邮件培训.pptx
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邮件使用培训.正式版PPT文档
❖ 项目通报类的邮件
主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
❖ 寻求跨部门支持的邮件
一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持
邮件发送对象的选择（2）
小心使用抄送（CC）/ 领如导利❖交 用办邮任箱务进需行要违频法繁活与动第者三将方移联交系司法机关。 密送（BCC）功能
随便向群体邮箱发送不必要消息
❖ 邮件对不相干的人员就是垃圾 ❖ 一般只有公司领导或职能部门才能向群体发送邮件
提示和说明
❖ 沟通确认和反馈 ❖ 对重要沟通事项，在发送邮件后最好 提醒对方 ❖ 引起关注；或请对方确认收到Email ❖ 如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方 ❖ 不重视，尝试再次提醒 ❖ 转发敏感或者机密信息要小心谨慎 ❖ 不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人 ❖ 邮件长度 ❖ 邮件的阅读时间不要超过10分钟（个人建议500字以下） ❖ 回信时注意保持线索 ❖ 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和
为何❖使用电“子邮全件？部答复”可能产生一大堆不必要的邮件
如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议 应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！
邮件发送对象的选择（3）
❖ 选择邮件发送对象的时候避免以下现象
非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和 间接经理
邮件使用培训
❖ 邮件系统的运用 ❖ 邮件系统礼仪 ❖ 邮件系统设置
电子邮件沟通的重要性
❖ 电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式 ❖ 电子邮件是企业文化的体现 ❖ 企业用户电子邮件的用途主要体现为
主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
❖ 寻求跨部门支持的邮件
一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持
邮件发送对象的选择（2）
小心使用抄送（CC）/ 领如导利❖交 用办邮任箱务进需行要违频法繁活与动第者三将方移联交系司法机关。 密送（BCC）功能
随便向群体邮箱发送不必要消息
❖ 邮件对不相干的人员就是垃圾 ❖ 一般只有公司领导或职能部门才能向群体发送邮件
提示和说明
❖ 沟通确认和反馈 ❖ 对重要沟通事项，在发送邮件后最好 提醒对方 ❖ 引起关注；或请对方确认收到Email ❖ 如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方 ❖ 不重视，尝试再次提醒 ❖ 转发敏感或者机密信息要小心谨慎 ❖ 不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人 ❖ 邮件长度 ❖ 邮件的阅读时间不要超过10分钟（个人建议500字以下） ❖ 回信时注意保持线索 ❖ 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和
为何❖使用电“子邮全件？部答复”可能产生一大堆不必要的邮件
如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议 应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！
邮件发送对象的选择（3）
❖ 选择邮件发送对象的时候避免以下现象
非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和 间接经理
邮件使用培训
❖ 邮件系统的运用 ❖ 邮件系统礼仪 ❖ 邮件系统设置
电子邮件沟通的重要性
❖ 电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式 ❖ 电子邮件是企业文化的体现 ❖ 企业用户电子邮件的用途主要体现为
《电子邮件礼仪》PPT课件
6.釐清建議或意見 若要表達對某一事情的看法,可先簡要地描述事情緣起,再陳述自己的意見；若是想引發行動, 則應針對事情可能的發展提出看法與建議.有時因訊息太過簡短或標明不夠清楚,收信對象可 能會不清楚發信者陳述的到底是建議或是意見,因而造成不必要的誤解或行動.
一、電子郵件 2 . 回覆電子郵件的禮儀與規範
< 二 >注意撰寫信件內容
切記收信對象是一個「人」,而不是一台機器 因為電子訊息的互動是透過電腦網路產生的,使用者經常會不自覺地「忘記」與自 己真正互動的是遠端的「人」.許多情緒激動的字眼也因此不經意地隨手送出,而傷 到對方甚至引起衝突.記住寫電子郵件,實際上和你寫一封信是完全一樣的,只是差別 在傳遞的方式不同罷了.
7.考慮替代性的溝通管道 回覆電子信件前,再思考一下：為何不拿起電話與對方聊聊或約個時間當面簽覆? 別忘了,電子郵件的溝通缺乏太多人類熟悉的溝通輔助<如表情、肢體語言等>.見 面三分情,即使是使用電話,狀況也會完全不一樣的,更何況目前太多的人都是以非 自己母語的英文進行電子郵件溝通,誤解與糾紛自然在所難免.
2.電子信件「標題」要明確且具描述性 電子郵件一定要註明標題<Subject>,因為有許多網路使用者是以標題來決定是否繼 續詳讀信件的內容.此外,郵件標題應盡量寫得具描述性,或是與內容相關的主旨大意, 讓人一望即知,以便對方快速了解與記憶. 常常郵件到中途討論就離題<跟 Subject 不同>. 這時建議更改郵件標題並移除不相 關的3人.考量他人電腦的容量
3.謹慎處理惡意中傷的郵件 在網際空間中,惡意中傷或會引起爭端的郵件通常被稱之為"Flames".對於Flames的處理要非常謹 慎,以避免中計而造成連鎖反應的汙衊行為.應付Flames最好的方法為：忽視它！離開螢幕繼續過 著自己正常而理性的生活.
一、電子郵件 2 . 回覆電子郵件的禮儀與規範
< 二 >注意撰寫信件內容
切記收信對象是一個「人」,而不是一台機器 因為電子訊息的互動是透過電腦網路產生的,使用者經常會不自覺地「忘記」與自 己真正互動的是遠端的「人」.許多情緒激動的字眼也因此不經意地隨手送出,而傷 到對方甚至引起衝突.記住寫電子郵件,實際上和你寫一封信是完全一樣的,只是差別 在傳遞的方式不同罷了.
7.考慮替代性的溝通管道 回覆電子信件前,再思考一下：為何不拿起電話與對方聊聊或約個時間當面簽覆? 別忘了,電子郵件的溝通缺乏太多人類熟悉的溝通輔助<如表情、肢體語言等>.見 面三分情,即使是使用電話,狀況也會完全不一樣的,更何況目前太多的人都是以非 自己母語的英文進行電子郵件溝通,誤解與糾紛自然在所難免.
2.電子信件「標題」要明確且具描述性 電子郵件一定要註明標題<Subject>,因為有許多網路使用者是以標題來決定是否繼 續詳讀信件的內容.此外,郵件標題應盡量寫得具描述性,或是與內容相關的主旨大意, 讓人一望即知,以便對方快速了解與記憶. 常常郵件到中途討論就離題<跟 Subject 不同>. 這時建議更改郵件標題並移除不相 關的3人.考量他人電腦的容量
3.謹慎處理惡意中傷的郵件 在網際空間中,惡意中傷或會引起爭端的郵件通常被稱之為"Flames".對於Flames的處理要非常謹 慎,以避免中計而造成連鎖反應的汙衊行為.應付Flames最好的方法為：忽視它！離開螢幕繼續過 著自己正常而理性的生活.
电子邮件书写礼仪培训课件PPT
签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。 字号一般应选择比正文字体小一些。
06 回复技巧
及时回复Email.收到他人的重要电子邮件后，应即刻 回复对方，因为这是对他人的尊重；理想的回复时间 是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件
对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对于 一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一 般不要超过24小时
07 发送、密送、抄送
收件人及被抄送人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高 到低。 转发邮件时，如果有敏感或者机密信息要小心谨慎，需要特别注意的是，经过多 人多次回复或转发的邮件里包含的最早邮件内容，会存在容易被忽略的敏感信息， 不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的人员。
电子邮件书写礼仪
包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息也不宜过多，只 需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
05 结尾签名
电子邮件末尾加上签名档是必要的，也是宣传自己 公司一个途径。签名档可包括姓名、职务、公司、 电话、传真、地址等信息，但信息也不宜过多，只 需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细 的信息，自然会与你联系。
04 附件
正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；附件数目不宜超过4 个，数目较多时应打包压缩成一个文件。
05 结尾签名
① 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。 ② 不要只用一个签名档,不同场合使用不同的签名档； ③ 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。 ④ 电子邮件末尾加上签名档是必要的，也是宣传自己公司一个途径。签名档可
06 回复技巧
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那 至少应该及时的回复说：“收到，我正在 处理，一旦有结果就会及时回复，等等”
06 回复技巧
及时回复Email.收到他人的重要电子邮件后，应即刻 回复对方，因为这是对他人的尊重；理想的回复时间 是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件
对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对于 一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一 般不要超过24小时
07 发送、密送、抄送
收件人及被抄送人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高 到低。 转发邮件时，如果有敏感或者机密信息要小心谨慎，需要特别注意的是，经过多 人多次回复或转发的邮件里包含的最早邮件内容，会存在容易被忽略的敏感信息， 不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的人员。
电子邮件书写礼仪
包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息也不宜过多，只 需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
05 结尾签名
电子邮件末尾加上签名档是必要的，也是宣传自己 公司一个途径。签名档可包括姓名、职务、公司、 电话、传真、地址等信息，但信息也不宜过多，只 需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细 的信息，自然会与你联系。
04 附件
正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；附件数目不宜超过4 个，数目较多时应打包压缩成一个文件。
05 结尾签名
① 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。 ② 不要只用一个签名档,不同场合使用不同的签名档； ③ 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。 ④ 电子邮件末尾加上签名档是必要的，也是宣传自己公司一个途径。签名档可
06 回复技巧
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那 至少应该及时的回复说：“收到，我正在 处理，一旦有结果就会及时回复，等等”
电子邮件礼仪培训教材.pptx
– 包括: 您的姓名、职称或职务、部门、公司、办公室电话、传真、手 机(紧急时别人可以联系你)、电子邮件地址。对外联系的人员，也可 以加上公司地址。
• 发到国外的邮件
– 用英语写: 您的姓名、职称或职务、部门、公司、办公室电话、传真、 手机、电子邮件地址、公司地址。
– 注意：电话、手机前加86，且书写要正确。
一. 要注意不要出现错别字；
二、要注意标点符号要正确。
二. 要注意标点符号要正确。
3 电子邮件的内容、结尾、附件
3.2 邮件正文注意事项 —使用正确的标点符号
• 英文邮件中的标点符号
Punctuation – Period (.), comma (,), colon (:), semicolon (;), question
• 正确的标点符号给人的感觉是“你很专业”。
以下的标点符号哪些是不正确的： 以下修改后正确的标点符号：
(1)、会议时间：9：00~10 ：00 (1) 会议时间：9:00~10:00
(2)、日期：2011、7、12
(2) 日期：2011.7.12
2.3.1.
2.3.1
2.3.2.
2.3.2
一、要注意不要出现错别字；
• 不要自己发送离职通知邮件。离职通知由人资部门负责 发送。
2 电子邮件的收件人和主题
2.4 邮件主题
• 主题一定要写，不能为空 • 主题必须具体，不含糊，且有意义
– 例如：“20110813 生产部周工作例会会议记录” • 当回复邮件时，要修改主题以反映新的内容 • 邮件回复或转发多次后，主题前面会自动添加“回复”、
• 电子邮件软件可能互不兼容，例如Notes 和 Outlook
– 例如“删除线”，在另一邮件系统中可能不显示 – 在邮件中不要使用“缩进式”和“制表符(Tab)”，因为用另一软
• 发到国外的邮件
– 用英语写: 您的姓名、职称或职务、部门、公司、办公室电话、传真、 手机、电子邮件地址、公司地址。
– 注意：电话、手机前加86，且书写要正确。
一. 要注意不要出现错别字；
二、要注意标点符号要正确。
二. 要注意标点符号要正确。
3 电子邮件的内容、结尾、附件
3.2 邮件正文注意事项 —使用正确的标点符号
• 英文邮件中的标点符号
Punctuation – Period (.), comma (,), colon (:), semicolon (;), question
• 正确的标点符号给人的感觉是“你很专业”。
以下的标点符号哪些是不正确的： 以下修改后正确的标点符号：
(1)、会议时间：9：00~10 ：00 (1) 会议时间：9:00~10:00
(2)、日期：2011、7、12
(2) 日期：2011.7.12
2.3.1.
2.3.1
2.3.2.
2.3.2
一、要注意不要出现错别字；
• 不要自己发送离职通知邮件。离职通知由人资部门负责 发送。
2 电子邮件的收件人和主题
2.4 邮件主题
• 主题一定要写，不能为空 • 主题必须具体，不含糊，且有意义
– 例如：“20110813 生产部周工作例会会议记录” • 当回复邮件时，要修改主题以反映新的内容 • 邮件回复或转发多次后，主题前面会自动添加“回复”、
• 电子邮件软件可能互不兼容，例如Notes 和 Outlook
– 例如“删除线”，在另一邮件系统中可能不显示 – 在邮件中不要使用“缩进式”和“制表符(Tab)”，因为用另一软
使用电子邮件培训课件PPT大纲
Thunderbird
开源、跨平台，支持多种邮件协 议和自定义插件。
Foxmail
专注于邮件管理，提供丰富的插 件和个性化设置选项。
手机自带邮件客户端
便捷、轻量，与手机系统深度整 合。
客户端设置步骤与注意事项
下载与安装
从官方网站或应用商店下载并安装所选客户 端。
SSL/TLS加密
确保使用SSL/TLS加密连接，以增强安全性。
账户配置
输入邮箱地址、密码及服务器设置等信息。
备份与同步
定期备份邮件数据，并设置多设备同步功能。
邮箱账户配置方法分享
IMAP与POP3选择
根据需求选择IMAP（推荐，可同步 多设备）或POP3协议。
服务器设置
输入正确的收件服务器 （IMAP/POP3）和发件服务器 （SMTP）地址及端口号。
身份验证
数据加密技术在企业级电子邮件中应用
邮件内容加密
采用先进的加密算法，对邮件内容进行加密处理， 确保数据传输过程中的安全。
附件加密
支持对邮件附件进行加密，防止未经授权的访问 和泄露。
密钥管理
建立完善的密钥管理体系，确保加密密钥的安全 存储、分发和备份。
防止信息泄露和非法访问策略部署
访问控制策略
制定严格的访问控制策略，限制用户对敏感邮件的访问权 限。
REPORTING
电子邮件定义及发展历程
电子邮件定义
通过电子手段提供信息交换的通信 方式。
发展历程
从早期的ARPANET邮件系统到现 代的互联网邮件系统，经历了多个 阶段的发展和完善。
电子邮件系统组成要素
邮件服务器
负责接收、存储和转发邮件的核 心设备。
邮件客户端
电子邮件礼仪培训 ppt课件
电子邮件礼仪
ppt课件
1
电子邮件礼仪
据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已 达数百亿封，但有一半是垃圾邮件或不必要的。
“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂 得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方 面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给 需要的人。 你作为发信人写每封Email的时候，要想到收 信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考 虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望， 当然更不应对别人之回答不屑一顾。
•Email开头结尾最好要有问候语
ppt课件 Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了 。
最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best
5
邮件正文（1）
正文是邮件最重要的部分，注意以下几点：
•Email正文要简明扼要，行文通顺
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只 作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让 人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要 学唐僧。
ppt课件 4
称呼与问候
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好 处的，即便邮件中有些地方表达欠妥，对方也能平静 的看待。注意以下两点：
•恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮 件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大 家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务， 则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文 名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络 。
ppt课件
1
电子邮件礼仪
据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已 达数百亿封，但有一半是垃圾邮件或不必要的。
“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂 得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方 面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给 需要的人。 你作为发信人写每封Email的时候，要想到收 信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考 虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望， 当然更不应对别人之回答不屑一顾。
•Email开头结尾最好要有问候语
ppt课件 Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了 。
最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best
5
邮件正文（1）
正文是邮件最重要的部分，注意以下几点：
•Email正文要简明扼要，行文通顺
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只 作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让 人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要 学唐僧。
ppt课件 4
称呼与问候
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好 处的，即便邮件中有些地方表达欠妥，对方也能平静 的看待。注意以下两点：
•恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮 件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大 家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务， 则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文 名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络 。
电子邮件培训幻灯片
收件人
必需参加人 已经参加人
申请 活动通知
直接审批人 活动成员
? 收件人（抄送）排列基本礼仪：
抄送
可以参加 需要参加但没有参加的人 相关领导 无 活动成员的领导
客户在前
优先
主次客先
部门次序
职位高低
其他在部门在前
2020/2/11
12
收件人-邮件发送对象的选择（1 ）
? 工作计划的发送
? 经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级 、部门内部相关经理人
? 职员每天收到 10~20 封邮件 ? 产品经理、投资经理每天收到 40~50 封邮件 ? 部门负责人每天收到 50~70 封邮件 ? 总经理一天收到 80~100 封邮件
所有人都很繁忙，如何写邮件？？？
邮件基本原则
? 便于阅读者理解
? 表达清楚，避免歧义
有歧义的邮件会造成别人误解，大大增加沟通成本，或造成结 果南辕北辙
标题要尽量可以反映邮件内容、邮件的目的。一封只能有一个
3 主题。
4
要适当用使用相关符号（如“ * ！”等）来突出标题，引起收 件人注意，不要随便使用“紧急”之类。
2020/2/11
16
主体
以下邮件问题？
April 2014-04-25 10:11
2020/2/11
3
邮件的作用
非常低廉
非常快速
较为正式
B
D
A
C
E
获取信息
即时服务
宣传推广
避免分歧
工作跟进
2020/2/11
4
邮件的困扰
年全球用户
107万亿封
平均每天发送
2940亿
邮件培训 PPT课件
10
四、正文
简明扼要，行文通顺
条理清晰、段落分明
图表结合
电子邮件其实就是应用文 写作一种载体，所以书写 时可参考以前学过的相关 应用文写作。
正文要尽量在邮件写完， 包括表格或文档也要尽可 能放到正文中（哪怕是图 片也行），要避免对方打 开邮件后还要打开附件的 时间。
能够按1、2、3……列条 理说明的就不长篇大论。
9
三、称呼与问候
1、无论发给谁都要有称呼 无论你与收件人的关系如何，邮件的开头要称呼收件
人，这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向 他的。 2、要使用适当的称谓
多人收件可以使用统称，如：各位好，各部门，大家好， To all等等；
如果对方有职务，可按职务尊称对方，如：XX领导好， XX总等；对于级别高于自己的人士不宜称呼全名，平级或日 常同事可以适当亲切一些。
1
邮件的特点及作用 邮件的分类 邮件的内容 邮件的回复 邮件的实用功能 习惯的养成
2
邮件的特点及作用
避免歧义
高效快速
理性客观Biblioteka 避免歧义：条理化表达，保证信息传递的一致性
高效快速：宣能传够准推确广及时地信记息录交，传流达，反馈信息
理性客观：沟通过程关注于事实而不是感受，避免 争端
留存依据 工作跟进
14
六、结尾签名
• 签名信息不宜过多
电子邮件末尾可以加上签名。 签名档可包括姓名、职务、公司、 电话、传真地址等信息。对方如 果看到邮件信息，需要电话或直 接沟通，可以通过签名信息与你 取得联系。
2）有效交流的6C：
即清楚（clearly）、简明扼要 （chiefly）、有礼貌（courtly）、有建设性 （constructly）、正确（correctly）、完整（completely）。
四、正文
简明扼要，行文通顺
条理清晰、段落分明
图表结合
电子邮件其实就是应用文 写作一种载体，所以书写 时可参考以前学过的相关 应用文写作。
正文要尽量在邮件写完， 包括表格或文档也要尽可 能放到正文中（哪怕是图 片也行），要避免对方打 开邮件后还要打开附件的 时间。
能够按1、2、3……列条 理说明的就不长篇大论。
9
三、称呼与问候
1、无论发给谁都要有称呼 无论你与收件人的关系如何，邮件的开头要称呼收件
人，这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向 他的。 2、要使用适当的称谓
多人收件可以使用统称，如：各位好，各部门，大家好， To all等等；
如果对方有职务，可按职务尊称对方，如：XX领导好， XX总等；对于级别高于自己的人士不宜称呼全名，平级或日 常同事可以适当亲切一些。
1
邮件的特点及作用 邮件的分类 邮件的内容 邮件的回复 邮件的实用功能 习惯的养成
2
邮件的特点及作用
避免歧义
高效快速
理性客观Biblioteka 避免歧义：条理化表达，保证信息传递的一致性
高效快速：宣能传够准推确广及时地信记息录交，传流达，反馈信息
理性客观：沟通过程关注于事实而不是感受，避免 争端
留存依据 工作跟进
14
六、结尾签名
• 签名信息不宜过多
电子邮件末尾可以加上签名。 签名档可包括姓名、职务、公司、 电话、传真地址等信息。对方如 果看到邮件信息，需要电话或直 接沟通，可以通过签名信息与你 取得联系。
2）有效交流的6C：
即清楚（clearly）、简明扼要 （chiefly）、有礼貌（courtly）、有建设性 （constructly）、正确（correctly）、完整（completely）。
电子邮件礼仪培训ppt课件
勿对别人回答过度期望，当然更不应对 别人的回答不屑一顾。
经过这一系列的交流，大家对电 子邮件中的礼仪应该有初步的 认识了。归结到底，两句话：
➢ 只发有必要的邮件!
➢ 让邮件为你的工作带来价值!
☺关注细节提升品质
认真收邮件 用心发邮件 从做事中品味乐趣，体现价值!
☺关注细节提升品质
让优秀成为您的职业习惯
重要：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。如果你正在出差
或休假，应设定自动回复功能。
进行针对性 回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到 回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬 了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避 免再反复交流，浪费资源。
回复不得少于
对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、
职场故事：女秘书PK老板事件
职场故事：女秘书PK老板事件
本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了 更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、 EMC(广州)、EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收 到了这封邮件。
瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工 作会很难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道 没有其他方式 可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中 也无人会接受。
3、填写姓名
设置姓名
--发信人的姓名
1、单击“设置”
2、选中“ 邮箱设置” ，单击“常 规设置”
3、选中“优先显示通 讯录中对应的姓名”
★电子邮件礼仪的一个重要方面就是节
省他人时间，只把有价值的信息提供 给需要的人。
★你作为发信人写每封Email的时候，要
想到收信人会怎样看这封Email，时刻 站在对方立场考虑，将心比心。同时
经过这一系列的交流，大家对电 子邮件中的礼仪应该有初步的 认识了。归结到底，两句话：
➢ 只发有必要的邮件!
➢ 让邮件为你的工作带来价值!
☺关注细节提升品质
认真收邮件 用心发邮件 从做事中品味乐趣，体现价值!
☺关注细节提升品质
让优秀成为您的职业习惯
重要：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。如果你正在出差
或休假，应设定自动回复功能。
进行针对性 回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到 回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬 了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避 免再反复交流，浪费资源。
回复不得少于
对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、
职场故事：女秘书PK老板事件
职场故事：女秘书PK老板事件
本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了 更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、 EMC(广州)、EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收 到了这封邮件。
瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工 作会很难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道 没有其他方式 可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中 也无人会接受。
3、填写姓名
设置姓名
--发信人的姓名
1、单击“设置”
2、选中“ 邮箱设置” ，单击“常 规设置”
3、选中“优先显示通 讯录中对应的姓名”
★电子邮件礼仪的一个重要方面就是节
省他人时间，只把有价值的信息提供 给需要的人。
★你作为发信人写每封Email的时候，要
想到收信人会怎样看这封Email，时刻 站在对方立场考虑，将心比心。同时
《邮箱培训》课件
及时回复邮件并在邮件中明确期望。
设置专业电子邮件账户
创建专业的电子邮件账户将有助于您保持专业形象，并向客户和同事传达一个职业态度。本节课将教您如何创 建专业级别的电子邮件账户。
选择一个合适的邮箱名
选择受信任的供应商
创建一个复杂的密码
使用具有专业性的名称，避免使 用花哨、低质量或无意义的名称。
选择可靠供应商来防止垃圾邮件、 病毒和恶意软件的进入。
回复概要信息
回复概要信息，以保持您的反应和邮件文件夹的完整性。
永久删除
通过永久删除功能，彻底清除不必要的邮件。
信任的发件人
通过设置工具栏从您认为信任的发件人那里接收邮件。
结语：如何使用电邮高效沟通
电子邮件在现代工作战中，是迅速传播信息的极其方便的工具。然而，不能正确使用它会带来许多问题。希望 本邮箱培训课件能够帮助您在日常工作和工作中更好地利用电子邮件。
学会使用电子邮件礼仪和最佳实践，将大大提高您的电子邮件沟通和专业形象。是否在发送电子邮件时 知道如何使用适当的沟通格式和礼仪，这将有助于建立正确的邮件交流。
1
格式和结构
了解适当的电子邮件格式和结构，确保信息清晰易懂，易于阅读。
2
电子邮件回复
了解如何尊重电子邮件回复，在邮件中合适地引用和引用。
3
回复时间
创建复杂的密码
使用大小写字母、数字和特殊攻击的安 全软件。
双重验证
使用双重验证，以增加账户安全 性。
处理垃圾邮件和网络诈骗邮件
垃圾邮件和网络诈骗邮件会减慢您的工作，不断出现的垃圾邮件将占用大量空间，破坏电子邮件 的组织结构。在本节课中，我们将向您介绍一些处理垃圾邮件和诈骗邮件的最佳方法。
邮箱培训
欢迎来到我们的邮箱培训！学会更有效地使用电子邮件将帮助您提高工作效 率和与他人的沟通。在本课件中，您将学习到一些重要的收发邮件技巧以及 如何管理电子邮件账户和保护它的安全。
邮件培训(PPT41页)
（会议请求和邮件提醒都会弹窗提醒，不一样的是，邮件提醒是自己设的， 会议请求是会议发起人写完发给参会人，参会人收到邮件后，不需要设置也 会定时弹窗提醒）
参会人收到会议请求：
四、设置待办事项
先照前面的工作界面设置把边栏打开-在待办事项框里右击-新建-填上截止 日期、类别、内容、提醒时间（所有的提醒都可设为单次或周期）
2）有效交流的6C：
即清楚（clearly）、简明扼要 （chiefly）、有礼貌（courtly）、有建设性 （constructly）、正确（correctly）、完整（completely）。
3）人际沟通的2要素：
以真诚的沟通与感谢为前提，对事不对人；以委婉的方式指出讨论的分歧。
五、附件
• 必要时添加附件，能不添加尽量避免
人，这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向 他的。
2、要使用适当的称谓 多人收件可以使用统称，如：各位好，各部门，大家好，
To all等等； 如果对方有职务，可按职务尊称对方，如：XX领导好，
XX总等；对于级别高于自己的人士不宜称呼全名，平级或日 常同事可以适当亲切一些。
四、正文
简明扼要，行文通顺
七、邮件过滤器
Foxmail的“邮件过滤器”可以帮助用户完成一系列的自动操作，例如可以 将收到的某个邮件杂志的邮件全部自动保存到某个指定的邮箱目录中，也可以 做到针对某些符合判断条件的邮件自动进行回复等操作，甚至可以把符合特定 条件的邮件直接在服务器删除 。
右键选定的帐号“过滤器”， 就可以进入邮件过滤器的设定 界面。此功能相当于Outlook express 中的“邮件规则”。
对于正文段落格式是否要 首先缩进2格，就看各人 习惯。只是段落分明、条 理清晰就好。
参会人收到会议请求：
四、设置待办事项
先照前面的工作界面设置把边栏打开-在待办事项框里右击-新建-填上截止 日期、类别、内容、提醒时间（所有的提醒都可设为单次或周期）
2）有效交流的6C：
即清楚（clearly）、简明扼要 （chiefly）、有礼貌（courtly）、有建设性 （constructly）、正确（correctly）、完整（completely）。
3）人际沟通的2要素：
以真诚的沟通与感谢为前提，对事不对人；以委婉的方式指出讨论的分歧。
五、附件
• 必要时添加附件，能不添加尽量避免
人，这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向 他的。
2、要使用适当的称谓 多人收件可以使用统称，如：各位好，各部门，大家好，
To all等等； 如果对方有职务，可按职务尊称对方，如：XX领导好，
XX总等；对于级别高于自己的人士不宜称呼全名，平级或日 常同事可以适当亲切一些。
四、正文
简明扼要，行文通顺
七、邮件过滤器
Foxmail的“邮件过滤器”可以帮助用户完成一系列的自动操作，例如可以 将收到的某个邮件杂志的邮件全部自动保存到某个指定的邮箱目录中，也可以 做到针对某些符合判断条件的邮件自动进行回复等操作，甚至可以把符合特定 条件的邮件直接在服务器删除 。
右键选定的帐号“过滤器”， 就可以进入邮件过滤器的设定 界面。此功能相当于Outlook express 中的“邮件规则”。
对于正文段落格式是否要 首先缩进2格，就看各人 习惯。只是段落分明、条 理清晰就好。
邮件收寄安全培训课件PPT
邮件验视检查
总结词
防止违禁物品的夹带
详细描述
在验视环节，操作人员需要对邮件进行全面检查，特别是对疑似存在夹带违禁物品的邮件进行重点检查。通过此 环节，可以防止危险品、禁寄品等违禁物品的夹带。
邮件封装处理
总结词
确保邮件安全送达
详细描述
在封装环节，操作人员需根据邮件类型和目的地选择合适的封装方式，确保邮件在运输过程中不受损 坏。同时，还需对封装好的邮件进行质量检查，以确保其能够安全送达收件人手中。
恶意软件感染
邮件中可能携带病毒、木马等恶 意软件，感染收件人的计算机系
统。
钓鱼邮件诈骗
伪装成正规机构或个人的钓鱼邮件， 诱导收件人点击恶意链接或下载附 件，窃取个人信息。
邮件内容泄露
邮件内容被非法截获或被不当转发， 导致机密信息泄露。
02
邮件收寄安全操作流程
收件人信息核对
总结词
确保准确无误
详细描述
在线培训
利用多媒体和网络技术，为员工提供在线培训课程，方便员工随时 随地学习邮件收寄安全知识。
案例分析
通过分析真实的邮件安全事故案例，引导员工总结经验教训，提高 员工对安全问题的敏感性和应对能力。
邮件收寄安全考核标准
1 2
考核内容
制定详细的考核内容，包括员工对邮件收寄流程 的掌握程度、安全规定的执行情况以及紧急处理 措施的运用能力等方面。
03
邮件收寄安全防护措施
邮件收寄安全防护设备
监控设备
扫描设备
安装全方位的监控摄像头，对邮件收 寄的各个环节进行实时监控，确保安 全无死角。
配备高精度的X光机或CT扫描设备， 对所有寄出的邮件进行全面检查，确 保无违禁品。
报警系统
邮件安全教育培训课件
邮件服务器安全设置
介绍如何配置和管理邮件服务器的安全设置，如防火墙、入 侵检测/防御系统、加密传输和访问控制列表等。
邮件加密与解密技术
SSL/TLS加密
介绍SSL/TLS加密技术的基本概念、 工作原理和实现方式，以及如何使用 SSL/TLS加密来保护邮件传输过程中 的数据安全。
PGP加密与解密
介绍PGP加密与解密技术的基本概念 、工作原理和实现方式，以及如何使 用PGP加密来保护邮件内容和附件的 安全。
保护个人信息
提醒员工不要在邮件中透露个人敏 感信息，如身份证号、银行卡号、 密码等，以防止被诈骗或滥用。
安全操作习惯养成
01
02
03
使用强密码策略
要求员工设置复杂且难以 猜测的密码，并定期更换 密码，以增强账户安全性 。
开启双重认证
鼓励员工开启双重认证功 能，以增加账户安全防护 层。
谨慎处理垃圾邮件
的干扰。
基于内容的过滤
通过分析邮件的内容，识别垃 圾邮件的特征，如关键词、发 件人、主题等，进行拦截。
基于行为的分析
通过分析邮件的行为特征，如 发送频率、发送时间、收件人 数量等，判断是否为垃圾邮件 。
黑名单与白名单
将已知的垃圾邮件发件人列入 黑名单，将可信任的发件人列 入白名单，提高过滤准确性。
防病毒与防恶意软件
邮件安全防护措施
加密技术
采用加密技术对邮件进行 加密，保证邮件在传输过 程中的机密性。
身份验证
通过身份验证机制，确保 只有授权的人员能够访问 和操作邮件系统。
安全审计与监控
对邮件系统进行安全审计 和监控，及时发现和处理 安全事件。
06
邮件安全案例分析
企业邮件安全案例
介绍如何配置和管理邮件服务器的安全设置，如防火墙、入 侵检测/防御系统、加密传输和访问控制列表等。
邮件加密与解密技术
SSL/TLS加密
介绍SSL/TLS加密技术的基本概念、 工作原理和实现方式，以及如何使用 SSL/TLS加密来保护邮件传输过程中 的数据安全。
PGP加密与解密
介绍PGP加密与解密技术的基本概念 、工作原理和实现方式，以及如何使 用PGP加密来保护邮件内容和附件的 安全。
保护个人信息
提醒员工不要在邮件中透露个人敏 感信息，如身份证号、银行卡号、 密码等，以防止被诈骗或滥用。
安全操作习惯养成
01
02
03
使用强密码策略
要求员工设置复杂且难以 猜测的密码，并定期更换 密码，以增强账户安全性 。
开启双重认证
鼓励员工开启双重认证功 能，以增加账户安全防护 层。
谨慎处理垃圾邮件
的干扰。
基于内容的过滤
通过分析邮件的内容，识别垃 圾邮件的特征，如关键词、发 件人、主题等，进行拦截。
基于行为的分析
通过分析邮件的行为特征，如 发送频率、发送时间、收件人 数量等，判断是否为垃圾邮件 。
黑名单与白名单
将已知的垃圾邮件发件人列入 黑名单，将可信任的发件人列 入白名单，提高过滤准确性。
防病毒与防恶意软件
邮件安全防护措施
加密技术
采用加密技术对邮件进行 加密，保证邮件在传输过 程中的机密性。
身份验证
通过身份验证机制，确保 只有授权的人员能够访问 和操作邮件系统。
安全审计与监控
对邮件系统进行安全审计 和监控，及时发现和处理 安全事件。
06
邮件安全案例分析
企业邮件安全案例
邮件系统SMTP邮件格式课件.pptx
RFC822 多用途因特网邮件扩展协议MIME
RFC822
1.电子邮件报文的组成
(1)邮件头：邮件报文的控制信息
邮件头由多行组成 每行的基本语法：<keyword>: <value>
(2)邮件体：用户需要发送的邮件内容
RFC822规定邮件体由7位ASCII文本组成
(3)邮件头和邮件体之间用空行分隔
与电话系统相比，不要求通信双方都在现场，不 需要知道通信对象在网络中的具体位置
可以实现一对多的邮件传送 可以将文字、图像、语音等多种类型的信息集成
在一个邮件中传送
电子邮件系统
1.电子邮件系统采用客户—服务器工作模式 2.电子邮件系统的主要组成部分
邮件服务器 邮箱 电子邮件应用程序
邮件服务器
1.邮件服务器是邮件服务系统的核心 2.主要功能
1.电子邮件应用程序：邮件系统的客户端软件 2.主要功能
创建和发送邮件 接收、阅读和管理邮件 附加功能：如通讯簿管理、收件箱助理及账号管理
电子邮件系统中的传输协议
电子邮件的传输过程
电子邮件地址
1.邮件地址的一般形式：local-part@domain-name
domain-name：邮件服务器的域名 local-part：服务器上的用户邮箱名
本章主要内容
1.TCP/IP互联网上的电子邮件传输过程 2.电子邮件的地址表示 3.电子邮件传输协议SMTP和POP3 4.电子邮件报文格式 5.实践内容
学习使用电子邮件的客户端程序 编写一个简化的邮件服务器 观察SMTP的通信过程
电子邮件的优越性
比人工邮件传递迅速，可达到的范围广，而且比 较可靠
•
安全是增产的细胞，隐患是事故的胚 胎。202 4年9月 下午3 时42分2 4.9.291 5:42Se ptember 29, 2024
RFC822
1.电子邮件报文的组成
(1)邮件头：邮件报文的控制信息
邮件头由多行组成 每行的基本语法：<keyword>: <value>
(2)邮件体：用户需要发送的邮件内容
RFC822规定邮件体由7位ASCII文本组成
(3)邮件头和邮件体之间用空行分隔
与电话系统相比，不要求通信双方都在现场，不 需要知道通信对象在网络中的具体位置
可以实现一对多的邮件传送 可以将文字、图像、语音等多种类型的信息集成
在一个邮件中传送
电子邮件系统
1.电子邮件系统采用客户—服务器工作模式 2.电子邮件系统的主要组成部分
邮件服务器 邮箱 电子邮件应用程序
邮件服务器
1.邮件服务器是邮件服务系统的核心 2.主要功能
1.电子邮件应用程序：邮件系统的客户端软件 2.主要功能
创建和发送邮件 接收、阅读和管理邮件 附加功能：如通讯簿管理、收件箱助理及账号管理
电子邮件系统中的传输协议
电子邮件的传输过程
电子邮件地址
1.邮件地址的一般形式：local-part@domain-name
domain-name：邮件服务器的域名 local-part：服务器上的用户邮箱名
本章主要内容
1.TCP/IP互联网上的电子邮件传输过程 2.电子邮件的地址表示 3.电子邮件传输协议SMTP和POP3 4.电子邮件报文格式 5.实践内容
学习使用电子邮件的客户端程序 编写一个简化的邮件服务器 观察SMTP的通信过程
电子邮件的优越性
比人工邮件传递迅速，可达到的范围广，而且比 较可靠
•
安全是增产的细胞，隐患是事故的胚 胎。202 4年9月 下午3 时42分2 4.9.291 5:42Se ptember 29, 2024
《邮件系统培训》PPT课件
系统架构
➢ 防火墙和负载均衡 • Netscreen 500
• Alteon 184
➢ 应用服务APP • DNS/Login
• SMTP/MX • POP3/IMAP • Webmail/Admin
➢ 用户和邮件信息处理
• MD模块 UD模块 • MS模块
SAN存储系统
CX300
中科院邮件系统
➢ ➢
日服 志务 监监 控控
➢
系 统 操 作 监 控
➢ 接收邮件监控
➢ 发送邮件监控
➢ 高峰时段收发监控
➢ Antispam&AVP监控
➢ 磁盘利用率监控
➢ 服务器流量监控
系统的运行和服务体系
➢ 服务体系
• 7 ×24热线服务 • 专人处理用户投诉 • 故障报告
• 用户回访 • 新需求管理 • 用户迁移管理
➢ Question:为什么发不了信？
常见问题和解答
➢ 常见问题
• Question：地址本为什么导入不进去？
Answer:当用户希望把从其他客户端软件导出的逗号分隔格式的地址本， 导入到中国科学院邮件系统中时，需要对原有地址本各列的名称加以 修改
常见问题和解答
➢ 常见问题
• Question：为什么收不到信？ Answer: 请检查一下邮箱文件夹，察看邮箱使用空间是否已满；如果 是，请清理邮箱，将邮件下载或清除。
➢ 采用由Tebie公司开发的跨平台、超大规模的coremail邮件服务 系统作为内核
➢ 国内提供大规模、超大规模邮件系统的领导者之一 ➢ 拥有Tom 、、 、Netease 、Etang 等国内最
大型互联网站 ➢ 截止到2003年底， “CoreMail”邮件系统正支持着超过7,000万
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
沟通，不要发送全体，不停地交互邮件与发件人讨论
• 私下讨论好了再告知大家。 • 不要向领导频繁发送没有确定结果的邮件
–不要随便向集体邮箱发送不必要消息 • 集体邮箱：全体员工、处室事务，只有一定级别或相关责任人才 能发送
• 私人事务尽量避免通过集体邮件解决
二、邮件主题
邮件的标题是邮件标记，能够第一时间告诉收件人邮件大致内 容、邮件的性质、邮件的重要性。所以标题不能空白。
3）人际沟通的2要素：
以真诚的沟通与感谢为前提，对事不对人；以委婉的方式指出讨论的分歧。
五、附件
• 必要时添加附件，能不添加尽量避免
• 邮件带有附件，应在正文里面提示查看附件； • 附件文件应按相关包括的内容来命名；如果附件用1、2、3来
命名，应在正文罗列相应名称； • 附件数目不宜超过4个，数目较多应分类压缩； • 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免
标题要简明扼要，对外可以标记公司“中信银行关于……”， 但不要太长，标题突出“……”才能显示完整。
标题要尽量可以反映邮件内容、邮件的目的，可以是邮件内容 的概括或项目主题。一封只能有一个主题。
可以适当使用相关符号（如“* ！[]”等）和关键字（【重启 切换】【自动化巡检】）来突出标题，引起收件人注意
三、称呼与问候
1、无论发给谁都要有称呼 无论你与收件人的关系如何，邮件的开头要称呼收件
人，这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向 他的。
2、要使用适当的称谓 多人收件可以使用统称，如：各位好，各部门，大家好，
To all等等； 如果对方有职务，可按职务尊称对方，如：XX领导好，
XX总等；对于级别高于自己的人士不宜称呼全名，平级或日 常同事可以适当亲切一些。
1）有效沟通的5 W 1 H
Why（目的）：我响？教育？慰问？娱乐？劝导？解释？刺激？启发？
Who （对方是谁？）：谁是受众？他们是哪类人？个性？受教育水平？年龄？ 地位？他们对我的信息反应可能如何？他们对我的信息主题已经了解多少？
When and Where：在何时何地交流信息 What（主题）：我到底要谈什么？他们了解什么？哪些信息必须省略或必须采 用
对于要需要加强的内容， 可以使用彩色加粗字体或 下画线字，但避免使用红 色字体（红色字是不礼貌， 而且书信中有绝交之意）
在一些娱乐性的邮件中使 用表情（ ）或网络用 语（确认啊，亲），出一 定的轻松气氛，但在商务 信函里面最好要慎用，这 样会显得比较随意、轻浮、 不严谨，会让客户感觉不 安。
“5W1H”“6C”“2要素”原则
正文要段落分明，不一篇 文章一段到底，让人看了 眼累。
对于正文段落格式是否要 首先缩进2格，就看各人 习惯。只是段落分明、条 理清晰就好。
对于很多带有技术介绍或 讨论性质的邮件，单纯以 文字形式很难描述清楚。 如果配合图表加以阐述， 会显得更加明子。
图形表格文字
态度委婉，语气和谐
合适字体字号、 着重提示重要信息
抄送（Cc）： • 间接收信人， • 供参考、了解即可、可提意见或间接关系、间接责任的人。
（1）邮件发送对象的选择
• 工作传达类的邮件 – 主送直接责任人 – 抄送间接负责人，知情人
• 通知公告类的邮件 – 主送给项目小组成员 – 抄送给项目小组成员的组长、部门领导
• 跨部门支持类的邮件 – 主送给寻求支持的人，可抄送给他的组长 – 同时抄送本部门的组长 – 这样往往可以获得支持部门的更好的支持，资源的协调和工作的 安排也会得到适当优化
四、正文
简明扼要，行文通顺
条理清晰、段落分明
图表结合
电子邮件其实就是应用文 写作一种载体，所以书写 时可参考以前学过的相关 应用文写作。
正文要尽量在邮件写完， 包括表格或文档也要尽可 能放到正文中（哪怕是图 片也行），要避免对方打 开邮件后还要打开附件的 时间。
能够按1、2、3……列条 理说明的就不长篇大论。
邮件的特点及作用 邮件的分类 邮件的内容 邮件的回复 邮件的实用功能 习惯的养成
邮件的特点及作用
避免歧义
高效快速
理性客观
避免歧义：条理化表达，保证信息传递的一致性
高效快速：宣能传够准推确广及时地信记息录交，传流达，反馈信息
理性客观：沟通过程关注于事实而不是感受，避免 争端
留存依据 工作跟进
邮件的分类
影响使用； • 所添加附件不宜过大，过大应分割成几个小文件分别发送 。
六、结尾签名
• 签名信息不宜过多
电子邮件末尾可以加上签名。 签名档可包括姓名、职务、公司、 电话、传真地址等信息。对方如 果看到邮件信息，需要电话或直 接沟通，可以通过签名信息与你 取得联系。
（2）邮件发送对象的选择
–避免将一般细节性的讨论过程发送给领导。领导更关注结果，而不 是反反复复地沟通过程，可以将阶段性成果发送给领导。如果是重 要事件，领导需要直接参与或了解过程，则必须发送或抄送。
–避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人 –对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独
How（怎样表达，语气和风格）：我将如何传递信息？用文字？图解？口头？ 电话？书面报告？如何表达？采用何种语气？命令式的？请求式的？用哪种词 汇？
2）有效交流的6C：
即清楚（clearly）、简明扼要 （chiefly）、有礼貌（courtly）、有建设性 （constructly）、正确（correctly）、完整（completely）。
不使用怪异符号
根据自己与收件人的关系 程度、业务层级，选择恰 当的口吻语气。
端正态度、尊重对方，对 事不对人，不进行人身攻 击，因为发邮件时根本不 知道对方的表现，邮件一 出无法收回。
多使用“请”、“谢谢” 之类的敬词。
中文用宋体或新宋体，英 文就用Verdana 或 Arial 字型；字号用五号或10号 字即可。
1、确认邮件 ----存证据 2、需求邮件 ----有细节 3、反馈邮件 ----有反应 4、通知邮件 ----广播站
邮件的内容
一、发送对象 二、邮件主题 三、称呼与问候 四、正文 五、附件 六、结尾签名
一、发送对象
收件人（To）: • 直接收信人, • 要求收信人回复确认、归档保存或有直接关系、直接负责的人。
• 私下讨论好了再告知大家。 • 不要向领导频繁发送没有确定结果的邮件
–不要随便向集体邮箱发送不必要消息 • 集体邮箱：全体员工、处室事务，只有一定级别或相关责任人才 能发送
• 私人事务尽量避免通过集体邮件解决
二、邮件主题
邮件的标题是邮件标记，能够第一时间告诉收件人邮件大致内 容、邮件的性质、邮件的重要性。所以标题不能空白。
3）人际沟通的2要素：
以真诚的沟通与感谢为前提，对事不对人；以委婉的方式指出讨论的分歧。
五、附件
• 必要时添加附件，能不添加尽量避免
• 邮件带有附件，应在正文里面提示查看附件； • 附件文件应按相关包括的内容来命名；如果附件用1、2、3来
命名，应在正文罗列相应名称； • 附件数目不宜超过4个，数目较多应分类压缩； • 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免
标题要简明扼要，对外可以标记公司“中信银行关于……”， 但不要太长，标题突出“……”才能显示完整。
标题要尽量可以反映邮件内容、邮件的目的，可以是邮件内容 的概括或项目主题。一封只能有一个主题。
可以适当使用相关符号（如“* ！[]”等）和关键字（【重启 切换】【自动化巡检】）来突出标题，引起收件人注意
三、称呼与问候
1、无论发给谁都要有称呼 无论你与收件人的关系如何，邮件的开头要称呼收件
人，这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向 他的。
2、要使用适当的称谓 多人收件可以使用统称，如：各位好，各部门，大家好，
To all等等； 如果对方有职务，可按职务尊称对方，如：XX领导好，
XX总等；对于级别高于自己的人士不宜称呼全名，平级或日 常同事可以适当亲切一些。
1）有效沟通的5 W 1 H
Why（目的）：我响？教育？慰问？娱乐？劝导？解释？刺激？启发？
Who （对方是谁？）：谁是受众？他们是哪类人？个性？受教育水平？年龄？ 地位？他们对我的信息反应可能如何？他们对我的信息主题已经了解多少？
When and Where：在何时何地交流信息 What（主题）：我到底要谈什么？他们了解什么？哪些信息必须省略或必须采 用
对于要需要加强的内容， 可以使用彩色加粗字体或 下画线字，但避免使用红 色字体（红色字是不礼貌， 而且书信中有绝交之意）
在一些娱乐性的邮件中使 用表情（ ）或网络用 语（确认啊，亲），出一 定的轻松气氛，但在商务 信函里面最好要慎用，这 样会显得比较随意、轻浮、 不严谨，会让客户感觉不 安。
“5W1H”“6C”“2要素”原则
正文要段落分明，不一篇 文章一段到底，让人看了 眼累。
对于正文段落格式是否要 首先缩进2格，就看各人 习惯。只是段落分明、条 理清晰就好。
对于很多带有技术介绍或 讨论性质的邮件，单纯以 文字形式很难描述清楚。 如果配合图表加以阐述， 会显得更加明子。
图形表格文字
态度委婉，语气和谐
合适字体字号、 着重提示重要信息
抄送（Cc）： • 间接收信人， • 供参考、了解即可、可提意见或间接关系、间接责任的人。
（1）邮件发送对象的选择
• 工作传达类的邮件 – 主送直接责任人 – 抄送间接负责人，知情人
• 通知公告类的邮件 – 主送给项目小组成员 – 抄送给项目小组成员的组长、部门领导
• 跨部门支持类的邮件 – 主送给寻求支持的人，可抄送给他的组长 – 同时抄送本部门的组长 – 这样往往可以获得支持部门的更好的支持，资源的协调和工作的 安排也会得到适当优化
四、正文
简明扼要，行文通顺
条理清晰、段落分明
图表结合
电子邮件其实就是应用文 写作一种载体，所以书写 时可参考以前学过的相关 应用文写作。
正文要尽量在邮件写完， 包括表格或文档也要尽可 能放到正文中（哪怕是图 片也行），要避免对方打 开邮件后还要打开附件的 时间。
能够按1、2、3……列条 理说明的就不长篇大论。
邮件的特点及作用 邮件的分类 邮件的内容 邮件的回复 邮件的实用功能 习惯的养成
邮件的特点及作用
避免歧义
高效快速
理性客观
避免歧义：条理化表达，保证信息传递的一致性
高效快速：宣能传够准推确广及时地信记息录交，传流达，反馈信息
理性客观：沟通过程关注于事实而不是感受，避免 争端
留存依据 工作跟进
邮件的分类
影响使用； • 所添加附件不宜过大，过大应分割成几个小文件分别发送 。
六、结尾签名
• 签名信息不宜过多
电子邮件末尾可以加上签名。 签名档可包括姓名、职务、公司、 电话、传真地址等信息。对方如 果看到邮件信息，需要电话或直 接沟通，可以通过签名信息与你 取得联系。
（2）邮件发送对象的选择
–避免将一般细节性的讨论过程发送给领导。领导更关注结果，而不 是反反复复地沟通过程，可以将阶段性成果发送给领导。如果是重 要事件，领导需要直接参与或了解过程，则必须发送或抄送。
–避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人 –对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独
How（怎样表达，语气和风格）：我将如何传递信息？用文字？图解？口头？ 电话？书面报告？如何表达？采用何种语气？命令式的？请求式的？用哪种词 汇？
2）有效交流的6C：
即清楚（clearly）、简明扼要 （chiefly）、有礼貌（courtly）、有建设性 （constructly）、正确（correctly）、完整（completely）。
不使用怪异符号
根据自己与收件人的关系 程度、业务层级，选择恰 当的口吻语气。
端正态度、尊重对方，对 事不对人，不进行人身攻 击，因为发邮件时根本不 知道对方的表现，邮件一 出无法收回。
多使用“请”、“谢谢” 之类的敬词。
中文用宋体或新宋体，英 文就用Verdana 或 Arial 字型；字号用五号或10号 字即可。
1、确认邮件 ----存证据 2、需求邮件 ----有细节 3、反馈邮件 ----有反应 4、通知邮件 ----广播站
邮件的内容
一、发送对象 二、邮件主题 三、称呼与问候 四、正文 五、附件 六、结尾签名
一、发送对象
收件人（To）: • 直接收信人, • 要求收信人回复确认、归档保存或有直接关系、直接负责的人。