档案管理信息化建设

２０１１年６月刊

改革与开放

档案管理信息化建设浅析

邢振荣（山东省济宁市任城区食品药品监督管理局）

作者简介：邢振荣（1974——

—）女，年龄37汉族，学历本科毕业学校济宁医学院，工作部门：山东省济宁市任城区食品药品监督管理局,职称:助理馆员

【中图分类号】Ｇ２７【文献识别码】Ａ【文章编号】１００４－７０６９（２０１１）－０６－０１０６－０１

21世纪的今天，信息化已成为社会发展的一个重要标志。随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移，档案现代化管理和信息化建设，是档案工作发展的必然趋势。

为适应档案信息化建设发展的要求，档案管理将面临由传统方式向现代化管理方式的转型。这一转型过程中，存在着诸多相互关联的问题，如传统技术方法与现代技术方法的关系，档案信息数据库建设与信息网络化的关系，档案信息收藏与利用的关系，以及信息化与档案管理人员素质的关系等问题。只有正确处理好这些关系，才能顺应信息化社会的时代要求，促进我国档案事业的可持续发展。

一、正确处理传统技术方法与现代技术方法的关系

档案管理工作目前正处于手工和计算机两种管理方式相互衔接阶段，而且这一阶段还要持续相当长的时间。因此，正确处理传统技术方法与现代技术方法的关系是档案信息化建设发展中一个极为重要的方面，是推动档案信息化建设的前提和基础。如果从技术方法的角度看，在档案信息化建设发展中不能仅追求技术手段的先进与否，而应当认识到，在档案管理工作中，两种技术方法各有优劣。传统档案管理经历了长时间的发展过程，积累了大量的档案信息资源和丰富的管理经验，在很大程。但又确实滞后于我国经济和社会的迅速发展。而在引入现代技术方法后，可以提高归挡文件收集、整理和传递的速度，可以加强档案检索和提供的准确性。更重要的是，通过现代技术实现文档一体化的管理，可以实现文件、档案信息的资源共享，实现信息的一次输入，多次利用，可真正做到文件随分随归，减轻集中归档的压力和工作量。总之。计算机运用于档案管理中，有效地减轻了档案工作者的劳动强度。档案管理应用现代技术方法，优越性确实很多，但是，现代技术方法仍然需要依靠传统档案管理方法来不断收集、补充、更新数字化信息。可以这样说，没有传统档案馆，现代档案馆将无法承担起档案馆应承担的全部历史使命，两者之间是一个有机的整体，只有共存互补才能达到一种平衡的发展状态。

二、正确处理档案数据库建设与信息网络化的关系

要实现档案信息化，关键在于处理好档案数据库建设与信息网络化的关系。其二者是相辅相成，紧密联系的，前者为后者提供源源不断的物质储备；后者是前者的归宿。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。建立档案数据库的目的是要通过网络达到快捷有效的信息利用，而网络传递档案信息效果好坏的主要影响因素是档案数据的质量。为此，必须做好档案信息的“存储”和“释放”工作，把好档案信息“存储”质量关，严格按照《归档文件整理规则》的标准实施，使录入的第一个数据做到准确、完整、一致，达到标准化、规范化的要求，从而推进档案信息化早日实现。

三、正确处理收藏与利用的关系

长期以来，传统档案管理“以收藏为主”、“重藏轻用”的现象较为突出，收藏与利用的关系一直未能够很好解决。随着我国社会主义现代化进程的加快，现代网络技术日益向档案部门渗透，电子文档和网上信息资源大量涌现。在这样的新时期，党和国家对档案工作提出了新的要求和任务“必须坚持把为中国特色社会主义事业服务作为档案工作的生命线，围绕党和国家的工作大局，为各级领导决策，为各部门的工作，为社会各界和人民群众提供全面、及时、有效的服务，要把搞好服务放在档案工作的首要地位”。我们档案工作者要与时俱进，转变观念，改进服务措施，把“用”作为搞好档案工作的评价标准，把“用”作为搞好档案信息化建设的导向。要做好档案的收集、整理、分类、录入等项基础性工作，确保收藏档案信息的数量和质量。总之，要正确处理好“藏”与“用”的关系，把“用”放在工作的首位，把“用”作为开展档案管理各项工作的出发点和归宿，才能为全面建设小康社会做好服务，实现新时期党和国家对档案工作提出的要求和任务。

四、正确处理档案信息化与档案管理人员素质的关系

人力是社会进步的决定性因素，人才是档案管理信息化建设的关键。建立一支高素质的专业人才队伍，是档案管理信息化建设的现实基础。我们要树立人才兴档观念，把培养高素质的档案管理信息化人才放在重要地位。着眼于档案事业的可持续发展，培养高素质的人才，是推动档案工作发展的根本。目前，档案管理中面临的困难和矛盾很多，尤其是档案管理人员年龄结构、知识结构“老化”，难以适应信息社会发展的要求。高度重视档案管理人才建设，培养适应新时代的档案管理人才已迫在眉睫。要切实提高认识，转变观念，尽快在思想上缩小与信息化时代发展的差距，真正把档案管理人才建设工作纳入重要日程，加大组织领导力度。一是要树立“人才第一”的观念。人才是根本，是实现档案管理信息化的关键所在，只有具备了强烈创新意识的高素质人才，才能适应档案管理信息化的要求。二是要树立“科技兴档，重在人才”的观念。科技兴档，不仅仅是档案载体发展的客观要求，而且是实现档案管理信息化的的重大举措。随着信息高速公路的建设和计算机网络的普遍使用，档案管理工作面临着严峻的挑战。因此，科技兴档必先有一支掌握科技知识的人才队伍。三是要树立“科技管档，贵在人才”的观念。随着科学技术的发展，档案管理工作不断向深层次方向发展，人才素质上不去，档案工作决策就不可能科学化，自然就谈不上管理的科学化。信息时代的档案管理人才，既要懂技术，又要有丰富的科技知识；既要懂管理，又要具备较强的计划能力；既要懂政治，又要有一定的经济理论基础，这是科学管档的客观要求。总之，档案信息化建设，人才是关键。档案工作必须尽快跟上社会经济发展的要求，把人才培养作为信息化建设的重点内容来抓。

档案信息建设绝不是空中楼阁，凭空臆造的，而是一项的系统工程。它需要我们在工作中不断探索，不断创新，以档案信息化带动档案事业各项工作的开展，促进档案管理现代化水平的全面提高。

106 --