我国档案管理智能化发展趋势研究
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趋 势化进行讨论 ， 并 提 出促 进 其 发 展 的 一 些措 施 。 关键词 ： 档案 管理 ； 智 能 化 管理 ； 发 展 趋 势
～
中图分类 号 ： Ｆ ４ ９
文献标 识码 ： Ａ
Leabharlann Baidu
文章 编 号 ： １ ６ ７ ２ － ３ １ ９ ８ （ ２ ０ １ ３ ） ０ ８ — ０ １ ６ ４ — ０ １ 就 提 升 了文 献 检 索 的准 确性 和 范 围 性 ， 使 人 们 能 够 以最 快 的速 度 找到 想 要 的 相 关 文 献 ， 而且 各类文 献也 以“ 期 刊” 、 “ 硕 士 文 献” 、 “ 博 士文 献 ” 等方 式进 行 分 类 ， 突 出 了文 献 的重 要 性和 性 能 ， 进 而提 升 了文 献 选 用率 。 ２ ． ３ 智 能 化 应 用 档案管理智能 化将档案 进行 信息 化 、 数字 化 、 智 能 化 处 理后 ， 以程序 的形 式 存 在 ， 这 就 刺 激 人 们 在 进 行 档 案 采 用 时， 以 网址 、 程序 的形式进行 搜索 ， 同时 ， 网 络 提 供 的 大 规 模 空间 ， 提 升了档案 的 利用 空 间 ， 尤 其是 一 些 专业 性 、 科 研 型 共 享资源 ， 在很大程度 上实现 了资 源共 同利 用价 值 ， 进而 以 档案使用 的反作用 ， 实 现 了档 案 的 丰 富 与 发 展 。 当然 ， 不同 的档案形式具 有不 同 的利 用途 径 以 及价 值 ， 如 电 子 档 案 智 能化管理 ， 可提升 企业与客户 之 间的交 流 ， 加 强 两 者 之 间 的 了解度与合 作 度 ， 可 以进 行 商 情 预 测 ， 提 升 企 业 市 场 预 测 力， 可以进行智 能化 营 销 等 ， 总之， 其 信 息 提 供 范 围 和 途 径 的拓展 ， 有效提 升了档案管理 的价值 。
的保障下 ， 如档案 整 理 标准 、 统计 标 准 、 技 术 指 标 等 被 严 格 规 定下来 ， 这为实 现统一性 的智 能化管 理提 供 了有效 条 件 ， 刺 激 了档 案 数 据 库 中 信 息 资 源 的 建 立 从 档 案 管 理 自身 发 展 来 看 ， 其一 ， 随 着 信 息 化 时 代 的 到 来， 档 案 管 理 的数 量 、 种类不 断增加 ， 其 形式 不 断发生 变 化 ， 如现代 的电子档 案 、 数 字 档案 、 快 照档 案等 ， 这就 刺 激 了原 来 的档 案 管 理 方 式 的 改 变 ； 在人 类知识 化 的今 天 ， 档 案 容 量 不断增 加 ， 其 内部 信 息量 的增 加 ， 必 定 要求 具 备 高储 存 、 高 输 出性 能的技术 为保证 ， 而要实 现对新 形 式 、 新 内容档 案 的 管理 ， 必须借 助于 信 息化 、 智 能 化 的管 理方 式 ； 在 大 容 量信 息 的刺 激 下 ， 人 们 的知 识 容 量 提 升 ， 对知 识 的要求 量远 远超 过 以前 ， 这就 要求具备 大容量 的共享 信 息 ， 而智能 化管 理 为 实 现资源共享提 供 了开 放性 的平 台 ， 这 就 利 于 实 现 档 案 价 值 。其 二 ， 现 存 档 案 自然 老 化 、 人 为损 失 的 现象 严 重 ， 而 采 用智 能化档案管 理方式 ， 可有效 保 护档案 原 件 、 延 长 档 案 寿 命， 同时 可充分利 用信息化 、 智能 化管 理降 低原 档案 的损 失 和 丢失风险 ， 并 针 对 于 损 失 文 件 采 用 数 字 拷 贝 等 方 式 进 行 复原处理 ， 这对保 护原档案起 到了积极作用 。
现 代 商 贸 工 业 Ｍｏ ｄ ｅ ｒ ｎ Ｂ ｕ ｓ ｉ ｎ ｅ ｓ ｓ Ｔｒ ａ ｄ ｅ Ｉ ｎ ｄ ｕ ｓ ｔ ｒ ｙ
２ ０ １ ３ 年第 ０ ８ 期
我 国档案管理智能化发展趋势研究
赵 恩 玉
（ 辽源 市档案局 ， 吉林 辽 源 １ ３ ６ ２ ０ ０ ）
摘 要 ： 在计算 机信息化刺 激下 ， 档案管理智 能化趋 势越 来越 突 出， 并 应 用 到 实 际 管理 工 作 中 。 对 其 发 展 必 然 性 以 及
３ 提 升 档案管 理职 能化 的措 施
３ ． １ 完 善 管 理 机 制
各 种档案信 息资 源都 存 在 一定 的 逻辑 性 ， 在信 息 录 入
后， 就会成为数 据库之间 、 数 据 字 段 以 及 运 行 程 序 之 间 的 联
系， 在进行计 算机网络化 管理 中 ， 一 定 要 将 其 进 行 统 一 化 规 定， 从而提升 数据 库 的完 整性 和 安全 性 ； 制定 统 一性 标 准 ， 管理标 准的完整 性 与一致 性 是 衡量 管 理 的重 要 指标 ， 这 就 要求进行 规范性 的 制度 约束 ， 强 调 各 个 管 理 部 门 与 管 理 信 息 的链接性 ， 以实现档案 信息 网络 畅通无 阻。 ３ ． ２ 巩 固保 障 因 素 ２ 档 案管理 智 能化 发展趋 势 在进行硬 软件建设 中 ， 要 加强 专业 数字 化设 备 的设置 ， ２ ． １ 智 能 化 存 储 实 现 配 备 的 统 一 性 ， 实 现 硬 件 设 备 的 型 号 统 一 、 购 置 统 一 、 与传统 的档案 管 理 方式相 比 ， 智 能 存 储 是 计 算 机 系 统 内 部 系 统 统 ～ ； 充 分 利 用 设 备 功 能 ， 实 现 自动 转 化 、 编 制 、 检 本身最重要 的智能特 征 ， 其 改变 了传统 的纸 张 、 书 本 档 案 库 存储 、 上传 等功能 ， 为智能化档 案管理提 供有效保 障 。 形式 ， 依 靠智能 系统运行智 能存储 管理 软件 ， 来 支 持 多 种 文 索 、 ． ３ 提 升 人 员 素 质 件和操作 系统 ， 以 实 现 存 储 资 源 的 虚 拟 化 。计 算 机 智 能 化 ３ 加强档案 管理 人员 的 专业 技 能 培 训 ， 面 向 档 案 管 理 的 存 储其最重 要的 特征 就 是信 息容 量 性 ， 在 现 代 档 案 信 息 大 尤 其 是 计 算 机 系 统 和 网 络 安 全 防 容量 的环境下 ， 计 算机 以数字 化 、 程 序 化 的存储 方 式 ， 缩 小 基 本 技 能 与 计 算 机 技 能 ， 保障管理 工作的信息 安全 性 和工 作 的科学 性 ； 注 重 信息空 间 ， 以数 据 库 、 内存等 形式 ， 将信 息进 行存 储 ， 这 就 提 护 知 识 ， 加强收集 、 整理、 保存 等 环节 的协 调性 ， 保 升 了信息 的存储 空 间 。其二 ， 提升 存 储设 备 之 间 的信息 联 基础性工作 管理 ，
ｌ 计 算机 时代 下 的智 能化 管 理
随着信 息时 代 的到 来 ， 计 算机 技 术 已经 运用 到 档案 管 理之 中， 使得档 案 管理 具 备 了硬 软件 基础 ， 如 打 印机 、 扫 描 仪、 数码相机 、 计 算 机等 硬件 设 备被 应 用 到档 案 管理 部 门 ， 衙 在查 询 、 利用 、 存 储等 一 系列 的应 用 中， 都 建 立 了软 件 支 持， 如联机 数据库 、 网上 信 息 咨询 平 台等 ， 这 就 为 现 代 档 案 管 理 智 能 化 提 供 了有 效 支 持 。 而 在 统 一 性 的 管 理 标 准 制 度
～
中图分类 号 ： Ｆ ４ ９
文献标 识码 ： Ａ
Leabharlann Baidu
文章 编 号 ： １ ６ ７ ２ － ３ １ ９ ８ （ ２ ０ １ ３ ） ０ ８ — ０ １ ６ ４ — ０ １ 就 提 升 了文 献 检 索 的准 确性 和 范 围 性 ， 使 人 们 能 够 以最 快 的速 度 找到 想 要 的 相 关 文 献 ， 而且 各类文 献也 以“ 期 刊” 、 “ 硕 士 文 献” 、 “ 博 士文 献 ” 等方 式进 行 分 类 ， 突 出 了文 献 的重 要 性和 性 能 ， 进 而提 升 了文 献 选 用率 。 ２ ． ３ 智 能 化 应 用 档案管理智能 化将档案 进行 信息 化 、 数字 化 、 智 能 化 处 理后 ， 以程序 的形 式 存 在 ， 这 就 刺 激 人 们 在 进 行 档 案 采 用 时， 以 网址 、 程序 的形式进行 搜索 ， 同时 ， 网 络 提 供 的 大 规 模 空间 ， 提 升了档案 的 利用 空 间 ， 尤 其是 一 些 专业 性 、 科 研 型 共 享资源 ， 在很大程度 上实现 了资 源共 同利 用价 值 ， 进而 以 档案使用 的反作用 ， 实 现 了档 案 的 丰 富 与 发 展 。 当然 ， 不同 的档案形式具 有不 同 的利 用途 径 以 及价 值 ， 如 电 子 档 案 智 能化管理 ， 可提升 企业与客户 之 间的交 流 ， 加 强 两 者 之 间 的 了解度与合 作 度 ， 可 以进 行 商 情 预 测 ， 提 升 企 业 市 场 预 测 力， 可以进行智 能化 营 销 等 ， 总之， 其 信 息 提 供 范 围 和 途 径 的拓展 ， 有效提 升了档案管理 的价值 。
的保障下 ， 如档案 整 理 标准 、 统计 标 准 、 技 术 指 标 等 被 严 格 规 定下来 ， 这为实 现统一性 的智 能化管 理提 供 了有效 条 件 ， 刺 激 了档 案 数 据 库 中 信 息 资 源 的 建 立 从 档 案 管 理 自身 发 展 来 看 ， 其一 ， 随 着 信 息 化 时 代 的 到 来， 档 案 管 理 的数 量 、 种类不 断增加 ， 其 形式 不 断发生 变 化 ， 如现代 的电子档 案 、 数 字 档案 、 快 照档 案等 ， 这就 刺 激 了原 来 的档 案 管 理 方 式 的 改 变 ； 在人 类知识 化 的今 天 ， 档 案 容 量 不断增 加 ， 其 内部 信 息量 的增 加 ， 必 定 要求 具 备 高储 存 、 高 输 出性 能的技术 为保证 ， 而要实 现对新 形 式 、 新 内容档 案 的 管理 ， 必须借 助于 信 息化 、 智 能 化 的管 理方 式 ； 在 大 容 量信 息 的刺 激 下 ， 人 们 的知 识 容 量 提 升 ， 对知 识 的要求 量远 远超 过 以前 ， 这就 要求具备 大容量 的共享 信 息 ， 而智能 化管 理 为 实 现资源共享提 供 了开 放性 的平 台 ， 这 就 利 于 实 现 档 案 价 值 。其 二 ， 现 存 档 案 自然 老 化 、 人 为损 失 的 现象 严 重 ， 而 采 用智 能化档案管 理方式 ， 可有效 保 护档案 原 件 、 延 长 档 案 寿 命， 同时 可充分利 用信息化 、 智能 化管 理降 低原 档案 的损 失 和 丢失风险 ， 并 针 对 于 损 失 文 件 采 用 数 字 拷 贝 等 方 式 进 行 复原处理 ， 这对保 护原档案起 到了积极作用 。
现 代 商 贸 工 业 Ｍｏ ｄ ｅ ｒ ｎ Ｂ ｕ ｓ ｉ ｎ ｅ ｓ ｓ Ｔｒ ａ ｄ ｅ Ｉ ｎ ｄ ｕ ｓ ｔ ｒ ｙ
２ ０ １ ３ 年第 ０ ８ 期
我 国档案管理智能化发展趋势研究
赵 恩 玉
（ 辽源 市档案局 ， 吉林 辽 源 １ ３ ６ ２ ０ ０ ）
摘 要 ： 在计算 机信息化刺 激下 ， 档案管理智 能化趋 势越 来越 突 出， 并 应 用 到 实 际 管理 工 作 中 。 对 其 发 展 必 然 性 以 及
３ 提 升 档案管 理职 能化 的措 施
３ ． １ 完 善 管 理 机 制
各 种档案信 息资 源都 存 在 一定 的 逻辑 性 ， 在信 息 录 入
后， 就会成为数 据库之间 、 数 据 字 段 以 及 运 行 程 序 之 间 的 联
系， 在进行计 算机网络化 管理 中 ， 一 定 要 将 其 进 行 统 一 化 规 定， 从而提升 数据 库 的完 整性 和 安全 性 ； 制定 统 一性 标 准 ， 管理标 准的完整 性 与一致 性 是 衡量 管 理 的重 要 指标 ， 这 就 要求进行 规范性 的 制度 约束 ， 强 调 各 个 管 理 部 门 与 管 理 信 息 的链接性 ， 以实现档案 信息 网络 畅通无 阻。 ３ ． ２ 巩 固保 障 因 素 ２ 档 案管理 智 能化 发展趋 势 在进行硬 软件建设 中 ， 要 加强 专业 数字 化设 备 的设置 ， ２ ． １ 智 能 化 存 储 实 现 配 备 的 统 一 性 ， 实 现 硬 件 设 备 的 型 号 统 一 、 购 置 统 一 、 与传统 的档案 管 理 方式相 比 ， 智 能 存 储 是 计 算 机 系 统 内 部 系 统 统 ～ ； 充 分 利 用 设 备 功 能 ， 实 现 自动 转 化 、 编 制 、 检 本身最重要 的智能特 征 ， 其 改变 了传统 的纸 张 、 书 本 档 案 库 存储 、 上传 等功能 ， 为智能化档 案管理提 供有效保 障 。 形式 ， 依 靠智能 系统运行智 能存储 管理 软件 ， 来 支 持 多 种 文 索 、 ． ３ 提 升 人 员 素 质 件和操作 系统 ， 以 实 现 存 储 资 源 的 虚 拟 化 。计 算 机 智 能 化 ３ 加强档案 管理 人员 的 专业 技 能 培 训 ， 面 向 档 案 管 理 的 存 储其最重 要的 特征 就 是信 息容 量 性 ， 在 现 代 档 案 信 息 大 尤 其 是 计 算 机 系 统 和 网 络 安 全 防 容量 的环境下 ， 计 算机 以数字 化 、 程 序 化 的存储 方 式 ， 缩 小 基 本 技 能 与 计 算 机 技 能 ， 保障管理 工作的信息 安全 性 和工 作 的科学 性 ； 注 重 信息空 间 ， 以数 据 库 、 内存等 形式 ， 将信 息进 行存 储 ， 这 就 提 护 知 识 ， 加强收集 、 整理、 保存 等 环节 的协 调性 ， 保 升 了信息 的存储 空 间 。其二 ， 提升 存 储设 备 之 间 的信息 联 基础性工作 管理 ，
ｌ 计 算机 时代 下 的智 能化 管 理
随着信 息时 代 的到 来 ， 计 算机 技 术 已经 运用 到 档案 管 理之 中， 使得档 案 管理 具 备 了硬 软件 基础 ， 如 打 印机 、 扫 描 仪、 数码相机 、 计 算 机等 硬件 设 备被 应 用 到档 案 管理 部 门 ， 衙 在查 询 、 利用 、 存 储等 一 系列 的应 用 中， 都 建 立 了软 件 支 持， 如联机 数据库 、 网上 信 息 咨询 平 台等 ， 这 就 为 现 代 档 案 管 理 智 能 化 提 供 了有 效 支 持 。 而 在 统 一 性 的 管 理 标 准 制 度