者能一致，确保入库必有账，有账必有物。而且，为了确保更新台账的操作能有 相关凭证，必须做好相关单据的存档工作，避免后续在追溯的时候出现困难。
3、应有一条回库记录与出库记录冲抵
1、物资验收单或 电子档 2、物资台账
1、物资验收单或 电子档 2、物资台账
1、回收凭证扫描 件 2、物资台账
供应商 发送货 通知
需求人 签字确
认
系统验 收
更新台 账（入 库）
供应商发送 货通知
接收人确认
系统验收
回收通 知
物资确 认
实物入 库，发 回收凭
证
更新台 账（入 库）
性质
保存文档
操作要求
供应商 1、有BM单和采购订单对应
送货 （需求）
2、物资需要有入厂确认 3、申请部门可直接签收验收单 4、在台账上做入库后可立即做出库
供应商 1、有BM单和采购订单对应
送货
2、物资需要有入厂确认
（库存）
3、BM单提交人直接签收无效，需另 找人签收
资源回 收、移
交
1、无BM单和采购单对应 2、通常需要给资源原使用人或者部门 开回收凭证
供应商 直接送 到用户 处
从已有 库存中 发放
性质
保存文档
1、入库与出库在同一个时间点完成； 2、管理员基本不对实物确认，而是接 收人的签字作为出入库的平均；
3、物资入库与出库凭证是同一个文 件——即用户的签字验收单；
1、入库与出库在不同的时间点完成； 2、管理员与用户之间有实物交接； 3、物资入库与出库凭证不是同一个文 件，入库由管理员代为确认，出库由接 收人签字确认；
47
费用 网络光纤模块
48
资产 投影仪
49
资产 幕布
50
资产 实物展台
51
资产 工程复印机
52
费用 办公家具
4
53
费用 硒鼓墨盒
三、物资生命周期
物资管理的关键在于使物资生命周期的各个节点都账物相符，并且能确保各项历史 记录有据可查。其目的就在于在审计时能通过各项存档文件清楚的说明以下几个问题： 1、什么时候在谁的要求下购买了什么物品；2、物品在什么时候到账、付款以及具体的 存储地点；3、物品发放给哪个部门、给谁，以及目前所在位置；4、物品的维修与回库 轨迹；5、物品最终消亡的轨迹以及凭证。
工作站
服务器 照相机 扫描仪 内存 音箱
刻录机
笔记本电池
技工电脑 硬盘 交换机 无线控制设备WLC 无线AP 路由器 3G网卡
管理人
序号 28 29 30 31
类别 费用 费用 资产 资产
物资名称 移动电话 对讲机 PBX系统 无线AP
管理人
32
资产 核心机房UPS系统
核心机房水冷空调系
33
资产 统
方案只对价值较大的物品进行管理，确保简单易操作，不产生过多的额外工作； 方案与公司制度和流程保持一致，各项举措只是作为公司文件的补充； 方案需采取措施确保账物相符，并能有明确的措施确保台账的操作具备可追溯性；
3
二、范围
序号 1 2 3 4
5
类别 资产 资产 资产 资产
资产
6 资产
7 资产
8 资产
2、流程与IT室为日常保管部门
1、库存计划的文 件
2、BM单明细或 采购订单
估测后 期需求
依据库 存计算 差异
制定补 充计划
准备资 料报批
提交BM 单
公司 规划
1、其它部门按照公司流程（比如工艺规 划、土建规划）实施后移交本部门维护管 理，无申请文件对应；
2、通常使用人和使用地点固定，但可能 会有一些冗余需要做库存
34
资产 核心机房监控系统
35
资产 核心机房机柜
36
资产 infoblox设备
37
资产 IPS设备
38
资产 F5设备
39
资产 Checkpoint设备
40
资产 Crossbeam设备
41
资产 NTP设备
42
资产 安全服务器
43
资产 TSM系统
44
资产 视频设备
45
资产 无线监控服务器
46
资产 会议多媒体系统
更新台 账（出
库）
更新台账（ 入库）
维修后 回厂
1、无BM单和采购单，但有1条SM单 记录；
2、应有一条回库记录与出厂记录冲抵
1、SM单号 2、物资台账
回收通 知
物资确 认
实物入 库，关 闭SM单
更新台 账（入
库）
7
三、物资生命周期
2、出入库处理——出库
出库管理的目的在于确保物资台账上每项物资的出处都能有轨迹可跟踪，避免非流程 的出库操作，防止物资流失。
库存需求 部门需求 规划需求 需求生成及采购
资源入库 回收
出厂维修 发放
出入库处理
物资报障
维修 报废 调换
故障处理
盘点
5
三、物资生命周期
1、需求生成及采购
物资需求管理的目的主要在于确保物资的采购是需求拉动的，避免预算的浪费；同时，
部门的申请文件也是后续物资发放的重要凭据之一，从源头确保了物资流动的可追溯性。
性质
保存文档
操作要求
部门 申请
1、有需求部门的申请文件； 2、物资到位后立即发放到需求部门，有 明确的使用人、物资落点；
3、需求部门为物资的日常保管部门；
1、申请Baidu Nhomakorabea件
2、发放标准
3、BM单明细或 采购订单
部门申 请
创建SM 单
按照标 准审批
更新申 请单统 计表
准备资 料报批
提交BM 单
库存 计划
1、暂无明确的使用人和物资落点，接收 人只能为业务对应工程师，地点为库房；
9 资产 10 资产 11 费用
12 资产
13 资产 14 费用 15 资产 16 费用 17 费用
18 费用
19 费用
20 费用 21 费用 22 资产 23 资产 24 资产 25 资产 26 费用
物资名称 一体机 生产打印机 车载电脑 手持终端
扫描枪
LED显示屏
RFID读写头
生产PC
办公笔记本 管理电脑 办公打印机
1、物资验收单； 2、物资台账
1、物资接收单； 2、物资台账
申请人 申请
申请人 申请
生成采 购订单
在库存 中发放
操作要求
供应商 送货
用户签 收
用户签 收
更新台 账（出 库）
更新台 账（出 库）
出厂维 1、有1条SM单记录对应