电子邮件礼仪及邮件管理
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电子邮件礼仪及邮件管 理
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2020/11/28
电子邮件礼仪及邮件管理
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上节回顾
•一、电子邮件沟通的重要性。 •二、如何申请QQ号码，并利 用QQ邮箱收发电子邮件。 •三、如何申请免费电子邮箱， 并使用邮箱收发电子邮件。 •四、课后练习：请每位同事 申请一个邮箱，并将个人的培 训总结以附件形式发送到指定 邮箱中。
电子邮件礼仪及邮件管理
• 2、进行针 对性回复
• 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄 到
• 回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生 硬
• 了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解， 避
• 免再反复交流，浪费资源。
•3、回复不 得少于10个
字
• 对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、 • “对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常
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电子邮件礼仪及邮件管理
•1、Email正文要简明扼要，行文通畅； •2、要用论述的语气； •3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、a） 之类的列表； •4、一次邮件交待完整信息； •5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现； •6、合理提示重要信息； •7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述； •8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信件中 会显得轻佻。
•○ 6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题
•○ 7、标题千万不要出现错别字
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•某某
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•？这样？的这邮样件的恰邮当件吗恰当吗
• 1、直呼收信人全名 • 2、“前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮件为准” • 3、邮件中文字拼写错误
• 沟通交流的重要方式，
• 及时准确是要实现的目标。
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•1、 及时 回复邮件
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• (1) 收到他人的重要电子邮件后，
• 应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重；
• (2) 理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急 重
• 要的邮件；
• (3) 对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的， 对
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电子邮件礼仪及邮件管理
•4、不要就 同一问题多 次回复讨论 ，不要盖高 楼•5、要区分 单个回复和
全部回复
•邮件主题
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电子邮件礼仪及邮件管理
•？这些？标这题些恰标当题吗恰当吗
1、无主题 2、**关于您*年*月*日提出的**问题的回复 3、王先生收 4、关于**和**等相关问题的回复 5、RE……
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•--简明、扼要
•○ 1、一定不要空白标题，这是最失礼的
•EMC公司是全球最大的网络信 息存储商，总部在美国。
电子邮件礼仪及邮件管理
•职场故事：女秘书PK老板事件
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•职场故事：女秘书PK老板事件
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•职场故事：女秘书PK老板事件
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•职场故事：女秘书PK老板事件
• 于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，
• 但一般不要超过24小时；
• (4) 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应 该
• 及时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结 果
• 就会及时回复，等等”；
• 记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。
• 如果你正在出差或休假，应设定自动回复功能。
• 本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了， 但是瑞贝卡选择了更加过火的做法。她回信的对象选 择了“EMC(北京)、EMC(成都)、EMC(广州)、 EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都 收到了这封邮件。 • 瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职 业。她今后找工作会很难。一封邮件抄送那么多人， 这种方式必然造成不和睦。难道没有其他方式 可以 沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中也 无人会接受。
•○ 2、标题要简短，不宜冗长，不要…才能显示完你的标题
•○ 3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标 题
•○ 4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈多件事情，以 便 于日后整理
•○ 5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引 起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
不礼貌的。
•3、签名 字体规格
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•4、不要就 同一问题多 次回复讨论 ，不要盖高 楼
• 如果收发双方就同一问题的交流回复超过 3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。 此时应采用电话沟通等其他方式进行交流 后再做判断。
• 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回 复，发表看法，把邮件越RE越高，这将 导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。
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•？这样处理客邮？户件这邮恰样件当处恰吗理当吗
1、现在忙，抽时间集中回复 2、工作中交流的问题比较复杂，等等再说 3、出差或休假中，不能回复邮件 4、同一问题，反复回复邮件
•
回复邮件是我们与别人
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Biblioteka Baidu
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•召集公司舞蹈队开会要抄送给谁？
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•如果你是初用邮箱新人。。。 •回复？全部回复？
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•请问有哪位同事知道被称为 中国“史上最牛女秘书”的是 谁？
•答：原美国易安信公司(简称 EMC)职员瑞贝卡(秘书的英文 名)
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•一、电子邮件沟通的重要性。 •二、如何申请QQ号码，并利 用QQ邮箱收发电子邮件。 •三、如何申请免费电子邮箱， 并使用邮箱收发电子邮件。 •四、课后练习：请每位同事 申请一个邮箱，并将个人的培 训总结以附件形式发送到指定 邮箱中。
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• 2、进行针 对性回复
• 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄 到
• 回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生 硬
• 了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解， 避
• 免再反复交流，浪费资源。
•3、回复不 得少于10个
字
• 对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、 • “对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常
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•1、Email正文要简明扼要，行文通畅； •2、要用论述的语气； •3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、a） 之类的列表； •4、一次邮件交待完整信息； •5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现； •6、合理提示重要信息； •7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述； •8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信件中 会显得轻佻。
•○ 6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题
•○ 7、标题千万不要出现错别字
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•某某
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•？这样？的这邮样件的恰邮当件吗恰当吗
• 1、直呼收信人全名 • 2、“前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮件为准” • 3、邮件中文字拼写错误
• 沟通交流的重要方式，
• 及时准确是要实现的目标。
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•1、 及时 回复邮件
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• (1) 收到他人的重要电子邮件后，
• 应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重；
• (2) 理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急 重
• 要的邮件；
• (3) 对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的， 对
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•4、不要就 同一问题多 次回复讨论 ，不要盖高 楼•5、要区分 单个回复和
全部回复
•邮件主题
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•？这些？标这题些恰标当题吗恰当吗
1、无主题 2、**关于您*年*月*日提出的**问题的回复 3、王先生收 4、关于**和**等相关问题的回复 5、RE……
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•○ 1、一定不要空白标题，这是最失礼的
•EMC公司是全球最大的网络信 息存储商，总部在美国。
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•职场故事：女秘书PK老板事件
• 于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，
• 但一般不要超过24小时；
• (4) 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应 该
• 及时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结 果
• 就会及时回复，等等”；
• 记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。
• 如果你正在出差或休假，应设定自动回复功能。
• 本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了， 但是瑞贝卡选择了更加过火的做法。她回信的对象选 择了“EMC(北京)、EMC(成都)、EMC(广州)、 EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都 收到了这封邮件。 • 瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职 业。她今后找工作会很难。一封邮件抄送那么多人， 这种方式必然造成不和睦。难道没有其他方式 可以 沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中也 无人会接受。
•○ 2、标题要简短，不宜冗长，不要…才能显示完你的标题
•○ 3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标 题
•○ 4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈多件事情，以 便 于日后整理
•○ 5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引 起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
不礼貌的。
•3、签名 字体规格
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•4、不要就 同一问题多 次回复讨论 ，不要盖高 楼
• 如果收发双方就同一问题的交流回复超过 3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。 此时应采用电话沟通等其他方式进行交流 后再做判断。
• 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回 复，发表看法，把邮件越RE越高，这将 导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。
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•？这样处理客邮？户件这邮恰样件当处恰吗理当吗
1、现在忙，抽时间集中回复 2、工作中交流的问题比较复杂，等等再说 3、出差或休假中，不能回复邮件 4、同一问题，反复回复邮件
•
回复邮件是我们与别人
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•召集公司舞蹈队开会要抄送给谁？
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•如果你是初用邮箱新人。。。 •回复？全部回复？
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•请问有哪位同事知道被称为 中国“史上最牛女秘书”的是 谁？
•答：原美国易安信公司(简称 EMC)职员瑞贝卡(秘书的英文 名)