行政人事部门组织架构及岗位职责

行政人事部门组织架构及岗位职责

图1-1 中小型企业行政人事部组织结构图

行政人事经理

行政人事主管

文员/助

行政人事档案

前台

图1-2 大中型企业行政人事部组织结构图

行政人事

人事副行政副

法务主

人力资招聘、培训与绩效考法务员行政管

文秘

内勤

前台

综合治

档安管

车辆管

按（图1-1）架构，中小型企业所需岗位及岗位职责：

<行政人事经理职责>

一、行政方面职责

1.协助总经理做好综合、协调各部门工作和处理日常事务；

2.协助参与并起草公司发展规划的拟定年

度经营计划的编制和各阶段工作目标分解；

3.负责汇总公司年度综合性资料，组织起草公司综合性的工作计划、总结、报告、指示等文件；

4.负责组织公司通用规章制度的拟定、修改和编写工作，协助参与专用标准及管理制度的拟定、讨论、修改工作;对文件中涉及的重要事项进行跟踪检查和督导，推进公司的管理;

5.收集和了解各部门的工作状态，掌握全公司主要活动情况，编写公司年度大事记；

6. 负责宿舍、食堂、保卫工作管理制度拟定、检查、监督、控制和执行;负责对后勤、保洁工及保安的管理；

7. 监督执行规章制度和劳动纪律，处理员工奖罚事宜。对各岗位及其场所的劳动、卫生、安全情况进行定期及不定期检查；

8.负责做好公司来宾的接待安排，组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动，开展年度总结评比和表彰活动；

9.加强部门之间的协调，为促进相互的团结做好工作；

10.负责与相关上级政府部门的联系，获取相关法律、政策信息，争取政策支持等工作。

二、人事方面职责

1. 负责公司人力资源工作的策划，建立、执行招聘、培训、考勤、劳动纪律等人事程序或规章制度；

2. 负责制定和完善公司岗位编制，协助公司各部门有效的开发和利用人力，满足公司的经营管理需要；

3. 根据现有编制及业务发展需求，协调、统计各部门的招聘需求，编制年度/月度人员招聘计划，经批准后实施；

4. 做好各岗位的职位说明书，并根据公司职位调整需要进行相应的变更，保证职位说明书与实际相符；

5. 负责办理入职手续，负责人事档案的管理、保管、用工合同的签订；

6. 建立并及时更新员工档案，做好年度及月度人员异动统计(包括离职、入职、晋升、调动、降职等)；

7. 制定公司及各个部门的培训计划和培训大纲，经批准后实施；

8. 对试用期员工进行培训及考核，并根据培训考核结果建议部门录用；

9. 负责拟制公司薪酬制度和方案，简历行之有效的激励和约束机制；

10.制定绩效评价政策，组织实施绩效管理，并对各部门绩效评价过程进行监督控制，及时解决其中出现的问题，使绩效评价体系更够落到实处，并不断完善绩效管理体系；

11.负责审核并按职责报批员工定级、升值、加薪、奖励及纪律处分及内部调配、调入、调出、辞职、辞退等手续；

14.配合其他部门做好员工思想工作，受理并及时解决员工投诉和劳动争议事宜；

15.定期主持召开本部门工作例会，布置、检查、总结工作，并组织本部门员工的业务学习，提高管理水平和业务技能，保证各项工作任务能及时完成；

16.其他突发事件处理和领导交办的工作。

<行政人事主管/办公室主任岗位职责>

1.统筹管理公司行政后勤服务工作：监督后勤工作的执行，并提出改进意见；负责公司行政事务的上传下达；负责公司的印章管理；负责通讯、交通、招待、办公费用的审核和标准管理；负责各部门之间和领导之间的协调；负责公司总部的车辆调度；

2.统筹负责档案文书管理：负责制定、完善档案文书管理的各项规章制度，并监督执行，做好保密工作；

3.负责相关会议的组织，以及会议决议的督办事项：负责会议场所的安排与布置；负责会议相关活动的安排；负责会议决议的督办事项；

4.负责公司的接待工作及政府关系、公共关系的建立、维护及保持、负责公司相关的公共关系建立、维护、保持；

5.负责公司车辆调度、管理、维修、保养工作，监督各部门有计划的安排用车，满足公司业务用车的合理要求；

6.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管；

7.完成上级交办的其它各项工作。

<办公室文员岗位职责>

1. 接听、转接电话；接待来访人员；

2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作；

3. 负责总经理办公室的清洁卫生；

4. 做好会议纪要；

5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送；

6. 负责传真件的收发工作；

7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记；

8. 做好公司宣传专栏的组稿；

9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责；

10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管；

11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表；

12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

<人事专员岗位职责>

1.负责全体员工的人事档案管理工作；

2.负责新进员工试用期的跟踪考核，晋升提薪及转正合同的签订并形成相应档案资料；

3.负责员工调查问卷的发放和收集，分析汇总调查结果，形成结论上报；

4.负责统计汇总，上报员工考勤月报表，处理考勤异常情况；

5.负责员工绩效考核资料的定期统计汇总，上报，并对绩效考核的方式方法提出意见和建议；

6.负责员工薪酬发放的异常处理和薪酬政策的跟踪调查，提供相应的报表和资料；

7.负责员工技能培训方案，技能测评的督导与跟进；

8.负责完成公司人事工作任务，并提出改进意见；

9.负责公司人事文件的呈转及发放；

10.负责草拟，解释公司的福利保险制度，组织办理入保手续，联络退保，理赔事务；

11.协助人事行政经理处理人事方面的其他工作；

12.协助招聘主管进行员工招聘的面试，负责报到及解聘手续的办理，接待引领新进员工；

13.工作对人力资源部经理负责。

<行政专员岗位职责>