数据透视表教程4—数据透视表组合

培训内容：数据透视表组合

本课主讲：数据透视表的项目分组

项目分组是一种常用的管理手段，无论是对人还是对事，使用一种有效的方式，将单个的个体串起来形成有组织的团体，其反应出来的威力将远远大于原来数量巨大的群体。其实数据透视表本身就是对数据进行分析和挖掘用的，但是在数据透视表里还是有很多单个的个体的情况，这时就需要对已经在透视表里存在的项目对它进一步的分组，从而将隐藏在多个数据项目后面的信息进一步的挖掘出来。

一、针对不同数据类型的字段进行项目组合

1、组合日期型项目

A、自动组合日期型项目

操作方法：单击要组合的字段或字段下的项目》单击右键》组及显示明细数据》组合》在分组对话框中将步长选择为“月“和“季度”》确定。如图1、2

注意：如果字段的日期不在同一年，应同时将在步长的“年”也选上，如果步长不选择“年”，则会将不同年份的同一个月的数据进行汇总，这样的数据没有可分析性。

在数据透视表工具栏中添加“组合”“取消组合”按钮，在分组时使用起来就更方便。

添加按钮方法：单击数据透视表工具菜单的下拉箭头》添加和删除按钮》数据透视表》勾选“组合”和“取消组合”。即可在数据透视表的工具菜单添加“组合”和“取消组合”按钮。如图3、

绿色向左箭头为“取消组合”按钮，绿色向右箭头为“组合”按钮。

在进行数据项目分组之后会在字段列表内自动增加一个新的字段，此字段与其它字段一样，可以进行各种数据透视表的操作。

B、取消日期型的自动组合

先将要取消的组合字段拖入到透视表内》选中要取消的项》单击数据透视表工具栏中的“取消组合”按钮即可。如图4、

思考：如何按旬来组合日期？

单击要组合的字段或字段下的项目》单击数据透视表工具栏上的“组合”按钮》在分组对话框中的步长只选择“日”》在下方则会出现天数的输入框中输入10》起始于输入1日，这样才能从每个月的1日开始到10日结束每10天进行组合》确定。如图5、

2、组合数值型项目

数值型的项目就是指行字段或是列字段的项目是纯数值，但是项目不包含数据区域的组合，只能考虑对行字段和列字段当中的内容进行组合，数据区域是不支持组合的。

A、按等距步长组合

按等距步长组合的操作方法：单击要组合的字段或字段下的项目》单击数据透视表工具栏上的“组合”按钮》在步长栏内输入需要的大小》确定》更改组合后的新字段名称以及项目名称。也可对“起始于”和“终止于”两个项按要求进行适当的调整，如图6、

B、按不等距步长组合

不等距步长组合方法：手动组合方式。手动选中要组合的区域（自动分组时只需选中字段或字段下的一项即可）》单击数据透视表工具栏上的“组合”按钮》确定》更改组合后的新字段名称以及项目名称。如图7、

如果要组合的区域不相邻，可先调整行（列）字段下各项目位置后再进行组合（直接用鼠标拖动到目标位置或是用排序的方法），也可配合Ctrl键进行多个区域的选择。

C、取消组合

取消组合的方法1：局部取消、局部取消时只选中要取消的项目》再单击数据透视表工具栏的“取消组合”按钮，则只取消选定区域的组合。

取消组合的方法2：全部取消、全部取消时应选中行字段》再单击数据透视表工具栏的“取消组合”按钮则可取消字段下的所有组合。

思考1：如何按不等距步长自动组合？

常规的组合方法无法达到按不等距步长自动组合，但是可以在数据源中添加辅助列的方法，用函数将数据按一定的要求进行赋值，然后再创建数据透视表，将添加的辅助列字段拖到数据透视表，即可达到不等距步长自动组合的要求。

公式参考： =LOOKUP(F5,{0;3;10;15},{"3年以下","3至10年","10至15年","15年以上"})

=IF(F2>15,"15年以上",IF(F2>10,"10至15年",IF(F2>3,"3至10年","3年以下")))

注意：IF函数有嵌套7层的限制。

思考2：如何按不等距组合日期？

对日期进行不等距组合可按数值型手动组合项目的方法，先选中要组合的区域》再单击数据透视表工具栏的“组合”按钮》更改组合后的新字段名称以及项目名称。因为日期值本身也是数值型数据，所以数值型数据适用的组合方法对日期也一样有效。

3、组合文本型项目

A、组合文本型项目的方法

文本型项目的组合只能采用手动组合方式进行组合。首先手动选中需组合的区域》单击数据透视表工具栏上的“组合”按钮》确定》更改组合后的新字段名称以及项目名称。如果

要组合的区域不相邻，可先调整行、列字段下各项目位置后再进行组合（直接用鼠标拖动到目标位置或是用排序的方法），也可配合Ctrl键进行多个区域的选择。

B、取消文本型组合的方法

取消文本型组合的方法与取消手动数值型组合的方法相同，即局部取消和全部取消。二、避免组合失败

组合失败的原因主要有三种：组合字段数据类型不一致、日期格式不正确、引用区域失效。

1、组合字段数据类型不一致

A、空白单元格

数据源中存在空白单元格造成数据类型不一致，解决方法是先将数据源中的空白单元格删除。

注意：删除数据源的空白单元格之后，由于数据透视表的数据缓存的原因，刷新数据透视表时可能仍然不能正确地显示数据和分组。解决办法是重新创建一张数据透视表或是用彻底更新数据透视表的方法来更新数据源。

B、数据类型不同

将数据类型转换成相同类型的数据再创建数据透视表。

C、数据源引用为整列或整行

创建数据透视表是不能将数据源引用为整列或整行，因为引用整得和整列就会出现空白的项，所以在分组时也会出现错误提示，最好的是创建动态区域的数据透视表。

方法一、列表法：单击菜单栏的“数据”》列表》创建列表》然后再创建数据透视表即可达到动态的引用区域。