行政管理范本

接收部门：公司全体 发布部门：人力行政资源部 生效时间：2016年 10月 1日

行 政 管 理 制 度

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2 目的：为规范行政管理职能，树立公司形象，保障公司工作环境，特制定本制度。 适用范围：公司行政管理、客服专员（接待职能）岗位、保洁、司机岗位等人员执行工作

时依本制度执行。

内容：

3 3.1 接待管理

3 .1.1职能概述

前台接待是客服专员的岗位职责之一，接待服务直接表现公司的形象，是对外联络的 窗口也是对内部门沟通的桥梁。

3 .1.2岗位要求

（1） 上班时间为：8:50-18:00，接待服务人员必须严格按照服务流程开展工作，

不得出现空岗情况；

（ 2） 需时刻保持良好的职业形象，衣着、谈吐、坐姿均要得体规范，维护企业

形象；

（ （ 3） 需全面熟悉公司业务，组织架构，人员信息等内容；

4） 需随时保持接待工作区的清洁、整齐，维持接待区域秩序；不吃零食，不

大声喧哗；

（5） 谢绝推销，对陌生来客提高警觉，注意公司及员工财务安全。

3 .1.3工作内容：

1） 电话转接

（ 1 2 ） 电话铃响三声之内，应立即接听；

） 电话沟通时语速应柔和，吐字清晰，禁止在电话中讽刺、辱骂来电者或

有其他情绪过激行为；

3） 转接电话应做到及时准确；如对方不在岗，应询问来电者信息、准确记

录留言信息并代为转达；

4 5 ） 广告、推销类电话，应予以礼貌回绝；

） 如遇询问公司领导电话者，请记录对方信息，并告知会转告领导，不可

随意泄露领导电话；

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生效时间：2016年 10月 1日

6） 接听电话规范用语：

您好，爱耳时代；请问您找哪位？

请稍等，我帮您转接； 不好意思，她/他目前不在座位上，您需要转告留言吗？

好的，再见。

7）不允许使用公司电话接打私人电话。每月话费清单中查出与工作无关之

电话号码，将对相应责任人处以话费十倍的乐捐罚款；

（2） 接待服务

1 2 ） 接待访客或应试人员，应做到礼貌大方、热情周到；

） 接待访客时，应确认访客信息，确认预约信息之后，及时准确的为其联

系相关人员；并视情况予以引领；如遇需访客等待较长时间时，应主动

向访客说明，并安排等待区；

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） 如遇未预约的访客或应试人员，应先了解来访目的，与相关人员确认是

否会见后答复访客或应试人员，安排后续接待工作；如推销人员则礼貌

谢绝；

） 接待访客规范用语：

您好，请问您贵姓？之前是否已经预约？

请稍座，我帮您联系/不好意思，她/他目前有些紧急的事情需要处理，请

您稍作等待；

你好，您预约的 XX 已到/您预约的 X 职位的 XX 已到，请您接待/面试；

）流程图： 5

访客接待：

应试接待：

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客户接待：

（3） 快递、资料收发：

收件流程：收件后应妥善保管接收物品，填写《快递资料接收登记表》附

录一，及时通知相关人员领取，发放需领取者签字，如遇突发状况通知行

政部进行处理；

发件流程：参照 3.2.3快递管理（2）相关规定。

3 .2 行政管理：

.2.1采购管理： 1）根据公司业务需求，做好日常用品的采购工作（例如：饮用水，打印纸，

文具等），避免耽误工作进程；

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（ （ （ 2）依据采购审批权限流程，结合部门采购需求进行采购工作；

3）完善供应商储备，进行采购时，应对比报价，进行分析比较，采购性价比

最高的产品；

应及时解决；

（ （ 4）做好供应商产品、服务评估工作，每年年末进行审核、评定；

5）接收物品时应对物品的数量、质量、金额等信息进行仔细核对，如有出入

（ （ （ 6）领取或分发物品时，需及时、准确在《用品领用登记表》附件二中记录； 7）部门单次申请采购物资金额的审核权限以相关财务制度为准；

8）部门新采物资（制度颁布前未采购过的）需以邮件形式上报梁总及财务部

审批，通过后行政部按流程采购；

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（9）物品采购申请，需严格按照《办公用品申请表》附件三要求进行填写，特

别是名称、规格、数量等信息；

（10）采购费用审批权限参考相关财务制度，采购流程图如下：

A 、一般物资流程：

B 、特殊物资及新采物资流程：

3 .2.2 行政资源使用管理

1）用电方面：为避免浪费，离开办公室时要随手关灯、关空调机，如因个

人原因给公司造成损失的，相关的个人负责赔偿；

（ （2）纸张方面：为避免纸张浪费，请在打印文件前仔细核对，非必要文件均

需使用二次用纸，提倡无纸化办公，如发现浪费纸张情况处于乐捐五十元处罚；

（ 3）附带重要信息纸张（如：公司各类公章、公司资质、人员身份信息等）

需及时销毁，不受纸张浪费规定限制；

4）纸杯方面：公司 LOGO 纸杯仅用于对外使用，内部员工不建议使用，每客

（ 每次使用一个；

（ 5）为避免浪费，申请频率详见《行政物资建议申请频率表》附件四

.2.3 快递管理： 1）完善快递物流供应商储备、谈判、合作事项等工作，做好物流渠道商服务、

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（ 安全、价格、速度等方面的评估工作，每年年末进行审核、评定；