合肥物质科学研究院(精)

合肥物质科学研究院

ARP系统综合财务管理制度

（试行）

第一章总则

第一条根据中国科学院关于ARP系统建设的相关规定，为规范合肥研究院的财务行为，加强财务管理和会计核算，结合本单位实际情况，特制定本办法。

第二条研究院根据建立的ARP系统业务管理制度，严格执行系统操作规范，充分发挥财务管理和监督水平。

第三条研究院根据ARP系统运行后所带来的变动，结合本单位实际，做好财务基础工作，做好各类业务的原始记录，严格根据系统要求，做好处理业务手续完备方可进行系统操作。

第四条为发挥ARP系统的管理优势，必须做到流程统一，如发现系统运行存在的问题应及时上报主管部门。

第五条在ARP系统上线前要界定相关用户的操作权限，以保证上线时的系统安全及操作流程的衔接。

第二章会计科目统一管理

第六条为充分发挥ARP系统的功能，严格按照中国科学院会计科目表（以下称“COA”）的规范对会计科目进行管理、设置。

第七条COA由单位段、部门段、科目段、子目段、课题段和备用段六个段值构成。按照统一的规则进行设置。统计的COA不仅可以保证各单位会计信息的一致性和可比性，而且增强了各级管理所需会计信息的可见度，加强了预算、统计和分析的可操作性、时效性以及准确性。

第八条在项目会计模块里维护了课题、课题组、子课题之间的关系后由系统自动生成COA中课题段的信息，对于行政部门使用的虚拟课题有财务部分统一按照规则在维护COA 中的课题段直接进行维护。

第九条COA 由财务部门统一管理维护。

第三章会计凭证录入、审核及报表管理

第十条为保证会计信息的时效性和真实性，当天发生的业务应在当前工作日或下一工作日录入ARP系统，不得将大量业务累积到月底再进行录入。

第十一条总账凭证是ARP系统最终的记账凭证，分为两种：手工在总账模块录入的凭证，从子模块(应付、薪资、资产等模块)导入的凭证。从子模块导入的凭证如要调整，为了保证各子模块和总账模块的一致性，应在各子模块进行调整后重新过账到总账模块。

第十二条凭证编号生成：总账模块手工录入凭证在第一次存盘时系统自动生成，应付模块在创建会计分录时生成，资产和工资在导入到总账过账后生成。各模块生成凭证的编号共用一套流水。凭证编号规则：单位（2）+年月（4）+流水（5）

第十三条手工在总账录入凭证、过账、打印和保管的步骤。

1、录入凭证时，新建一个批或查找到本日的批，并在该批中新建一张凭证（日记账）。批名为“录入人姓名拼音缩写”+“年月（日）”+“两位流水号”。

2、凭证保存后系统自动生成凭证编号，保存后的凭证不允许删除，但可以修改。

3、未过账的凭证系统允许调整。过账后的凭证不允许修改和删除。如果确实发生错误要生成冲红凭证并重新录入新凭证，两张凭证都需打印归档。

4、资产采购报销时，应录入资产管理人员提供的入库单单号，与资产模块保持数据一致。

5、确认当前工作日凭证批的业务已经全部录入到ARP系统后，将该凭证提交审批；审批通过后，过账打印；打印出的凭证贴附相关原始单据并进行归档保管。

第十四条应付模块导入凭证的录入、过账、打印和保管的步骤。

1、应付模块中录入发票，发票编号应采用以下原则：

a) 员工借款的借款单在系统内录入预付款发票，发票编号处可填写核销号利于核销。

b) 需对外部供应商支付的采购发票，系统内发票编号即为真实的发票编号，在系统中对发票进行行分配时，要充分反映发票上的明细内容。

c) 员工到财务部门报销，系统内发票编号为“录入人姓名拼音缩写”+“年年月月日日”+“两位流水号”。

2、资产采购报销时，在应付录入资产采购发票，要录入入库单号，便于与资产模块对账。

3、应付模块录入的所有业务验证之后不可修改，如果发生错误，必须撤销“付款/冲销应付款、发票”，系统将生成借贷方相反的凭证进行冲销。再重新录入正确的凭证。

4、应付模块创建会计分录后生成凭证编号，与总账模块手工录入的凭证共用一套流水编号。

5、将导入到日记账的凭证提交审批，审批通过后，过账打印；打印出的凭证贴附相关原始单据并进行归档保管。

第十五条资产模块导入总账，资产会计月末须核对财务模块与资产模块的数据，并在资产模块运行导入日记账分录，在总账过账后进行凭证的打印。

第十六条薪资模块导入总账，工资核算会计及时核对薪资模块运行导入的日记账，核对无误后在总账过账后生成凭证编号，进行打印。

第十七条网上报销业务的审核、录入、导入和打印步骤。

1、会计人员根据自己岗位职责范围处理业务；

2、会计人员在接到报账人员的纸质报销单后进行审核，审核无误后会计人员在纸质报销单上签章确认，并在网上报销系统上点击“同意”。审核内容包括：

a) 纸质报销单是否有相关领导签字；

b) 原始发票是否有效、真实，发票金额是否与报销单一致；

c) 纸质报销单是否与网上报销系统提交的数据、内容完全一致，包括报销内容、附件张数、报销金额；

d) 网上报销系统提交的信息是否完整、准确，报销单类型的选用是否正确；

e) 在实行绝对控制之前，需要审核科研课题可用金额情况，杜绝赤字开支；

f) 报销内容是否符合国家和研究院的相关制度规范；

3、会计人员必须在当天将已审核通过的报销或借款业务导入ARP，并做相应的修改，生成日记账凭证，并过账。

第十八条根据会计基础工作规范化的相关文件的要求，进行会计报表的定期打印和归档工作。

第四章费用报销管理

第十九条各部门、研究室、课题组应当根据ARP财务系统运行后带来的变动，相应调整借款报账等事宜的方式和流程，以适应ARP运作的要求。

第二十条网上报销处理具体操作步骤规定如下：