计划单证流程

计划单证的流程

一、订货单处理：

1、根据客户要求、市场需求及公司的库存填写“微波炉/空调/小家电产品订货单”。

①调查客户在我司账面的余额，如有收款业务员必须在票据的复印件上签名，并连同“产品

订货单”传至公司计划单证组。原件以最快时间EMS回总部。

②按产品订货单填写数量、单价、备注（明折明扣、单价下浮、中转仓调货、售后有配件、

有赠品、有样机、有资料等特殊情况）。

③订货单位必须在订货单上签名、盖章。

④如代理商发货至异地仓，订货单位须开具委托书注明收货地址、联系人及联系，另在订单

的右上角处明确注明发至异地（？）。

⑤订货单上我司相关业务人员必须签名及留联系。

2、计划单证员按要求做好“产品订货单”，计算好车位，联系运输公司安排好发运工作。

3、财务打单人员按“产品订货单”打印成“产品提货通知单”。财务科盖“发出商品专用章”

后方可在仓库装货。“产品提货通知单”各联作用：

①第一联业务科存查——财务打单人员存档

②第二联仓库存——仓库计帐员计帐

③第三联财会部门结算——财务部人员计帐

④第四联销售计提及财务结算——财务部人员计帐

⑤第五联送货回单——运输公司运费结算

⑥第六联业务员存——相关业务员记帐存档

⑦第七联随货同行——运输司机存档

⑧第八联门卫放行——保卫科存档

4、运输调度员按运输公司的车辆情况具体安排发运。在“产品提货通知单”右上角标注具体

车号。

5、财务打单员根据前一天发运的具体情况（发货单位、数量、金额、车号、备注等），汇总

发电子至相当办事处。

二、代理商库存盘点。

1、每月30/31日进行代理商库存实地盘点。

2、盘点表的格式由计划单证科不断更新。

3、代理商库存盘点要求一定要准确。

三、关于计划单证所遇到的常见问题。

1、货款问题

①原则上：发货采用现款现货的原则、超市或专业连锁系统有帐期或信用额度。

②票据类型：汇票、银行承汇（三方银行承汇必须按“银行提货单”金额提货）、电汇（新

单位必须货款到我司XX中方可发货）、支票（只限XX部分区域XX、XX、江门、XX）。

③抓紧资金回笼，公司总部对业务员前期已传真过来的汇票、银承或电汇底单，超过10天

还未寄回公司财务的，将通知他们立即寄回外，还要将客户名称、票号、金额、负责收款的业务登记清楚，如果超过20天还未寄回或者换了票不通知公司的，除要业务员说明清楚原因外，给予一定的扣罚。

④返利手续未办完如何发货？客户必确认我司财务的“财务对帐单”，再由客户出保证书，

方可发货。

⑤无货款如何发货？由营销中心打报告及客户出具“到期付款保证书”，公司相关主管按客

户资信度，根据实际市场情况建议，报部门分管副总裁同意后，方可发货。

2、运输车队问题：

①对于各运输公司的路线由计划单证组提供及联系方式。

②对于在途车辆直按向运输公司有关人员查询。

3、调货问题：

①调货需凭营销中心报告（报部门主管批复）业务管理打调货委托书（盖公章）给被调经销

商（代理商）。（业务员不需填写产品订货单）

②调货的车辆由部门计划单证科安排。

③调货后凭双方签收的具体型号办理开票手续。

4、收货问题：

①业务员提前提供资料——单位全称、收货详细地址、联系人、收货时间、货仓在市区还是

在郊区、白天货车通行有无限制、有无装卸工人。

②超市卸货业务人员需了解各项规定。

1、我们不能埋头盲目地做事，要多思考和善于总结。

2、我们作为一线人员的作战后方，平时跟别人通时注意语气要客气礼貌和耐心。

3、我们在做客户发货订单时，必须审核清楚订单上型号、单价、数量和这个客户XX上是否有货款，如果XX上既没有货款，又没有信用额度，想用返利款先发货的，在传订单的同时把保证书一同传真过来；遇到型号、单价模糊不清的时候，必须主动与业务员沟通好；要求客户在订单上必须盖章，业务员要在上面签名；如果当地有特殊方案操作和有赠品准备申报的话，一定要在订单备注栏里注明清楚，避免不必要的错误发生；每做一份订货单的同时，要优先考虑售后部是否有配件、办事处是否赠品、样机和资料随货走，还要注意这个要发货的单位是否已经有手续要求在发货单价中下浮返利差价；注意准确计算产品装车货运量，如果该客户走的是零担，就必须要在订单上注明清楚；如果遇到是第一次发货的客户，就要让业务员提前提供资料——单位全称、收货详细地址、联系人、收货时间、货仓在市区还是在郊区、白天货车通行有无限制、有无装卸工人，要提醒业务员该客户由于是首次发货，因此该客户的票据要收到正本、电汇要到公司XX上也能安排发货，等等。

3、每天做好对外的产品库存信息，让各客户、业务员清晰知道公司里到底哪些型号有货、哪些型号无货，无货的型号预计在哪天生产，确保他们能准确掌握公司最新的产品库存信息。另外，我们也要注意产品库存的准确性，要是成品仓里存在质量问题而不能正常出货的产品，也想技术部和仓库人员要第一时间通知我们计划单证，不能经常由于仓库没货装而导致整天改单据，浪费公司资源，避免重复工作。

4、跟踪生产情况。与公司计划调度中心的人员沟通好，当遇到有部分货源在有计划生产的前提下，而公司库存数量不多，但比较畅销的型号断货时，要主动向计划员反映，让他们立刻协调车间安排生产，争取不要让畅销型号断货太久，否则销售市场上会丢失很多的份额，相应市场占有率也会下降，所以要尽可能地确保货源的供应。

5、抓紧资金回笼，对部分业务员前期已传真过来的汇票、银承或电汇底单，超过10天还未寄回公司财务的，除打通知他们立即寄回外，还要将客户名称、票号、金额、负责收款的业务登记清楚，如果超过20天还未寄回或者换了票不通知公司的，除要业务员说明清楚原因外，还要将此单位列入黑，以后注意该单位的票据正本必须先寄回公司才能按计划发货。这一方面也是为了保障公司的利益，规X工作制度。另外要求票据传真回来时业务员必须在上面签字，注明已收到此票，如果该票是背书的银行承兑，就要连同票据的背面都要传真过来，因为业务员是首先收到票据的人，所以一定要注意看这X票据的盖章是否清晰，收款人的XX和名称有没有写错；还要注意看这X票据的客户所属的银行是否属于保兑仓的银行承兑和是否属于商业银行承兑，如果此票据属于商业银行承兑，那就必须要先请示领导同意才