接待手册(范本)

XX公司
标题（XX月XX日XX活动）
接待XX细则
XXX（接待方案编制人）
年月日
目录
1 接待工作组人员名单 (1)
2 接待工作分工 (1)
3 日程安排 (1)
4 接待细则 (3)
5 车辆安排-接机 (5)
6 车辆安排-送机 (6)
7 用车安排表 (7)
8 车辆申请单 (8)
9 接待组工作人员联系方式 (9)
10 客人名单及房间号码表 (10)
11 用餐安排 (11)
12 客人信息 (12)
1.接待工作组人员名单
1.1接待工作组负责人：XXX（最好是领导，便于对工作人员进行统筹协调）
1.2接待组工作人员：XXX等（接待工作具体执行人）
2.接待工作分工（视具体接待任务来确定工作分工）
3.日程安排
日程安排主要回答时间、地点、人物、事件（做什么）、怎么做等几个内容，需要提前发给接待相关各方，告知各方提前做好准备。

日程安排（范本）
XX国XX公司一行三人，将于XX日来我司开展XX项目/XX领域参观及洽谈工作。

来访人员分别是：Mr.XX - shareholder, Wrobel - GM of XX, Hofmann - Technical Director。

预计X日搭乘CAXXXX航班，XX:XX到广州。

具体行程安排如下：
注：
1.日程安排列好后，接待人员应提前将日程安排发给接待各方做好相应准备。

通过该表，
相应人员即可知道什么时间、在哪里、做什么了。

2.如有需要，建议提前拟定英文版，发外方人员确认日程。

4.接待细则（为使接待工作更加系统、高效，建议接待人员提前制定接待细则，将每一项工作细化、责任化，每项工作列明限办时间，并且只落实到1个人，避免多头负责变成没人负责）
注：
1、接待过程中涉及的接待车辆、住房、用餐安排、酒水准备、会议室、参观路线、礼品、景点门票等，建议接待员提前联系好，减少中间环节，每项工作只落实1个完成人（避免出现以下情况：接待员A安排B订好住房， B找到C，让C安排好后告知B，B再告知A。

这种情况建议接待员A直接将这项工作交给C负责，C安排好住房后直接告知A即可）在接待任务开始前进行穿行测试，确保后勤保障到位。

2、以上表格中蓝色部分为一个循环，小型接待可能只涉及到一部分内容（如仅涉及座谈、午饭可送客），大型接待可能有以上几个循环（客人停留时间较久时）组成，建议接待人员根据接待任务的不同，提前做好接待计划。

注：
以上描述的是一个接待任务中有三批客人不同时间到达的接机安排，接待员在接待开始前要对客人的航班信息、到达时间，接待车辆等安排应提前落实好，做到心中有数。

注：
接待过程中用车比较多，比较频繁，建议统一制成一张用车安排表，交车辆调度部门安排车辆，如果车辆使用比较少，填写车辆申请单即可。

7.用车安排表
注：
车辆安排确定之后，接待员要将出车时间、出发地点、车牌、司机、司机电话等信息提前告知相关人员，以便相关人员不会提前做好乘车准备。

8.车辆申请单
9.接待组工作人员联系方式
10.客人名单及房间号码表
注：
1.房间合计X间，其中XX房X间，XX房X间；
2.住宿安排好排好后可提前发给酒店，酒店将按照客人姓名及预订房间类型等为客人办理入住手续；
3.房间号与酒店确认好后，需要的时候可以帮助客人安排早晨叫醒服务。

11.用餐安排
X日用餐人员名单：客人（共X人）：
陪同人员（共X人）：
用餐地点：XX酒店XX房间酒水准备：
X日用餐人员名单：客人（共X人）：
陪同人员（共X人）：
用餐地点：XX酒店XX房间酒水准备：
12.客人信息
对于重要客人，建议提前在互联网上下载客人简介、照片等，接到客人后，马上能够分辨出谁主谁次，方便后续接待安排。