文件编写要求及编号原则

文件编写要求及编号原则
目的：
规范质量体系文件的编写格式，明确各类文件的编号原则。

范围：
所有可口可乐质量系统内部文件、外来文件、记录及配方。

定义：
内部文件：由津美公司建立产生的TCCQS文件及记录；
外来文件：外部获得、公司必须遵守的可口可乐总部要求、国家法律法规、
ISO标准、配方、设备资料说明书等；
职责：
1. 文件管理员：确认所有质量体系文件的格式符合要求及所提供文件编号的唯一
性；
2. 文件编写人：
按照本文件的要求编写相关文件；
3. 文件审核人：
按照本文件的要求审核相关文件；
4. 文件批准人：确认所批准文件的编写内容及格式符合本文件的要求。

程序：
1. 文件格式要求：
1.1 纲要和程序的编写要求：所有纲要和程序的文件必须包含下述所有的项
目内容并按照统一的书写格式要求编辑。

1.1.1 封页：页上端第一行标明公司名称、文件类型；页上端第二行
标明文件名称；以上两行内容用双实线做外框，第一、二行之间
用单实线隔离，行间距为单行间距；第三行为
“可口可乐质量系统”字样的标题，使用36 号、宋体、居中，
与第二行的间距为108 磅；第四行有TCCQS 的图标，
图标高2.24" 、宽3.18" ，左右居中；第五、六行分别为文件
的审核和批准，外框格式及行间距同第一、二行，文字左对齐；
1.1.2 页脚：两行带边框线的文字说明，边框线格式及行间距同封页的
第一和第二行；第一行最左边包含“发布日期”的字样，冒号
（：）后为相应的日期，日期格式使用‘年/ 月/ 日'的格式，年
份使用四位数字、月份和日期使用两位数字，例
如：2005/01/05 ；第一行中间为“生效日期” 格式同“发布
日期”；第一行最右端为“ 信息分级”标明该文件的
密级；第二行最左边为“文件名称”，中间为：页码和总页
数，使用页脚中的自动格式，格式表示为“共X页第X 页”
最右边为文件编号；
1.1.3 打印文件有效性提示：每页的页眉必须标注；要求参见本文中
1.3.10 的内容；
1.1.4 文件标题：
在第二页第一行输入文件名称，使用16 号、黑体左右居中；
1.1.5 目的：第二页第二行，解释为什么要编写该文件；
1.1.6 范围：在目的之后，说明本文件覆盖的主要运作区域或运作
范围，格式同‘目的'；
1.1.7 定义：
在范围之后，对在运作过程中不普遍使用的或者需要特别说
明其含义的名词进行阐明；
1.1.8 职责：在定义之后，简要说明谁负责做什么，编辑格式与‘目
的'的要求相同；
1.1.9 程序：
在职责/ 纲要概述之后，清楚地描述有关责任人必须进行的操作，
要指明相关责任人在何时、利用什么资源、如何进行操作；
1.1.10 培训：
在程序之后，说明哪些环节或人员需要培训，以保证纲要的运
作有效。

程序文件如果无特别的培训需求可按所支持纲要的培训
说明执行。

1.1.11 纠正措施：在培训之后，具体描述如果出现不符合项如何采
取纠正措施予以改正。

程序文件如果无特别的纠正措施说明
可按所支持纲要的纠正措施要求执行。

1.1.12 记录保持：
在纠正措施之后，列明支持本纲要/ 程序的有关记录以证明本文
件的有效。

所列记录使用项目符号用以统计数量，罗列的所有记
录保持其编号在前、名称在后，记录名称不使用书名号；
1.1.13 参考文件：在记录保持之后。

纲要文件需列明其所支持总部手册
中的要求、ISO9000、ISO14000、OHSMS1800和0 CNAB-
SI52 的有关要素；SOP需列明所支持的纲要文件。

参考：DM-
011-FM 《Documents Cover Requirements 》和DM-014-
FM《文件体系对照表》；
1.1.14 相关文件：
在参考文件之后。

纲要文件需列明支持本纲要的SOP 明细，此
外还包括与本纲要有关的其它纲要/ 标准操作程序等文件明细；
程序文件需列明与本程序文件相关的文件目录；
1.1.15 修订情况；说明文件的建立/ 修改情况，包含：修订次数、修订
页、说明和日期，以表格的形式列明；
1.2 规程/ 附录文件：规程/附录文件可以没有目的、范围、定义等项目。

但是
必须包含以下基本信息：文件名称、文件编号、发布日期、生效日期、
信息分级、页码、审核、批准；
1.2 文件编写基本信息说明：
1.2.1文件名称：文件内容概述
1.2.2文件编号：按照本程序中的编号原则确定
1.2.3审核：文件审核人员确认及签字位置
1.2.4批准：文件批准人员确认及签字位置
1.2.5生效日期：文件的实施日期
1.2.6建立日期：文件初始建立时间
1.2.7信息分级：参见DM-001-PM《文件和记录管理纲
要》
1.1 的要求；
1.2.8 页码：文件当前页码及总页数；
1.2.9 有效性提示：每页的页眉必须包含打印文件有效性的提示，
使用“本打印文件自XXXX-XX-XX起三日内有效”；其中，
XXXX-XX-XX表示顺序为年-月-日的日期格式，日期使用页眉
的自动日期设置；
1.2.10 字体：所有项目的标题文字使用14 号、黑体、左对齐；所有
纲要、SOP 的正文字体如不做特别说明均使
用12号、宋体；
1.2.11 间距：所有的纲要、SOP文件中各个项目间段前距离为
12 磅，正文部分的行间距为1.5 倍；
1.2.12 项目符号：使用数字多级项目编号；例如：第一级项目符号为
‘ 1. '、第二级为‘ 1.1 '、第三级为‘ 1.1.1 '；
1.2.13 引用文件格式：正文中引用的所有文件、记录必须使用统一的
格式：编号在前、名称在后、名称区域使用
双书名号
1.2.14 突出修改：申请文件修改时要同时提交草稿文件，使用修订功
能显示修改痕迹。

2. 文件编号原则：
2.1 质量体系内部文件编号原则：
2.1.1 三- 四段式文件编号方式：
编号形式：AA-BBB-CC-XX，每段之间用分隔符连接。

AA：第一段，质量体系运作过程的英文代码。

用两位大写文字
母表示，参见本文中“过程名称及代码对照表”；
BB：第二段，文件建立顺序号。

用三位数字表示，从001 开
始；
CC：第三段，文件类型代码。

用两位大写字母表示，参见本文
中“文件类型代码对照表”。

XX：第四段，可选段，可根据需要设置，用数字表示
2.1.2 文件编号举例：
DM-001-PM 文件和记录管理纲要
DM-004-PR 记录保持程序
DM-005-WA文件管理流程图
TR-007-WI 员工手册
IA-003-FM 内审不合格一览表
2.1.3 过程名称及代码对照表：
过程名称及代码对照表
文件类型代码对照表
3. 记录编号原则：
3.1 记录编号形式：
XX-YYY-FM每段之间用分隔符连接。

XX：记录所支持的纲要/ 过程代码，参照本文2.1.3 条；
YYY：顺序号，用三位数字表示，从001 开始；
FM：表示记录。

参考文件：
本文件支持：
1 DM-001-PM文件和记录管理纲要。