订单管理规定

订单管理规定

一、目的：

为了规范客户订单管理、杜绝订单录入错误给公司造成的经济损失二、范围：

适用于跟单部、业务部、财务成本中心及价格审核人员

三、内容：

（一）. 订单单价：

1. 凡客户订单之单价必须是由营销中心报价人员、施太或其助理（三者选其一均可）报出，形成正式的报价单交予客户并得到客户书面确认和回签的单价方为有效单价。有效单价必须提供一份至跟单部相关人员。

2. 凡客户订单必须要有有效单价，无有效单价的订单跟单部不得录入系统和安排生产，否则将视情节轻重处以罚款。

3. 已合作客户的单价变更问题：因原材料浮动或出于其他合作因素导致的价格调整问题，需由业务人员以书面的价格变更申请单形式报施太或其助理审批方可生效。跟单部及财务成本中心不得接受任何形式的口头变更通知，否则将追究跟单及财务相关人员责任。（二）.职责及权限：

1. 跟单员：

（1）.跟单员接收到客户订单后需进行初步审核：品名、尺寸、规格、

颜色、单价及其他特殊要求是否标明清楚，对于疑惑项需及时提交跟单主管进行判定，如超过我司生产范围，需第一时间告知业务人员并评估订单是否接单；

（2）对于初审合格的订单，跟单人员需及时录入ERP系统，录入完毕后需认真检查，以确保数据无误。

2. 跟单主管：

（1）负责对跟单人员提出的特殊订单进行初步评估，并给出初步的解决方案；

（2）依照客户采购订单在ERP系统中进行订单信息的二次审核，对于信息录入错误、有疑问或单价有疑虑的订单需及时提出，并进行再次核实。其中因人为因素造成的信息录入错误，需问责并计入当事跟单员当月绩效考核内；

（3）凡跟单主管审核之订单，跟单主管及跟单员无再次修改之权限。

3. 财务成本中心:

（1）财务邱妙玲负责每日在ERP系统中审核跟单部已录订单，并依照订单各项产品描述录入出厂成本价，对于低于出厂成本价的异常订单需于当日提出并将相关信息以书面形式发至营销中心办公室，由其调查事情原由并书面回复处理措施。如是因为人为因素造成的入错单价，将追究跟单主管及跟单人员责任，并列入其绩效考核中。

（2）财务成本中心具有ERP系统中已审核订单的修改权，行使该权利的前提是：一、当审核订单发现价格异常且查明是人为因素导致的录入错误时，可行使修改权；二、接收到施太或其助理已批示的书面价格变更申请单时，可行使修改权；三、接到客户书面的订单取消通知；除上述三种情况外不得接受任何人员以口头形式通知而进行订单信息的更改，否则将追究财务成本中心审核人员之责任，并列入其绩效考核中。

（3）对于文件中未提及的其他突发状况，需第一时间报领导或相关人员寻求解决措施。

（三）.订单保管

1. 跟单人员需分客户建立客户订单文件夹，每日对客户订单进行清

理，及时跟进未交货订单；

2. 每月对已完结订单按照客户名、时间顺序进行整理和打包、存档；

3. 客户原始的纸质采购订单至少保存1年时间，在确保其无货款拖

欠及其他纠纷的情况下，如无存放空间，可进行单据销毁，严防订单信息泄露；

4. 订单保管需遵循“查找方便、储存安全”的原则。