公司行政管理方案

公司行政管理方案

引言

我进入公司已有一段时间，依我之所见所闻，以及跟部门经理、人员谈话沟通后，归纳公司现时存在的问题有以下几点：

一、公司现行的指令式的管理体制不能很好适应公司今后的发展需要；

二、办公室各项规章制度执行落实未到位；

三、公司员工的办事效率有待提高；

四、老员工工作积极性不高。

为此，我代表行政部特向公司董事长提出以下解决方案。

一、部门主管负责制（分权管理）

公司现行的指令式管理，使得部门缺乏计划力、灵活性，员工失去创造力，同时也使得董事长工作量沉重，所以我建议公司要有这样的意识并开始部署并尝试推行部门“分权管理”制。所谓分权，就是现代企业组织为发挥低层组织的主动性和创造性，而把生产、经营管理决策权分给下属组织，最高领导层只集中少数关系全局利益和重大问题的决策权。分权的对称是。集权是指在组织系统中较高层次的一定程度的集中。和分权主要是一个相对的概念。

具体如下：

1、以各个部门为主体，在处理自己部门工作业务上拥有更大的权力，其它部门都不能对该部门员工的具体工作指手划脚，公司从大体上制定一个工作方向、任务，具体操作就交由部门团队自由发挥了。这样一来，在工作目标的实现上，部门团队会有很大的灵活性来采用具体的方法。同时我也考虑到

各部门的经理、主任他们有相当的部门业务水平及管理经验。（抓大放小，放手去做）

2、公司部门经理、主任根据部门实际工作业务情况，有权对部门内部“现有人员”进行组合、对工作的分配作统一调配（前提是要保持部门团队的稳定性）。

3、部门主管根据部门实际工作情况，不定期召开部门自己的内部沟通短会，每月不低于两次，让公司各种政策措施、方案变动等信息，及时准确传达到公司基层。（开始由行政部监督，以后让他们形成习惯）

优缺点分析：

优点是这种宜于现代企业制度适用的“分权理论”，摒弃了旧的落后的指令性管理法，采用科学的目标管理法，有效提升企业管理的水平和层次。员工自己的方式总是会将工作完成的更好更快，并且员工的方式中往往会包涵有更多创新的东西（调动其多想办法，解决问题的积极性）。

缺点是要求公司必须先行出台各部门统一标准的业务流程；不排除会有滥用职权或以权谋私可能性，所以必须由行政、财务等部门监管其权力的使用。

具体操作：财务部由于工作流程比较统一规范，可先行由它打开局面，接着是行政部，如此类推。每个部门标准业务流程，先由他们部门总结提交方案、行政部、董事长三方共同制定，逐一强化，成功一个铺开一个。工作开头肯定是烦琐的，但我们追求的是公司今后的规范标准，我认为是值得的，“一劳永逸”！（以点带面，逐步推广）

二、公司部门主管定期月度工作例会制度（分集权管理）

会议由行政部经理或董事长主持召开，并由专人记录，整理后，抄送董事长、各部门主管备份。

1、各部门汇报上一月度工作任务完成进度，未能如期完成的需说明原因，并在会上提出最终完成时间，需要其它部门或人员协助解决的会上提出。（层层抓落实）

2、行政部经理或董事长依据公司年度经营发展目标大纲，分解下一月度各部门的具体工作任务及安排。

3、各部门同时也根据各自部门的实际业务开展情况计划好自己的工作安排。（具体依据公司部门岗位职责细则）

4、建立同行业市场竞争对手信息动态体系，由拓展部、质检部、行政部共同牵头，对在工作、生活中看到、听到的竞争对手的各种真实信息（包括公司重要新闻、产品价格调整、新产品上市、节假日促销活动、广告投放等信息）及时反映，并最终由拓展部将其整理归纳、系统化，必要时供公司领导决策层参考。在会议上各部门也可以及时反映自己掌握的信息。

5、同时会议也将公司经营过程中，各部门存在的问题、不良现象逐一提出并要求整改。各部门也可以对公司经营反映情况、提出好建议。

6、危机管理

通常把危机管理称之为危机沟通管理，原因在于，加强信息的披露与公众的沟通，争取公众的谅解与支持是危机管理的基本对策。除了规定月度会议外，各部门还应该根据信息万变市场、突发的危机的需要，不定期地召开短会，商讨应变对策。

月度工作例会制度是各部门之间沟通的重要桥梁，目的是为了发现问题，

解决问题。（上情下达，下情上报）

三、部门考核制度（改善提升）

（一）先以部门作试点，逐渐将“绩效考核”这一概念意识植入员工脑中。（现处导入阶段，日后严格收紧）

（二）行政部除了季度部门考核外，更多的是在日常监管、巡查公司各部门、员工工作过程中，对发现的问题（工作方法、沟通技巧、工作态度、违法违纪等），随时约谈当时人，及时纠正其方向、不足，并提出改善意见（约谈分关注、批评、警告信、记过、降级降职、解雇）。（目前阶段以日常监管为主，绩效考核为辅，防患于未然）

（三）年终进行公司“优秀部门团队奖”、“杰出员工奖”评比，以此激励员工力争上游、鼓舞士气！我行政部也开展“服务之星”的评选，目的是更好树立行政部亲民形象，发挥行政部为大家服务的作用。

四、办公室管理制度（集权管理）

（一）考勤制度（详见员工手册）

（二）请休假制度（详见员工手册）

（三）办公用品申领制度

革新：新员工入职发放一套办公用品；每月28号前各部门统计并提交自己部门下一月度办公用品明细清单，办公用品将在下一月度7号之前发放，所有办公用品申领必须做好登记，统一管理防止浪费。

（四）公务用车制度

革新：各部门、人员用车必须提前一天向行政部提出用车申请，并填好申请表（用车部门、人员名称，申请时间，预计用车地点、开始时间、返程时间，

用车事由，部门主管意见、行政部意见），由行政部统一安排调配，外出人员（司机）并在下午下班前将车钥匙交回行政部。（行政安排用车原则：按申请时间先后、事情缓急轻重程度）

（五）其它建议：

1、人性化管理，营造公司是我家的良好氛围，我行政部除了员工生日送上祝福外，员工结婚（贺卡、结婚贺金）、生育（奶粉、纸尿布）等也同样送上公司的祝福问候！公司组织一年一、两次的公司集体活动，增强公司员工凝聚力，营造公司自己独有的企业文化。

2、对办公室人员的纪律要加强监管。我经常看见的有：上班时间大声说笑、闲聊、串岗、接听客户咨询电话不够热情等……。（树立行政部执法威信）

五、商业沟通办事指引（AOI法则）

许多企业都遇到到这样的情况，不乏办事之人，但真正将事情“好、快、省”办好的却是凤毛麟角。所以，在办事方式方法上，我向公司建议：在员工中，提倡“不做多余的事情”“少走弯路就是成功”的理念，目的提高工作办事效率。AOI商业沟通办事指引：

1、A——Audience分析决策人背景

首先清楚认识本件工作、本次要办事情的目标任务是什么，锁定谁是决策人；调查决策人背景；了解决策人身边其它听众背景。

2、0——Objective精确沟通目的

如何跟决策人进行有效的沟通（建立关系、投诉、上诉、汇报、报告、销售、申请、答复、请求……）

3、I——Impression刻造印象