档案管理情况相关说明

文件档案管理制度

1目的

为了确保文件和档案满足公司安全标准化使用要求特编制本制度。

2适用范围

适用于公司内部规章制度、操作规程及档案管理。

3管理职责

3.1安全办公室是本制度归口管理部门，负责本制度编制、修订和组织实施；

3.2各部室及单位负责本单位主管范围内规章制度、操作规程的编制、使用、评审、修订；

3.3各部室对文件、档案资料进行收集、管理并及时移交给安全办公室进行统一管理；

4.工作程序

4.1文件管理要求

4.1.1各部室负责本单位主管范围内规章制度的编写，编写完成后由本部室负责人进行审核，制度审核完毕后应由制度内容相关的主要领导、部室负责人，工会代表或员工代表进行评审，制度评审后应有评审报告，由总经理批准并将制度进行发布。制度发布后由安全办公室负责将制度下发到相关部室、单位。制度使用前部室及单位应组织员工对该制度内容进行学习，并在日常工作中将制度落实。

4.1.2各生产单位负责本单位主管范围内操作规程的编写，编写完成后由安全办公室负责审核，操作规程审核完毕后应由主要领导、单位负责人，工会代表或员工代表进行评审，操作规程评审应有评审报告，由总经理批准并将操作规程进行发布。操作规程发布后由安全办公室负责将操作规程下发到相关单位车间。操作规程使用前车间应组织员工对该操作规程内容进行学习，学习考核合格的员工方可上岗。

4.1.3每年都要在年末对制度和操作规程的使用情况和有效性进行评审，如不满足要求应对制度和操作规程进行修订。修订完成后营遵照评审程序进行评审，并下发使用，每三年在重新修订一次。

4.2档案管理要求

各部室及单位负责本单位主管范围内的文件、资料的收集、整理、立卷、更新工作。部室、单位的档案管理员及时将收集的文件、资料汇总到安全办公室处存档。文件档案管理工作是动态化的管理工作，为了实现文件、档案资料的完整、准确，应充分考虑以下因素。

4.2.1各部室、单位及时将本单位主管范围内主要安全生产资料进行档案管理，主要安全生产资料有：安全生产文件、事故、事件记录、风险评价信息、培训记录、标准化系统评价报告、事故调查报告、检查、整改记录、职业健康检查与监护记录、安全生产会议资料、安全活动记录、法定检测记录、关键设备设施档案、应急演习信息、承包商和供应商信息、维护和校验记录、技术图纸等；

4.2.2各部室及单位将本单位主管范围内的上级主管部门、地方

政府及兵团的文件、材料、声像、报表等资料都必须及时学习、归档确保完整无缺；

4.2.3随着电子信息化办公的发展，部分文件档案资料以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理。

4.2.4档案资料的分类管理要依据档案来源、时间、题目、内容等分成若干层次和类别，档案要有档案目录，便于查阅。

4.2.5安全办公室组织每年对档案进行一次检查和清理，对破损和褪色的材料进行修补和复制；

4.2.6档案资料的借阅管理：借阅与工作相关的文件资料可在资料室直接借阅，如将文件资料借阅出档案室须安全办公室负责人批准并规定归还时间方可借阅；公司内部保密文件的借阅、外单位借阅文件资料应由主管领导进行批准方可借阅。借阅文件资料应履行登记、签收手续。不得在档案上涂改、撕毁，保证档案的完整干净、整洁；

4.2.7安全办公室定期对档案资料按内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面进行鉴定，同时根据档案保管的期限准确地制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案，登记造册，经部门负责人审核，报文件档案主管领导批准后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字。

4.2.8各部室及单位移交文件档案时需安全办公室的档案管理员签字；

4.2.9公司应设立档案室，档案室内要配备防盗、防水、防潮、

防尘、防强光、防火、防有害生物的必要设施，防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。

5.相关文件

6.记录

6.1档案借阅登记表；

6.2档案销毁清单；

文件档案管理制度执行情况的检查报告我公司针对文件档案管理制度和涉及安全文件制度执行情况开展了一次全面的档案检查和自查活动，并同时向全体干部职工进行了一次全面的安全文件档案宣传。现将检查情况汇报如下：

一、高度重视，加强档案工作的组织领导

1、安全文件档案管理是企业工作的重中之重，我公司安全生产领导小组十分重视文件档案管理工作，实行安全领导负责制，在今年安全生产标准化建设活动启动开始后，加大了企业文件档案管理执行力度，建立完善了文件档案管理负责制，规范了安全各类文件归类和装订，同时，明确各项职责，将文件档案管理工作落到实位，保障了安全文件档案工作的顺利开展。

2、随着企业安全文件档案管理系统的逐步开展，在单位主管领导的重视下和大力支持下，自建立至今企业文件档管理系统运用于档案整理工作，落实专人负责。做到规范整理，有序利用。还设立了安全生产检查制度、安全教育培训制度、重大危险源监控制度、重大隐患整改制度、危险物品和物料管理制度、职业危害预防和职业卫生管理制度、特种作业管理与审批制度、特殊工种管理制度、事故、事件报告和管理制度、设备和设施管理制度、设备设施维护制度、安全生产档案管理制度、安全生产奖惩和责任追究制度《安全生产责任制》《消防安全管理制度》《安全操作规程》《消防应急预案》安全生产投入情况，等有关资料，不断完善档案信息系统安全管理制度，确保档案信息系统安全。在管理上建立了电子归档制度和文件管理的记录系统，严格执行保管制度，从技术要求和管理措施两方面有效地保证了我公司档案信息的安全管理。

二、认真落实档案安全保管、保密制度的建立及执行情况

主要做法：

1、我公司为了搞好档案安全管理工作，单位档案室在原来的基础上加强了对档案保管、利用、保护、保密等规章制度的落实。实行档案专人保管，专人查阅，集中归档，认真执行《文件档案管理制度》。

2、并按照各项规章制度的要求认真落实整改。把安全生产投入有财务科专人负责、设立了安全生产投入科目，职业病健康有公司卫生员专门设立个人健康档案。设备设施档案管理有公司档案室专项负责并建立各项设备、基建、图纸、技改等主要归档管理，电气、线路的监管纳入企业安全消防系统一并管理，严格执行，确实消除档案室内的安全隐患；由单位主管安全领导负责，把节假日值班保卫制度落实到人，认真巡查做好记录，定期检查。如：档案柜、防盗门窗、电源电线等进行了完好率检查，并对案卷的数量、质量、霉变情况进行检查，落实了档案管理安全责任制。

三、加强各级工作人员的岗位职责的建设，完善档案管理措施，严防泄密

我公司依照相关法规，切实加强对文件材料收集工作的监督、检查和管理，使我公司的档案管理更加合理化、规范化、科学化。我们制定并实施了较为有效的措施：一方面，加强对归档文件材料的保管以及保密力度，由档案人员统一集中管理，任何个人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件资料，认真做好传阅和保存工作；另一方面，做到以人为本，努力提高档案管理人员的业务素质，积极参加总场档案管理技术和业务知识培训。档案工作人员认真做好文件的收、发工作，做好档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；严格执行《档案管理制度》，做好保密工作。主动接受主管部门的业务指导和督促检查，积极完成与档案相关的其它工作。

四、检查类型和要求：

1、检查类型：巡回安全检查

（1）检查内容：识别并纠正各重点岗位不当的可能导致伤害的作业环境；识别并纠正不当的可能导致伤害的行为；识别不安全的设备、设施与工具；识别技术骨干和挡车工防护用品的执行情况；识别人机工效的需求；识别纠正和预防行动的效力。

（2）检查频率：公司安全保卫员跟车间、班组巡回检查；坚持24小时现场监控，确保车间及现场始终处于可控状态；车间主任每天检查；企业安全、保卫、安全办公室、电气等部门和各车间每月组织1～2次检查；公司安全领导、主管安全、保卫负责人每周对车间、班组、岗位抽查1～3次。

（3）检查范围：以重点作业岗位、生产车间、电气特种设备设施、高空作业环境、消防设施等地点为主。

（4）检查人员：以安全生产领导小组和安全保卫负责人为主。

2、检查类型：例行检查

（1）检查内容：为实施安全生产标准化建设提供有利的组织保障；特别在规章制度的执行情况；安全检查与整改措施的执行情况；职工参与安全生产标准化建设达标活动情况；应急响应的准备与演练情况；法律法规与其他要求的遵守情况；员工的安全行为状况。

（2）检查频率：每半年组织一次检查。

（3）检查范围：企业车间

（4）检查人员：以安全办公室为主。

通过自查，我公司对档案安全工作进行了进一步的明确，同时，也发现了一些存在的薄弱环节，比如：档案室未能与办公室分开，保密观念还有待进一步强化等等。针对以上问题，我们制定了整改计划：

（1）进一步组织学习档案管理基本知识，充分认识档案工作的重要性。加大宣传力度，让大家了解档案工作，加强安全观念；（2）档案管理工作要建立在平时的认真、仔细、及时的基础上，在日常工作中，要随时进行整理、分类、归档，做到规范化管理；（3）加强监管工作。定期对单位的文件进行保密检查，发现问题及时纠正，把安全隐患消灭在萌芽时期，确保文件的安全；（4）继续建立健全档案管理工作制度，并严格按照制度执行。通过此次自检自查，我单位各级领导、档案工作人员及全体干部职工，增强了档案安全意识，牢固树立了安全防范意识，并在检查中进一步消除了安全隐患。

今后，我单位将继续按照此次检查的精神和要求，把档案安全体现在实际工作中，落在实处，认真的坚持下去，时刻确保档案的安全和完整。

阿克苏世纪中天实业发展有限公司

2017年7月29日