浅谈高校电子档案管理及应用

浅谈高校电子档案管理及应用

发表时间：2013-07-16T08:18:34.700Z 来源：《职业技术教育》2013年第6期供稿作者：李海霞[导读] 电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。

李海霞（阿拉善职业技术学院内蒙古阿拉善750306）近几年，电子信息技术取得了飞速发展。办公自动化、网络化渐趋完善，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔，产生了大量的电子文件。高校电子信息档案也经历了一个从无到有、从不规范到规范化管理的过程。从电子文件形成的过程和特点看，电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论，电子文件的

处置阶段（归档）仍应由档案部门集中统一管理。

一、高校电子文件在归档方面的现状

从目前来看，电子文件在归档管理等方面还存在以下问题： 1.原稿被忽视，随意遭删改。在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，不是被清除就是被新文件覆盖了。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，失去了归档保存的意义。

2.归档程序不明确，存贮载体不安全。电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是，目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。

3.归档不鉴定，真伪不辨别。电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值既不做辨别又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。

4.人员素质低，专业人才缺。电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看，档案工作人员中有相当一部分素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位的档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。

二、提高单位电子文件管理水平的对策

1.从电子文件的收集、积累等基础工作入手。在纸质档案管理中，档案收集是档案工作诸环节的第一个环节，档案收集工作如何，对后续各环节的影响很大。因为，如果应该收集归档的文件而没有收集归档，不仅会影响档案的完整性，而且不利于今后的开发利用。对于电子档案来说，电子文件的收集也是诸环节的第一个环节，是做好电子档案管理工作的基础。

2.严格电子文件的归档管理。电子文件归档，是将应当归档的电子文件，经过整理确定档案属性后，从电子计算机的存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。不同环境条件下产生的电子文件，其归档的方法是不同的，如果是电子计算机网络系统，按要求转数据库或记录有归档的标识即可完成归档任务；但以存储载体传递的电子文件归档，就必须做一些辅助和认证工作，要与相关的纸质文件结合归档。就目前而言，电子文件归档应符合下列要求：从归档时间上看，文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。

3.规范公文制作和控制程序。对形成的新的公文档案要指定一个终端，各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送，确保各种来源的档案实现统一的格式和结构，便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则，尽量采用通用的文件格式。要严格各环节的管理权限，对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留，不可任意进行删除处理。

4.加强电子文件软、硬件设施管理。要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度保持在17-20℃之间，相对湿度保持在35-40%之间，同时强化防磁设施的完善和维护。有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

5.重视和加快电子文件管理人员的培养。电子档案管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。因此，培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急。就目前各机关单位来说，一是要重视吸纳专业型的人才充实到干部队伍中来，如电子计算机软硬件技术或数字通信技术、接受过大学教育的档案管理专业人才，对此类人才经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要；二是加大教育投入，抽调一批学历达到一定水平且热爱档案管理工作的人员，对他们系统地进行档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术的强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。