如何提高公文处理工作的质量和效率？

关于ＸＸＸ的通知
院属各单位： 根据根据根据根据根据根据根据根据根据
据根据根据根据根据根据根。
二ΟΟ三年六月二十一日
主题词：公文 培训 通知
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抄送：各分院，院机关各部门。
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中国科学院办公厅 2003年6月22日印发
紧急程度标识别：
标紧急程度，用3号黑体字，顶格 标在版心右上角第1行，两字之间 空1字。
秘密等级和紧急程度同时标识：
秘密等级顶格标识在版心右上角 第1行,紧急程度顶格标识在版心 右上角第2行。
公文格式要素之三：发文字号
中国科学院文件
科发办字﹝2003﹞25号 ————————————————————
公文种类之二：通知（转发性通知）
通知的适用范围
转发性通知的结构：
适用于转发上级机关和不相隶 属机关的公文，发布规章制度， 传达要求下级机关（单位）办 理和需要有关单位周知或者执 行的事项，任免和聘用人员。
通知一般包括转发性通知、一 般性通知、会议通知、任免通 知等。
关于转发XXXXXX的通知
XXX： 为XXXXXXXXXX（目的），现
公文格式要素之七：公文正文
中国科学院文件
科发办字﹝2003﹞25号 ————————————————————
关于ＸＸＸ的通知
院属各单位： 根据根据根据根据根据根据根据根据根据根
据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据 根据根据根据根据根据根据根据。
附件： 根据根据根据根据根据
公文正文字体字号: 3号仿宋体字。
如何提高公文处理工作的质量和效率？
办公厅 田思维
2004.4.26
一、公文处理工作的意义和要求
公文的含义：
是管理过程中形成的具有法定效 力和规范体式的文书，是依法行
政和进行公务活动的重要工具。
“虽艺文之末品，而政事之先务 也。”（刘勰《文心雕龙》五卷第25篇）
适应国家职能转变的需要
精简文件；文件精炼与规范； 加强协调。
公文正文打印规范： 主送机关名称下一行，每自然 段空2字，回行顶格，数字、 年份不能回行。
公文格式要素之八：附件
中国科学院文件
科发办字﹝2003﹞25号 ————————————————————
关于ＸＸＸ的通知
院属各单位： 根据根据根据根据根据根据根据根据根据
据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根 根据根据根据根据根据根据根据。
公文格式要素之六：主送机关
中国科学院文件
科发办字﹝2003﹞25号 ————————————————————
关于ＸＸＸ的通知
院属各单位、院机关各部门 ：
主送机关指公文受理机关，应 当使用全称或者规范化简称。
主送机关的标识位： 标题下空1行，左侧顶格用3号 仿宋体字标识，回行时仍顶格； 最后一个主送机关名称后标全 角冒号。
公文生效标识 附注 主题词 抄送 印发机关和印发时间 版记中的反线
公文格式要素之一：秘密等级和保密期限
秘密★保密1年
中国科学院文件
科发办字﹝2003﹞25号 ————Hale Waihona Puke Baidu———————————————
涉及国家秘密的公文应当标明密 级（秘密、机密、绝密）和保密 期限。
保密期限： 如不标保密期限，根据《保密法》 规定，秘密保密10年，机密保密 20年，绝密保密30年。
关于ＸＸＸ的通知
院属各单位： 根据根据根据根据根据根据根据根据根据
据根据根据根据根据根据根。
二ΟΟ三年六月二十一日
主题词：公文 培训 通知
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抄送：各分院，院机关各部门。
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中国科学院办公厅 2003年6月22日印发
关于XXXXXX的决定
XXX： （依据、目的、意义、基本情况）XX
XXXXXXXXXX。 （决定事项）XXXXXX。 （号召要求）XXXXXX。
决定开头写法举例：
----- 为认真贯彻落实党的十六大精神，加快农村教育发展，深化农 村教育改革，促进农村经济社会和城乡协调发展，现就进一步 加强农村教育工作特作如下决定。
中国科学院文件
科发办字﹝2003﹞25号 ————————————————————
关于ＸＸＸ的通知
：
公文标题的构成：
发文机关+中心语+文种 标题中除法规、规章名称加书名 号外，一般不用标点符号。
公文标题的标识位置：
红线下空2行，用2号小标宋体字， 可分一行或多行居中排布；回行 时，要做到词意完整，排列对称， 间距恰当。
关于ＸＸＸ的请示
国务院： 根据根据根据根据根据根据根据根据根据
据根据根据根据根据根据根。
二ΟΟ三年六月二十一日 （联系人：田思维 68597562）
附注的意义：
需要说明的其他事项。
上报公文（请示）必须告知联 系人姓名、电话，以附注形式 标识。
附注的位置：
用3号仿宋体字，居左空2字加圆 括号标识在成文时间下一行。
院属各单位： 根据根据根据根据根据根据根据根据根据
据根据根据根据根据根据根。
二ΟΟ三年六月二十一日
主题词：公文 培训 通知
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抄送：各分院，院机关各部门。
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中国科学院办公厅 2003年6月22日印发
公文种类的意义：
➢ 表示行文关系 上行文：请示、报告、意见 平行文：函、意见 下行文：决定、批复、通知、通报、 意见
➢ 表示职权范围和隶属关系
➢ 表示事项的重要程度
公文种类之一：决定
决定的适用范围：
决定的一般结构：
适用于对重要事项或者重大行 动做出安排，奖惩有关单位及 人员，变更或者撤销下级单位 不适当的决定事项。
将X部《XXXXX》（X发﹝2003﹞ X号）转发给你们，请按照《XX》
要求贯彻落实（执行）。
X年X月X日
公文种类之二：通知（一般性通知、会议通知）
一般性通知的结构：
关于转发XXXXXX的通知
XXX： 为XXXXXXXXXX（目的），现
就XXXXX有关事项通知如下： 一、 XXXXXXXXXX。 二、 XXXXXXXXXX。
表扬性通报的结构：
关于表彰XXXXXX的通报
XXX： XXXX（表彰事实、背景），XX
（意义）现决定对XXXX XXXX予以通 报表彰。
XXXXX（号召）
X年X月X日
公文种类之三：通报（批评性通报、工作通报）
批评性通报的结构：
工作通报的结构：
公文格式要素之九：成文时间
中国科学院文件
科发办字﹝2003﹞25号 ————————————————————
关于ＸＸＸ的通知
院属各单位： 根据根据根据根据根据根据根据根据根据
据根据根据根据根据根据根。
二ΟΟ三年六月二十一日
成文时间标识规范：
用汉字将年、月、日标全；“零” 写为“Ο”。 ➢ 成文时间以负责人签发日期为准。
附件： 1. 根据根据根据根据根据根据根 据根据
2. 根据根据根据根据根据根据
附件标识规范:
公文如有附件,在正文下空一行左 空2字用3号仿宋体字标识“附 件”，后标全角冒号和名称。附 件如有序号使用阿拉伯数码；附 件名称后不加标点符号。附件应 与公文正文一起装订，并在附件 左上角第1行顶格标识“附件”。 有序号时标识序号；附件的序号 和名称前后标识应一致。
➢ 单一机关制发的公文在落款处不 署发文机关名称，只标成文时间。 成文时间右空4字。
➢ 联合发文需加盖两个印章时，应 将成文时间拉开，左右各空7字； 主办机关在前；两个印章均压成 文时间。
公文格式要素之十：附注
中国科学院文件
科发办字﹝2003﹞25号 签发人：路甬祥 ————————————————————
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印发机关和印发时间标识规范：
印发机关和印发时间位于抄送机 关之下（无抄送机关在主题词之 下）占一行位置；用3号仿宋体字。 印发机关左空1字，印发时间右空 1字。印发时间以公文付印的日期 为准，用阿拉伯数码标识。
公文格式要素之十四：版记中的反线
发文字号构成：
发文机关代字+年份+顺序号
发文字号标识位置：
发文机关标识下空两行，用3号仿 宋体字，居中排列；年份、序号 用阿拉伯数码标识；年份应标全 称，用六角括号“﹝﹞”括入； 序号不编虚位（即1不编为001）， 发文字号之下印一条与版心等宽 的红线。
公文格式要素之四：签发人
中国科学院文件
科发办字﹝2003﹞25号 签发人：路甬祥 ————————————————————
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抄送的规范：
公文如有抄送，在主题词下一行； 左空1字用3号仿宋体字标识“抄 送”，后标全角冒号；抄送机关 间用逗号隔开，回行时与冒号后 的抄送机关对齐；在最后一个抄 送机关后标句号。
公文格式要素之十三：印发机关和印发时间
关于ＸＸＸ的通知
年）。
X年X月X日
任免通知的结构（2）：
关于XXX等同志职务任免的通 知
XXX： 经研究，决定： XXX同志任XX局局长（任期4
年）。 免去XXX同志XX局局长职务。
X年X月X日
公文种类之三：通报（表扬性通报）
通报的适用范围：
适用于表彰先进，批评错误， 传达重要精神或者情况。
通报的类别：
表扬性通报 批评性通报 阶段性工作通报
秘密等级标识： 用3号黑体字，顶格标在版心右上 角第一行，两字之间空1字；如需 标秘密等级和保密期限，标识位 置同上，秘密等级和保密期限之 间用“★”隔开。
公文格式要素之二：紧急程度
急件
中国科学院文件
科发办字﹝2003﹞25号 ————————————————————
紧急公文应根据紧急程度标明 “急件”或“特急”。
适应国家依法行政的需要
➢ 规范单位内部办事程序 ➢ 熟悉公文管理办法 ➢ 熟悉本单位各部门职责范围 ➢ 熟悉国家基本法规和规章制度
适应院改革与发展的需要
➢ 围绕中心，服务大局 ➢ 及时了解院的方针，政策
二、公文格式
秘密等级和保密期限 紧急程度 发文字号 签发人 公文标题 主送机关 公文正文 附件 成文时间
X年X月X日
会议通知的结构：
关于召开XX会议的通知
XXX： 为XXX（目的），定于2003年6月
2日上午9时在X会议室召开XX会议， 研究落实XXX等问题，请你单位XX准 时出席。
X年X月X日
公文种类之二：通知（任免通知）
任免通知的结构（1）：
关于XXX任职的通知
XXX： 经研究，决定： XXX同志任XX局局长（任期4
关于ＸＸＸ的请示
国务院：
哪些文件标识签发人？
上报的公文（请示或报告）需标 识签发人姓名。
签发人标识位置：
平行排列于发文字号右侧。发文 字号居左空1字，签发人姓名居右 空1字；签发人用3号仿宋体字， 签发人后列全角冒号，冒号后用3 号楷体字标识签发人姓名。
联合发文签发人标识位置：
公文格式要素之五：公文标题
《国务院关于进一步加强农村教育工作的决定》（国发〔2003〕19号文件）
----- 为表彰在推进民族团结进步事业中做出显著成绩的模范集体和 模范个人，促进我国民族团结进步事业，国务院决定：授予× ×××公司等×个集体为 “×××模范集体”称号，授予×
×× 等×名同志为“×××模范个人”称号。
（国发〔1999〕16号文件）
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版记中反线的作用：
隔开各相关要素，使各要素识清 晰。
版记中反线的标识规范：
主题词、抄送、印发机关和印时 间作为版记各要素之间均加一条 反线，宽度同版心。
三、正确使用公文种类
决定 通知 通报 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要
公文格式要素之十一：主题词
关于ＸＸＸ的通知
院属各单位： 根据根据根据根据根据根据根据根据根据
据根据根据根据根据根据根。
二ΟΟ三年六月二十一日
主题词：公文 培训 通知
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抄送：各分院，院机关各部门。
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中国科学院办公厅 2003年6月22日印发
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标引主题词的意义：
适应办公现代化的要求，便于计 算机检索和管理公文。
主题词标识位置：
“主题词”用3号黑体字，居左顶 格标识，后标全角冒号；词目用3 号小标宋体字，词目之间空1字。
公文格式要素之十二：抄送