坚持常态化、标准化,做好合同基础管理工作

坚持常态化、标准化，做好合同基础管理工作

企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的，作为企业管理的一项重要内容，合同管理是指对合同依法进行订立、履行、变更、解除、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手段。合同管理必须是标准化、常态化的全过程的动态管理，由合同洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止，都要纳入统一的规范管理。

一、建立规范的合同管理制度

为了使合同管理规范化、科学化、法律化，超市首先从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。目前，超市合同管理制度涵盖了合同的归口管理、合同资信调查、签订、审批、登记、保存、法人授权委托、合同档案管理、合同专用章管理、合同履行跟踪、合同纠纷处理机制等各个方面。通过建立一整套规范、科学的合同管理制度，同时强化制度的落实，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。

二、明确合同管理模式

根据超市的经营管理特点，超市对合同实行综合管理部

统一管理、各部门分口承办的管理模式。综合管理部作为合同的主管部门，全面负责超市的合同审核、提报、监督、检查和指导。同时对合同实行分级、划块管理，各承办部门作为合同二级管理单位，分别作为经营合同、固定资产购置、办公和营业耗材采购、工程、广告营销类合同的承办部门，负责本部门的合同签订和履行。综合管理部根据合同提报情况组织企业合同审核例会，对合同进行内部审核，并提报集团公司审批，与二级合同管理部门按照审核意见对合同进行修订完善并签订合同，二级合同管理部门定期汇报有关合同的执行情况，综合管理部作为合同管理部门每季度进行检查和监督，对合同的管理做到机构、人员、制度三落实，形成了较为完善的合同管理体系。

三、加强对签约方的资质审查

选择一个有合同履行能力、有资信的交易对象，与合同条款的约束严密同样重要。超市在签约前都会充分了解、调查、评估签约方资信状况，索要相关资质证明材料。签订非经营类合同时，多选择有多年合作基础的集团公司中标单位。经营合同签订前，采购部、运营管理部会对供应商进行实地考察，在签订经营合同时，要求供应商不得销售伪劣假冒及“三无”商品，商品的有关标识、产品知识产权、中文说明、质检报告、卫生许可证、生产许可证、经过当年年检的企业法人营业执照正副本、税务登记证明、组织机构代码

证及特殊商品的安全警示标志等要齐全，并符合有关部门规定及行业标准，超市备有专人对新商品进店的各项资信证明进行索取、审核，严格按照合同条款执行，对于缺少资信证明的商品坚决不予引进。

四、严格执行合同审核流程

在签订合同前，严格按照集团公司合同管理“三审一复核”制度要求，定期组织合同审核例会，合同审核例会由总经理主持，法律事务负责人、主管班子成员、财务部门、计划主管部门及合同主管部门负责人及合同管理人员作为固定参加人员，并根据合同类型确定由合同承办部门负责人及具体合同承办人员参加。为了实现签订合同的预期目的，审核人员对合同承办部门起草的合同认真推敲，严格审查把关，不仅审查合同的内容、主体等方面是否符合国家法律法规的规定，是否属于国家允许、鼓励经营的范围，还要审核合同条款是否齐全、完备、严谨，以保证所签订的合同合法有效、切实可行。一旦发现有不符合要求的条款，及时提出整改意见，并要求合同承办部门相关人员与签约方及时沟通、洽谈，按照合同审核例会的审核意见对合同进行修订完善，最终符合合同谈判、签订、审查的各项要求。

修订后的合同文本由合同主管部门审核确认后提报产业投资公司预审，并按照投资公司审核意见进行再次完善。然后按照集团公司合同审核程序层层报批，经集团公司OA

流转审核完毕后，由合同主管部门按照审核意见，与合同承办部门及签约方沟通修改意见，对合同进行修订，修订后的合同文本经合同管理部门、总经理签字确认后提报投资公司进行复核，无问题后方可签订，保证了合同的质量。

五、加大合同履行监督力度

坚决杜绝签完合同万事大吉的心态，要求合同主管部门及承办部门负责合同的管理、跟踪、考核，定期反馈合同的执行情况，保证各项合同条款均能得到有效落实。具体来说，要求合同承办部门严格按照签约内容全面履行义务，其他部门根据职责予以配合。对合同交货、验收、收付款等权利义务的履行要求合同承办部门及时索要或者出具相关凭证，并严格审核凭证的有效性。超市还制定了《合同履行情况跟踪登记表》，要求合同承办部门对照合同约定内容，记录每个重要条款的具体履行情况。例如在记录付款情况时，要求写明付款时间、付款金额、付款比例，已付款比例等内容，并将合同约定内容列入表格，便于进行比对。综合管理部负责对合同的履行过程进行跟踪管理，每季度对合同履行情况进行跟踪检查，按照合同约定的各节点跟踪合同各方权利义务的履行情况，保证合同按照约定执行。当合同履行过程出现异常，可能导致合同无法继续履行或出现履行与合同的约定不符时，要求合同承办部门及时将情况反馈到合同主管部门，由合同主管部门根据情况进行分析处理或提出建议，并

向经营班子汇报相关情况，及时解决问题。

实现合同管理各环节的规范化，做好全过程、全方位、科学化的合同管理工作，能够有效地避免合作双方不必要的争议和诉讼出现，而且相比诉讼，合同管理的成本也相对较小。因此，加强合同管理的常态化、标准化，完善合同管理基础工作是企业合同管理的基本目标。在此基础上，实现企业合同管理能力的不断提高，是提升企业经营能力，降低法律风险的有力保障。