信息管理系统与内部控制分析

信息管理系统与内部控制分析

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集成化管理信息系统与企业集团内部控制

国有控股公司战略目标的基本要求是资本保全(保值、增值),实践证明缺乏有效的内部控制机制是影响企业战略贯彻到位的主要因素。因此,企业战略的贯彻实施需要健全、有效的内部控制机制作保证,而有效的内控机制需要集成化的信息系统和网络化的信息技术来支撑。本文将经过分析集团控股母公司与子公司业务流程(工作流程)的差异,来探讨集团总部(控股公司)对管理信息系统(MIS)的需求,并在此基础上提出集团总部管理信息系统的基本框架。

1 集成化管理信息系统在集团内部控制中的作用

随着全球经济一体化进程的加快,企业在激烈的市场竞争环境下面临的不确定性越来越大,许多企业为了生存和发展纷纷组建企业集团,企业购并、重组日益频繁,企业的规模越来大。在这一过程中,母公司控制的资产急剧膨胀的同时,也造成了集团内部的严重失控,财务失控、业务失控、投资失控、人员失控屡见不鲜,有的母公司甚至不清楚究竟有多少孙子公司,有多少或有负债。集团内部资金分散,资金利用效率低下尤为突出:有的集团子公司多头开户(有些集团旗下各子公司设立的帐户少则数百,多则上千),资金失控,沉淀严重;有集团内部一方面大量资金闲置、沉淀,另一方面却又为筹集急需的小额资金而为难;还有的子公司在经营状况好的时候自行

其道,千方百计摆脱集团的监督、控制,而在经营状况恶化时,又回过头来寻求母公司的资金支持。这种集团内部多极法人制不但增大了组织控制的成本,更为严重的是形成了多极投资中心和日益被扭曲的利益主体,集团总部丧失了集中配置资源的权威和能力。子公司管理混乱,经营行为不规范,违规行为屡禁不止,又使集团整体利益受到极大的损害。因此,集团总部对子公司的监控是一个十分突出的问题,迫切需要经过建立集成化的管理信息系统来加强集团内部控制。

面对全球化经济中风云变幻的汇率波动,跨国公司愈来愈需要对其财务实行集中化的统一管理,避免分散的财务决策对企业整体业绩产生不利影响。而这一切在传统的单机和局域网环境下很难办到,因为多级法人主体层层上报形成的数据流要依次经过各个管理层次,其结果是最迫切希望看到数据的管理高层最后接触到这些数据,此时数据反映的情况早已事过境迁,信息传输严重滞后,时常导致集团总部决策延迟,造成巨大的经济损失。而且在数据层层上报的过程中,只要涉及业绩考评和利益分配,中间层干预数据真实性,向总部隐瞒某些真实情况的行为就难以避免。在这种信息严重不对称的情况下,母公司对子公司的监控只能是一种事后控制,很难做到事前控制和实时监控。

然而,在互联网时代,随着各种基于网络的管理软件的出现,不但能够有效地解决大型企业集团存在的上述矛盾,还能够压缩组织的

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中间管理层级,构建基于网络的扁平化组织结构,使集团内部信息传输畅通无阻。从时间上来看,基于网络的管理信息系统能使母公司对子公司的管理由静态走向动态,从事后控制转向实时监控甚至事前控制,节约时间成本,提升企业快速反应能力和抗风险能力。从空间上来看,基于互联网的管理信息系统能够突破异地监控的空间局限,降低技术难度和高昂的管理成本,使物理距离变成鼠标距离,集团总部的管理、控制能力可延伸到全球任何一个角落。特别是在企业集团中使用最普遍的网络财务,具有远程处理和实时处理功能,能够实现数据传递的电子化和集中化,从而使集团总部的远程监控和集中管理成为可能。集团总部能够利用网络远程监控所有子公司的财务状况,适时掌握其库存、销售、经营业务和资金运用情况,杜绝中间层干预数据真实性,虚增或隐瞒利润等行为;同时利用网络的互动功能,使分布在世界各地的专家参与决策成为现实,集中各方信息和才智进行更为科学有效的战略决策。

2 母公司对管理信息系统的需求分析

企业的业务流程有营运流程和管理支持流程之分。前者包括(产品、服务)研究开发、采购管理、订单管理、生产管理、质量管理、设备管理、库存管理、销售管理、成本管理等;后者包括人力资源管理、财务管理、预算管理、投资管理、固定资产管理和行政事务管理等。对于单个工商企业或子公司来说,既有营运流程也有管理支持流程,但对集团母公司(控股公司)来讲,它只有管

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理支持流程,而没有营运流程。因为控股母公司往往不直接经营某一项具体业务,其最为重要的业务就是选择投资机会,进行资源配置。由此可见,控股母公司与子公司的业务流程存在很大的差异,由此决定了控股公司对管理信息系统的需求大不相同,从而导致母子公司在信息系统构成上的差异。

根据母子公司业务流程的上述分析,控股母公司的管理信息系统应满足以下需求:

1.信息管理。系统应具有高度集成的功能,能够有效地管理、控制不同类型、不同规模和不同地区的分支机构(子公司);同时能够有效地汇总各分支机构的数据信息,有效地整合和共享信息资源。2．财务管理。系统能够对各子公司实施有效地管理和监控,有助于加强对子公司的财务控制,及时掌握准确的财务数据;能够提高预算编制、管理和分析的效率,实现高效、全面的预算管理,并逐步变预算管理为实时监控;能够制定科学、及时的资金运营和调配决策,提高资金流动的灵活性和安全性,提高集团范围的资金管理和使用效率。

3．投资管理。系统能对分散在不同地区子公司的各种投资项目进行有效管理,能够进行项目的可行性分析和风险性分析,降低各种投资的风险,提高投资决策的科学性及项目的成功率。

4．风险管理。系统能对子公司各类财务和业务数据进行分析,发现和识别潜在的风险和问题,对经营风险进行实时监控和预警;能

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