合同管理系统详细设计说明书

合同管理系统详细设计

2013.11.27

系统欢迎界面

待办信息

要求：根据角色不同，能不能提供个性化的页面，比如今日商务待处理事宜等，任务根据实际情况指派，由当前角色进行任务或下一流程指派。

1、客户基本资料管理

客户为创建合同时的必选对象，基本资料共有两个部分：客户资料和关联信息。基本信息包含客户基本信息、开票信息、联系人、客户备忘、客户附件等。

关联信息有多项内容，含合同信息、合同标的、审批信息等。

对于客户的基本资料和关联信息此处设置必要的打印和查询关联。

1.1客户资料

1.1.1、客户基本信息

对客户基本信息进行增、删、改、查功能。

查询条件：客户名称、客户编号、开票名称、行业等。

相关字段：

客户id，客户名称、客户类型、客户编号(自动生成)、行业（选择）、省（选择）、市（选择）、联系地址、邮编、公司网址、首要联系人、办公电话、职位、移动电话、传真、E-mail、QQ、法定代表、注册资本、币种、实收资本、公司类型、成立日期、经营范围、营业截至日期、负责人，备用1，备用2。（*红色为必填项）

tip：

客户类型：行业客户、普通客户、渠道合作伙伴【用户添加时，以下拉列表选择】

客户编号：规则LJKJ+4位年份+2位月份+2位日期+001～999【系统根据改天客户排序自动排好，此项可手工修改】

营业截至日期：客户管理自动判断营业日期是否过期，如过期，则在页面进行提醒，及时更换营业附件或进行相关更新。

1.1.2、开票信息

每个客户设置一条开票信息，并设置修改权限。在打印发票时，自动调取开票信息。

相关字段：名称、纳税人识别号、地址、、开户银行及账号（必填项）

功能：修改，添加（附：可与客户基本资料设置同一张表）

1.1.3、客户附件

客户附件是对有经营单位的客户上传三证（营业执照、税务登记证,机构代码证）和直接负责人员。并设置增、改、删功能。

如图所示管理：

相关字段：附件名称、附件类别、附件说明、上传日期、附件文件名、上传人。

1.1.4、联系人

管理客户的相关联系人，并设置增、改、删功能。

相关字段：、职务、办公电话、移动电话、传真、E-Mail、备注。

1.1.5、客户备忘

对客户设置备忘录，并设置增、删功能。

相关字段：说明事项、内容、提交人、提交日期。

1.2 关联信息

根据客户合同内容关联客户其他信息，并可打印客户信息单和导出客户信息表1.2.1 打印

可对该客户的各项资料进行打印客户信息单。

打印内容：客户基本资料、开票信息、相关项目、资金统计等

1.2.2导出信息

对所选择的客户导出.xls表

2、合同管理

合同基本资料共有两个部分：合同资料和关联信息。基本信息包含合同基本信息、合同文本、合同标的、合同附件、计划资金、资金条款、合同备忘等。

关联信息有多项内容，含实际资金、发票、资金统计、进度、合同变更、审批记录等。

对于合同的基本资料和关联信息此处设置必要的打印和查询关联。

2.1基本属性

对合同基本信息进行增、删、改、查及合同复制功能。

查询条件：合同名称、合同编号、合同对方、签约日期等。

相关字段：

合同名称、合同编号、对方合同编号、合同类别，签订日期、生效日期、计划完成日期、合同金额、币种、印花税额(可改为选填发票类型：增值税普通、增值税专用)、合同对方、所属项目、负责人、审批状态、合同状态、盖章状态、借阅状态

tip：

合同类别：采购合同、直销合同、分销合同

合同编号规则（默认，可修改）：LJCG（采购）/LJZX（直销）/LJFX（分销）+年（2013）+月（11）+日（04）合同排序（001），例：LJCG20131104031

共15位

审批状态：未提交0，审批中1，审批通过2，审批拒绝-1，已作废-2，已盖章3，已归档4，合同执行5，已开票6，完结10.

借阅状态：默认（在库）0，空缺-1

除此之外，设置合同复制功能，点击已有合同复制后，新增一条除编号，状态不同其他内容都相同的合同。

2.2关联信息

根据合同内容需要设置其他相关信息

2.2.1合同文本

设置合同文本信息的增、删功能

相关字段：文本名称、文本类别、文件、文件说明、建立人、建立日期。

Tip:文本类别：合同正文、补充协议、会议纪要、设计方案、合同盖章扫描件、其他合同附件

2.2.2合同标的

设置合同标的信息的增、删功能

相关字段：名称、规格、数量、单价、添加人、添加日期2.2.3计划资金

设置合同计划资金信息的增、删功能

相关字段：名称、金额、结算方式、计划完成日期、备注Tip:

结算方式：现金、支票、电汇。

2.2.3资金条款

资金条款管理。

相关字段：资金条款，合同id

3、合同执行

3.1 合同审批及调整阶段

对于已拟定无误的合同有以下操作

提交审批、合同作废、合同盖章

3.1.1 提交审批

提交审批后，审批状态更改为审批中（1）

提交审批：默认（0）—>审批中（1）

3.1.2审批通过及拒绝

●审批拒绝后，审批状态由审批中（1）→审批拒绝（-1），拒绝可填写拒绝理由。

●审批同意后，审批状态由审批中（1）→审批通过（2）

●审批通过的合同自动进入盖章环节

3.1.3 合同作废

合同作废，合同状态由默认（0），审批中（1），审批通过（2）--→已作废-2

注：合同作废环节可由领导操作或者销售人员操作。在归档之前，均可作废

3.2、盖章管理

3.2.1合同盖章

合同审批通过后，由相关人员（商务）将合同文件盖章，将纸质合同扫描为pdf文件，上传服务器进行归档。用章的同时，记录用章信息。此处仅记录我公司盖章状态