关于档案信息化建设的几点思考

［ 收稿 日 ］ ０６— ６— ９ 期 ２０ ０ １ ［ 作者简介 ］陈琳 （９ １ ） 女 ， １７ 一 ， 江苏连云港人 ， 云港市委党校办公室干部。 连
一
１１ — ２
维普资讯 http://www.cqvip.com
１ 对系统设 备的依 赖性。传统 的档案 材料一 旦形成 ， ． 便 可以独立存 在。而 电子文件的产生 、 传输 、 存储 和再现始终与 其产生的设备有强 烈的依赖 性 ， 种依赖 性 主要 体现 在对硬 这 件、 软件 、 技术设备更新等方面。对 于需要归 档长期保存 的电 子文件来说， 设备依赖 性造 成的问题更 加严 重。不 同软件环 境下 的电子文件有时难以互换 。
定时期 内长期并存 。而 目前许多单位在 档案管理过程 中还未
能处理好这两者之间 的关系 ， 反而对 档案信 息化 的建设 形成
屏障 ， 阻碍档案信息化建设 的进程 。 ２ 开发档案管理 系统 软件 困难 。 乏精 通档 案管理 和信 ． 缺 息技术的复合型人 才。 目前 研制 档案 管理 系统程序 ， 基本 上 是 由档案和计算 机专业 人员联合 进行 的（ 多基层单位 不具 大 备这一条件 ， 即没有 计算机 专业 人员 配合 ） 往往 是前者 提出 ， 要求 ， 后者设计程序 ， 一般 性 的业 务 尚可进行 ， 由于双 方对 但 对方业务和专业 知识 的限制 ， 只能是局 限性 的 了解 ， 以当解 所 决具体 、 深入或更复杂 的 问题时 ， 彼此 交流 、 沟通 的障碍会 随
真解决传统档案管理与信息化管理对接所产生的问题 。 ［ 关键词 ］ 档案管理 ； 信息化 ［ 中图分类号 ］ Ｇ ７ ２１ ［ 文献标识码］ Ａ ［ 文章 编号 ］ １７ —１９ （０ ６ ０ ０ ｌ ０ ６ １ ６ ６ ２０ ） ５— ｌ２— ２
档案信息化建设 自上世 纪 ９ ０年代起 引起 了人们 的广泛 关注 。经过不懈 的努 力 ， 算机 档案管理 系统从 微机 单机版 计 的辅助 目录管理发展到海 量光盘存 储系统版 、 网络 版和公文 、 档案一体化管理 。 经历 了计算机辅助档 案管理 、 档案信息数字 化和数字档案信息资源共享等渐进发展 的过程。由 电子文件 和电子档案的 加盟对 传统 的档案 管理 观 念和模 式 带来 了挑 战。笔者试就当前 档案信息 化建设 的一般 特点 、 现状 及应处 理好 的几个问题作一些简单的分析 。
维普资讯 http://www.cqvip.com
２０ ０ ６年 ９月 第２卷 第５ ２ 期
江苏教 育学 院学报 （ 社会科 学版 ） Ｊｕ ａ ｏ ａｇｕＩｓｔｔ ｏ ｄ ｃｔ ｎ（ ｏｉｌ ｃｅｃ ） ｏｒ ｌ ｆ ｉｎｓ ｔｕｅ ｆ ｕ ａｉ Ｓ ｃａ Ｓｉｎｅ ｎ Ｊ ｎｉ Ｅ ｏ
问题也 尚未完全解决 。鉴 于这种 局 面， 两种 载体 档案会 在一
２ 信息与载体的可分离性。传统 纸质档案文 件的墨迹必 ．
须附在纸张上才 能形 成文字 或图形 ， 内容 与载 体具有 必然 的 不可分离性 。电子文件则不然 ， 其存放位 置不是 固定 的 ， 以 可 实现异地传输 、 多极传 输 ， 内容 却不发 生变化 。 由文字 、 而 图
独特 的优势 ， 在一定时期内 ， 电子档案 和纸质档案并存 的局面
电子文件是 由计 算机处 理和生成 的数 字化 的信息 形态 ， 其信息 内容存储 的非人工识 别性是 档案家 族 中的新生 事物 。 由于其存在形式 的特殊性 ， 电子 文件 和电子 档案有 着 自己 使
的特殊“ 个性” 。
二、 案信息化建设 的基本现状 档
１ 子档案的“ ． 双套制 ” 然存 在 。 仍 电子 文件的法律 地位 尚
、
电子档案信 息的主要特点
未完全确立。根 据 目前 电子档案管理 的技术和实 际发展情况 来看 ， 由于电子档 案 自身仍 存在着对 高科技 设备 的强烈 依赖 性 、 内容 的易改性并随之带 来的信息 安全性 ， 信息 电子 档案信 息 的合法性等缺陷和 问题 ， 传统 的纸质档 案与其 相 比仍 有其
形、 、 声音 影像等多媒 体信息相 互搭配 构成 的 电子 文件 ， 由于
不 同的载体适合存储 不 同的媒 体信息 ， 就会 造成 同一 电子文
件的文字 、 图形 、 声音 、 影像在存储 时出现载体分离现象。 ３ 信息的易 改性。对 电子 文件 的 内容进 行 修改 非 常容 ．
易， 而且改后不 留痕迹 ， 势必引发安全 隐患和人们 对其凭证作 用 的质疑 。同时 ， 电子文件还 可以进行压缩处 理 ， 而改变 电 从
一
Biblioteka Baidu
子文件的清晰度和对 比度等 等 ， 成“ 造 原件 ” 识别 困难。而想 对传统纸质文件 内容进行增 、 、 删 改却不 留痕迹几乎 是不可能
的。
由于电子档案信息所 具有 的上述 特点 ， 档案 管理部 门必 须面对这一变化 ， 接档案 信息化建 设及 管理所 面临 的困难 迎
和挑战 。
还要继续存 在这 一现状 ， 档案 管理工作 形成 了挑战 。 对 就是如 何正确处理好纸质档案与 电子档案 长期 并存且保持一致 的问 题 。电子档案与纸质档案 这两种 不 同载体档 案的特 点 。 概括 起来就是 ： 纸质档案便 于长 期永久 保存 ， 但利 用较 为不方便 ； 电子档案便 于利用 ， 却难以永久 保存 。 电子文件 的法律 效力 且
Ｓ ｐ ，０ ６ ｅ ．２ ０ Ｖｏ ， ２ Ｎｏ ５ ｌ２ ．
关于档案信息化建设 的几点思考
陈 琳
（ 中共连 云港 市委 党校 ，江 苏连云 港 ２ ２０ ） ２ ０ １
［ 摘 要］ 本文分析 了当前我 国档案信息管理的现状 ， 档案信 息化管理 的特点 ， 要做好 档案信 息化建设 必须认