浅谈档案信息开发利用工作存在的问题及建议

在我国经济高速发展的过程中,档案信息作出了巨大的贡献,而随着社会的发展,档案信息在开发利用工作上也发生了一定的转变。在新时代背景下,档案信息开发利用工作中存在的问题逐渐的暴露出来,严重影响到档案信息价值的发挥,因此,就需要合理的采取相应的方法和措施,针对档案信息开发利用工作进行改进,使得档案信息服务水平可以有效的提高。下面本文就主要针对档案信息开发利用工作存在的问题及建议进行深入的探究。

一、档案信息开发利用中常见的问题

1、信息意识缺乏

在科学技术高速发展的过程中,网络化和信息化逐渐的深入到人们的生活中,使得人类社会逐渐步入到信息化的时期。而我国目前的档案信息服务还处于发展的初级阶段,信息服务水平还较为落后,不能够满足时代发展的需求,也不能够满足人们对信息的需求。这样的问题最直观的体现就是档案工作人员不具备较强的信息意识,在工作还坚持着传统思想挂念,不具备创新的意识,无法高效的利用现代化信息技术,由于思想观念的落伍以及先进设备的应用不合理,使得档案信息开发利用的开展受到了极大的影响。

2、建设资源匮乏

在进行信息化建设的过程中,需要合理的应用到相关的硬件和软件,同时也需要合理的对相关的硬件和软件实施维护和更新,就这一方面来进行分析,在开展档案工作的时候,需要不断的进行资金的投入,档案部门在进行信息建设的过程中,所需要的相关资金也大多数来自于国家。现阶段,我国的档案信息化建设还处于发展的初级阶段,所表现出来的就是资金严重不足,资金应用不理想,结构划分不合理以及资金浪费严重等,同时划分格局也不理想,对档案的重视程度不够,网络资源出现重复利用的情况等问题。

3、服务水平不高

在网络化以及数字化技术高速发展的同时,档案部门都开始纷纷制备相应的现代机械设备,并构建了相应的档案信息资源数据库,一些档案部门甚至还在网络上建构了专属的网页,利用互联网来实现档案信息资源的共享和利用,然而,我国的档案信息化管理毕竟还处于发展的初级阶段,相较于西方国家来说,起步也相对较晚,一些档案管理还是没有改变现状,还实行的是传统的管理方式,服务水平没有得到相应的提高,也没有实现档案管理的现代化,使得档案信息开发利用工作的开展受到了极大的影响。

4、管理人员综合素质较低

现阶段,我国的档案管理人员的综合素质相对来说还较低,不仅不具备专业的管理常识,而且在知识结构上也出现了断层的情况,并且很多的管理人员并不了解

现代化的信息知识,没有相应的创新意识,团队年龄结构偏大,管理人员对于档案工作的开展并不重视,这就使得档案出现了严重的信息化建设滞后现象。

二、档案信息开发利用工作改进的建议

1、建立健全的档案信息开发利用机制,完善档案信息服务制度

要想使得档案信息可以得到更为高效的利用,就需要构建完善的档案信息开发利用机制。第一,要做到打破传统束缚。在经济建设和科技进步的需求基础上,实

施档案编制工作。有计划的编研一些适应形势发展的信息资料,不能只顾资料积累、文化财富堆积,要把编研工作重点放在“精、管、用”的基础之上。

第二,必须建立档案信息利用预测制度。通过对档案信息利用可行性的分析预测,了解社会各行业对档案信息的需求动向和发展趋势,掌握他们需求的重点,建立

需求信息预测点和预测网络,有针对性地进行收集、汇总、分析和信息输出。

档案部门要加强档案接收和征集工作,扩大档案的接收范围和征集门类,力争建

成档案数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化并富有特色的档案信息资源

服务体系。努力改变馆藏结构中文书档案占主体的单一局面,加大对保存在各单位的专门档案的接收力度。注意加强与专业档案馆、图书馆、博物馆的联系,掌握馆藏情况,协商征集接收其案卷目录、档案缩微品等,实现馆际交流,资源共享。

2、加强档案信息报道与交流。

由于档案工作的性质是服务性、后勤性,同时兼之的滞后性和一定程序的隐蔽性的特点,所以社会上目前有一部分人对档案和档案工作不甚了解或产生误解,有

些人认为档案馆就是“仓库”,这说明我们档案工作者在宣传方面做得还不够,

档案部门应把它作为一项长期任务来抓,要加强对开放档案内容和目录的宣传。档案馆(室)可以通过广播、电视、报刊等媒体向社会广泛宣传,还可以编印出版档案目录、馆藏指南,使公众了解和熟悉档案馆(室)馆藏的内容,引导公众有针

对性地利用档案。

3、提高档案服务现代化水平,建立现代档案信息资源管理新模式。

要最大程度的符合现代社会需求,首先要提高档案工作的技术手段,强化档案基

础工作的规范化和标准化,普及计算机、缩微等技术,对档案进行科学地整理、

保管,改变过去以查阅案卷为主的单一档案利用模式,适应多样化需求。应用各

种高新技术,为档案利用与发展提供全面的技术支持。建立网上电子档案馆或虚拟档案馆,通过网络实现档案信息的远距离快速传输,让档案信息资源“流动”

起来,使分散单一、封闭的档案信息转化为综合开放、类别丰富,跨地区、跨行业、甚至跨国界的档案信息,实现档案资源共享和档案信息利用的自动化、网络化。随着现代信息技术的发展,传统的档案实体管理体系向现代档案信息管理利用新模式的发展是适应社会环境变化需求的必然趋势。

三、结束语

通过本文的分析可以充分的了解到,在网络化和信息化高速发展的同时,要注意

针对档案信息开发利用工作进行有效的改进,将信息化和网络化合理的融合到档案信息开发利用工作中,这样才能够使得档案信息资源更加具有利用和开发的价值,并在市场的竞争中占有一席之地,从而才能够使得社会主义的建设步伐加快。