浅谈办公自动化的现状及发展趋势

浅谈办公自动化的现状及发展趋势

1、引言

随着科技，经济及社会的不断发展与进步。管理和办公活动的重要性日渐突出，引起了各级领导者，管理学者以及技术人员的普遍重视。20世纪60年代以来，在微电子技术和通信技术迅速发展的推动下，办公室也开始了以自动化为重要内容的“办公室革命”，也称为“管理革命”，其目标是借助先进的信息处理技术和计算机网络技术来提高办公效率和质量，将管理与办公活动纳入到自动化，现代化的轨道中。采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术(如天络在线等等)，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作。改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。

2、办公自动化的发展现状

众所周知，办公自动化这个术语由来已久，在计算机技术才开始普及的七十年代，就成了人们一直关心的议题，其应用和市场前景令许多的计算机公司纷纷推出了自己的办公产品，办公自动化产品开始出现在用户的桌面上，似乎“无纸化办公”的时代呼之即来。但是，很多年过去了，办公自动化的发展并没有取得预期的成就，产生这种现象的原因，既有外部客观条件的不成熟，也有我们在办公自动化概念方面的误区，突出体现在如下方面：

①应用办公自动化产品的多数用户单位的计算机基础设施建设不完善，仅仅依靠独立的个人计算机完成简单的文字处理和表格处理，或者利用网络进行简单的邮件交换。②开发的软件功能过于单一，长期以来成熟的办公自动化软件产品还主要是以文字、表格处理为主，没有将用户其他方面，尤其是其业务处理的需求。结合在办公自动化系统中。③用户在计算机应用方面的基础不高，积极性不够。④对于办公自动化概念的宣传和理解产生了误区，过于片面强调办公过程的自动化。如非常盛行的“无纸化办公”，使办公自动化产品出现了偏差，总在幻想办公过程的智能化，偏离了用户的实际需求。⑥自动化与手工操作的矛盾，办公过程中引人计算机管理系统，必然会对现行的体制产生影响，尤其是现行的手工公文处理方式已经运行几十年了，有一套完善的制度和行之有效的方法，机关工作人员也习惯了这种公文处理模式，要一下子改变原有的工作方式和习惯，应用计算机进行公文处理。确实会在一部分领导干部和工作人员之间产生疑问和抵触情绪，妨碍办公管理系统的应用。⑥系统的安全难以令人满意。办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看。特别是互连网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配。另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。尽管如此，全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。

3、办公自动化的发展趋势

根据我国办公自动化建设的现状和存在的问题，使我国办公自动化建设走上健康快速发展的轨道。在办公自动化建设方面应采取如下对策：

在组织实施方面：从传统的工业项目管理体制转向专业化和产品化实施体制，确保系统的运行维护和系统持续的升级，走合作与分工并举的道路。由此可造就一批以办公自动化为业务核心的、规模较大的专业软件公司，

在技术选向方面：选择与世界发展潮流吻合的技术。现在还在流行的技术并不能代表未来一定能够流行。技术的标准化程度要高，开放程度要好。关键应用主张自主开发，发展民族产业。在技术结构方面，尽快从CiiendServer结构体系转Browser／Server结构体系，采用B／S思路，最终用户界面统一为浏览器，应用系统全部在服务器端，是标准的三层结构体系。系统负载轻，开放性好，系统维护升级方便。

系统设计方法：考虑到我国办公自动化的现状，采用生命周期法和快速原型法相结合，在已有产品的基础上，以快速原型法为主。在实施方面遵随统一规范和分布实施的原则。

在设计思想方面，从传统的面向业务的设计转向面向用户的设计，即将设计的着眼点放在用户对象身上，设计视角范围是整个内部网，在此基础之上进行相关业务设计。将面向对象的思想引入到系统设计中去，

在实现方法方面：从传统的结构化设计转向采用复杂适用系统(CAS)理论进行实现，即从一般的业务需求中抽象出关键的复杂适应系统，该系统能够适应环境变化，系统使用越久，积累的有价值的东西就越多，，

未来OA的门户更加强调人性化，强调易用性、稳定性、开放性，强调人与人沟通、协做的便捷性，强调对于众多信息来源的整合，强调构建可以拓展的管理支撑平台框架，从而改变目前”人去找系统”的现状，实现”系统找人”的全新理念。让合适的角色在合适的场景、合适的时间里获取合适的知识，充分发掘和释放人的潜能，并真正让企业的数据、信息转变为一种能够指导人行为的意念、能力。其实“人性化”也即一种“自动化”，

4、结束语

OA的发展反映了越来越多的办公业务活动被物化于各种越来越先进的信息处理设备中这样一个趋势。所以,OA总是利用最新技术和办公设备为办公人员提供现代化办公环境，实现办公事务处理的自动化和智能化，以不断提高办公效率和管理水平。它总是力图把现代科学技术的最新科技成果，尽快应用于人类办公和管理的各个领域，以求得最大的回报。

参考文献：

[1]周淑琴，办公自动化解决方案规划与实施[D]南京气象学院，2004.

[2]王淼，办公自动化系统中的多实例模式研究与实现[D]大连理工大学，2007.

[3]刘玉兰，浅析办公自动化的应用和发展叨机械管理开发，2004，(05).