Access数据库报表的创建和使用课件
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第六章Access数据库报表 的创建和使用
学习目标：
● 了解报表的功能与类型； ● 能够使用向导创建报表并对报表
进行再设计； ● 能够对报表中的数据进行排序与
分组；
2
6.1 报表概述
6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4
报表的功能 报表的结构 报表的视图 报表的类型
返3 回
6.1.1 报表的功能
报表是Access用来打印数据库信息的对 象。它的主要功能就是根据需要将数据库中 的有关数据提取出来进行整理、分类、汇总 和统计，并以要求的格式打印出来。报表可 以打印输出表、查询或窗体中的数据。
报表和窗体这两种对象有着本质的区别： 报表只能查看数据，而窗体可以改变数据源 中的数据。
4
返回
6.1.2 报表的结构
报表页眉
页面页眉
主体 页面页脚
报表页脚
报表的结构和窗体类似，也由节组成。报表可以 包含这些节：主体、报表页眉、报表页脚、页面 页眉、页面页脚、组页眉表页眉/页脚、页面页眉/页脚都可以通过“视图” 菜单选定显示或不显示。而组页眉和组页脚只有在创 建分组报表时根据需要显示。一个报表通常包含多页， 整个报表只有一个报表页眉和一个报表页脚，通常作 为整个报表的封面和封底。
• 每一页由主体、页面页眉和页面页脚组成。 • 组页眉和组页脚数随有无分组和分组的层数多少而定，
其名称也随具体分组字段而定。 • 报表中，主体是不可或缺的。绝大多数报表都有页面
页眉和页面页脚。简单的报表可以没有报表页眉和报 表页脚。不分组的报表没有组页眉和组页脚。
6
• 主体是报表的主要组成部分，用来显示报表数 据源中的记录。
• 一般情况下基于查询创建报表比基于表 要好，这样做所返回的数据集会尽可能 小，因而性能得到提高。
21
本节内容
6.2.1 自动创建报表 6.2.2 使用报表向导创建报表 6.2.3 使用向导创建标签 6.2.4 使用向导创建图表报表
22
6.2.1 自动创建报表
例6-1 以“学生情况”表为数据源建立名 为“学生情况表格式1”的报表。
操作步骤： (1) 打开“学生管理”数据库，选报表对象，单击
“新建”按钮； (2) 在打开的“新建报表”对话框中选择“自动创
建报表：表格式”； (3) 选定数据源；本题是“学生情况”表；单击
“确定”按钮。
2返3 回节
6.2.2 使用报表向导创建报表
• 报表的特点是数据多、布局要求高，如果完全靠 手工设定每一个控件会十分繁杂而枯燥。利用自 动报表功能创建报表虽然快捷，但格式单调。使 用向导创建报能避免上述两种方法的不足之处， 是创建报表最主要的方法。
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返回节
1、明细报表
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2、汇总报表
汇总报表显示报表数据源中相关记录的汇总数据 。
图中所显示的报表中只包含按班级汇总的最高分和平均成绩。这
个报表是按“班级名称”分组的，在组页眉和页脚部分放置了汇总控
件。该报表隐藏了主体部分的控件。
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3. 交叉表报表
交叉列表报表是基于交叉表查询的报表，其数 据的组织形式和交叉表一样。
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例6-3 分组（下页）
• 报表页眉是报表的首部，用来显示报表标题、 报表徽标、单位或部门名称、日期和说明性文 字等信息。
• 报表页脚是报表的尾部，用来显示整个报表的 统计数据、日期和说明性文字等信息。
• 页面页眉在每一页的顶部，用来显示列标题、 页码、日期等信息。
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• 页面页脚在每一页的底部，用来显示页 面摘要、页码、日期和本页汇总数据等 信息。
图中给出的“学生选课交叉列表”报表的数据源是
“学生选课交叉表查询”。
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4. 图表式报表
图表式报表将报表数据源中的数据以图形方 式形象直观地表示出来。
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上图为学生课程成绩按班级汇总的平均 成绩图表。
图表中的水平坐标按“课程名称”分类， 图表数据是按班级汇总的课程平均成绩。此 图表清楚地显示每一个班各门课程成绩的相 对好坏。
• “设计”视图用来创建或再设计报表。
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“打印预览”视图
• “打印预览”视图用来查看将在报表的每一页上显示 的数据。
• 在“数据库”窗口选定某个报表后单击窗口上部的 “预览”按钮，就打开了报表的“打印预览”视图。
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“版面预览”视图
• “版面预览”视图用来查看报表的版面设置，其中 只包括报表中部分数据，所以运行速度比打印预 览要快。
•单击工具栏中的“视图”按钮可以实现报表的 “设计”视图、“打印预览”视图间的直接转换。 但要转换为“版面预览”视图则只能单击工具栏 中“视图”按钮右侧的下拉箭头后选取.
12 返回节
6.1.4 报表的类型
在Access中，常用的报表可分为 以下几种类型：
◆ 明细报表； ◆ 汇总报表； ◆ 交叉列表报表； ◆ 图表式报表； ◆ 标签式报表。
• 组页眉在组的明细部分的最前面，用来 显示分组字段等分组信息。
• 组页脚在组的明细部分的最后面，用来 显示分组统计数据等分组信息
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6.1.3 报表的视图
Access数据库的报表有3种视图： 设计视图、打印预览视图和版面预览视图。
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返回
“设计”视图
• 在“数据库”窗口选定某个报表后单击窗 口上部的“设计”按钮，就打开了窗体的 “设计”视图。
• 使用向导创建报表，可以通过系统提供的一系列 对话框，输入自己的设计思想，依靠系统自动完 成报表的设计。如果系统生成的报表不够理想， 还可以在“设计”视图中进行再设计。
2返4 回节
例6-2 以“班级简况”表为数据源使用向导创建名 为“班级简况纵栏表1”的报表，包括所有字段。
操作说明：在“报表向导”对话框之三中（下页图） 设置排序字段，最多可以按4个字段排序，既可 升序也可降序（单击“升序”或“降序”按钮切 换）；本题设置“班级代号”为唯一的排序字段， 以升序排序。
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5. 标签式报表
标签式报表就是将报表数据源中少量 数据以标签的方式组织在一起。下图就是 一个邮政标签实例。
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6.2 创建报表
在“数据库”窗口选中报表对象，然后单 击“新建”按钮就打开了“新建报表”对话框。
2返0 回
• 报表只能有一个数据源。如果报表所需 的数据存储在多个表上，则必须先创建 一个基于多个表的查询，然后再以这个 查询为数据源创建报表。
学习目标：
● 了解报表的功能与类型； ● 能够使用向导创建报表并对报表
进行再设计； ● 能够对报表中的数据进行排序与
分组；
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6.1 报表概述
6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4
报表的功能 报表的结构 报表的视图 报表的类型
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6.1.1 报表的功能
报表是Access用来打印数据库信息的对 象。它的主要功能就是根据需要将数据库中 的有关数据提取出来进行整理、分类、汇总 和统计，并以要求的格式打印出来。报表可 以打印输出表、查询或窗体中的数据。
报表和窗体这两种对象有着本质的区别： 报表只能查看数据，而窗体可以改变数据源 中的数据。
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返回
6.1.2 报表的结构
报表页眉
页面页眉
主体 页面页脚
报表页脚
报表的结构和窗体类似，也由节组成。报表可以 包含这些节：主体、报表页眉、报表页脚、页面 页眉、页面页脚、组页眉表页眉/页脚、页面页眉/页脚都可以通过“视图” 菜单选定显示或不显示。而组页眉和组页脚只有在创 建分组报表时根据需要显示。一个报表通常包含多页， 整个报表只有一个报表页眉和一个报表页脚，通常作 为整个报表的封面和封底。
• 每一页由主体、页面页眉和页面页脚组成。 • 组页眉和组页脚数随有无分组和分组的层数多少而定，
其名称也随具体分组字段而定。 • 报表中，主体是不可或缺的。绝大多数报表都有页面
页眉和页面页脚。简单的报表可以没有报表页眉和报 表页脚。不分组的报表没有组页眉和组页脚。
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• 主体是报表的主要组成部分，用来显示报表数 据源中的记录。
• 一般情况下基于查询创建报表比基于表 要好，这样做所返回的数据集会尽可能 小，因而性能得到提高。
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本节内容
6.2.1 自动创建报表 6.2.2 使用报表向导创建报表 6.2.3 使用向导创建标签 6.2.4 使用向导创建图表报表
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6.2.1 自动创建报表
例6-1 以“学生情况”表为数据源建立名 为“学生情况表格式1”的报表。
操作步骤： (1) 打开“学生管理”数据库，选报表对象，单击
“新建”按钮； (2) 在打开的“新建报表”对话框中选择“自动创
建报表：表格式”； (3) 选定数据源；本题是“学生情况”表；单击
“确定”按钮。
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6.2.2 使用报表向导创建报表
• 报表的特点是数据多、布局要求高，如果完全靠 手工设定每一个控件会十分繁杂而枯燥。利用自 动报表功能创建报表虽然快捷，但格式单调。使 用向导创建报能避免上述两种方法的不足之处， 是创建报表最主要的方法。
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返回节
1、明细报表
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2、汇总报表
汇总报表显示报表数据源中相关记录的汇总数据 。
图中所显示的报表中只包含按班级汇总的最高分和平均成绩。这
个报表是按“班级名称”分组的，在组页眉和页脚部分放置了汇总控
件。该报表隐藏了主体部分的控件。
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3. 交叉表报表
交叉列表报表是基于交叉表查询的报表，其数 据的组织形式和交叉表一样。
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例6-3 分组（下页）
• 报表页眉是报表的首部，用来显示报表标题、 报表徽标、单位或部门名称、日期和说明性文 字等信息。
• 报表页脚是报表的尾部，用来显示整个报表的 统计数据、日期和说明性文字等信息。
• 页面页眉在每一页的顶部，用来显示列标题、 页码、日期等信息。
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• 页面页脚在每一页的底部，用来显示页 面摘要、页码、日期和本页汇总数据等 信息。
图中给出的“学生选课交叉列表”报表的数据源是
“学生选课交叉表查询”。
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4. 图表式报表
图表式报表将报表数据源中的数据以图形方 式形象直观地表示出来。
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上图为学生课程成绩按班级汇总的平均 成绩图表。
图表中的水平坐标按“课程名称”分类， 图表数据是按班级汇总的课程平均成绩。此 图表清楚地显示每一个班各门课程成绩的相 对好坏。
• “设计”视图用来创建或再设计报表。
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“打印预览”视图
• “打印预览”视图用来查看将在报表的每一页上显示 的数据。
• 在“数据库”窗口选定某个报表后单击窗口上部的 “预览”按钮，就打开了报表的“打印预览”视图。
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“版面预览”视图
• “版面预览”视图用来查看报表的版面设置，其中 只包括报表中部分数据，所以运行速度比打印预 览要快。
•单击工具栏中的“视图”按钮可以实现报表的 “设计”视图、“打印预览”视图间的直接转换。 但要转换为“版面预览”视图则只能单击工具栏 中“视图”按钮右侧的下拉箭头后选取.
12 返回节
6.1.4 报表的类型
在Access中，常用的报表可分为 以下几种类型：
◆ 明细报表； ◆ 汇总报表； ◆ 交叉列表报表； ◆ 图表式报表； ◆ 标签式报表。
• 组页眉在组的明细部分的最前面，用来 显示分组字段等分组信息。
• 组页脚在组的明细部分的最后面，用来 显示分组统计数据等分组信息
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6.1.3 报表的视图
Access数据库的报表有3种视图： 设计视图、打印预览视图和版面预览视图。
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返回
“设计”视图
• 在“数据库”窗口选定某个报表后单击窗 口上部的“设计”按钮，就打开了窗体的 “设计”视图。
• 使用向导创建报表，可以通过系统提供的一系列 对话框，输入自己的设计思想，依靠系统自动完 成报表的设计。如果系统生成的报表不够理想， 还可以在“设计”视图中进行再设计。
2返4 回节
例6-2 以“班级简况”表为数据源使用向导创建名 为“班级简况纵栏表1”的报表，包括所有字段。
操作说明：在“报表向导”对话框之三中（下页图） 设置排序字段，最多可以按4个字段排序，既可 升序也可降序（单击“升序”或“降序”按钮切 换）；本题设置“班级代号”为唯一的排序字段， 以升序排序。
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5. 标签式报表
标签式报表就是将报表数据源中少量 数据以标签的方式组织在一起。下图就是 一个邮政标签实例。
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6.2 创建报表
在“数据库”窗口选中报表对象，然后单 击“新建”按钮就打开了“新建报表”对话框。
2返0 回
• 报表只能有一个数据源。如果报表所需 的数据存储在多个表上，则必须先创建 一个基于多个表的查询，然后再以这个 查询为数据源创建报表。