时间管理的7条黄金法则

时间管理的7条黄金法则
黄金法则一：
运用您的“个人成就清单”确定目标
时间管理不仅仅是技巧的问题。

要做好时间管理，不单单意味着要添置一本记事本，列出要解决的任务，按照设定的时间完成它们。

在为如果您运气不好的话，很有可能列出错误的任务，这样您将无法离事业的成功更近一步。

如果您要追求的是个人生活的幸福，这么做同样对您毫无帮助。

再怎么完美的时间管理也只会让您越来越不满。

因此先抓住最根本的任务非常重要——确定您的目标，其中既包括职业目标也包括个人目标。

您的情况如何？您是否已经有了明确有目标？您的生活目标是什么？对您来说什么是最重要的？
下面列举了一些生活目标，它们已经涵盖了几乎所有可能的方面。

请您在各项目标前面的方框中标上1~12的数字对它们进行排序。

1是最重要的目标，以此类推。

生活目标的等级
管理：扮演富有影响力的管理者角色，引导和培养其他人以实现目标。

专业知识：在某个领域成为权威专家，为熟练、全面地掌握专业知识长期不懈地努力。

威望：成名，得到他人的认可、赞赏或获得崇高的社会地位。

服务他人：让他人满意；帮助需要帮助的人。

财富：挣大钱，获得财富。

独立：得到独立思考和行动的自由，成为自己的主人。

赢得好感：与关系密切的家人和朋友保持良好的交往，记得他们的好感。

安全感：在职业和经济方面得到长期、稳定的保障。

自我实现：实现自我的最佳发展；充分发挥自己的创造力。

责任：为特定的价值观、理想和原则献身。

满足：享受生活，让自己感到幸福和愉悦，过上舒适的生活。

健康：晚年仍能保持健康的体魄。

下面请您回答成就清单里的问题。

请您比较一下自己的生活目标和事业目标是否一致。

您的方向正确吗？还是走入了歧途？哪些方面是您必须改变的？
正确的问题让您实现目标！
1、哪些对您最重要的目标是您在目前的岗位上可以实现的？
2、如果您在目前的岗位上无法实现任何一个重要目标，您认为是否有可能在其他岗位上实
现它们？
3、如果您目前的和其他的岗位都无法让您实现目标，换一个职业或行业有可能让您实现它
们吗？如果有可能，在哪个职业或行业中可以？
4、您的目标中有没有互相矛盾的？
5、这些关于生活目标的问题能否帮助您更清楚的了解自己希望在职业工作中做出哪些改
变？
6、您希望自己1年之后身在何处？您的目标是什么？
7、您希望自己5年之后身在何处？您的远期目标是什么？
8、您的远期目标是否与您最重要的生活目标一致？
9、要实现您的远期目标，您的5年计划，要完成哪些步骤？
10、您有哪些强项是可以帮助您完成这些步骤的？
11、有哪些劣势可能阻碍您的步伐？
12、您有没有看到可以让您更接近自己目标的新可能？
13、您有没有可能妨碍您前进的问题？
黄金法则二：
专注于最重要的事
清楚自己的目标后，您就必须考虑如何实现这些目标了。

您绝对不能分散自己的精力。

这一直是最主要的危险之一。

您不可能同时实现自己所有的想法，否则您最后将一事无成。

您必须做出选择。

总是问问自己下面两个问题：
实现这个事发或完成这个任务到底值不值得？
如果答案是肯定的：值得为它付出多少精力？值得花多少时间？
您必须对不同的任务进行分类，区分的标准是它们的重要性，然后按照这样的标准分配您掌握的所有时间。

一定要注意不要在不重要的任务上花费过多时间。

同时，还要根据重要性确定完成任务的先后顺序，重要级高的任务应当排在前面。

黄金法则三：
按重要性决定先后顺序
对于管理者来说，重要的不仅是正确地处理事情，更关键的是要处理正确的事情。

根据长期以来的经验，人们总是把过多的时间和精力花费在次要的事情上。

上在19世纪，意大利经济学家Vilfredo Pareto就在以他命名的“帕雷托法则”中提出了所谓的80：20法则。

根据这条法则，只有20%的时间就能取得80%的效果，而其余80% 的时间只能取得20%的效果。

一旦您处理好这个关系，您不但能赢得时间，还能使工作效果得到显著提高。

这是一道很简单的算术题：您为20%效果花费的时间只能是80%效果的1/4。

也就是说您必须事半功倍，在5%的时间里取得20%就能取得100%的效果了。

用50%的时间，也就是只要投入一半的时间，您就能赢得双倍的效果。

要根据任务的重要性对它们进行排序，并据此分配工作时间，可以利用ABC分析法。

A类任务＝非常重要的任务
B类任务＝重要的任务
C类任务＝不那么重要的任务
A类任务是要求您全心投入的任务，您不能分配给别人的任务。

您必须花费绝大部分时间解决的任务。

不能为B类任务花费太多的时间。

您也可以把它分配给其他人来做。

一般来说C类任务的数量非常之大，但您不能被这一点迷惑。

您绝对不能为它花费大部分时间。

您必须在最短的时间内把它解决（如果真有必要解决的话）。

您必须留出每天工作时间里的６５%用于完成A类任务。

把２0%的时间用于解决B类任务。

用于解决C类任务的时间不能超过15%。

遗憾的是实际情况往往与此大相径庭。

许多管理者都被C类任务的数量征服了，为它们花费了大部分的时间。

这样一来他们就失去了对全局的掌握，花在A类任务上的时间远远不够，成功也因此离他们远去。

黄金法则四：正确地给员工分配任务
正确分配任务的主要好处在于：
您可以摆脱B类和C类任务的烦忧，集中全部精力处理A类任务。

您将给员工提供证明自己和进一步提升实力的机会，这也是激励员工最基本的前提。

您分配任务时最有可能犯两个错误：
您没有向员工说明他们应该实现的目标和效果或者说明不够充分。

您总是不断地插手员工的工作，不给予他们自由。

或者您总是在他们完成任务后动手更改一些无关紧要的细节。

成功分配任务的5个步骤：
第1步.您自己首先要明确需要完成的任务
目标效果
数量、质量的要求
从属任务/中间期限
最终期限
第2步.谨慎地挑选员工
他的能力是否胜任这个任务
其它任务是否已经让他应接不暇
第3步.详细、充分地向员工说明情况
和他一起商定目标和期限
要和他一起讨论哪些方面是可以由他独立判断的，他有哪些自由
第4步.在解决任务期间进行监控
一旦发生偏差，您可以及时做出指正
判断员工是否需要帮助
第5步.在解决任务期间和完成任务后进行审核时应严格按照协议
只对涉及您和员工商定的目标和要求的方面进行更改
对于您许诺给员工自主权的方面，您必须允许他按照自己的方式解决任务
黄金法则五：
用计划代替杂乱无章
有效进行时间管理的一个核心是进行日程规划。

如果您按照日程规划工作，那么每个工作日结束后您都能实现一个阶段性的目标。

每天的成功不断积累，您自然就能在工作中取得令人信服的成就。

但如果您每天的日程规划都无法掌握，就更不可能完成长期的目标了。

日程规划的最高原则是：做出书面计划。

书面计划的形式很重要，它使您：
能够纵观全局，并精确地考查您是否真的无所遗漏
足够认真地对待计划，并有受其约束的感觉
在工作日结束时能够检查您做完了什么，未完成什么，并把尚未完成的工作延续到第二天的计划中
经过长时间的总结经验，不断提高计划的准确性
下面向大家介绍一个Seiwert的ALPEN方法，即时间管理的1×1法：
A＝写下所有任务
L＝估计完成各项任务所需时间的长短
P＝预留机动时间
E＝决定先后顺序及如何分配任务
N＝事后监督
您可以按照这个方法制订您的书面日程规划：
A＝写下所有任务
前一天没有完成的任务
固定的期限
您必须处理的日常事务
其它您必须或希望完成的任务
L=估计完成各项任务所需时间的长短
根据经验写下您为完成每项任务可能需要的时间，然后计算出所需时间的总数。

P＝预留机动时间
机动时间是用于处理不可预见性事务的时间。

每天都会发生一些预料不到的事情，有时多些，有时少些。

这些事情有可能是给您造成干扰的突发事件，也可能是在实际工作环境中产生的亟待解决的问题。

您不能总把这些事放在一旁不予理会。

但另一方面，您也不能一而再再而三地打乱您的日程安排，否则您最初就不必考虑“时间管理”这个问题了。

所以您应该一开始就为这些不可预见的事务预留出一段时间——也就是机动时间。

E=决定先后顺序及如何分配任务
现在您已经完成哪些步骤了？您已经列举了需要完成的任务和活动。

假设第二天的任务需要6个小时，也就是360分钟来完成它们。

首先，您打算第二天工作8个小时。

也就是说您有480分钟专门用于工作。

我们先不把午间休息的时间考虑在内。

现在扣除40%作为机动时间，还剩下288分钟。

您最多只能留这么多时间用于解决具体的任务，因为您需要完成的任务已经超过您掌握的时间了。

您还有72分钟的工作没有解决（360减去288）。

您可以把这些任务分配给员工，或者把它安排到第二在。

或者您干脆把它们从计划上删掉，也就是您必须决定好先后顺序。

您绝对不能缩短您用于完成各项任务的时间。

这么做等于使您的时间规划失去了基础，只是在自欺欺人。

您只能在日程规划中留下您估计能在288分钟内，也就是不到5个小时内解决的任务。

满足这一点后，您就可以具体安排完成这些任务的时间了。

先从固定的期限开始，因为这些时间安排是您一定要遵守的。

然后再具体安排A类任务。

处理好A类任务后，您还要在日程规划中按顺序分配解决B类和C类任务的时间。

N＝事后监督
每天的工作结束后，您都应该检查一下有没有按照计划完成所有的任务。

把还没有完成的工作纳入第二天的日程规划。

保险起见，这时您应该再检查一下这些工作是不是一定要做的，或者是不是一定要由您来做的。

尤其是对那些您已经多次延迟的工作更要仔细考虑。

黄金法则六：
在完成重要任务时排除一切干扰
藏起来一段时间，把电话搁起来，让您的员工接待未经预约的访客。

但要注意：不要过分滥用“闭关时间”。

不能让您的员工要先预约才能跟您谈话。

您的主要任务是随时在员工的身边，必须让下属随时都找得到您，因此您只能为真正重要的任务留出“闭关时间”。

如果您经常需要“闭关”，那说明您没有充分发挥分配任务的能力。

有一些管理者在需要解决重要的任务不愿被干扰或需要时间专注地思考时，就回到家里。

因为他们在工作场所不可能得到所需的条件。

您可以考虑一下这个办法是否能帮助您更好地解决重要的任务。

很多管理者中只有很少人反对这种做法。

黄金法则七：
练习说“不”的艺术学
会在不伤害任务人的前提下说“不”！
下面是一些可供选择的办法：如果来访者要解决的是具体问题，您可以把会面分配给其他人。

让他直接去找您员工中的专家或提供其他日期让他选择。

对您重要的和需优先考虑的任务进行论证。

运用论证来说“不”！这尤其适用于您的上司妨碍您工作的情况。

如果您为了他不得不把您的重要任务搁置起来，那么责任应该由他负。