浅谈档案管理对企业文化建设的作用 郁晓宁

浅谈档案管理对企业文化建设的作用郁晓宁

发表时间：2019-09-20T11:28:48.187Z 来源：《基层建设》2019年第19期作者：郁晓宁

[导读] 摘要：大家所说的企业文化可以称为组织文化，它是一个由其信念、符号、价值观、处事方式、仪式等组成的特有的组织文化形象。

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摘要：大家所说的企业文化可以称为组织文化，它是一个由其信念、符号、价值观、处事方式、仪式等组成的特有的组织文化形象。简单而言，就是企业在日常运行中所表现出的方方面面，它包含了企业的物质文化、精神文化以及各类制度文化。企业文化是企业的灵魂所在，其核心是企业的精神和价值观。而企业精神和价值观，不仅仅依靠时间积淀下来，更依靠各类载体的记载和展示传承下来。而档案管理恰恰是企业生产制造的真实记录，通过各种载体的记录反映了企业生产制造过程中的基本面貌，见证了企业发展的脉搏。档案工作有效利用，对企业历史原貌重现起着关键作用。

关键词：档案管理；企业文化建设；作用

1中型企业的档案管理一般现状

以软件和信息技术服务业为例，一般以从业人员100人及以上，且营业收入1000万元及以上的为中型企业。在这个领域，中型企业不如大型企业有规范化的企业管理制度和流程，与小微企业相比已经稳定发展了一段时间，在企业商业运营、研发生产、员工管理等各方面积累了很多有价值的资源及经验，如果不加以整理利用，对企业、员工、社会来说都是损失。但是由于档案工作的性质，企业发展初阶段一般都对档案管理工作不太重视，对于中型企业来说，或多或少会存在以下问题，因此建立和规范企业档案管理体系的需求比较迫切。

1.1重视观念差，制度不完善

随着市场经济体制的逐步建立和不断完善，企业为了在竞争中取胜，以体制、机制、机构的变革，应对市场的风云变幻。在这个过程中，企业注重的是直观的经济效益，看重的是与生产经营直接相关的部门或机构的工作，而忽略了文件收集、归档、利用工作，档案通常处于“说起来重要，抓起来次要，忙起来不要”的状态。企业档案管理的意识薄弱，对重要文件、资料和凭证的归档没有引起足够的重视，就难以制定行之有效的管理办法。企业形成的文件材料千差万别，档案工作如果未纳入到有关人员的岗位职责和工作范围，没有一个明确的收集上交制度，与日常工作脱节，档案散落在各个部门工作人员手中，档案部门收集力度不够，档案资料也未按制度整理编纂成系统，使用时很不方便，甚至容易造成文件材料的遗失，给企业造成不必要的损失。平时没有好好的积累，很多时候没有起到应该起到的作用，因此更加得不到重视。

1.2管理方式落后，信息化程度低

随着信息化发展，企业ERP逐渐普及。但由于“成本-收益”观念影响，企业OA、财务、人力资源及业务系统发展较快，而档案系统受重视程度不够，很多企业还停留在以纸质文档为主的手工收集整理水平。当前档案的保存方式、载体有了革命性发展，出现了电子文件、图片、声音、视频等多种新的档案种类，管理方式的革新却存在滞后性。传统手工操作不适应高节奏高效率的需要，计算机利用率低，缺乏企业适应性强的档案管理系统，检索、查找、调卷、摘录等环节都靠手工操作，费时费力，造成资源浪费，特别是企业发展规模逐渐扩大，档案实行综合管理后，室藏案卷数迅速增加，靠简单的检索工具进行手工操作，准确率难以提高，出现利用者心急，查找者心慌，久而久之形成档案利用条件差，使用效率低的状况，从而利用者无甚积极性，对档案更不重视。而业务部门容易出现将部分文件资料留在本部门“雪藏”以备日后所用而不归档的情况，档案的利用进入逐渐受到冷落的恶性循环。

1.3人员专业素质欠缺，档案利用层次待提高

档案工作是一项十分专业的系统工程，档案人员不仅要掌握档案管理理论，还必须懂得具有本企业生产经营特点的一些工程技术方面的知识，有了较广博的知识面，才能对多方位的工作应对自如。实际工作中，档案管理人员多为兼职，专业培训机会较少，档案管理人员的业务素质限制造成档案的深度加工环节薄弱。档案信息资源难以快捷、准确地提炼出有效的信息以供利用。不少企业的档案工作纯粹停留在收与管的层面，一方面由于素质的不到位，另一方面编研意识的缺乏，造成档案的编研工作难以为继，档案无法得到很好的利用。这是导致档案工作在有的企业没有地位，可有可无的主要的原因。

2档案管理是促进企业文化建设的有效途径

2.1 增强企业档案管理工作，增设档案信息库建设

在信息时代，为确保档案管理的现代化，需要加强在实际工作中的基础工作，提高现代档案的管理水平，运用各种先进的信息技，推动档案事业的健康发展。首先，要制度先行，建立健全的档案管理制度，制度先行才能为档案管理工作提供规范，更利于档案管理工作的有序开展。企业要以《档案法》为依据，根据企业自身的情况，从实际出发，制定有效的档案管理办法，形成完善的档案管理制度，才能促使企业档案工作的顺利发展。其次，我们要就在企业文化建设中所产生的各类内容的材料进行全面有效跟踪，并进行收集和归档。（例如文字、声音、图像、实物等资料）此外还要规范档案鉴定、流转、归档、入库，实现活动信息高效率和高质量的存储。我们只有进行高质量的资料跟踪、收集、归档等档案管理工作才能确保在各类企业文化活动中提供丰富而详实的素材资源。

2.2 加强档案管理工作的宣传力度，充分发挥其作用

企业档案在企业文化宣传中提供原始资料，其内容反映了企业在各时期、各部门和各个行业的发展和转型。它具有真实性、可靠性和相关性的特点。就企业文化的要求和内容，我们可以充分利用档案资料的原稿以及例如年鉴、企业手册、企业宣传图册等档案衍生的产品，对员工的进行企业文化培训和主人翁意识的再教育，这些都是具有生动性、真实性和说服性非常行之有效的做法。这些载体对员工增强企业发展的认识、找寻在企业内部的归属感、凝聚企业人心有非常大的效用。我们应该充分利用可行的、广泛的、及时有效的传播途径重视企业在档案管理方面所取得的成果，积极做好宣传工作和成果展示工作。比如在企业微信公众号中定期推送和传播档案管理的各类做法，通过新媒体宣传档案管理的工作要点和意义，以青年讲堂等形式讲解档案发展史，以座谈会等方式邀请各部门积极探索和创新档案工作思路与方法。

2.3 加强档案管理的信息反馈，及时掌握各类需求

档案管理员要把档案在利用过程中的频率、效果、需求方向以及利用者感想建议等信息及时作好记录以及后续的反馈。一方面，这些任务可以及时发现档案管理工作中存在的不足和漏洞，将档案工作提升更高水平，有利于总结和吸取经验教训，更好的为今后工作有序开