办理信访批示件的方法程序

办理信访批示件的方法程序

办理工作主要可分为以下四个阶段：

（一）信访件呈送领导批示前的准备阶段。

1．接收登记。信访件接收的主要形式有：来电来访记录、来信签收、上级转办信访件的签收、网上信件查收等。接收时要做好信访件编号、来信人姓名、通讯地址或联系电话、反映事项等有关情况的登记工作。

2．内容摘要。指对信访件主要内容进行概括，形成简短的一小段话，以节省领导阅批信访件的时间，便于领导有针对性地作出批示。

3．建议批示内容。根据“属地管理、分级负责”和“谁主管、谁负责”的信访工作原则，信访件的转办是有规律可遵循的，即可以就信件来源（行政归属地）及其反映内容，提出批转哪个单位办理的建议。

（二）领导批示的转办督办阶段。

4．转办。信访件及领导批示要及时交办具体承办单位或承办人。一般的信访批示件在1日内交办到位，紧急和重要的信访批示要当即交办。如果领导批示要求限时办结的，交办时要特别说明办理时限。

5．催办督办。信访批示件交办后，要及时或定期催办督办，并做好记录；对紧急和重要的信访批示，要随时检查办理进度，催促加快办理，推动批示落实。

（三）信访件办理结果的反馈阶段。

6．汇总办理结果。为确保信访件办理有始有终、领导批示得到切实落实，要按期对领导批示信访件的办理结果进行收集、汇总，一般可以按月进行，并报作出批示的领导审阅；重要的信访批示件办理结果要单独报领导阅示。

7．答复解释。秘书在处理信访批示时，会经常接到信访人的电话或直接来访问询，要根据有关规定，做好答复解释工作。

（四）信访批示件的整理分析阶段。

8．整理归档。按期对信访批示件及办理结果汇总情况进行整理，一般一月整理一次，年终进行归档。

9．分析统计。对一个阶段信访件所反映内容进行归纳统计，分析当前社会上反映强烈的矛盾、问题产生的原因，研究解决、消除这些矛盾、问题的对策，供领导决策和有关部门工作中参考。

二、办理信访批示件应注意的问题

（一）摆正位置。秘书办理信访批示件，从工作性质和范围上来说，只是为领导阅批信访件做辅助性的工作，其职责不同于具体承办的政府职能部门，也不同于政府的信访工作机构，其自身不宜直接处理信访问题，也不宜牵头协调有关部门来办理信访件（领导特别要求除外）。在办理信访批示时，要在自身职责范围内办理，既不能越位，也不能缺位。如在接电接访时，不要说过头话、做过头事，防止问题、矛盾的扩大、激化；在转办信访件时，不能打着领导的旗号，对承办单位随意加压或发号施令；同时，在职责范围内可以给予信访人解决和答复的问题，要积极予以解决、答复，不能推诿或置之不理。

（二）及时高效。信访件是群众在生产生活中遇到问题、困难和矛盾时的请求和呼声。尽快办理信访批示件，能及时化解矛盾、处理问题、解决纠纷，这也是政府与群众之间建立信任关系的有效方式，是树立政府及领导良好形象的重要途径。2004年，一位外地客商给我市市长来信，索要我市招商引资的有关信息。秘书接到信件后，及时进行了办理，领导当即作了批示，承办部门也迅速提供了有关资料。从客商来信到收到资料，前后用了不到一周时间，客商对此非常满意，后来专门来信对我市政府工作的高效表示赞赏，并多次前来洽谈有关事宜。

（三）严格保密。保密是办理信访批示件的根本要求。信访批示中，很大一部分是针对重要问题、矛盾问题的批示，有的关系到个人的名誉、利益或人身安全，有的涉及到一部分群体的利益甚至社会的稳定，因此，必须严格做好保密工作。保密的要求体现在办理工作的每一个环节。如信访件的接收阶段，要保证信访内容不泄露，就不能随意由他人代收，更不得将信件丢失被他人捡拾；转办阶段，要确保信访件及领导批示在复印、交办过程中的机密性，防止与交办工作无关的人看到有关内容；等等。可以说，办理信访批示件的同志，必须每时每刻都保持高度的政治敏锐性，严格遵守有关保密规定，既要慎言、慎行，又要无私、无欲，对与办理工作无关的任何人，都不能随意透露。

（四）耐心细致。耐心细致是办理信访批示件的一个重要要求。只有耐心细致，才能保证办理工作不出差错，才能保证办理过程的机密性，才能使每一封信访件都得以及时高效办理。信访件办理是一项常年累月的工作，做这项工作的同志必须耐得住寂寞，不求名利；此外，还要全心全意为群众着想，这样，才能耐心阅读每一封来信，细心处理每一份批示。每一封信访件在送交领导阅批前，都要认真登记、摘要；在交办过程中，都要仔细检查，防止出现页码不全、漏转或错转等错误；收到办理结果反馈时，都要认真检查是否按领导批示进行了落实，是否解决了信访人的困难、问题。办理信访批示的同志，在接待查询办理结果的信访人时，在规定范围内可以给予答复的问题，要认真准确予以答复；当时不能答复的，要耐心进行解释，积极做好疏导工作。有的信访人因问题得不到解决，讲话中往往会带有厌烦情绪或威胁的口气，这时，不能官僚主义，对其大声斥责、责骂或挂断电话放任不管，而是要站在信访人的角度耐心进行劝解，帮助其找出尽快解决问题的途径或方法，这样才能避免问题和矛盾的扩大、激化，有效弱化或消除信访纠纷。

三、需要加强和完善的方面

（一）建立健全办理制度。信访批示件的办理是一项自上而下的系统工作，几乎涉及到党政机关所有部门。从内部来说，秘书办理领导批示信访件要有一套完备、规范的办理制度，包括信访件办理的方法、程序、时限，信访件办理的保密规定等。从外部来讲，领导批示的信访件大多要批转到下一级党政机关、部门办理，因此，各地、各部门要结合各自的工作职责和特点，制订有关的办理制度。目前，大多数部门、单位都建立了一定的制度，如确定专门科室或专人负责；明确办理人员的职责、工作要求、办理程序，等等；但对信访

批示的办结时限、结果反馈、整理归档等，不少单位还未作规定，还需进一步健全制度。信访批示件的办理制度，要通过文件的形式加以明确，并要对落实情况经常进行督查。