(会议管理)会议管理会议管理

会议管理制度

1 会议管理制度会议管理制度

2 会议室使用和管理规定会议室使用和管理规定

3 会议室使用控制会议室使用控制

1. 1. 会议管理制度会议管理制度

1 目的：规范投资公司各种会议管理，减少会议时间，提高会议效率。

2 适用范围：适用于投资公司及所属事业部例会和非例会会议。

3 引用文件：

4 投资公司会议概况：

4.1 例会安排概况：

4.1.1 经营分析会：投资公司每月召开一次经营分析会，汇报、总结上月经营情况，并进行偏差分析，会议由战略

管理部部长主持，战略管理部进行记录。与会人员：投资公司总经理、副总经理、各部部长。

4.1.2 月度考核会：投资公司及所属事业部每月召开一次机关月度考核会，汇报、总结上月工作情况，制订下月工

作计划，由总经办/督察审计部部长主持，总经办/督察审计部进行记录。与会人员：总经理、副总经理，各

部部长。

4.1.3 生产经营例会：投资公司所属事业部每月召开一次生产经营例会，汇报、总结上月生产经营情况，通报上月

各分公司生产经营检查考评结果，安排布置下月的工作任务，会议由企管部部长主持，企管部进行记录。与

会人员：企管部部长、副部长、部长助理、各分公司经理、副经理、生产办主任、质检办主任。

4.1.4 营销协调会：投资公司所属事业部每月召开，分析生产、质量和销售上存在的问题，协调解决生产、质量和

销售环节上的问题。会议由企管部部长主持，企管部进行记录。与会人员：主管领导、企管部部长、副部长、

部长助理、市场部部长、业务部部门经理、各分公司经理。

4.2 非例会安排概况：

4.2.1 投资公司总经理办公会由总经理根据需要确定会议时间并召集、主持。会议审议当前公司的发展战略、生产

经营管理、行政人事等方面的重大事项和决策、决定。总经办记录，总经理办公会议审议事项的最终决定权

在总经理。与会人员：总经理、副总经理、总经理助理、各部部长、各事业部经理。

4.2.2 各事业部科技专题会议由总工根据需要确定会议时间并召集、主持。会议学习与企业相关的新工艺、新技术，讨论解决生产工艺中存在的问题或发布各类科技成果。总工指定人员记录。

4.2.3 部门会议由各部门领导根据实际情况，定期召开部门有关人员工作会议，布置任务，协调工作，部门领导指

定记录人。

4.2.4 投资公司、各事业部年度、季度各类竞赛活动总结大会、动员大会由总经办或相关部门组织、召集、记录。

5 会议管理：

5.1 会议管理的要求：

5.1.1 会议必须符合国家的法律和政策。

5.1.2 会议必须追求效率。

5.1.3 选择好开会的时机。

5.1.4 明确和统一会议的责权。

5.1.5 严格控制会议的数量和规模，简化会议的程序。

5.2 参加会议须知：

5.2.1 应将会议的目的、宗旨、议题及有关资料认真地予以研究，并准备提出意见或询问事项。

5.2.2 严格遵守会议时间，准时出席。如因故不能出席，须事先通知会议组织者。

5.2.3 发言力求简要明确，注意发言时机。

5.2.4 只要有利于公司整体利益，应毫不保留地发表意见。

5.2.5 凡与会议主题无关的话题，应尽量避免。

5.2.6 在反驳他人意见时，应注意态度和语言。

5.2.7 不能因细节问题争吵不休。

5.2.8 注意不能喋喋不休，应让他人也有发言机会。

5.2.9 应服从多数人的决定。

6 会议的程序：

6.1 会议的准备工作：

6.1.1 由会议组织部门拟定会议计划。

6.1.2 确定会议议题。

6.1.3 确定会议时间、地点及与会人员。要求全面周到、无错漏、范围恰当必须经领导审批。

6.1.4 会议资料准备。

6.1.5 发布会议通知。例会在无特别变化时不另行通知，非例会由会议组织者发通知或以填写《会议通知单》的方

式通知与会人员。

6.1.6 排列座次，布置会场。

6.1.7 会议报到。

6.2 会议的进行阶段：

6.2.1 会议组织者对会议中出现的安排、冲突、意见分歧等现象进行处理和协调。

6.2.2 加强治安保卫工作，引导与会人员有秩序出入会场，对迟到者迅速引导落座。

6.2.3 需进行选举工作的应事先准备好票箱、选票、选好监票人，并清点到会人数和缺席人数。

6.2.4 做好会议过程中文件的分发和保管工作。

6.2.5 做好会议的保密工作，加强对会议的通讯设备，扩音设备的管理。

6.2.6 做好会议的服务工作。

6.3 会后处理工作

6.3.1 做好会议文件的处理工作。

6.3.2 安排好外地与会人员的返回服务工作。

6.3.3 进行会务总结，对会议的安排工作，会议费用等作合理程度评价。

6.3.4 拟写会议报告，向上级主管部门报告会议情况及所取得的成果。

6.3.5 传达会议精神。

2. 2. 会议室使用和管理规定会议室使用和管理规定

1 目的：加强管理，使会议室充分发挥作用，更好地服务于领导、机关各部。

2 适用范围：适用于投资公司及所属事业部会议室。

3 引用文件：

4 规定：

4.1 会议室由总经办统一管理。

4.2 会议室的使用限于投资公司及所属事业部、全资、控股子公司召集的各类会议和公司领导交办的外来客人的

接待业务。

4.3 使用会议室须提前1日到总经办、行办办理手续。