采购管理流程

采购控制流程

一、加强物料的计划管理。根据生产计划和库存物料状况，做好物料的备货和到料工作；根据生产排程，做好物料保障工作。

二、加强采购合同的管理。工程物资采购合同的签订是一种经济责任，必须由物料采购部统一对外签订。在签订合同时应主动征求工程部，预算部和其他有关部门领导意见，尽量做到采购回来的物料符合工程技术质量要求，使用部门满意；同时要对购货合同进行归档登记，便于办理提货及付款手续。

三、常用零星物料要根据需求部门的需求量和仓存情况进行分散进货，做到减少物料积压，数量品种充足齐全。

四、物料进仓实行质检员、仓管员、采购员联合作业，对物料质量、数量进行严格检查，做到货样相符，把好物料进仓质量关。

五、采购员要严格履行自己的职责，在订货、采购工作中实行“货比三家”的原则，询价后须做好供应商评定，报采购部经理核准供应商，不许私自订购和盲目进货。在重质量、遵合同、守信用，售后服务好的前提下选择合格供货商，选购低价物料，做到质优价廉。

六、为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购员必须经常自觉学习业务知识，提高商务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物料供应工作。

七、物料采购工作必须始终贯彻执行有关政策法令，严格遵守本公司的各项规章制度，做到有令即行，有禁即止。全体采购人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，在采购工作中做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。

八、采购业务

8.1 处理各部门请购业务。

8.2 常用物料备库存。

8.3 厂商询价、招标、议价、核价、订购单业务。

8.4 厂商交货记录、进货管制业务。

8.5 请款业务。

8.6 验收及不良品处理业务。

8.7 厂商品质监查业务。

8.8 厂商发票处理业务。

8.9 厂商资料建立业务。

九、采购流程图

9.1、工程物资请购

公司工程项目采购计划由具体工程项目经理下发工程《工程物资审批表》，经项目经理，总经理批准后，统一下达到采购部。非该项目经理下达的采购计划概不采购。

《工程物资审批表》中应标明：工程名称、产品名称、数量、型号、及相关技术参数、备（推）选厂家等。采购部接到采购计划后，将采购计划与工程合同进行核对，如有更改之处，需经项目经理签字才予采购（其中包括数量增减、型号更改、增减项目等）。

所有的采购计划根据具体工程情况，确定材料使用次序时间，订货周期，力争做到材料不耽误工程的前提下，材料及时到位，不挤占、积压公司采购货款。所有下达的采购计划在供应

商供货期没有变更的情况下按采购计划规定时间完成任务，做到及时采购及时跟踪及时发货及时反馈现场收货情况及材料使用情况。

采购部需在两个工作日内完成采购单的下发，特殊情况需报备采购部经理。

9.2、询价、报价

询价可以通过多种方式，包括网络查询，面对直接供应商，供应商自我推销，展会等多种渠道。确定部分适合长期合作的合作伙伴的同时，也要不断开拓新供应商，寻找新产品，可采用少量进货的原则不断改进。

对供应商所报的产品价格进行有效的核对（对具有可比性的厂家产品进行比价）。对单项产品做到至少比价三家，并作《询价单》进行价格分析。

报价分析需要附上经手采购人员的个人建议，提交采购部经理，总经理审核，批准后，经过核批的报价单存档。新供应商参照《供应商管理流程》第三条款导入。

9.3、合同签订

采购人员就请购单各项要求，统一制定标准合同样本，主要体现产品明细及价格、质保、主要技术参数、运输方式、到货时间、质保期、违约责任等几个大的方面。如大型设备尽可能的争取扣留质保金。

合同经部门经理，法务，总经理审批签字盖章后生效。

合同管理则按具体工程项目细分，统一管理存档，跟踪供货周期长的产品执行情况（型号、数量、货期、运输等）。

9.4、收货验收

供应商到货原则上应提供到货清单，注明物料名称、规格、数量，金额。所有采购的物资到场后，由仓库人员或现场质检人员详细查看、清点，做到清单与实物的数量、规格、单价一致。并填写《验收单》或《入库单》。如因清点不详造成公司一切损失由相关采购人员承担。直接由厂方发货到用户的需保存有厂家发货记录清单。

9.5、不合格退料

每日到货的物料如检验结果为不合格，自到料的第二天开始核算3日内退料手续办理完毕并发回厂家。特殊情况如急用可挑选之物料，让步接受之物料，需填写《让步接收单》，相关采购人员并与当日或第二天反馈信息给厂家，协议挑选费用和后续不良品退货事宜。

9.6、付款

各采购负责人对分管供应商建立台帐，每月30号前和供应商进行对账，并索要发票，然后依据各个供应商合同付款节点要求，准备书面付款申请单手续，书面付款申请单经部门经理，财务部，总经理审核签字后交由财务部门付款。

采购应注意的其他事项：

1 在确保品质的前提下，采购成本越低越好。

2 尽可能向制造商采购，不要向经销及买卖商购买

3 需考虑市场变化及库存成本等因素。

4尽可能参考过去使用需求量，做计划性采购。

5 需注意售方的售后服务和信誉，并注意建立河南育林公司在供货商中的信誉。