档案信息化建设与档案管理的几点思路

档案信息化建设与档案管理的几点思路

作者：王宪敏

来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第12期

【摘要】本文首先概述了信息化建设的基本内容，随后结合实际工作经验，就如何依托信

息化建设提升档案管理工作质量提出了几点建议。

【关键词】档案管理；信息化建设；基本内容；措施

一、档案信息化建设的基本内容

（一）基础设施的信息化建设。档案信息化管理的实现，离不开信息化基础设施的支持。

因此，档案管理部门应当采购一批网络硬件和软件设施，用于构建信息化框架。硬件方面的信

息设备主要包括计算机、交换机等，主要功能是为了实现对档案资料的分类整理和查询检索等。软件方面的信息化建设主要是构建局域网和连接互联网。局域网的作用在于实现档案管理部门

内部的信息共享，消除信息壁垒，有利于提高档案管理的效率。

（二）管理系统的信息化建设。信息化管理模式下，整个管理系统采用的是扁平化管理方式。这种管理方式的优点在于可以实现对档案信息资料的快速和便捷处理，并且可以通过信息

反馈，使得管理人员能够及时掌握档案资料的利用情况，进而采取针对性的管理措施。作为档

案信息化建设中的核心组成部分，管理系统的建设尤其关键。一般来说，管理系统除了能够对

外发出指令，还要能够及时接受反馈信号，便于管理人员对档案管理工作的开展有一个基本的

了解。

（三）安全体系的信息化建设。档案信息化管理与传统的人工式管理相比，不仅管理效率

有了大幅度提升，而且档案资料的安全性也得到了保证，例如管理人员可以设置登录密码，在

搜索和下载数字化档案资料时，必须有相应的登陆口令才能获取访问权限，从而有效避免了无

关人员非法访问或是恶意窃取档案资料的问题。另外，随着档案信息化建设工作的不断开展，

也要求安全体系进行相应的升级，提升对信息档案的安全保护能力。

（四）人才队伍的信息化建设。虽然在引进信息化管理系统后，大量的管理工作都可以交

由计算机设备完成，但是档案管理人员的重要性仍然不可忽视。因此，在档案信息化建设过程中，还必须要重视档案管理人才队伍的信息化培训。例如，许多档案管理部门近年来为了适应

工作需要，都引进了信息化管理系统。通过对档案管理人员的技术培训，使其能够掌握这些信

息化设备的操作技术，进而保证了信息化管理工作的高效率开展。

二、信息化背景下加强档案管理工作的措施

（一）加快实现数字档案资源的共享。资源共享是信息化建设最突出的特点之一，依托于

互联网的信息化建设，可以打破传统档案管理模式下资金利用效率不高的弊端，为满足更多人

的档案查询和借阅需求提供了保障。为此，在当前的新形势下，应当将工作的重点放在推进档

案数字化和资源共享两个方面。首先，要逐步推进档案数字化建设进程。应遵循科学合理的原

则编制相应的工作计划，并强化监督检查，确保档案数字化工作顺利进行。同时，应在满足用

户使用需求的基础上，构建起完整的档案数字化目录，并加大人、财、物等方面的投入力度，

进而形成各部门协同努力的良好工作格局。其次，要逐步推进档案信息资源共享。可根据国家

最新出台的相关标准，构建起统一的档案信息管理系统，并促使该系统与办公应用系统间有机

融合，这样能实现信息生成、整理与归档全过程的网上操作。

（二）建立健全资金和技术支撑体系。档案信息化建设需要技术和资金的双重支持，管理人员只有确保资金和技术到位，才能维持信息化建设工作保质保量地开展，进而为档案管理工作带来便利。资金方面的花费主要包括两方面：其一是在前期建设阶段，由于信息化建设需要采购大量的硬件和软件设备，加上信息系统的安装调试等，都需要花费较多的资金。尤其是在一些大型的、综合性的档案管理部门，前期建设资金的成本较高。其二是后期维护阶段，信息化系统的运行过程中需要不断进行维护，以确保档案信息管理系统的正常运行。另外，部分硬件、软件设备在使用一定年限后，也需要及时更换，从而带来额外的成本花费。技术方面所涉及的内容则相对复杂，除了信息系统的安装与调试技术外，还包括信息化管理系统使用过程中的安全维护技术和资源共享技术等。

（三）不断创新档案信息服务手段。服务性是档案的根本属性之一，档案资料往往具有潜在的利用价值，借助于信息化管理手段，可以更加深入地挖掘这些潜在价值，进而保证档案资料服务功能的发挥。依托信息化建设，可以为档案管理工作的开展和服务手段的创新提供必要的支持。根据我国现行的《档案法》《保密法》以及政府信息公开条例的要求，合理设定档案的公开级别，并建立档案信息资源网上公开评估体系，对明确公开的信息，应由主管部门负责将信息以固定格式发布到指定网站上。各级档案部门可以采取链接的方式对相关资源进行有效整合，并逐步完善档案信息资源网，以此来实现一站式的档案信息网上查阅。

三、结语

档案管理的信息化建设已经成为档案工作发展的必然要求，同时也是不断提高档案服务效率的客观需要。作为档案管理人员，应当认识到新形势下档案信息化建设的必然性和重要性，一方面要投入一定资金，引进信息化管理系统，为档案的信息化管理提供条件支持。另一方面也要加强自我专业技术水平，能够对新型的信息化设备进行熟练操作。通过双管齐下，可以确保档案管理工作向信息化和数字化方向发展，更好地发挥档案资料的利用价值。