藏品信息管理系统在苏州博物馆的建立

Ｋｅｙ Ｗｏｒｄｓ
Ｍｕｓｅｕｍ
Ｃｏｌｌｅｃｔｉｏｎｓ
Ｄｉｇｉｔａｌ
ＣＭＳ
２０年前，我国的博物馆就开始了数字化建设的探索，经过２０年的信息技术发展，使博物馆藏 品信息数字化的技术也日趋成熟，使博物馆藏品管理由传统型向数字型进行过渡，进一步提高
文博事业的管理水平，因此博物馆藏品信息数字化是博物馆今后发展的必然方向。 苏州博物馆作为面向社会的窗口，是爱国主义教育和精神文明建设的重要基地，是向观 众传播知识、启迪智慧的社会机构。要面向社会就得为社会提供多方面的、最新的信息，才 能充分发挥博物馆的社会职能。苏州博物馆的藏品量在江苏省内仅次于南京博物馆院，在全
２要成为一个好的“藏品信息管理系统，，在不断收集藏品数字信
息资源的同时要保证这些数据的录入准确与使用安全。
为了达到这个目标，在系统中引进了分级授权这一全新的概念，其主要目的是对系统组 织机构的业务功能分配进行分级管理，实现系统开发者、系统管理员和最终用户三者的责全 划分，起到相互监督的作用。在这里“最终用户”指Ｂｕｓｉｎｅｓｓ的最终专业部门的使用者，如保 管部工作人员；“系统管理员”指最终用户的系统管理员，由信息技术部门人员担任，可以对全 馆相关部门在使用管理系统时的权限进行设定和管理，可以对组织结构、岗位、人员、功能权 限、数据权限、操作权限等各方面进行分级授权，对数据的使用和操作实现了进行相互的监 督，保证了信息的正确性。以下列举几个能体现这个概念的功能进行一下说明： ２．１数据录入、校对、更正 数据的录入、校对、修改是数据入库前的准备工作，在这项工作中涉及到“藏品资料录入” 及“藏品资料审核”两项业务功能。这两项功能可以分别分配给多个人使用，但为了保证数据的 准确性，两项功能不能由同一个使用，这样可以根据工作量的不同，灵活安排工作。 情况一：通常情况下，由一名录入人员进行录入数据，录入完成后交由一名资料审核人 进行审核，如果经过审核没有错误，审核人员确认通过，数据进入数据库，如果发现有错， 审核人员可以将任务退同录入人员进行修改，修改完毕后录入人员再次提交审核。 情况二：当有大量数据由ＥＸＣＥＬ表导入进系统时，由于审核数据量庞大，校对人员容易 产生疲劳感，差错也就易于发生，此时，单人校对就无法保证录入数据的准确性。在这种情 况下，我们根据需要在业务部门中增加审核人员，实现一人录入批量数据，分给多人进行审 核，提高工作的质与量。 情况三：当有大量新进馆的文物需要及时录入数据库，而没有现成ＥＸＣＥＬ文档时，就可 以同时增加录入人员及审核人员，虽然人员增加了，但的，其工作进程仍然是ｌ对１的，做 到谁录入，谁修改；谁校对，谁确认通过。 当一条数据确认无误可以进入数据库的时候，该条记录录入、及审核信息，都随着数据 一同存入数据库中，用以今后的查询，真正做到职责明确。
Ｃｏｌｌｅｃｔｉｏｎｓ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ Ｓｙｓｔｅｍ ｏｆ Ｓｕｚｈｏｕ Ｍｕｓｅｕｍ
ＺｈｕＫｅＱｉｎ
（Ｓｕｚｈｏｕ Ｍｕｓｅｕｍ，２１ ５００１）
Ａｂｓｔｒａｃｔ
Ｕｎｄｅｒ ｔｈｅ ｂａｃｋｇｒｏｕｎｄ ｏｆ ｔｈｅ ｐｒｏｍｏｔｉｏｎ ｏｆ ｔｈｅ ｄｉｇｉｔａｌ ｍｕｓｅｕｍ ｉｎ Ｃｈｉｎａ，Ｓｕｚｈｏｕ
Βιβλιοθήκη Baidu．５６．
１．２藏品计件 “藏品数量”这一数据项是藏品管理的重要统计项。从《博物馆藏品管理办法》与《博物馆 藏品保管工作手册》中对文物数量制定的规定来看：“单件藏品编一个号按一件计算，成套藏 品按不同情况分别处理，组成部分可以独立存在的，按个体编号计件，组成部分不能独立存 在的，按整体编一个号， （其组成部分可列分号），也按一件计算。在备注内注明其组成部 分的实际数量，以便查对或统计。”从这个规定来看，对于何种情况能成套，何种情况必须分 开统计，没有明确的规定，因此在确定文物数量时，人为因素给这一重要的数据项带来了很 大的不确定性。以书画册页为例，有些册页为一人所做，可以作为一号一件来计算，但有些 册页不是一人所做，所以必须按一号多件来计算，此时又遇到一个新问题，就是当一件成套 的藏品，需要对其进行详细说明，如何在系统中体现其每一个部件的具体情况，又不影响最 终藏品的统计，这些问题都给实现系统统计带来不少难度。怎样能在信息系统的建设过程中
这项信息由“入藏库房”和“存放方位”两项内容构成，这是保管人员的工作信息，其内容只
有保管这件藏品的保管员自己知道，库房工作人员可以在相应的功能模块里对自己所保管的
藏品根据库房整理工作的需要自行调整这部分的信息。但是，系统会自动在日志中留下数据
改动的信息。
．５７．
１．５藏品影像、研究、论著信息 一件藏品的信息项除上述的基础资料外，还包括一些鉴定意见、研究论著、影像资料等 等，这些资料都是文物研究工作中的重要成果。对一件藏品的研究，会随着研究人员的认识 水平及使用的技术水平的改变而不断改变，传统卡片只是将鉴定意见逐次记录下来，对于发 表的研究论著则没有一个系统的总结，而对于照片之类的声像资料也只是用相册，把所有的 照片放在一起，查阅起来非常不方便。为了更好的满足文物研究工作的需要，在开发系统的 时候，我们不但建立了藏品基础资料表，还建立了鉴定意见表、研究论著表、影像资料表， 并且将其中的内容与基础资料表中的内容建立连接，做到一一对应，当查看到一件藏品的基 础资料的时候，能够同时查询这件藏品的其它信息。 因此，这个藏品系统是一个关于藏品的信息资源库，不但存储了藏品的基础资料，也存 储了藏品的最新研究成果，记录了藏品的研究、鉴定过程，并为以后的研究提供参考依据。
博物馆藏品信息管理系统”。
苏州博物馆藏品信息管理系统是用于馆内藏品的信息收集、汇总和管理的一个系统，是
．５５．
用来实现藏品资料数字化，并将博物馆日常业务信息化的一个系统。可以用来存放关于藏品 的基本资料、影像资料、研究论著等一系列的相关信息，同时，通过对权限进行设置后，全 馆相关部门可根据各自权限对博物馆的藏品的专业信息以及展出、移动、拍摄、修复等信息 进行登录、编辑、查询和统计，做到对全馆文物基础数据的了解和对信息变化的及时掌握， 极大地方便了文物的研究和管理，对于藏品进出库等一系列的审批也实现了网上运行。 以下结合藏品信息管理系统的建立过程，介绍一下整个系统的主要功能特点及遇到一些 特殊问题的解决方法。
国同等地市中也名列前列，因此文物藏品是博物馆的灵魂，文物藏品的管理工作也就成为了 博物馆的核心，但是苏州博物馆的藏品数字化工作只是从２０００年才开始起步，相对于国内一些
大馆来说，起步晚，起点低，只是以Ｅｘｃｅｌ作为平台将藏品的文字信息输入电脑，不能进行相关
信息的查询、统计，在使用过程中体现了诸多不便，完全不能适应目前的工作需要，因此博
逐渐使计件方法规范化，即弥补藏品管理漏洞，满足管理工作的需求，又不给传统的文物计
件统计工作带来太大的冲击，为解决这个问题在藏品系统建立过程中我们设计了不少方案。 最后，我们在系统中设立两个数据项，分别为“藏品数量”、“藏品传统数量”，前者作为最终进 入统计的数量，后者为附属数量，同样以书画册页为例，为一人所做的藏品计为“１册Ｎ页”， 其中“１”为藏品数量，Ｎ为附属数量，作为藏品的附加信息，以供查询，如果不是一人所做的 藏品计为‘‘Ｎ页ｌ册”，其中‘‘Ｎ”为藏品数量，“１”为附属数量。在解决了藏品计件问题后，藏品 组件的问题成了工作中的一个难题，如果与藏品同放在一个数据库中的话，必然后影响到藏 品计件的准确性，与开发公司多少商量后，最终以子表的形式录入数据库，不但不影响统计 结果，又火提高了数据录入的灵活性，对于一个号中有几个物品的藏品也能以此形式进行录 入，达到每位藏品物与帐的一一对应。 １．３藏品质地、年代
Ｍｕｓｅｕｍ ｓｔａｒｔｅｄ ｔｏ ｃｏｎｓｔｒｕｃｔ ｉｔｓ Ｃｏｌｌｅｃｔｉｏｎｓ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ Ｓｙｓｔｅｍ（ＣＭＳ）ｗｈｉｌｅ ｔｈｅ ｏｐｅｎｉｎｇ ｏｆ ｔｈｅ
ｎｅｗ ｍｕｓｅｕｍ．Ｔｈｉｓ ｅｘｐｅｃｔａｔｉｏｎ ｏｆＣＭＳ．
ａｒｔｉｃｌｅ ｗｉｌｌ ｉｎｔｒｏｄｕｃｅ ｔｈｅ ｆｕｎｃｔｉｏｎｓ ａｎｄ ｓｏｌｕｔｉｏｎｓ ｏｆ ＣＭＳ．ａｓ ｗｅｌｌ雏ｔｈｅ
一套内容比较完整，基本能满足使用需要，同时查询起来又比较方便的树状结构字典。以质
地这项为例，我们首先在根目录上建立了纸、针织品、动物、宝石、植物、复合等范围比较
大的项目，然后在此基础上分门别类地逐级细化，尽可能得将曾经出现过的质地种类按原样
添加入其中，如此一来即满足用户的不同查询需要，对原始数据又不产生影响。 １．４藏品存放地点
“藏品质地”与“藏品年代”这两个数据项在藏品信息系统中虽然不属于必填项，但却是重要
是查询项，通过对之前所有的数据进行整理分析后发现，这些内容在填写时就不是很不规范， 非常混乱，不论以哪一项作为查询条件，都不能得到比较完全的结果。我们经过对本馆资料 的整理，结合各级人员的查询要求，在对原始数据不进行大幅度修改的基础上，我们建立了
藏品信息管理系统在苏州博物馆的建立
朱恪勤
（苏州博物馆，２１５００１）
摘要 随着我国博物馆数字化建设的逐步加快，同时也为了使苏州博物馆能对藏品进
行更科学的管理，借新馆开馆的契机，开始建设苏州博物馆藏品信息管理系统。本文在此对苏 州博物馆藏品数字化建设的进程及藏品信息管理系统的功能及问题的解决方法进行简要的介 绍，并对未来的前景进行展望。 关键词博物馆；藏品；数字化；信息管理
１
由于博物馆的藏品保管的特殊性，数字化文物信息管理系统需
要包含藏品信息管理与藏品保管总账两个系统。
由于藏品信息管理系统最终所要实现是资源共享，同时需要保持信息的实时性，这与藏品 保管总账系统所要求的独立性，保密性产生了矛盾，从其它博物馆了解到的情况来看，通常的解 决方法，是制作两套不同的管理软件，但是，这种方法会导致大量重复工作的产生。因此，苏州博 物馆藏品信息管理系统在制作初期就考虑到了这个问题，新的系统既实现了单机运行，又实 现网络互联的两种工作模式。当藏品基础资料通过网络版全部进入数据库后即进行备份，作 为总账数据存入单机版中，由总账人员进行单独管理，保证资料的独立性及保密性。在软件功 能上，单机版的系统只提取整个“藏品信息管理系统”中的某些功能，例如账目录入、查看、修 改、检索、统计、报表生成等，可对博物馆藏品的当前及历史记录作全面的管理，便于了解 馆藏文物的数字、级别、来源等各种情况的变化并保留变化记录，同时，由于去除了图片、 声像及研究论著等附加信息，大大提高了软件的运行速度，由此使藏品账目实现信息化管理。 在藏品基础资料的输入阶段就遇剑不少问题。由于在过去很长的一段时间里，苏州博物 馆就一直在进行藏品基础资料的数字化的工作，但是由于技术、经费等各方面的原冈使这项 工作仅仅局限于将编目卡上的内容以ＥＸＣＥＬ表格的形式分门别类地输入电脑，尽管如此还是 为藏品信息管理系统藏品基础资料数据库的建立提供了及大的方便，因为开发公司为此制作 了ＥＸＣＥＬ表格的导入软件，只需要将原有的资料按固定的格式整理好后，就能把数据以未审 核状态批量导入到数据库中，这将避免了工作人员的大量的重复劳动，大大缩短了资料输入 数据库的时间。但是在整理的过程中发现了不少问题，而这些问题将足以导致信息管理系统 的一些功能的实现及藏品资料的完整性得不到保障，以下列举儿个比较有代表性的数据项进 行说明： １．１藏品名称 由于之前的ＥＸＣＥＬ表格是对编目卡的内容进行输入，在数据入库之前为了保证内容准确 无误，特地将其与文物帐册上的内容进行核对，发现，由于帐册决不能进行修改这一特殊性， 因此其记载的是多年前藏品入馆时的名称，然而许多文物或是由于登记编目卡人员的冈素， 或是在入馆后经过鉴定后发现器物与原来的名称并不相符，因此名字发生了变化。如果不能 将这一情况如实反应进藏品信息管理系统的话，那么这个系统要么会因为数据有误，而误导 这些文物的使用和进一步的研究，要么会因为数据不完全，而起不到作为总帐的做用。 这个问题我们用设立“名称”及“原名”两个基本数据项来解决这个问题。“名称”记录的是编目 卡的内容，“原名”则记录的是帐册上的文物原始名称，但是这一字段只在两个名称不符时使用。
物馆藏品的信息化势在必行。
２００５年下半年起，借苏州博物馆建造新馆的契机，博物馆开始了真正意义上的信息化建设， 结合苏州博物馆自身藏品管理的特点及需求，使用作为新一代管理信息系统的业务支撑环境
和开发体系的Ｊｕｓｔｅｐ
Ｂｕｓｉｎｅｓｓ
Ｓｔｕｄｉｏ数据库建设软件，以中国文物信息咨询中心组织编制的《博
物馆藏品信息指标著录规范》为框架，由苏州嘉华计算机系统工程有限公司协助开发了“苏州