企业行政管理之档案管理
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的文件材料按照“机构－时间”或时间先后 排列。
❖ 由各部门分别整理归档的单位：先将归档文 件按机构分开，再将同一机构的文件按三个
保管期限分开，同一保管期限内按时间先后 排列。
❖
尽可能将关系密切的同一活动、工作、
会议形成的文件材料排列在一起。
5、文件排列
❖ 统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料、 来文与复文、去文与复文等成套性文件可集 中排列，该套文件内部按文件形成的时间先 后排列。
企业档案的含义
❖企业档案是指企业在日常工作中 从事企业管理、生产、经营、销 售、经济核算及科学研究等活动 中直接形成有保存价值的真实记 录。主要包括文字、图表、音像 等。
企业档案的分类
企业档案的分类
A 企业管理性档案
一、档案与文件的区别
❖尚未办理完毕的文件不是档案， 凡处在文书处理过程中的文件， 都不能归档。
2、区分年度 具体如下：
❖ 一般的文件材料，放在其形成的年度归档。 ❖ 计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文
件内容针对的年度。 ❖ 多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。 ❖ 长远规划，放在文件内容针对的头一年。 ❖ 跨年度的会议，放在闭幕年。 ❖ 跨年度的案件，放在结案的一年。
3、划分期限
❖ 检查人：由负责本盒文件归档质量审核的人 员签名。
❖ 日期：填写归档的年、月、日。
9、文件装盒
❖ 将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案 盒，文件松紧要适当，盒满为限。同一盒内 同一年度，同一保管期限。
文件三材、料归归档档的可主分要为步11骤个和步要骤求：
1、收集文件
❖把反映本单位主要活动的，应该归档 的文件材料收集齐全、完整。
❖对不需归档的文件要进行剔除。
❖要注意“帐外”文件的收集，特别是 各种上报图表、花名册、本单位出版 的书刊和外出开会带回的会议文件等。
2、区分年度
根据形成和处理文件的年度 对归档文件进行区分，即不同 年度形成的文件材料要按年度 具体分开。具体如下：
期限：档案的保管期限，分为： 永久、长期、短期
年度：以四位阿拉伯数字标注 文件形成年度的公元纪年。
机构：填写文件形成或承办部 门的简称或代号（不分机构编 档号的单位此栏可空）。
件号：以年度为界限，由档案室集中 整理归档的，一个保管期限编一个大 流水号，由各部门分别整理归档的， 每个部门内按保管期限分别编三个流 水号。件号应做到不重号，不空号。
点
××× ××× ×××
一
××× ××× ××× ××× ××× ×××
线
××× ××× ××× ××× ××× ×××
装
××× ××× ×××
订
××× ××× ××× ××× ××× ×××
××× ××× ×××
5、文件排列
❖ 由单位档案室集中归档的单位:先将归档的文 件材料按三个保管期限分开，同一保管期限
❖对日后没有查考价值的文件不是 档案 。
二、件的含义
❖单份文件，每份文件为一件； ❖各种报表、名册、图册、书刊、
会议记录等，一册（本）为一件；
二、件的含义
❖正本与定稿为一件； ❖正件与附件为一件； ❖正文与文件处理单为一件； ❖原件与复制件为一件； ❖转发件与被转发件为一件；
二、件的含义
❖来文与复文、去文与复文（具体 包括请示与批等）可作为组合件， 或各为一件。
不分机构编件号
分机构编件号
❖在每年归档工作结束后，如发 现有其他应归档文件材料未归 档，可将该文件排在相应年度 已归档文件之后编目归档。
7、文件著录
把归档文件的有关项目录 入档案管理系统。
❖著录项目必须准确、详细，以 提高利用文件的查准率、查全 率。
❖必须著录的项目有：文件题名、 责任者、文号、成文日期、全 宗号（没有全宗号可留空）、 页数、件号、归档年度、保管 期限等。（见图样）
归档文件目录
件号：以年度为界限，一个保管期限 编一个大流水号。
归档文件目录
责任者：制发文件的组织或个人，即 文件的署名者或发文机关；联合发文 的，可只著录第一责任者。
归档文件目录
文号：文件的发文字号，如“从府 [2005]X号”
归档文件目录
题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随 意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容， 无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟， 附于原题之后，外加“[ ]”号
对，用不锈钢钉装订或线装订。
×××
××× ××× ×××
不
××× ××× ××× ××× ××× ×××
锈
××× ××× ×××
钢
××× ××× ××× ××× ××× ×××
钉
××× ××× ××× ××× ××× ×××
××× ××× ×××
××× ××× ×××
×××
三
××× ××× ×××
❖ 对报表、图样等纸张幅面大于A4规格的文件，需要加以折 叠。操作是要尽量减少折叠次数，文件页数较多时，宜整份 折叠
❖ 组合件内的文件排列： 正本在前，定稿在后；正本在前，附 件在后；原件在前，复制件在后；译文在前，原文在后，转 发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。
4、文件装订
❖装订 采用左侧、下侧对齐方式
❖ 准确地判定每Байду номын сангаас份文件和每一组文件的 价值
❖ 保管期限分别定为： ❖ 永久（无限期）、 ❖ 长期（16－50年）、 ❖ 短期（15年以下）
4、文件装订
❖ 修裱破损或页幅过小的文件
❖ 复制字纸模糊或易褪变的文件，对以纯蓝墨水、红墨水、复 写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料及 传真件等进行复制。
❖ 同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳 定。
❖ 同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳 定。
6、文件编号
❖归档文件应逐件在首页上方空 白处用红色印泥或黑色墨水端 正、清晰地盖上档号章，并填 写有关栏目的内容。
全宗号：通常指国家综合档案 馆给立档单位的代号（企业没 有全宗号的，可不填写）
类别号：不同门类档案的代号， 如管理性档案为A
归档文件目录
日期：指文件形成日期。
归档文件目录
页数：指归档文件的有效页面数，文 件处理单也要统计页数。
归档文件目录
备注：用以标注归档文件的变化情况 或参见档号。
8、填写备考表
盒内文件情况说明：主要用于填写本 盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等 需要说明的情况，如无上述情况，可暂不 填写。
❖ 整理人：由负责本盒文件整理归档的人员签 名。
❖ 由各部门分别整理归档的单位：先将归档文 件按机构分开，再将同一机构的文件按三个
保管期限分开，同一保管期限内按时间先后 排列。
❖
尽可能将关系密切的同一活动、工作、
会议形成的文件材料排列在一起。
5、文件排列
❖ 统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料、 来文与复文、去文与复文等成套性文件可集 中排列，该套文件内部按文件形成的时间先 后排列。
企业档案的含义
❖企业档案是指企业在日常工作中 从事企业管理、生产、经营、销 售、经济核算及科学研究等活动 中直接形成有保存价值的真实记 录。主要包括文字、图表、音像 等。
企业档案的分类
企业档案的分类
A 企业管理性档案
一、档案与文件的区别
❖尚未办理完毕的文件不是档案， 凡处在文书处理过程中的文件， 都不能归档。
2、区分年度 具体如下：
❖ 一般的文件材料，放在其形成的年度归档。 ❖ 计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文
件内容针对的年度。 ❖ 多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。 ❖ 长远规划，放在文件内容针对的头一年。 ❖ 跨年度的会议，放在闭幕年。 ❖ 跨年度的案件，放在结案的一年。
3、划分期限
❖ 检查人：由负责本盒文件归档质量审核的人 员签名。
❖ 日期：填写归档的年、月、日。
9、文件装盒
❖ 将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案 盒，文件松紧要适当，盒满为限。同一盒内 同一年度，同一保管期限。
文件三材、料归归档档的可主分要为步11骤个和步要骤求：
1、收集文件
❖把反映本单位主要活动的，应该归档 的文件材料收集齐全、完整。
❖对不需归档的文件要进行剔除。
❖要注意“帐外”文件的收集，特别是 各种上报图表、花名册、本单位出版 的书刊和外出开会带回的会议文件等。
2、区分年度
根据形成和处理文件的年度 对归档文件进行区分，即不同 年度形成的文件材料要按年度 具体分开。具体如下：
期限：档案的保管期限，分为： 永久、长期、短期
年度：以四位阿拉伯数字标注 文件形成年度的公元纪年。
机构：填写文件形成或承办部 门的简称或代号（不分机构编 档号的单位此栏可空）。
件号：以年度为界限，由档案室集中 整理归档的，一个保管期限编一个大 流水号，由各部门分别整理归档的， 每个部门内按保管期限分别编三个流 水号。件号应做到不重号，不空号。
点
××× ××× ×××
一
××× ××× ××× ××× ××× ×××
线
××× ××× ××× ××× ××× ×××
装
××× ××× ×××
订
××× ××× ××× ××× ××× ×××
××× ××× ×××
5、文件排列
❖ 由单位档案室集中归档的单位:先将归档的文 件材料按三个保管期限分开，同一保管期限
❖对日后没有查考价值的文件不是 档案 。
二、件的含义
❖单份文件，每份文件为一件； ❖各种报表、名册、图册、书刊、
会议记录等，一册（本）为一件；
二、件的含义
❖正本与定稿为一件； ❖正件与附件为一件； ❖正文与文件处理单为一件； ❖原件与复制件为一件； ❖转发件与被转发件为一件；
二、件的含义
❖来文与复文、去文与复文（具体 包括请示与批等）可作为组合件， 或各为一件。
不分机构编件号
分机构编件号
❖在每年归档工作结束后，如发 现有其他应归档文件材料未归 档，可将该文件排在相应年度 已归档文件之后编目归档。
7、文件著录
把归档文件的有关项目录 入档案管理系统。
❖著录项目必须准确、详细，以 提高利用文件的查准率、查全 率。
❖必须著录的项目有：文件题名、 责任者、文号、成文日期、全 宗号（没有全宗号可留空）、 页数、件号、归档年度、保管 期限等。（见图样）
归档文件目录
件号：以年度为界限，一个保管期限 编一个大流水号。
归档文件目录
责任者：制发文件的组织或个人，即 文件的署名者或发文机关；联合发文 的，可只著录第一责任者。
归档文件目录
文号：文件的发文字号，如“从府 [2005]X号”
归档文件目录
题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随 意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容， 无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟， 附于原题之后，外加“[ ]”号
对，用不锈钢钉装订或线装订。
×××
××× ××× ×××
不
××× ××× ××× ××× ××× ×××
锈
××× ××× ×××
钢
××× ××× ××× ××× ××× ×××
钉
××× ××× ××× ××× ××× ×××
××× ××× ×××
××× ××× ×××
×××
三
××× ××× ×××
❖ 对报表、图样等纸张幅面大于A4规格的文件，需要加以折 叠。操作是要尽量减少折叠次数，文件页数较多时，宜整份 折叠
❖ 组合件内的文件排列： 正本在前，定稿在后；正本在前，附 件在后；原件在前，复制件在后；译文在前，原文在后，转 发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。
4、文件装订
❖装订 采用左侧、下侧对齐方式
❖ 准确地判定每Байду номын сангаас份文件和每一组文件的 价值
❖ 保管期限分别定为： ❖ 永久（无限期）、 ❖ 长期（16－50年）、 ❖ 短期（15年以下）
4、文件装订
❖ 修裱破损或页幅过小的文件
❖ 复制字纸模糊或易褪变的文件，对以纯蓝墨水、红墨水、复 写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料及 传真件等进行复制。
❖ 同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳 定。
❖ 同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳 定。
6、文件编号
❖归档文件应逐件在首页上方空 白处用红色印泥或黑色墨水端 正、清晰地盖上档号章，并填 写有关栏目的内容。
全宗号：通常指国家综合档案 馆给立档单位的代号（企业没 有全宗号的，可不填写）
类别号：不同门类档案的代号， 如管理性档案为A
归档文件目录
日期：指文件形成日期。
归档文件目录
页数：指归档文件的有效页面数，文 件处理单也要统计页数。
归档文件目录
备注：用以标注归档文件的变化情况 或参见档号。
8、填写备考表
盒内文件情况说明：主要用于填写本 盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等 需要说明的情况，如无上述情况，可暂不 填写。
❖ 整理人：由负责本盒文件整理归档的人员签 名。