怎样组织与参加会议(13页)

组织和参加会议
一、会议主席有哪些责任：
1、主持会议：主持会议、维持会议秩序并确保小组的积极工作(应明确会议的任务和会议小组类型);
2、会议控制：会议控制的方式和组织取决于召开会议的原因。

控制应当着眼于建立行为标准，以这些标准徇会议的结果，并在必要时进行调整。

作为有效的会议主持人应遵循以下五个基本原则：决定讨论主题;明确讨论范围;确保人们围绕主题依次发言;尽可能做到公正、尽全力避免与会者的争论;确保其他成员了解会议的进展情况。

3、引导：必须能够发起会议，并确保以良好的秩序进行主题的问题的讨论。

介绍会议议题(解决问题过程)：1)识别主题/问题;2)交换和开发建议;3)评价不同方案;4)选择行动计划(确保每个人都明确自己的责任)。

4、促进讨论：1)主席应当经营以提出恰当问题的方式激励与会者(掌握提问技巧)
如何促进讨论：1)提问的措辞避免“是”或“不是”的答案;2)提出简短的问题;3)采用紧扣主题的问题;4)采用只涉及一个方面的问题。

5、应付“隐密议程”：应努力保持讨论集中，而不使其演变成与会者之间的个人冲突。

6、作出决定：除了正式的投票表决方式，主席应采取一致同意的方法，或者恰如其分地引出解决问题的最佳方案。

7、会议结果后，主席的责任是确保备好会议纪要和会议决定的后续行动计划。

二、决策方法及其优缺点：
1、权威决策法：由主席决定;快速、高效;但是成员可能没有表态或赞成;
2、多数/投票表决决策法：一般认为比较公正;投票时机很关键;可能分裂群体成员;少数人会不同意，因此可能不承担责任;
3、趋同决策法：根据群体的大致倾向决策;成员高度参与;过长(要求听取所有成员的意见，尽管他们实际上尚未形成明确观点);或许有时难以达到。

4、达成一致决策法：每个人都完全同意;难以达成一致，实际上通常不必如此。

三、与会者的责任：转自环球网校24.
1、态度：树立对会议的积极态度，敞开思想并听取别人的意见;
——会议能为你提供各种机会：
1)受益于别人的知识和观点;2)从同事的背景和经历中获取最大量的信息;3)对所执行政策和决策的参与感;4)更好地了解和正确评价你的同事，在你们中间形成团队工作精神;5)与别人交换你的个人思想;6)以别人的眼光评价你的个人观点、信念和态度。

2、准备：保证自己做好准备和了解会议主题;
3、认识群体过程：对“群体过程”和群体功能的认识有助于树立正确的态度更好的参与。

——有效的会议参与者的特征：
1)注意考虑其他有关的人;2)认识到交互作用过程必须是双向的，要灵活和宽容;3)注意交流障碍的存在，努力克服他们;
4)辩证和分析地思考的能力5)有能力和意愿以适应别人的语言，清晰扼要地讲话;6)具有适当的时间意识，既包括何时、如何发言、也要考虑会议安排和地点;7)具有合作与调解的愿望，以实现群体目标;8)认识积极倾听的必要性。

四、在一次会议中，应何时参与?
——当你感到有些东西可讲时：1)准备好即时参与;2)分几次发言，而不是一次把话都说完;3)保持灵敏状态，准备发言。

五、会议的议程是：需要讲座的业务事项的顺序。

六、议程顺序：
1、选出主席和工作人员(必要时);
2、会议通知——由秘书宣读(通常仅在非常正式的会议);
3、上次会议纪要——阅读通过(通常由秘书)，然后由主席签字;
4、备忘录提出问题;
5、达成的协议——秘书宣读;
6、主席致开幕词;
7、前面会议留下事项;
8、财务问题(财务主管报告、帐目流转等);
9、委员会和工作单位报告;10、在可能时提议讨论、建议者和依次发言名单;11、预先提出并列在议程中的其他事项;
12、下次会议日期;13、任何其他业务14、感谢主席(在一般会议上不常见);15、主席答谢(同上);16、主席宣布会议闭幕。

七、议程准备和支持文件：
1、议程中的每个项目应用数字排序，如发生变动，在会议开始时主席应说明理由;
2、当继续上次会议的一个项目时，引用那次会议的日期和备忘录编码是有益的;
3、另一种有用的方法是将参考资料作为重要的支持性文件，既可驸在相关项目后面，也可列一清单放在议程后面;
4、在准备会议时，提问题比平铺直叙能激励更多的反馈;
5、议程应有一个提示，确定下次会议的日期、时间和地点。

——议程计划步骤：
1)根据上次会议列出突出问题;2)通过预期目前发展和与会议成员联系，提出商务中的新议题;3)选择重要议题;
4)避免包括过多的“新问题”;5)将例行项目放在开始;6)按逻辑关系排列关键项目;7)根据可用时间和与会者情况安排项目;
8)用数字排列项目;9)交叉参考上次会议的议题;10)要求明确提出下次会议的细节，在议程结尾列出“下次会议日程”;11)指定需要的附加文件或将它们包括在议程中;12)与主席讨论通过议程;13)将议程草案交付打印，也可能由你自己打印;14)校对打印搞;
15)驸带上次会议的备忘录，将文件和有关文章发送所有应出席会议人员。

八、制作备忘录：
会议之前：
1、寻找如何做此事的习掼或指导;与主席核实一下是否有专用格式。

会议期间：
1、记录资料、时间和会议地点;
2、记录出席会议人员，收到谁的“缺席致歉”;
3、识别讨论题目;有条件的话，使用议程为指导;
4、按照会议首先处理例行项目的惯例——宣读上次会议的备忘录并签字，备忘录提出的问题和达成的协议;
5、计划基于简要题目的记录，这类标题可摘自主题，或讨论、决策和拟定行动的摘要，包括时间和参与者;
6、编排每项记录的参考号;
7、跟随会议进程;
8、及时澄清重点的和含糊不清的观点;
9、以摘记形式书写，避免逐字地记录，除非要求如此;10、使用简短的句子和段落。

会议之后：
1、会后立刻清楚地起草备忘录;
2、与其他人核对——可能是与主席;
3、在会议两天内采用清晰的格式打印;
4、仔细校对打印稿;
5、将备忘录发送给出席和原应出席会议的人员，以及任何需要知道情况的人;必要时发送修正稿;
6、仔细将备忘录存档——组织内可能有备忘录存档规定，你应当了解和执行;
7、核查对行动的监督和后续行动。

——避免做的事：
1、试图主持会议和记时，指定别人记时;
2、讨论速度过快，使你不能准确记录;
3、在你对发言的转译中夹杂自己个人的偏见或观点;
4、备忘录中插入太多人名;
5、包括未解释的缩写和术语，潜在阅读者对此不熟悉;
6、拖延起草备忘录——忘记发生了什么;
7、过分受成员地位影响;仅因为是你的上司，不意味着你必须记录他们说的每一个字;
8、忘记确认下次会议的日期、时间和地点。

九、视听会议的优、缺点：
优点：1、成本——租演播室召开一小时的电视会议、比从各地召集人们到一起开会要节省10倍甚至12倍。

2、即时——在较短时间内通知开会;
缺点：1、气氛——失去大部分感觉别人身体语言等信息的能力;2、交往——没有在会前和会后交谈或更多谈判的机会;3、连续性——实践中，会议很呆板，因为每人不得不等候摄像机对准他们轮流发言。

十、如何召开成功的电话会议：
对主席的提示：
1、提前把议程传真给每个人，详细说明讨论主题和与会者情况;
2、同时提前用传真发送文件和需要参考的资料;保存每人的传真号码，以便于在会议期间发送必要的补充资料。

3、每人上线后马上点名;
4、对与会者讲话总是报出姓名，
以保证相应的人能听到你的评论;5、不时进行小结，保证使每人跟上进程;6、注意哪些人尚未发言，吸引他们参与会谈。

对参与者的提示;
1、不要和别人同时讲话;发言前稍等片刻，以确认别人真正讲完了;
2、当你提出问题时，明确提问对象;
3、总是应答别人的提问，即使你没有现成答案;
4、不要在同一个房间举行附带会议而未告诉主席，也不要使用你的电话的弱音和密码键。

商务会议关键短语—组织会议（中文版）
下列短语可以用于会议中。

如果你要主持会议的话，这些短语十分实用。

开幕
早上好/下午好，大家好。

大家都到了，我们的会议现在开始。

欢迎及介绍
请同我一起欢迎……(与会者的名字)
我们很高兴……的到来(与会者的名字)
我想对……的到来表示热烈的欢迎(与会者的名字) 很高兴……能参加我们的会议(与会者的名字)
我来介绍一下……(与会者的名字)
陈述总体目标
我们今天要讨论……
我想确认一下……
我们今天的目标是……
我今天叫大家过来是为了……
宣读上次会议的记录
首先，我先很快地介绍上次会议的大致内容。

首先，让我们浏览一下上次会议的报告，上次会议是……开的。

介绍近期发展
杰克，你能向我们介绍一下项目进行的如何？
杰克，项目目前进行的如何？
约翰，你那份新的账目报告完成的怎样了？
往下进行
所以，如果我们现在的都讨论完了，让我们继续今天的议题。

我们可以进入正题了吗？
还有其他事项吗？
如果没有其他意见，我们继续今天的议题。

介绍日程
你们都拿到今天日程的打印稿了吗？
今天的日程有几个事项。

首先，第二，第三，最后我们可否依照该顺序进行会议？
如果你不介意，我就开始介绍会议事项了。

跳过第一事项，直接到第三事项。

分配任务（秘书，与会者）
（与会者名字）同意做记录。

（与会者名字），你能做记录吗？
（与会者名字）同意为我们做一个关于……的报告。

在会议的基本议程上达成一致(贡献, 时间,决策制定等等。

我们首先听一下关于每一部分的简短报告，然后讨论……
让我们确定我们在……（时间）结束
我建议我们……
每个事项讨论五分钟。

介绍日程的第一项
因此，让我们从……开始
我建议我们从……开始
所以我们今天第一项议程是…
我们可以从……开始吗？
结束一个议程
我认为第一事项就讨论到这儿结束。

我们可以结束这一事项的讨论了吗？我们为什么不继续……
如果大家没有别的意见，让我们……下一事项
让我们开始下一事项的讨论。

既然我们讨论完X了，下面讨论……今天议程的下一事项是……
总结
在我们结束今天的比赛之前，让我总结一下要点内容。

让我迅速的说一下今天的要点。

概括一下，…….
好，我们为什么不快速地总结一下今天的会议呢？
结束语
好，看起来我们的所以议程都进行完了。

如果没有其他意见，我们就可以结束会议了。

让我们结束几天的会议。

讨论并制定好下次会议的日期、时间、地点
我们可否现在订一下下次会议的时间？
所以，下次会议会在……举行。

让我们下次……再见。

周三？怎样？
感谢与会人员的到场
我先感谢玛丽安和杰米从伦敦赶来参加会议。

感谢你们的到场。

谢谢你们的参与。

结束会议
会议结束，我们下次会议再见。

会议到此结束
我宣布会议到此结束。