高效会议管理技巧(讲师版).pptx

争论： 摸底 阶段
正常 化： 积极 工作 阶段
执行： 产生结 果阶段
会议结束
总结会议讨论结果 落实行动责任人 感谢与会者 会议评估
会议评估
这次会议对你有用吗？
是或否
你畅所欲言了吗？
是或否
你对会议的主持方式满意吗？
是或否
作为这次会议的结果，你知道自己将做什么吗？ 是或否
你有何其他意见吗？
是或否
会议记录与会后跟进技巧
积极倾听的技巧
• 什么是倾听？
– 倾听与你是否同意其他人的讲话是毫无关系的。
– 倾听就是接收到其他人所讲的一切。
– 倾听就是理解其他人的想法。
– 理解并不意味着接听受的。速度
• 倾听中的障碍
说的速度
听力测试1：商店打烊时
学会听
• 要学会听，首先要学会沉默
– 把所有个人见解放在一边 – 聚精会神，不要走神 – 注意一些非言语的示意动作
详细解释，改正错处。
重新组合
– 重新组合可以在会面中制造一种气氛；
– 某些重新组合可能会帮助那些最不熟练的交 谈者在公众场合下发言，使他们的话更好被 人们听进去；
– 使那些原本没有理解的或是没有听见的人重 新跟上发言者的话。
积极倾听
就是告诉对方你对他的信息的理解！
积极倾听在这两种情况下尤其有用 ➢ 当你不确定对方的意思时 ➢ 当对方给予的是重要的，或感情上
积极倾听
• 重新组合是有利于沟通的重要技巧
– 它可以检验本人是否听懂了对方的意思 – 可以证实本人听懂了对方的意思… (检验服从个人动机。证实则是
关系到刚刚说话的人，这样他便确信自己的话对方已经明白) – 可以使讨论继续下去：当信息已经被正确接受，我们可使对方继
续说下去、进一步表达。 – 在曲解了本意的情况下，或是解释得过了分，对方会立刻纠正，
的工资
会议必须
成功以回 • 会议直接成本 ＝会议设施租用费＋会议场地费＋旅费、食宿费＋文件准备费
• 机会成本
收成本
会议是有必要的吗？
“必要”的会议
• 会议目的单纯化 • 会议资料有准备 • 会前先行沟通
• 书面解决无法当场决定的事项 • 报告内容有摘要 • 有负责会后考核工作的部门
案例讨论：最失败的一次会议，会议成功的关键
如何开场
• 背景：
– 除了会议召开的背景，也可让与会人员自我介绍， 并说明对会议的期待，以促进与会人员及会议气 氛的融洽
• 会议目的 • 议程 • 会议期待
与会者的守则与责任
• 会前充分准备 • 会中全情投入，贡献自己的创意与意见 • 以解决问题为己任 • 保持开放的心态，摒除部门之见 • 尽可能多地获取信息 • 耐心聆听，尊重他人的意见 • 勇于发言，言之有物 • 不进行人身攻击 • 避免出现不当的肢体语言 • 会后总结
• 会议记录者应具有的技能
• 与会者会后跟进
跟
• 主持人的会后跟进
跟
跟
主持会议与参与会议
主持人的守则与责任
• 营造和谐气氛 • 按照议程进行 • 正确总结讨论的内容 • 引导发言者解释令人困惑的发言 • 帮助与会者理清不假思索的想法 • 尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况 • 减少与议题无关的争辩和讨论 • 保持中立态度
(沉默、手势模仿、表示赞同、反对、思考、怀疑、有兴趣 或厌倦、以及身体疲乏等等的形体姿势 或动作。)
– 不加筛选地收集所有的观点。
采用合适的态度
• 倾听能力测试2
你是哪种态度？
重新 组合
判断
了解 倾听 决定
演绎 支持
积极倾听
• 重新组合是用另一种表达方式重复对方刚 说的话
– 或者直接引用他的话 – 或者用自己的语言重组对方的话
始 了
10.安排出席者座位
11.是否准备会议名签 12.是否安排交通工具 13.是否安排与会者住宿 14.是否发出了会议通知 15.确定视听材料 16.确定辅助教材 17.准备会场周边位置图 18.是否要求与会者准备资料 19.确定相关资料 20.是否安排会后活动并做好通知
会议的四个阶段
形成： 安抚 阶段
的信息时
避免中途 打断
不要多说
共情
复述
积极倾听
目光接触
避免分心的 举动和手势
提问
赞赏性的点头 及恰当的表情
听
用口去听
聽
用耳朵听；用眼睛看 用心聆听
提问题的技巧
封闭式问题 • 你是哪里人？ • 你多大啦？ • 结婚了吗？ • ……
开放式问题
• 这种问题需要解 释和说明，同时向 对方表示你对他们 说的话很感兴趣， 还想了解更多的内 容
• 由容易到困难
– 让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造 成挫折感。
会议准备工作核对清单
高 效
1.了解会议的目的
会 2.是否一定要开会
议 3.确定会议的形式
在 4.安排会议的议程
开 始 之
5.决定会议的时间 6.确定会议的主持人
前 7.决定会议的地点
就 8.研究会场如何布置
开 9.确定出席人数
一个中心、两个基本点
一个中心 会议议程
会议 的准
备
会后 的跟
踪
两个基本点
开始
• 欢迎 • 会议目的 • 议程 • 时间安排 • 规章制度
会议规范流程
议程三 议程二
议程一：
• 分享话题和目标 • 交换信息 • 产生主意/做决定 /确认行动 • 小结
结束会议
• 总结 • 安排下次 会议
跟进
• 会议纪要 • 跟进计划
提问题
• 提问题增强你的控制能力，牢记：
空投 指定
站在对方 的角度思 考来自百度文库题
提问题时常见的问题
• 问题过于宽泛 • 开始的问题太难 • 问引导性问题
– 可能是最封闭的问题
• 提问之前已经表示不赞同 • 找不到提问的内容
准备会议
哪些人参加？
相关问题的 主要决策人
为完成工作需 要了解相关信 息的人员
对问题负有义务，或存在利 害关系，或起作用的人员
能够提供相关 意见的人员
将要负责执行 会议做出的决 定的人员
会议议程
• 由重要到不重要
– 会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。
• 由不尖锐到尖锐
– 将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题, 使气氛不尴尬。
高效会议管理技巧
融道讲堂
课程纲要
会议概述 一个中心两个基本点 主持会议技巧 会议致命伤
会议的类型和目的
解决问题
制定决策
交流汇报
会议是有必要的吗？
会议成本
• 时间成本 • 会议直接成本 • 机会成本
会议的成本计算
• 时间成本
＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋
会议秘书工作＋会议服务人员工作时间）×与会人员平均每小时