商品采购作业手册范本

商品采购作业手册 (上)
目录
第一章:前言
第二章:采购部组织架构
第一节:《商品部组织架构图》GH－PU－OP －001
第二节:《采购部工作职责》GH－PU－OP －002
第三节:《采购部工作人员基本素质要求》GH－PU－OP －003
第三章:采购部业务管理规范
第一节:《采购部考核标准》GH－PU－WI －001
第二节:《商品功能定位管理规范》GH－PU－WI －002
第三节:《主力商品管理规范》GH－PU－WI －003
第四节:《供应商管理规范》GH－PU－WI －004
第五节:《合同管埋规范》GH－PU－WI －005
第六节:《商品的引进与汰换管理规范》GH－PU－WI －006
第七节:《商品定价与变价管理规范》GH－PU－WI －007
第八节:《商品促销管理规范》GH－PU－WI －008
第九节:《促销区商品陈列规范》GH－PU－WI －009
第十节:《商品陈列管理规范》GH－PU－WI －010
第十一节:《库存管理规范》GH－PU－WI －01
第四章:营采合作
第一节:《营采合作管理规范》GH－PU－WI －012
前言
采购都是超市最重要的部门之一。

它的成功运作将直接决定超市的商品结构、价格形象和盈利状况。

根据店铺运营的投资和公司的阶段性目标，总部制定了公司全年的经营指标，采购部的主要任务就是通过不懈的努力，完成公司的经营指标，包括:各商品部门的销售额、毛利率、库存金额、周转次数、库存天数、新品引进率、滞销品淘汰率、通道费用额等。

围绕着这些经营指标，采购部需要做好超市的商品结构规划、商品功能定位、商品引进与汰换、供应商的谈判与管理、合同的管理、商品的定价与变价、商品的促销、库存的管理，最主要的是，我们是一个团队，营采之间的紧密合作是成功的基础。

采购部的工作是至关重要的并且极具挑战性，他需要的是专业的技能和良好的综合素质。

希望这本《采购规范手册》能够帮助大家成为专业的采购高手，从而从进口就严格把关，全面提升公司的效益。

为明确规定公司商品部和采购部的组织架构，特制定本组织架构图。

2. 0适用范围
本管理手册适用于公司采购部、企划部、质量控制部、人力资源部。

3. 0相关文件
3·1《连锁超市组织架构图》
3·2《连锁超市职责说明书》
4. 0名词解释：(无)
5. 0职责：
5·1建立合理的组织架构，使采购部、企划部、质量控制部等各岗位各司其职，合理分工，提高工作效率。

6. 0作业程序
6．1商品部组织架构图
连锁超市组织架构分解图
（商品部）
2. 0适用范围：本管理手册适用于公司采购部、企划部、质量控制部、人力资源部。

3. 0相关文件：(无)
4. 0名词解释：(无)
5. 0职责
5·1采购总监工作职责
5·1·1监管所有的采购抉定；
5·1·2负责制定销售计划和毛利预算，对超市的毛利、销售额预算全面负责；
5·1·3指导各采购部门经理开展工作，并完成任务指标；
5·1·4负责年度、季度、月度促销计划的制订和监督落实。

5·2采购部门经理工作职责
5·2·1负责本部门的毛利率和销售额、库存周转预算；
5·2·2指导采购主管开展工作，并完成每年的毛利、销售额和库存控制指标；
5·2·3发展与供应商的业务关系；
5·2·4督促落实每期促销计划，审核促销品项和价格；
5·2·5制订新商品引进计划和旧商品汰换计划并监督落实。

5·3促销部的工作职责
5·3·1负责整体的超市促销活动计划，策划设计年度、季度、月度促销万案；
5·3·2负责DM采购计划的组织和跟进；
5·3·3负责跟进促销样品的收集、拍照、价格审核等工作；
5·3·4负责促销活动结束后的评估总结；
5·4采购主管的工作职责
5·4·1负责与本部门供应商的谈判与对供应商的管理；
5·4·2完成本部门销售计划、毛利计划、库存周转计划的落实；
5·4·3负责本部门商品计划表的落实和调整；
5·4·4负责本部门商品的促销计划落实；
5·4·5负责本部门新商品的引进和滞销商品的汰换；
5·4·6负责市场调查，保证本部门商品的市场竞争力；
5·4·7定期巡后，与店铺及时沟通，解决销售中出现的问题。

5·5采购助理的工作职责
5·5·1协助采购主管开展工作；
5·5·2负责采购主管的文书工作；
5·5·3供应商前期接待、合同和相关资料的整理。

2. 0适用范围：本管理手册适用于公司采购部全体员工。

3. 0相关文件：
3·1《超市员工奖惩实施条例》
4. 0名词解释：(无)
5. 0职责
5·1操守廉洁
5·1·1正直高尚的个人品质；
5·1·2良好的职业道德；
5·1·3不利用工作之便谋取私利，拒绝接受供应商的任何个人馈赠。

5·2市场知识
5·2·1对零售行业有深入的了解；
5·2·2对消费品市场有深入的了解；
5·2·3掌握对所负责部门商品的专业知识；
5·2·4对供应商的熟悉。

5·3精打细算
5·3·1把超市采购看成是自己的生意；
5·3·2良好的成本控制意识；
5·3·3尽最大努力创造最高的利润；
5·3·4时时处处维护公司的整体利益。

5·4积极认真
5·4·1敬业、爱业，热爱零售业；
5·4·2良好的心态，工作认真扎实；
5·4·3上进心强。

5·5创新求进
5·5·1不断寻求突破，提升业绩；
5·5·2善于学习，提高自我；
5·5·3不躺在原来的成就上沾沾自喜。

5·6适应性强
5·6·1良好的身体素质和心理素质；
5·6·2能适应超市快速扩张的需要和重复繁琐的工作；
5·6·3合理安排工作。

5·7团结合作
5·7·1良好的淡判能力，不断提高谈判技巧，善于与供应商合作；
5·7·2良好的人际关系处理能力，善于与各部门同事合作；
5·7·3尊重供应商、同事及店铺员工。

2. 0适用范围：本管理手册适用于公司采购部门全体员工。

3. 0相关文件：
3·1《超市奖惩管理条例》
4. 0名词解释：(无)
5. 0职责
在遵循公司总体经营目标下，制订并落实本年度采购目标及采购考核标准，
将商品结构的品项合理化、数量合理化、毛利合理化和库存合理化。

6·0作业程序
6·1销售计划
为强化各部门、门店的目标责任制，应该制订相应的销售计划。

根据
五一超市的现状，为便于顺利调整到位，使目标制订更加切合实际，
将公司销售指标计划分为两个阶段：
第一阶段为计划如下：
第二阶段为计划如下：
6·1·1销售额指标要细分为大类商品指标、中分类商品指标、小分类商品指标及一些特别的单品项商品指标。

6·1·2不同的业态模式中商品销售的特点来制定分类的商品销售额指标比例值。

6·1·3根据不同的季节、月份、节假日制定细分的季度、月份、周销售额目标。

6·1·4制定促销商品的销售额指标。

6·1·5制订DM商品的销售额指标。

6·1·6每天查看电脑系统的销售信息，包括部门昨日、本周、本月的销售额与前一日、上周、上月和去年同期的对比情况。

6·1·7每周一由电脑信息部汇总上周、本月的销售报表，按部门、门店分别汇总，并列比与上周、上月、去年同期的增长和下降比例，
提交给公司总经理、业务副总、采购总监、采购部经理、采购
主管。

6·1·8采购主管在掌握销售情况后，应针对部门、门店和单品销售中存在的问题，找出问题，提出调整改进措施。

6·1·9采购部应在每周例会中通报销售增长较高和下降较大的部，引起重视，并跟进改进措施。

6·2销售占比和毛利计划
为便于公司毛利的调整，根据超市的具体情况，便利店和便利超市系统(不含本来的大卖场)将毛利指标分三阶段实行，计划如下：
6·2·1订各商品类别的占比@生鲜食品、食品、百货、服装等。

6·2·2制订各大类商品下小分类商品的占比。

6·2·3同一商品类别申，不同性质商品的占比：全国性品牌、区域性品牌、自有品牌、非品牌商品。

6·2·4每天查看电脑系统销售占比和毛利变化，包括本部门、各]店及店内各类的情况，及与上月实际、去年同期实际及部门计划的对
比。

6·2·5每周一由电脑信息部汇总上周、本月的销售占比、毛利报表，按部门、门店及门店内分类分别列出，并列出与公司规定计划的对
比，提交给公司总经理、业务副总、采购总监、采购部经理和
采购主管。

6·2·6采购主管在掌握毛利情况后，应针对部门、门店和单品毛利中存在的问题，找出问题，提出调整改进措施。

6·2·7采购部应在每周例会中通报毛利增长较高和下降较大的部门，引起重视，并跟进改进措施。

6·3库存周转
为强化超市系统库存周转意识，逐步提高商品周转率，优化商品结构，合理控制库存，公司应制订严格的库存商品周转计划，按不同品类制订相应得库存周转指标，并严格按计划掌握库存情
况。

采购部门和相关人员应随时了解公司、各店、各类商品库存情况，及时采取措施加以调整，加快商品周转。

不同商品类别的库存周转天数：
6·3·1每天查看电脑系统的库存周转情况，了解本部门目前总体和各店的商品库存金额和周转天数。

6·3·2每周一电脑信息部汇总上周、本月的商品库存情况，按部门、门店分别列出，提交公司总经理、业务副总、采购总监、采购部经
理和采购主管。

6·3·3采购主管在掌握库存情况后，应针对部门、门店和单品库存中存在的问题，找出原因，提出调整改进措施。

6·3·4采购部应在每周例会中通报过高或过低库存的部门，引起重视，并跟进改进措施。

(相关内容请参见6·8库存控制)
6·4商品引进率指标
6·4·1根据不同业态制定新商品引进率指标便利店的新商品引进率指标通常一年达到60%一70%。

6·4·2新商品5迸率指标要落实到全年、每月、每个商品分类。

6·4·3每个部门每月都应引进本类商品5-10的新商品，新商品清单汇总后提交采购部经理并通知各店铺。

6·4·4必须严格执行新商品引迸率指标，以经常给顾客带来新鲜感，并在新产品中创造较高的利润
6·5商品淘汰率指标
6·5·1对有效销售发生率指标一直较低的商品要予以淘汰。

6·5·2商品的淘汰是为了促进超市商品的良性循环。

6·5·3商品淘汰原则上采取“一进一出”的政策。

6·5·4每周以文件方式通知店铺汰换商品的清单。

6·6其它收入利润指标
6·6·1超市向供应商收取一定的合理的赞助费用。

6·6·2合理的其它收入指标有利于提高超市的毛利率。

6·6·3过高的额外费用指标也会损害与供应商的战略伙伴。

定。

2. 0适用范围：本管理手册适用于公司采购部门全体员工。

3. 0相关文件：
3.1《主力商品管理规范》
4. 0名词解释：(无)
5. 0职责
确定商品不同功能定位，并制订相应的销售、毛利、周转等策略，合理规划商品品项，提升店铺销售，加快商品周转。

6. 0作业程序
6．1商品系统功能定位
商品是卖场的灵魂，通过商品结构系统的合理组合和陈列来体现。

公
司经营的商品在提升业绩，获取最大化效益目标上发挥的功能是不同
的，分为：形象商品，销量商品，效益商品。

6·1·1形象商品：最具有低价和品牌代表性，并为消费者所熟知的生活必需乱视其降价力度和品牌在市场的影响力的程度，分为全店形
象商品和"部门形象商品，其特征为：
6·1·1·1售价代表全店的低价形象。

6·1·1·2对顾客有吸弓力的生活必需品，或大多数顾客熟悉其价
格、品质，知名度大的品牌商品；
6·1·1·3单品有规模销量，对专业客户有吸引力；
6·1·1·4价格水平在一定时期内稳定(至少30天)。

6·3·1·1同一商品部门销售排行榜；
6·3·1·2同一商品部门商品销售占比；
6·3·1·3同一商品部门周转率排行榜。

6·3·2竞争店调查法：超市刚开张时，由于缺乏相应的销售历史数据，可运用竞争店调查法来确立主力商品。

6·3·2·1同一业态、同一商圈、同一面积的竞争对手进行调查；
6·3·2·2在12:00-13:00及晚上20:00后，观察竞争店铺内磁石点
货架 (端架、堆头、主通道两侧货架等)的商品空缺
率；
6·3·2·3空缺率高的商品可定为主力商品。

6·4主力商品的调整
主力商品应随着季节、销售情况等及时调整
6·4·1按季节变化调整：
6·4·1·1每个季度要做一次大的调整，每次大调整时，只保持上一
季度主力商品的50一60。

6·4·1·2每个月份做一次小的调整，调整幅度为10%。

6·4·1·3按促销活动作相应调整。

6·5主力商品的优先管理
6·5·1订单优先：保证主力商品的采购和足够的订单数量。

6·5·2资金优先:为保证主力商品的按时、按量到货，应与财务部沟通，在供应商货款的按时结付、结款万式上应优先考虑。

6·5·3仓储优先:在仓库存放面积上应予优先考虑。

6·5·4配送优先，在供应商送货手续、配送申心配送商品时应优先考虑。

6·5·5陈列优先:在卖场的货架安排、陈列布置上应优先考虑。

6·5·6促销优先:在指定促销计划、安排促销商品位置时，应优先考虑。

6·6商品组合优化策略
超市中的商品按其在卖场中不同的销售业绩可分为以下四类：
6·6·1主力商品：即主力商品，是创造超市营业额的主力军，顾客购买频率一同。

6·6·2辅助性商品：是主力商品的补充，与主力商品有较多的关联性，可以衬托主力商品的销售，同时便卖场商品显得丰富。

6·6·3附属性商品：购买频率和销售比重都较低，但却是某类顾客特别喜好的商品，对满足顾客多样化的需求起到稳定的作用。

6·6·4刺激性商品：品类不多，但对推动卖场整体销售有重要意义的商品，有潜力，很可能成为主力商品。

超市用于短期促销，容易弓起
顾客冲动型消费的商品也属此类。

6·7商品组合的方式
通过商品的不同组合，突出超市的经营特色
6·7·1季节组合：消夏商品组合―――凉席、冰垫、风扇、空调等。

6·7·2按节假日组合：如：六一专题―――书包、玩具、儿童书籍等。

6·7·3授消费者便利性组合：如：旅游野餐食品组合―――午餐肉、开罐器、快食面、矿泉水、桌布、消毒纸巾等。

6·7·4按商品用途组合：如：沫浴用品组合―――浴巾、拖鞋、沫浴露、浴帽、浴袍等。

6·7·5按价格组合：如：8元特价商品，均一份商品区等。

6·7·6按供应商组合：突出供应商品牌概念，如“香吧啦”产品系列。

商品的不同组合需要采购经理对下属采购员的统一协调，制定“商品组合项目计划”。

采购员应对自己所管的商品积极负责，主动支持整个商品组合计划。

2. 0适用范围：本管理手册适用于公司采购部门全体员工。

3. 0相关文件：
3·1《采购部员工基本素质要求》1
4. 0名词解释：(无)
5. 0职责
建立供应商管理规范，优化供应商结构，维护公司整体利益，提高供应商对店铺的支持，提升销售。

6. 0作业程序
6．1寻找优秀的供应商
6·1·1供应商的分类：
6·1·1·1按供应性质分类：制造商、代理商、批发商；
6·1·1·2按区域分类：全国性供应商、区域性供应商、本地供应商；
6·1·1·3按品牌分类：知名品牌供应商、一般品牌供应商、自有品
牌供应商；
6·1·2供应商选择策略：
6·1·2·1全国品牌商品争取与制造商、地区总代理直接进货；
6·1·2·2地方商品应与本地制造商直接进；
6·1·2·3同一品类应有至少两家供应商供货，以获取较为低廉的供
货价格；
6·1·2·4不引进只提供一种商品的供应商，除非特别情况，并经采
购总监批准
6·1·3供应商应提交的资料：
6·1·3·1盖公章的企业营业执照复印件 (并已办理当年度年检) ；
6·1·3·2盖公章的企业税务登记证复印件 (并已办理当年度年检)；
6·1·3·3企业法人代码证书；
6·1·3·4商标注册证明；
6·1·3·5代理、经销商的代理、经销许可 (授权书)；
6·1·3·6企业开户行资料；
6·1·3·7盖公章的增值税发票复印件；
6·1·3·8盖公章的商品报价表；
6·1·3·9其它相关资料；
6·1·3·10食品类商品供应商还应提供：食品生产企业许可证，食品
卫生许可证，新产品批准证书防疫检测报告，销售地
当地的卫生防疫检测报告，进口商品卫生许可证；
6·1·3·11药字号保健品供应商应提供：药品生产企业许可证，药品
生产企业合格证;药字号保健品批准证书等。

6·2供应商的谈判
6·2·1谈判要点
6·2·2与供商谈判的技巧：
6·2·2·1谈判前要有充分的准备；
6·2·2·2谈判时要精神焕发，有朝气；
6·2·2·3尽量与有权决定的人谈判；
6·2·2·4尽量在本超市办公室内谈判；
6·2·2·5我方应掌握主动；
6·2·2·6必要时转移话题；
6·2·2·7尽量以肯定的语气与对方谈话；
6·2·2·8尽量成为一个倾听者；
6·2·2·9尽量站在对万的角度，为对方着想；
6·2·2·10必要时以退为进；
6·2·2·11不要草率做出决定；
6·2·2·12谈判时要避免谈判破裂。

6·3供应商档案的建立
6·3·1供应商的档案应包括以下内容：
6·3·1·1供应商登记表；
6·3·1·2供应商产品价格登记表；
6·3·1·3供应商企业资料；
6·3·1·4供应商采购合同；
6·3·1·5供应商洽谈登记表；
6·3·1·6供应商顾客投诉登记表；
6·3·1·7供应商顾客服务登记表；
6·3·1·8供应商销售业绩分析表；
6·3·1·9优秀供应商综合评估加权评分表。

6·3·2供应商的档案应该及时登记、整理。

6·3·3供应商的档案应由专人负责整理、保管，并录入电脑系统保存资料。

6·4供应商的汰换
6·4·1经常对供应商的销售情况进行检核，与供应商共同分析销售差的原
因；
6·4·2应先删除销售差的单品；
6·4·3对总体销售差的供应商在双万协商后仍无改进的要及时删除；
6·4·4对只提供一种商品的供应商在销售较差时要尽可能删除；
6·4·5对销售额大，单品品种多的供应商要关注，避免其控制超市品种、
价格。

2. 0适用范围：本管理手册适用于公司采购部门全体员工。

1.0相关文件：
3·1《供应商管理规范》
4. 0名词解释：(无)
5. 0职责
严格审查供应商资格，确定双方合作的内容和条款，维护公司利益，遵守审批手续，加强供应商合同的管理。

6. 0作业程序
6·1采购合同签订的原则
6·1·1签订合同的供应商必须具备法人资格。

6·1·2采购合同必须合法。

6·1·3签订合同必须坚持平等互利，充分协商的原则。

6·1·4签订合同必须坚持等价、有偿的原则。

6·1·5采购合同应当采用书面形式。

6·1·6采购合同应该双方合同公章方才有效。

6·2采购台同的内容
6·2·1合同的标的：设备、商品的品名。

6·2·2商品的条形码、品种、数量、规格，此项数据一般附在价格表上，如此，采购合同上必须注明价格表为合同附件。

6·2·3使用电脑系统的超市一定要求供应商的商品带有条形码 (部分生鲜食品除外)。

6·2·4商品的品种应具体，避免使用综合品名。

6·2·5商品的规格应规定具体颜色、式样、尺码和牌号等。

6·2·6商品的数量必须以超市实际销售的单位力最小单位。

6·2·7商品的质量和包装：合同上必须注明商品的包装方式，合同上应有具体的质量保证条款。

6·2·8合同上有明确的包换、包修、包退的条款。

6·2·9商品的价格和结算方式：
6·2·9·1不论以何种方式报价，价格表上必须注明确切的商品进价。

6·2·9·2合同上必须规定明确的商品结算方式和程序。

6·2·10交货期限、地点和送货方式：
6·2·10·1合同上必须明确注明交货的时间、地点。

6·2·10·2有配送中心的超市可注明送货至配送中心。

6·2·11对于新供应商，一般先签署3个月的试销合同，如三个月内销售状况良好再续约。

6·2·12商品验收方法：合同上必须注明验收的标准，合同上必须注明验收的方法、期限和地点。

6·2·13违约责任：注明违约行为，通常以下三种行为为违约行为：6·2·13·1不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品。

6·2·13·2不按合同中规定的商品质量标准交货。

6·2，13·3逾期发送商品。

6·2·13·4注明违约责任。

6·2·14合同的变更和解除的条件
6·2·14·1合同中应规定在什么情况下可变更或解除合同，什么情况
下不可变更或解除合同。

6·2·14·2合同中应注明通过什么手续来变更或解除合同。

6·3采购合同的签订程序
6·4采购合同的归档管理与跟进
6·4·1采购合同的归档管理：
6·4·1·1按照商品种类分类归档；
6·4·1·2采购合同复印件与供应商档案归档；
6·4·1·3采购合同原件单独归档、统一管理6·4·2采购合同的跟进：
6·4·2·1以采购合同的条款检查供应商的表现；
6·4·2·2采购合同期限的预警；
6·4·2·3在采购合同期限前一个月对供应商的表现做综合评估以确定是否续约；
6·4·2·4可在电脑系统中设定合同期限预警程序。

规定。

2. 0适用范围：本管理手册适用于公司采购部门全体员工。

3. 0相关文件：
3·1《采购部考核标准》
4. 0名词解释：(无)
5. 0职责
按照商品定期引进计划和标准，及时引进适合公司销售的新商品，汰换销售差的旧商品，形成合理的商品结构和店铺商品形象，提升销售业绩。

6. 0作业程序
6．1 商品的引进
6·1·1商品的引进是采购的日常工作，应制订新商品引进率指标，并落实到全年、每月和每个商品类别，这样可以经常为顾客带来新鲜
感，并在新商品中创造较高的利润，新商品引进率一年应达到
60-70，并分解到每月、每周。

6·1·2通过对竞争对手的调查引进新商品。

6·1·3通过对市场的考察引进新商品。

6·1·4每月新商品引进率应在5-10%。

6·1·5新品引进时注意遵循“人无我有，人有我优”的原则，突出特色。

6·1·6注意产品的生命周期。

6·2新商品订货
6·2·1新商品引进后，采购部向供应商下第一张订单，根据店铺面积、商品结构、陈列位置等，统一为各店订出适量商品；
6·2·2在采购主管通知店铺新商品清单时，应注明商品品名、商品编码、规格、型号、供应商名称、最小订货量、进价、售价、陈列要求
等；
6·2·3店铺按订单验收供应商商品，并按采购部通知要求加以陈列；
6·2·4店铺应加强新商品的陈列和销售工作，在陈列、POP、新商品标识等方面突出展示；
6·2·5店铺根据新商品销售情况，进行后续商品的订货工作；
6·2·6新品引进时应有3个月的试销期，该新品必须在这3个月内达到相应的营业指标(销售量指标、销售额指标、利润指标等)才能成为
正常商品；
6·2·7经过三个月试销后，新商品销售末达到预期目标，要与供应商进行沟通调整或进行汰换。

6·3商品的汰换
6·3·1对有效销售发生率一直较低的商品耍予以淘汰，促进超市商品的良性循环，商品淘汰率应遵循“一进一出”的原则，通过设定最低
销售量和最低销售额来淘汰商品；
6·3·2对于质量不合格或多次遭顾客投诉的商品要坚决淘汰；
6·3·3对淘汰商品建立档案，以防以后再次进货；
6·3·4商品淘汰时要有严格的程序；
6·3·4·1列出淘汰商品清单，交采购经理确认、审核、批准；
6·3·4·2统计出各门店和配送中心(仓库) 所有金额；
6·3·4·3确定商品淘汰日期，通知店铺清点淘汰汰商品的库存量及、
汇总；
6·3·4·4淘汰商品的供应商货款抵押，换商品；
6·3·4·5淘汰商品的退场 (下货架―――统一点数打包―――退
场)。