档案整理及分类标准
档案整理分类方案范本（3篇）
档案整理分类方案范本为加强本公司档案管理，实现档案分类、整理、编目、检索的标准化和规范化，便于档案信息资源的开发利用，更好地为领导决策和各项工作服务，根据国家档案管理的有关规定，结合本公司档案整理实际情况，特制定本方案。
第一条本方案规定了档案分类的原则和方法、档号标识及归档范围和保管期限。
第二条档案分类原则是以公司所有在工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。
本方案适用于本办公室档案实体的分类、整理和排架管理。
第三条本方案共设置___个一级类目，并以两位___伯数字作为一级类目代号。
1、公司文件（代号：01）2、办证管理（代号：02）3、合同管理（代号：03）4、基本建设（代号：04）5、检验报告（代号：05）6、行政管理（代号：06）7、人事档案（代号：07）8、体系文件（代号：08）9、声像实物档案（代号：09）第四条二级类目的设置方法如下：1、公司文件、办证管理、合同管理类的二级类目，按职能部门设置；2、基本建设类的二级类目，按厂区或基建项目设置；3、检验报告类的二级类目，按产品种类或型号设置；4、行政管理类的二级类目，按类别、部门/厂区、财务报告、其他设置；5、人事档案类的二级类目，按部门/人名设置；6、体系文件类二级类目按厂区、类别和年限设置；7、声像档案类的二级类目，按照片、底片、录音带/录像带、光盘/磁盘等载体特征设置，照片类的三级类目按领导类、荣誉类、业务活动类、文体活动类设置；实物档案类的二级类目，按荣誉品、纪念品、其他设置；8、专业档案类的二级类目根据实际情况进行设置。
第五条归档文件___本部门在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
2.整理。
将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包___、存储等），使之有序化的过程。
档案整理的方法及分类
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书业务、会计声像、实物电子、科技邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）编写吴金林一、档案整理几个概念(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。
二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。
立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求
邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）一、档案整理几个概念(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。
二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。
立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。
档案分类、整理、归档与调阅总结：规范操作,高效运作
档案分类、整理、归档与调阅总结：规范操作，高效运作2023年，随着信息化的高速发展，企业的信息管理变得愈发重要，档案分类、整理、归档与调阅成为了企业信息管理的重要环节。
规范的操作和高效的运作是实现企业信息管理的有效途径，下面将详细阐述档案分类、整理、归档与调阅的关键点和实现规范操作、高效运作的方法与意义。
一、档案分类档案分类是指将企业所拥有的各种文件和记录按照一定的标准进行分类，以便于存储和管理。
档案分类的核心精神是使文件能够按照一定标准和体系安排，形成一个有序的档案系统。
档案分类的标准包括以下内容：1、按时间分类：将文件按照其产生、接收、处理的时间顺序排列。
2、按功能分类：根据文件的特定功能进行分类，如人事档案、财务档案等。
3、按部门分类：根据部门进行分类。
档案分类的目的是便于管理，且档案系统也是企业管理的一部分，完善的档案分类体系不仅能有效地保护企业重要信息，还能提高企业运营效率和管理效果。
二、档案整理档案整理是指对档案按照分类标准进行整理、清洗、整合，达到档案资料的完整和完备性。
当然，整理的过程要保持对档案的尊重和严谨性。
档案整理的核心精神是在不破坏档案资料完整性和真实性的基础上进行档案处理，为归档做好准备。
档案整理的关键点包括：1、查阅。
查阅档案资料，熟悉档案内容和结构，尽可能了解其历史和产生背景。
2、清洗。
对档案进行除虫、防潮、修补、切割、折叠等操作。
3、调整格式。
对档案的页码、标签、表格等进行统一调整，便于档案的归档和管理。
通过档案整理，既可减少档案处理过程中的错误和差错，又能便于档案调用和存储，是档案管理过程中非常重要的步骤。
三、档案归档档案归档是指按照指定的标准将经过分类和整理的档案资料存储在档案室中，便于管理和查阅。
档案归档的关键点包括：1、档案室的安全。
档案室应该保证出入口通畅，档案室的温度、湿度和采光等环境应该严格控制，确保档案资料的安全性。
2、档案保管规范。
档案室应该配备专门的保管人员，对文件进行统一管理和记录，确保档案资料的准确性和存储时间的明确。
档案分类整理制度
档案分类整理制度
是指为了便于管理和检索档案信息，对档案进行分类整理的一套规章制度。
档案分类整理制度包括以下内容：
1. 档案分类原则：根据档案的性质、用途、形式、产生单位等特点，进行分类。
常见的原则包括时限原则、机构原则、业务原则等。
2. 档案分类标准：确定档案的分类标准和代码，使档案可以按照一定的规则进行分类。
一般可以根据档案的主题、机构、时间等进行分类，还可以根据具体单位的需要制定特定的分类标准。
3. 档案分类流程：规定档案分类的具体流程，包括档案的收集、整理、编目、编号等环节。
确保分类工作的顺利进行，便于后续管理和使用。
4. 档案分类工具：制定档案分类工具，如档案手册、分类指南等，方便档案工作者进行档案分类工作。
5. 档案分类管理：建立档案分类管理制度，明确各级档案管理机构的责任和权限，确保档案分类工作的高效运行。
6. 档案分类培训：为档案工作者进行档案分类培训，提高其分类技能和专业水平，保证档案分类工作的质量和准确性。
档案分类整理制度的实施可以有效地提高档案的管理效率和服务质量，提供便捷准确的档案检索服务，保证档案的安全性和可追溯性。
档案归档的标准是什么？
档案归档的标准是什么？
档案归档的标准是指按照一定的规范和标准将不同类别的档案分门别类地整理归档，以确保其安全、完整及可检索。
以下为档案归档的标准：
1. 档案重要性分类标准
按档案的重要性分为三类：一类为重要、二类为次重要、三类为一般。
重要性分类主要是便于管理人员有针对性地对重要性档案采取更为严格的管理措施和保障措施。
2. 档案年限归档标准
档案年限归档标准是指按照法律法规和规章及政策规定将档案分门别类地按照不同年限归置。
根据不同类型档案的要求，可将档案分为永久保存档案、定期保存档案和转移处置档案三类。
3. 档案分类标准
档案分类标准是指按照档案的机构、部门及内容等不同属性，将其分门别类地归档。
它是档案管理中最基本、最重要的标准，是
档案处理工作的出发点和基础。
它是区别不同档案之间关系的根本
标准，也是档案组成结构的基础。
4. 档案装订标准
档案装订标准是指分类归档后的每个档案单元的装订方式和格
式规定。
档案装订是档案工作中不可缺少的环节，而档案单元是档
案装订的基本单位，其装订方式和格式规定，既影响档案的外观效果，也关系到档案的使用和保存。
5. 档案目录编制标准
档案目录编制标准是指对档案材料进行内容摘要和关键词提取
的规范，以便于档案管理人员对档案信息的快速准确检索。
总之，档案归档的标准是基本且重要的规范，对于档案的管理、使用和保存都有着不可或缺的作用。
档案分类整理制度
档案分类整理制度
是指为了方便管理和查找，将档案按照一定的分类标准和规则进行整理和归档的制度。
具体而言，档案分类整理制度应包括以下内容：
1. 分类标准：根据档案的性质、用途、形式等因素，制定相应的分类标准。
常见的分类标准包括机构分类、主题分类、时间分类等。
2. 档案编目：根据分类标准，对每一份档案进行编目，包括档案的题名、编码、责任者、形成日期、载体等信息。
3. 档案装订：将已编目的档案按照一定的规则装订成册或装订成卷，以便于存放和查找。
4. 档案存储：根据档案分类制度，将已装订的档案按照一定的规则存放在档案库或档案柜中，确保档案的安全和完整。
5. 档案借阅：制定档案借阅规定，明确档案的借阅条件、手续和期限，保证档案的合理利用和管理。
6. 档案销毁：制定档案销毁规定，对于已经过期或无用的档案，按照一定的程序进行销毁，确保档案的安全和保密。
通过建立档案分类整理制度，可以提高档案的管理效率，减少档案丢失和混乱的可能性，保证档案的安全和完整，方便及时查找和利用档案信息。
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人事档案整理标准及存放标准
人事档案整理标准及存放标准
1. 文件分类，根据不同的内容和用途，将人事档案分为个人基
本信息、合同协议、考核评价、奖惩记录等不同类别，以便于管理
和检索。
2. 文件命名规范，制定统一的文件命名规范，包括使用规范的
日期格式、员工姓名缩写等，以便于识别和查找。
3. 文件整理流程，建立完善的文件整理流程，包括文件的收集、整理、归档和更新，确保每份档案都得到妥善处理。
4. 文件保密措施，对于涉及个人隐私的文件，要严格控制查阅
权限，确保信息安全。
而关于人事档案的存放标准，一般需要考虑以下几点：
1. 存放位置，人事档案宜选择在防火、防水、防盗的安全地方
存放，如专门的档案室或保险柜。
2. 存放环境，保持存放环境的干燥通风，避免受潮或发霉，同
时防止阳光直射和高温。
3. 存放设备，选择合适的文件柜、文件盒等存放设备，确保文件的整齐摆放和便于管理。
4. 存档期限，根据法律法规和公司规定，制定人事档案的存档期限，及时销毁过期的档案，以节约空间和保护信息安全。
总之，人事档案整理标准及存放标准的制定和执行，对于公司的管理和员工的权益都至关重要，需要严格遵守并不断完善。
希望以上回答能够满足你的要求。
档案整理细则
档案整理细则
1. 整理目的：
- 保护和保存档案文件；
- 提高档案的查询效率；
- 便于日后的管理和使用。
2. 整理范围：
- 档案种类：列出需要整理的档案种类；
- 档案时间范围：确定整理的时间跨度。
3. 整理方法：
- 档案排序：按照一定的排序标准将档案进行排序，如按照时间、地点、主题等；
- 档案分类：将档案按照不同的分类标准进行分类，如按照部门、项目等进行分类；
- 档案编号：为每个档案文件赋予唯一的编号，便于管理和查询；
- 档案装订：将档案整理好后装订成册，便于保存和查阅。
4. 整理标准：
- 文件名称：根据文件内容确定文件的名称；
- 文件编号：按照一定的编号规则为文件赋予编号；
- 文件日期：记录文件的创建日期和最后修改日期；
- 文件归档位置：将文件放置在适当的存储位置，如文件柜、文件盒等。
5. 整理记录：
- 整理清单：记录整理的文件名称、编号和归档位置等信息；
- 整理日志：记录整理的时间、地点和人员等信息。
6. 整理保管：
- 档案存放：将整理好的档案放置在存储设备中，如文件柜、档案室等；
- 档案传递：将需要传递的档案进行登记，并记录传递的时间和接收人；
- 档案保密：对涉密档案进行限制访问和保密管理。
7. 整理评估：
- 定期评估：定期对已整理的档案进行评估，检查档案的完整性和可用性；
- 维护修复：对损坏或老化的档案进行维护修复，确保档案的保存质量。
以上是档案整理细则的一个范本，具体实施时可以根据实际情况进行调整和完善。
档案整理的方法及分类
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书业务、会计声像、实物电子、科技邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）编写吴金林一、档案整理几个概念(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。
二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。
立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。
档案整理的方法及分类
邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求〔文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技〕编写吴金林一、档案整理几个概念〔一〕档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行根本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程.〔二〕档案整理的根本要求：遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值, 确定档案的保管期限；便于保管和利用.〔三〕档案整理的文件范围：但凡本机关工作活动中形成的, 具有查考保存价值的文件材料,包括收发文电、内部文件、会议文件、记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等,在办理完毕后均须整理保存.〔四〕档案整理的方法：一是以“案卷〞为单位整理.二是以“件〞为单位整理.1、以“案卷〞为单位整理.1〕以“案卷〞为单位整理就是立卷,即根据文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷.2〕所谓案卷,就是一组密切联系的文件的组合体.立卷是一个分类、组合、编目的过程.分类即根据立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目.3〕以“案卷〞为单位整理的档案,其根本保管单位是案卷. 案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种,硬卷皮型号有,,2.0cm 三个规格,以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒.4〕以“案卷〞为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的?机关档案工作业务建设标准?和?文书档案案卷格式?5〕以“案卷〞为单位档案整理的适应范围1〕大局部单位短期保管〔现10年〕的文书档案,乡财政所、中央学校等二级机构文书档案一般按“卷〞整理〔2〕各单位专门业务档案一般按“卷〞或是“盒〞整理. 〔3〕科技档案按“卷〞整理,整理要求根据国家质量技术监督局公布的?科学技术档案案卷构成的一般要求?〔GB/T 11822-2000〕执行.其中科研档案还可按国家档案局颁发的科学技术研究课题档案治理标准?DA/T2-92执行.基建工程档案根据国家档案局、国家计委1988年颁发的?根本建设工程档案资料治理暂行规定?执行.〔4〕会计档案按“盒〔卷〕〞整理,整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于?会计档案治理方法?〔财会字〔1998〕32 号〕.6〕按“卷〞整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架.2、以“件〞为单位整理.1〕以“件〞为单位整理就是根据文件材料形成和处理的基本单位即“件〞来进行整理.2〕一般来讲,一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件.文书材料的正本与定稿作为一件,正文与文件处理单为一件〔处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等〕,转发件与被转发件为一件,正文与附件作为一件,原件与复制件为一件,报表、名册、图册、刊物等每册为一件,来文与复文及其他相关文件可为一件. 3〕以“件〞为单位整理的档案,其根本保管单位是件.以“件〞为单位整理的文书档案最后要装入档案盒内. 4〕以“件〞为单位文书档案整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的?归档文件整理规那么?.5〕以“件〞为单位档案整理的适应范围：(1)全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件〞整理.(2)企事业单位有关党群工作、行政治理、经营治理、生产技术治理类归档文件材料按“件〞整理,(3)声像、电子、实物档案按“件〞整理,电子档案整理要求根据国家档案局发布的?电子公文归档治理暂行方法?以及?电子文件归档与治理标准?(GB/T 18894-2002)执行.照片档案整理按国家档案局2002年发布的?照片档案治理标准?(GB/T 11821-2002)执行.6)按“件〞整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册档案排架.二、档案分类、档号编制(一)档案的分类原那么：以各单位全部档案为对象,依据其根本职能,结合档案内容、形成特点以及载体形式,保持档案之间的有机联系,实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和标准化,便于档案的科学治理与开发利用.(二)档案的分类和大类设置方法1、大类的设置原那么上每各单位设置八个大类,即文书档案、业务档案、科技档案〔含科研、基建、设备仪器等〕、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料.2、各类内档案的分类方法1、文书档案分类有4种方法1〕保管期限一-年度分类法,即先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类.我县以“件〞整理的档案多数单位采用这种方法,采用这种分类比拟便于操作,尤其对于小单位,而对于大一些的单位,虽说不用份问题,但为了查找方便,还是要遵照传统立卷方法和归档文件整理的原那么,将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系〔针对本级〕的材料组合在一起；将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起；将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一工程、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起；将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起；对于纯上级文件或下级文件,在实际操作中,如果上、下级文件不多,那么和本级合并装盒归档,如果上级文件和下级文件较多,那么将上、下级文件与本级文件分开,上级排前,本级排中,下级排后.此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下,从“1〞开始编制一个大流水号,件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内,从“1〞开始编制一个流水号.2〕保管期限一-年度―-问题分类法,即先将应归档文件材料按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类.再在年度下按问题〔如综合、政工、业务〕分类.此种分类法适合以“卷〞整理的档案和局部以“件〞整理档案数量特别多的单位,以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位〔如县农业开展银行〕.以“卷〞为整理单位的,在按问题整理档案前,先要按级别分类,上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中,除非是针对本级的文件..以“件〞为整理单位的,上、下级文件又必须分到各个问题类目中.此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下,从“1〞开始编制一个大流水号,件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中,同一个问题内从“1〞开始编制一个流水号.3〕问题一-年度----保管期限分类法,即先将归档文件按问题分类,每各问题下按年度分类,再在年度下按保管期限分类.此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位〔如自来水公司〕.此种分类法盒号编制方法是同一问题内,从“1〞开始编制一个大流水号,件号编制方法是同一年度内,同一保管期限下,从“1〞开始编制一个流水号.4〕年度一-保管期限分类法.即先将归档文件按年度分类, 每个年度下按保管期限分类,此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用,他们是根据上级业务主管机关的规定办的.此种分类法盒号编制方法是同一年度内,从“1〞开始编制一个流水号,件号编制方法是同一保管期限下,从“1〞开始编制一个流水号.2、业务档案按种类一一年度或保管期限一一年度分类法.3、科技档案采用种类或保管期限一一年度分类法.〔种类有基建、设备、科研等〕4、会计类档案采用类别一一保管期限一一年度分类法或年度一一类别一一保管期限的分类方法.类别有凭证、账薄、报表、其他.5、声像档案一般采用载体形式一一年度一一问题分类法；载体有照片和磁性2种6、实物档案一般采用年度或类别一一年度分类法, 实物类可分为荣誉类、纪念品〔礼品〕类、印信类.〔三〕档号〔全宗号、目录号、案卷号〔件号〕、页号〕的编制1、全宗号的编制全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号,如邵东一中,县档案馆确定其全宗号为“142〞,标识为“142〞.未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写.企业可填写表达单位的汉语拼音代字.2、目录号编制.填写全宗内案卷所属目录的编号,在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号,企业或参照?工业企业档案分类试行规那么?编制分类方案的单位,可填写类别特征代码.案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置.可按不同时间,不同组织结构,不同保管期限,不同专题或不同载体形态设置案卷目录号.每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜.即,案卷目录内案卷数量缺乏1000时,一般不另立案卷目录,亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时,一般应另立案卷目录,并另编案卷目录号.在一个全宗内不应有重复的案卷目录号.目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识.不同级位的类别之间可用间隔符“•〞分开.不产生误解时,省略间隔符.1〕一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写.即W代表文书档案；Y代表业务档案〔如果一个单位的业务档案门类很多, 可以分别用Y1、Y2、Y3等标识〕；J代表科技档案；K代表会计档案〔报表K1、账本K2、凭证K3〕；X代表音像档案；D代表电子档案；SW代表实物档案.2〕采用阿拉伯数字“1〞、“2〞、“3〞分别表示“永久〞、“长期〔或30年〕〞、“短期〔或10年〕〞三个不同的保管期限.3〕目录号编制例如业务档案目录号 y1代表永久类的业务档案；Y2代表长期〔或30年〕类的业务档案;y3代表短期〔或10年〕类的业务档案.3、案卷〔件〕号、页号1〕案卷号是目录内案卷的顺序编号,案卷号用三位阿拉伯数字标识.目录内的案卷按排列次序流水编号,不应有空号, 在同一个案卷目录〔或分类体系的最低一级类目〕内也不允许出现重复的案卷号,每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号.如一个目录出现两个以上〔含两个〕案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录.以“卷〞整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号,假设超过1000卷要重新编制目录号、案卷号.会计档案中的财务报表,账本,凭证、其他按“大流水〞形式编写案卷号.2〕件号即归档文件的排列顺序号,它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识.分为“室编件号、馆编件号〞.室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1〞开始编写的顺序号,每一件内编写页号.馆编件号是指归档文件移交进馆,重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号.音像、电子、实物档案按类从“1〞开始编写件号.3〕页号是填写卷内文件材料所在之页的编号.页号用阿拉伯数字标识.卷〔件〕内文书材料排列完毕后,要在文书材料中有字迹和图表的页面,一页编一个号,即页号.卷〔件〕内文件各页按排列次序流水编号,不应有空号.页码的编写都是双面有字的记2面,空白页不计数.页号的位置：整卷装订的案卷,页码应编在文件正面右上角、反面左上角编写页号；单份装订的归档文件,页码应编在每份文件的右下角、反面左下角编写页号.我县规定每一份文件都需用铅笔重新编页号.单份装订的文件,有文件阅办单的,编页号从阅办单开始.打印件已经编有页码的可不必再编,底稿页码接着正稿后面的页码数字续编.整卷装订的案卷,如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起,应在卷内文件目录右上角的小方框内填写全宗号、目录号、案卷号.［本帖最后由吴金林于2021-8-22 14:41编辑］在平凡的生活中去寻求快乐！邵东档案博客：大中小发表于2021-4-30 16:42 只看该作者三、档案整理的质量要求：〔一〕组合〔卷〕要求；以问题为主,兼顾其它特征,使文书材料之间的联系紧密,分级适当,问题单一,类型鲜明, 年度不混,保管期限准确.1、齐全完整.1〕归档的文件材料应齐全完整,一个问题的构件不能缺漏, 字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水；2〕收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集；3〕文电合一；4〕底稿随印件一起收集.假设底稿是直接在计算机上起草的打印件,那么一般只要收集发文稿纸与印件,其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力.假设计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示,应收集与印件一并归档;5〕有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档；6〕附件随正件收集归档；关于同一问题的请示和批复应一起归档.2、分类科学.全宗内档案整理采用统一的分类方案,分类层次清楚,类、项、目概念明确,并列的类别之间界限清楚,不互相交叉或重合.3、保持文件内在联系.1〕时间联系.要求区分年度,不同年度的文件不得混淆, 一份文件有多个时间特征的.分年度时.以文件签发日期〔成文日期〕为准,据以判定文件所属年度.方案、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按签发日期〔成文日期〕,电报以发出日期,判定文件所属年度.遇到某些特殊情况,按以下原那么处理:〔1〕跨年度的请示与批复、来文与复文,放在复文年度;没有复文的,放在请示年度；跨年度的规划、方案、预算,放在文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告、决算,放在文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件,放在会议结束的年度；跨年度的非诉讼案件,放在结案的年度；法规性文件放在公布或批准的年度.〔2〕专门年度,以专门年度为一年.如学校的教学档案.〔3〕没有标明落款日期的文件材料.应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期,据以按年度合理归类.〔4〕临时性机构,存在时间不长〔两年以内〕,文件材料较少.形成的文件可以不分年度.放在工作结束年度归档；如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档.存在时间长的必须按年度立卷.2〕来源联系.要求区分级别,将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷.对有密切联系的上、下级文件,如本单位的请示与上级机关的批复,下属机关的请示与本单位的批复,应与本单位的文件放在一起组卷.3〕内容联系.要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系.党政工团和业务治理活动中形成的各种治理性、业务性、标准性文件和调研材料等,一般按问题进行组合.按问题组合要注意以下几点：〔1〕同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷.〔2〕综合性文件和涉及两个以上问题的文件归入综合类.如档案局的一份年度工作总结,一份涉及档案法制、业务指导、科教问题的文件均归入综合类.〔3〕文电应合一组卷.〔4〕单一问题的文件数量少时,可将内容相近的其他问题的文件合并组卷.〔5〕不同载体的文件材料,如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等要与内容相关的文书档案统一整理编目,分别存放,并在目录中加注说明.〔6〕在按问题分类时,文件归档应按其主要内容有规律地进行,并保持连续性,某个内容的文件在去年放入哪类中, 今年亦归入同一类中,不要根据一时的需要随便更改,以免给将来的查找利用带来不便.。
档案分类、归档整理、编目、排列方案
档案分类、归档整理、编目、排列方案一转眼，我在方案写作这个领域已经耕耘了十年。
这十年里，我见证了许多企业的成长，也积累了丰富的档案分类、归档整理、编目、排列的经验。
下面，我就来和大家分享一下我的心得。
我们来说说档案分类。
档案分类是档案管理的基础，做得好，可以让档案工作事半功倍。
在分类过程中，我们要遵循一个原则：简洁明了。
具体操作如下：1.明确分类标准。
根据档案的性质、用途、形成时间等因素，制定一套切实可行的分类标准。
2.细化分类类别。
将档案分为文书、财务、业务、人事等类别，每个类别再细分出子类别。
3.确保分类一致性。
在分类过程中，要确保同一类别的档案具有相似性，不同类别的档案具有差异性。
1.制定归档计划。
根据档案分类结果，制定详细的归档计划，明确归档范围、归档时间、归档责任人等。
2.归档前预处理。
对归档文件进行清洁、消毒、去虫等预处理，确保档案的保存质量。
3.归档操作。
按照归档计划，将档案放入指定的档案柜（架），并做好标识。
4.归档后检查。
归档完成后，对档案柜（架）进行检查，确保档案无遗漏、无损坏。
1.制定编目规则。
根据档案分类和归档整理的结果，制定一套统一的编目规则。
2.编制档案目录。
按照编目规则，编制档案目录，包括档案名称、档案号、档案类别、形成时间等。
3.归档文件编号。
为每个归档文件分配一个唯一的编号，便于检索。
4.建立索引。
将档案目录、档案编号等信息输入计算机，建立索引数据库。
1.按照档案类别排列。
将同一类别的档案放在一起，便于查找。
2.按照形成时间排列。
将档案按照形成时间的先后顺序排列，便于了解档案的历史沿革。
3.按照重要性排列。
将重要档案放在容易查找的位置，提高查找效率。
4.定期调整排列。
随着档案的增加，定期对档案排列进行调整，保持档案的有序性。
（1）档案收集：收集各部门的档案资料，确保档案的完整性。
（2）档案分类：按照档案性质、用途、形成时间等因素，对档案进行分类。
（3）归档整理：将分类后的档案进行归档，确保档案的保存质量。
档案归档标准
档案归档标准档案归档标准是组织和管理档案文件的重要手段，保障档案的安全、完整和可检索性。
以下是一些相关的参考内容，用于制定档案归档标准。
1. 归档文件的分类：根据文件的性质、内容和用途，将档案文件进行分类。
常见的分类方式包括按部门、按主题、按时间等。
档案分类的目的是为了更好地管理和检索档案，保证档案的有序性和可用性。
2. 归档文件的整理和标识：对归档文件进行整理和标识是保障档案安全的重要环节。
整理包括对文件进行翻修、调整和重组，确保文件的完整性和可用性。
标识包括标注文件的题名、分类代码、档号、保管期限等信息，便于档案的管理和查找。
3. 归档文件的保存期限：根据文件的重要性和价值，确定不同文件的保存期限。
文件保存期限需要结合相关法律法规和组织的实际情况来制定，以确保文件能按时归档和销毁。
保存期限过后的文件应及时进行处置，避免占用不必要的空间和资源。
4. 归档文件的存储环境：档案的长期保存需要提供合适的存储环境，包括温度、湿度、光照等因素的控制。
确保存储环境稳定和档案文件免受污染和损坏，避免信息的丢失和破坏。
5. 归档文件的存储安全：档案文件的存储安全是保证档案完整性和机密性的基本要求。
制定合适的存储措施，确保档案不被盗窃、损毁或滥用。
包括使用安全柜、密码锁、监控系统等来保护档案安全，避免档案文件的遗失和泄露。
6. 归档文件的检索和利用：归档文件的主要目的是提供信息的检索和利用。
制定档案检索和利用的标准，确保档案的检索过程简便而准确。
包括制定统一的检索规则、建立档案索引和目录、提供便捷的检索工具等。
7. 归档文件的转递和移交：当档案需要由一部门或组织转递给另一部门或组织时，需要制定相关的转递和移交标准。
包括档案移交清单的编制、移交手续的规范、档案的接收和确认等。
8. 归档文件的防火和防灾：为了保障档案的安全，制定防火和防灾措施是非常重要的。
包括培训员工的灭火知识和技能、安装火灾警报和灭火设备、制定应急预案等。
业务档案整理要求及标准
业务档案整理要求及标准业务档案整理要求及标准一、目录清晰1.档案目录应清晰、完整，按照档案的内容和顺序逐一列出。
2.目录应包括档案编号、标题、日期、存放位置等信息。
3.目录应按照档案分类进行编排，方便查找和检索。
二、分类准确1.档案分类应准确、清晰，按照档案的内容和特点进行分类。
2.分类标准应统一，避免出现交叉和重复。
3.分类结果应符合档案管理的要求，方便后续的整理、查找和使用。
三、整理规范1.档案应按照其内容、特点、重要性等因素进行整理。
2.档案应按照其形成时间、顺序进行排列。
3.档案应进行必要的修裱、去污、除尘等处理，确保档案的完整性和安全性。
4.整理好的档案应符合档案管理的要求，方便后续的查找和使用。
四、标签齐全1.每份档案都应贴有标签，标签应包括档案编号、标题、日期、存放位置等信息。
2.标签应清晰、易读，方便查找和使用。
3.标签应按照档案管理的要求进行设计和制作。
五、存储安全1.档案存储应选择适当的存储设备和方法，确保档案的完整性和安全性。
2.存储设备应定期进行检查和维护，确保其正常运转。
3.存储环境应满足温度、湿度、光照等要求，避免对档案造成损害。
六、备份完备1.重要档案应进行备份，防止因原始档案丢失或损坏而造成不可挽回的损失。
2.备份方式可以是电子版、纸质版或缩微胶片等形式。
3.备份应存储在安全的地方，防止被非法获取或篡改。
4.对于电子版的备份，应定期进行检查和维护，确保其可用性和完整性。
七、交接记录1.任何人员需要借阅或查阅档案时，都应有详细的交接记录。
2.交接记录应包括交接时间、交接人、交接内容等信息。
3.交接记录应保存完好，方便后续的追踪和管理。
4.对于电子版的档案，还应记录查阅或下载的时间和人员信息。
2024年档案分类整理制度（3篇）
2024年档案分类整理制度一、文书档案：档案分类(1)党群工作类：党务工作、____工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；(2)行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等(3)经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等(4)生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等二、科技档案(1)产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、____报告、运行报告、总结、产品图样等(2)科研文字材料：各种合同(协议书)、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等(3)基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概(预、决)算、检验分析材料、施工图样等(4)设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等三、财务档案会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。
四、人事档案职工的招聘、履历、培训等五、电子档案计算机磁带、磁盘和光盘等六、声像档案照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等____林权制度改革档案分类一、林改综合类(一)上级机关的有关材料1、上级机关召开的会议材料重要会议材料：通知、____、议程、报告、讲话、讨论通过的文件、决议、纪要等文件材料。
典型材料、代表发言。
一般会议材料：纪要、通知、总结、讲话、报告、典型材料、代表发言。
2、上级机关颁发的文件材料。
属于林改政策并要执行的重要文件、属于林改政策并要执行的一般文件。
3、上级机关印发的出版物、简报、情况反映、工作动态等。
(二)、本机关的有关材料1、本机关召开会议材料。
2、本机关党组(党委)和行政办公会的纪要、会议记录、讨论通过的文件。
3、本机关制发的文件材料。
档案管理规定
档案管理规定档案管理是一项重要的工作，它涉及到组织、分类、保存和使用各种类型的文件和记录。
为了确保档案管理的高效性和准确性，各个机构和组织都需要遵守一定的规定和标准。
本文将介绍档案管理的规定，并给出相关的操作指南。
一、档案分类和整理要求在进行档案管理之前，首先需要对文件进行分类和整理。
分类是将文件按照一定的标准进行归类，使其易于查找和使用。
整理则是对文件进行排序、装订和编号，以便于存储和检索。
1. 文件分类规定：- 公司内部文件应按照部门、项目或主题进行分类；- 合同文件应按照合同类型或合同编号进行分类；- 财务文件应按照年度和财务科目进行分类；- 人事文件应按照员工个人档案和人事管理文件进行分类。
2. 文件整理要求：- 文件应按照时间顺序进行排列，最新文件在前；- 文件要统一使用文件夹进行装订，确保文件的安全性和完整性；- 文件应统一编号，标明文件的分类、年份和顺序号。
三、档案保存和销毁规定档案的保存和销毁是档案管理的核心内容。
在保存档案时，需要注意档案的安全性和隐私保护。
而在销毁档案时，也需要遵守一定的程序和规定。
1. 档案保存规定：- 档案室或档案库应设有专门的保管人员，并做好安全、防火措施；- 档案室应定期检查、清理和整理档案，确保档案的完整性和安全性；- 涉及到商业秘密或个人隐私的文件应设置权限，并建立访问记录。
2. 档案销毁规定：- 档案销毁应按照一定的周期进行，过期不需要保留的档案应及时销毁；- 档案销毁需由专门人员操作，确保销毁的安全性和彻底性；- 档案销毁应有明确的销毁记录，包括销毁日期、销毁数量等信息。
四、档案检索和利用规定档案管理的目的是为了方便档案的检索和利用，提高工作效率。
因此，在进行档案管理时，需要制定相应的检索和利用规定。
1. 档案检索规定：- 档案应建立索引和目录，以便于查找；- 档案检索应明确检索范围和目的；- 档案检索应有明确的流程和责任人。
2. 档案利用规定：- 档案的利用应符合法律和道德的要求，不得用于非法目的；- 涉及到他人利益的档案使用应征得相关人员的许可；- 档案使用应及时归还，确保档案的完整性和安全性。
档案整理标准
档案整理标准是指对于档案材料进行分类、整理、编号、装订、存储和利用的规范化要求。
以下是档案整理的一般标准：
1.分类：档案材料应根据其内容、性质、时间等因素进行分类，以便于查找和利用。
2.整理：档案材料应按照分类结果进行整理，包括去除冗余、补充遗漏、修正错误等工作，以保证档案材料的完整性和准确性。
3.编号：档案材料应按照一定的编号规则进行编号，以便于管理和查找。
4装订：档案材料应按照一定的装订规范进行装订，包括装订材料、装订方式、封面设计等方面的要求。
5.存储：档案材料应按照一定的存储规范进行存储，包括环境、温度、湿度等方面的要求，以保证档案材料的长期保存和安全性。
6.利用：档案材料应根据其内容和使用价值，进行适当的利用和开发，以实现其最大的社会和历史价值。
总之，档案整理标准是档案管理工作中的重要规范，能够保证档案材料的完整性、准确性和安全性，同时也能够更好地利用和开发档案材料，为社会和历史研究提供有力的支持。
档案整理的方法及分类
档案整理的方法及分类
档案整理的方法和分类可以根据不同机构和组织的需求和实际情况适当调整，但一般可以采取以下方法和分类：
方法：
1. 辨别、筛选：根据文件的重要性、是否有用、是否需要保留等，将文件进行筛选，留下重要和有用的文件，清理无用的文件。
2. 排序、整理：将筛选出的文件按照一定的顺序和标准进行排序和整理，比如按照文件的时间、分类、编号等进行整理。
3. 文档标注、分类：给文件进行标注和分类，比如使用标签、文件夹、索引等方式，以便更好地管理和查询。
4. 存储、归档：将整理好的文件进行存储和归档，可以使用文件柜、公文袋、电子存储等方式进行归档，确保文件的安全和可访问性。
分类：
1. 按照文件的性质分类：将文件按照其性质进行分类，比如财务文件、人事档案、合同文件等。
2. 按照文件的时间分类：将文件按照其产生的时间进行分类，比如按照年份、季度、月份等进行分类。
3. 按照文件的重要性分类：将文件按照其重要性程度进行分类，比如紧急文件、一般文件、备份文件等。
4. 按照文件的部门分类：将文件按照其所属的部门或责任单位进行分类，比如
行政部门、研发部门、市场部门等。
5. 按照文件的编号分类：为文件进行编号，按照编号进行分类和归档，方便管理和检索。
以上仅是一些常见的档案整理的方法和分类，具体的方法和分类可以根据具体的需求和实际情况进行调整和定制。
档案分类整理方案
档案分类整理方案为提高档案管理水平，促进本单位档案管理规范化、科学化、标准化，更好地为本单位各项工作服务，根据《归档文件整理规则》，《科学技术档案案卷构成的一般要求》，《会计档案管理办法》，《照片档案管理规范》结合工作实际，对本单位形成的各种门类文件和载体的档案进行集中统一管理，并按照其内容和载体的不同，制定分类方案如下：一、分类原则以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类，保持文件之间的有机联系，便于档案的科学管理和利用。
二、全宗内档案门类本单位所有门类、载体档案，共有文书档案、会计档案、照片档案、实物档案、光盘档案、专门（业务）档案、设备档案、基建档案共8大类。
三、全宗内各门类档案的分类、编号（一）文书档案1.1949~2001年，按保管期限一年度一机构（问题）分类组卷，每个保管期限内案卷号混年度编写大流水号。
保管期限为：永久（目录号1）、长期（目录号2）、短期（目录号3）。
机构分类类目为：办公室、公交科、出租科、市场监督科、信息科、工会、团委七个。
注：机构分类或问题分类选其一，不同时存在。
文书档案档号编制方法：全宗号一目录号一案卷号。
例：案卷标签采用以下式样：——红色为永久保管期限、绿色为长期保管期限、蓝色为短期保管期，字体是仿宋4号。
背脊标签粘贴方法：离底边3公分处粘贴。
2.2002-2006年，采用保管期限一年度一机构（问题）分类法，按归档文件整理规则，以件为单位整理。
保管期限为：永久、长期、短期。
2007年开始，保管期限为：永久、30年、10年。
机构分类类目为：办公室、公交科、出租科、市场监督科、信息科、工会、团委七个。
文件件号编制为：按照保管期限一年度一机构（问题）分别编制流水号。
3.归档章的使用：在每件文件首页的上端空白处采用红色印泥盖上统一刻制的归档章，文件处理单随同文件一道归档的可盖文件处理单上。
填写编号项目的字迹材料应耐久。
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我们公司档案分为文书档案、基建工程档案、人事档案三种类型:
1 公司设立、变更得申请、审批、登记等方面得文件材料;
2 公司股东会、董事会、监事会形成得文件材料;
3 财务、会计及其管理方面得文件材料;
4 劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面得文件材料;
5 经营管理方面得文件材料;
6 仪器、设备方面得文件材料;
7 基本建设、工程设计、施工方面得文件材料;
8声像制品资料。
包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供得,以声像形式记录下来得各种资料。
9 本企业对外得正式发文与相关机构来往得批复。
10电子文件:指在数字设备及环境中生成,以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输得文件。
11其它具有利用与保存价值得文件材料。
(一)整理单位:
件:即归档文件得整理单位。
一般以每份文为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文各为一件。
对“件”与“为一件”得确定,原则上,整理单位应为“自然件”,即单份文件,一般以每人文件为一件。
但根据实际情况,还有以下一些原则:
1、会议文件得确定:按内容(问题)分别确定为件。
2、会议记录:以会议种类各为一件,如党组会议记录、行政会议记录等等。
3、调查处理事项:一文一件
4、信息简报:每期为一件
5、请示与批复各为一件(四川省规定)
6、文件正本与不同稿本:正本与定稿为一件,但定稿过厚不易装订得,也可单独作为一件;重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿得,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。
7、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。
8、正文与与文件处理单:应与文件作为一件。
9、原件与复制件:复制件与原件作为一件。
10、转发文与被转发文:应作为一件。
11、报表、名册、图册等:按其本来得装订方式。
一册(本)作为一件。
12、来文与复文:分别为一件。
(二)文件修整(略)
1、修裱破损文件
2、复制字迹模糊或易退变得文件
3、超大纸张折叠
4、去除易锈蚀得金属物
(三)文件装订
装订顺序:
1、正本在前,定稿在后
2、正文在前,附件在后
3、原件在前,复制件在后
4、转发文在前,被转发文在后
5、复文在前,来文在后
6、汉文本在前,少数民族文字在后
7、中文本在前,外文在后。
装前应将“件”内得各按一定方式对齐,便于将士翻阅利用采用左侧装订得,应将左、下侧对齐,三孔一线。
六、归档文件得分类(详)
(一)分类方法
三种:年度分类法、机构(问题)分类法、保管期限分类法
(二)分类方案
我市市级机关统一采用:保管期限――年度分类法
即先将归档文件按保管期限分类,再在保管期限下面按年度分类。
分类方案:
永久:2006年,2007,2008年……
30年:2006年,2007,2008年……
10年:2006年,2007,2008年……
七、归档文件得排列(详)
(一)事由原则:同一事由得相关文件应当排列在一起。
事由,可以就是指一件具体得事,或一个具体得问题或一段较紧密得工作过程等等。
(二)排列方法:在分类方案得最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
1、同一事由内得归档文件排列:按文件形成时间得先后顺序,日期在前得归档文件排列在前,日期在后得排列在后;或者按文件重要程度排列,相对重要得文件放在前面,其她得文件放在后面。
2、不同事由间得归档文件排列:
(1)按不同事由形成时间得先后顺序排列
(2)按事由得重要程度排列:综合在前,一般在后;法规性得在前,业务性得在后;处理问题得在前,依据性得在后;正件在前,附件在后;机构性得在前,人员任免得在后;涉及领导得在前,一般人员得在后;级别高得在前,级别低得在后。
注:来文与复文各排各时,需在归档文件目录中加注“*”,并在备考表中注明。
请示与批复也就是如此处理。
八、归档文件得编号
件号:即文件得排列顺序号,它就是反映归档文件在全宗中得位置与固定归档文件得排列先后顺序得重要标识。
按照要求采用得分类方法即编为如:永－2007－001。
件号可按一个年度内同一保管期限下一个顺序号或拉通排满千位倒号。
归档章:填写内容
(全宗号)
(年度)
(室编件号)
*(机构或问题)
(保管期限)
(馆编件号)
２２
１９９９
１６
办公室
永久
(示例)
归档章归档文件首页上端居中得空白位置。
加*号得为选填内容。
其中“全宗号”就是指由档案馆给得各单位得进馆号。
九、归档文件得编目
编目就是指编制归档文件目录。
归档文件目录得项目(一式二份,一份盒内,一份装订成册)
目录格式(见资料)
件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注
解释各项目及填写要求
目录封面:见书136页
十、归档文件得装盒
装盒要求:怎样分类就怎样装
不同形成年度得归档文件不应放入同一档案盒;不同保管期限得归档文件不应放入同一档案盒;分机构(问题)得情况下,不同机构(问题)形成得归档文件不应放入同一档案盒。
档案盒格式(以实际样板说明,按照国家得规定统一由档案局监制)
备考表式样见资料(注意:备考表右下得日期,填写该盒内形成时间最后得归档文件得日期。
) 盒号:分类编号,满千位倒号。
For personal use only in study and research; not for mercial use、
Nur für den persönlichen für Studien, Forschung, zu kommerziellen Zwecken verwendet werden、
Pour l 'étude et la recherche uniquement à des fins personnelles; pas à des fins merciales、
толькодля людей, которые используются для обучения, исследований и не должны использоваться в коммерческих целях、
以下无正文
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