浅析中等职业学校档案信息化管理现状与对策

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中学课程 辅 导 ・ 教 师教 育
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浅析 中等职 业学校档案信 息化 管理现 状与对 策
周 睿 肖似婷
广东 深圳 ５ １ ８ ０ ０ ０ ） （ 广 东省深圳 市龙 岗区第二职业技术学校
【 摘要】为贯彻落实《 国家中长期教育改革和发展规划纲要（ ２ Ｏ Ｌ Ｏ 一 ２ ０ ２ ０ 年） 》 关于加快教育信息化进程的战略部署， 档案信息化 管理建设纳入学校 工作重要 的议 事 日 程， 因而 中等职 业学校档案信 息化 管理上升至重要 地位。本文通过 简 要 分析 中等职业 学校档案 信 息化管理的工作现 状 ， 提 出对存在 问题 的改善对策。
【 关键词 】中等职业 学校 【 中图分类号 】Ｇ ７ １ ２ 档案 信息化 现状 对策 【 文章编号 】１ ９ ９ ２ — ７ ７ １ １ （ ２ ０ １ ５ ） ０ ５ — ０ ８ ３ — ０ １ 【 文献标识码 】 Ａ
学 校档案是全体师生劳动智 慧的结 晶 ，承载着一所 学校建 包括社会公众对档案和档案工作的认识 ，也包括档案工作 者对 立、 变化 、 发展 的历 史沿革 ， 是 学校办学 理念与形 象建设 的直接 档案和档 案工作 的认识 。 依 据和载体 。然而 ， 目前 中等职业学校 的档案管理现状还存在不 中职学校 的管理者必须 站在学校 可持续发展 的角度 上 ， 更 少 问题 。 新管理观念 ， 将档案工作视 为学校 的重要工作 、 常规工作 。 中职 １ ． 缺 乏规章制度 ， 档案管理工作无序 学校的教职工必须拥有一定的档案意识 ，主动将档案 材料 依规 我国相关职能部 门从未针对 中等职业 学校档案工作 而 出台 定按时上交 ， 以实际行动支持学校 的档案管理工作 。中职学校的 有 关中等职业学校档案工作规 范与实体分类法 ，导致各 中等职 档案工作人员应该提高工作积极性 ，运用专业知识 和专业 技能 业 学校在 开展 档案 工作时 因“ 各 自为政 、 标 准不一 ” 而呈 现 出一 科学管理 学校 的档案材料 ， 提高工作效率。 种 较为混乱的状态 。学校在档案 工作 中难 以建立和健 全相关规 ２ ． 制定和完善档案管理规 章制度 ， 规范中等职业学校的档案 章制度和管理机制 。尤其是 中等职业学校档案分类 的参 照标准 管理工作 不相同 ， 档案分类标准也不 同。难 以实 现档案 的科学化和规范化 中等职业 学校的专业特色鲜明 ， 注重 的是 培养应用型人才 ， 管理。 在学校 内部机构设置与办学过程 中所形成的档案 ，都 有别 于其 ２ ． 档 案管理“ 软硬件” 匮乏 、 工作难度大 他类别的学校 。 １ ９ ９ ３年出台的《 高等学校档案工作规范》 ， 为高校 档 案工作 涉及 到学校 的方方 面面。除了通用类型的档 案 ， 如 档案工作 的规范化 、 标准化提供 了制度保障。中等职业学校也应 党 群工作 、 行 政管理 、 设备仪 器等 ； 还有 大量职能类型 的档案 ， 如 该制定统一的档案工作规范 ，为 中职学校档案工作提供具 体统 学 生实习档案 、 教师师德档案等 。学校档 案工作规范不统一 、 档 的标准操作程序 ，从制度上保障 中等职业学校档案 工作 的科 案 分类 不科 学 ， 档案材料 日积月累 ， 堆积成 山， 更加难以整理 。此 学 化 和规 范化 。 外， 学校档案 室设 备匮乏 ， 加 大了档案工作 的难度 。档 案缺乏及 ３ ． 完善档案管理工作的“ 软硬件” ， 推进中等职业学校的档案 时、 高效 的归档整理 ， 造成 日后检索 、 利用 工作的困难 ， 严 重影 响 信息化建 设 了学校 档案 工作 服务 功能 的实 现。 在“ 软件 ” 上， 中职学校应该加 强档 案管理人员的 团队建设 ， 实行 岗位 在“ 软件 ” 配备 上 ， 档 案意识 薄弱 ， 管理人 员专业水 平低 ， 也 提高档案管理人员 的专业素质。建立科学 的绩效考核 ， 没 有针对档案管理人员进行定期 的专业培训 ，个别学 校甚至没 责任制 ， 规 范档案管 理人 员的 日常工作 ， 调动档案管理 人员的工 有 负责 档案 工作 的专 门人员 。档案工作只停 留在低信 息化 、 被动 作积极性。对新进 人才 ， 在招聘 时应重点关 注具有 档案管 理专 提供利用 的水平 。 业知识 、 档案管理专业技 能娴熟 、 综 合素养高 的人才 。对于现有 在“ 硬件 ” 配备上 ， 没有专业 的档案管理 系统 ， 没有 固定 的专 人员 ， 在工作 中应该要求其 通过定期 的培训 和 自主学 习努 力提 项 经费投入 ， 缺乏保护档 案 的必要 设备 ， 基础 设施不健 全 ， 库房 高专 业 素养 ， 与时俱进 ， 将专业 领域 的新 技术运 用 到实际工 作 条件 比较简 陋。纸质档案和 电子档案的保管工作难度大 ， 直接制 中去 。 约着学校档 案的规范化 和信息化建设 。 在“ 硬件 ” 上， 中职学校 应该 为档案 室配 备相 应 的设备 、 设 ３ ． 面对检查与评估 。 档案整理工作效 率低 下 施， 购买专 业 的档案 管理 系统 ， 加 快 中职 学校 档案工 作 的信 息 学 校是培育人才的摇篮 ，每所学 校的办学都会受 到各级教 化建设 。（ 档案信息化 ， 就是 在国家档案行政管理部 门的统一规 育 主管部门和社会各界 的广泛监 督 ， 经 常接受 各类检查与评估 。 划和组织下 ， 在档案 管理活动 中全面应用 现代 信息技术， 对 档案 每 到此 时 ， 大 多数 学校会选择建立专 ｆ ｌ ／ ｂ 组 负责准备相关材料 。 信息资 源进行 分类 、 管理 和提供利 用服 务 ， 使 档案管 理模 式从 为达到检查或评估标准 ， 专ｆ ｌ ／ ｂ 组 的成员 经常需要加班加点 ， 反 过去 的 以档 案实 体保管 为重 点 向以档案 实体这 种 主要 形式 向 复更改 ， 才能完成整理任务 ， 让 检查 组或评估组 的专家更好 地 了 社会提供服务 为重点 的转变过程 。） 为适应 信息化时代 的需求 ， 解 学校 的情 况 。而 不 同的检 查或评估 ， 有不 同的标准 和相应 的 中职学校档 案工作必 须考虑各 方因素 ， 配备温 湿度计 、 除湿机 、 评 价指标 。 被 检查或评估 的学校只能根据 评价指标 的要 求整理 档案柜 、 消 防器材等基础设 施 ， 选择适合本 校 的档案 管理软件 ， 出相应 的材 料 ， 周 而复 始 ， 费 时费力 ， 难 以避免 重复工作 ， 效率 建立电子档案管理数据库 ，保证各类档案材料 的妥善保存和科 低下 。 学管理。 根据上述分析 ， 提出以下建议 ： １ ． 定期开展档案管理专题讲座或相关培训 ， 提高 中等职业学 【 参 考 文 献】 校 的档案意识 【 １ 】 唐淑 云． 广西 中等职业 学校档案工作现状 、 问题 及对策研 究【 Ｄ 】 档案管 理工作涉及到学校 的各个部 门 ，学校管理者 和全体 广 西． 广 西 民族 大 学 。 ２ ０ １ ４ ． 教职工需要 改变原有观念 ， 增强档案意识 。档案 意识 ， 是 指人们 【 ２ 】 尹美京、 任风仙． 档案 意识 与档 案工作的关 系之我见叨． 档案 学 对档案 和档 案工作的这一客观事物 的主观映象 即人们对 档案 的 通讯 ． ２ ０ ｏ ８ （ ０ ３ ） ． 性质 和价值 的认识 ， 对档 案工作 的性质 、 地位 和作用 的认识 ， 既 【 ３ 】 杨公之． 档案信息化建设导论【 Ｍ】 ． 北京： 中国档案 ／ ｇ ｔ ｇ ￣ － ， ２ ０ ０ １ ．