小管家(V13)-系统简介和应用指南

“小管家—Excel财务管理系统”简介
“小管家—Excel财务管理系统”(以下简称“小管家”)是中国注册会计师王先俊结合30余年财务工作经验和多年EXCEL深入研究，独立用EXCEL开发的财务管理实用软件。

该系统按照企业会计制度的要求，完全实现了企业会计核算的凭证处理、帐簿查询、科目汇总、会计报表生成，以及系统初始化、数量金额核算、现金流量分析、常用凭证和常用摘要设置、辅助及项目核算、跨年度结转等财会电算化操作功能，并且操作简练直观、运算速度快、数据处理量大，完全能够满足中小企业会计核算的需要，同时也是大中专院校学生学习财会课程的良好工具，是EXCEL实际使用的经典范例。

该系统在初始化时通过“系统主要用途”选项的选择，可非常方便地转换为专门的进销存管理系统或存货管理系统。

转换后的进销存管理系统通过凭证种类的选择及提示，可非常直观方便的引导操作者正确的编制凭证，即便是非财会人员也能轻松操作；转换后的存货管理系统还能直接生成记账凭证汇总表，进而极大地简化存货管理系统和财务管理系统的数据传递，是存货管理的又一新方法。

该系统的项目核算操作非常简便，能随时查询出任意会计科目下项目的发生及汇总情况。

该系统的另一个特点是具有非常灵活方便的扩展性。

该系统设有对外接口，可轻松将外部数据引入该系统。

该系统常用凭证的设置是完全开放的，它不仅可以从系统内引用数据，而且还可以从系统外引用数据，目前用EXCEL做的固定资产、工资、往来、存货等辅助算系统不胜枚举，您只需把要用记帐凭证处理的这些辅助核算的汇总数据用公式(等号“=”)链接到您事先设置好的常用凭证的相应单元格，该系统就和您的这些辅助核算系统结合在了一起，从而构成了您的整个财务解决方案。

由于该系统采用了特殊的数据处理方式，在通常情况下其运算速度远远快于当前流行财务软件，并且结构精炼布局合理(总共只有10张工作表构成，其中数据库工作表处于隐藏状态)。

该系统凭证记录数、明细科目级次设置以及帐套数均不受限制。

该系统为一个完整年度的帐套，并且只是一个独立的EXCEL文件，跨年度结转后，系统将自动备份上年度帐套，生成新一年度的帐套(又一个独立的新系统)，因此从理论上讲，您电脑的可用空间有多大，该系统的数据容量就可以有多大。

也正因为如此，为您使用提供了极大的方便。

截止目前已经掌握的情况，该系统已有数以万计的企业或个人在实际使用，且使用情况非常好，因此本人愿和广大财务工作者和EXCEL爱好者进行交流，共同分享EXCEL给我们带来的快乐，并真诚地期望“小管家”能成为您信赖的好帮手。

“小管家”(V13)共有“会计制度版”、“小企业版”、“新准则版”、“行政事业版”四个正式版和一个“会计制度演示版”供选用，正式版按要求完成系统全部初始设置后就可以正式进行帐务处理了，演示版是供您平时熟悉系统进行练习用的，没有年度结转功能，调用凭证和帐簿连续打印功能时也不会真正地打印，而只是在打印页面调出时稍微停留片刻以示打印，从而让您感受连续打印的效果，全部帐套在使用上均未作特殊限制，您可尽管放心使用。

需要说明的是，由于该系统是一个实际使用软件，因此为了您财务数据的安全和系统的正常运行，本人不便公布系统VBA工程管理器密码，以防不会VBA的朋友因好奇进入VBE 编辑器摆弄系统代码。

对于懂VBA的朋友，您尽管自己解密以便我们就开发进行交流。

使用该系统前请务必先详细阅读“系统使用指南”(见下页)。

敬请广大财务工作者和Excel爱好者对“小管家”提出宝贵意见，我将随时在论坛上和您交流。

开发者：中国注册会计师王先俊E-mail：xj.
2012年8月·成都
系统应用指南
一、“小管家”适用于装有简体中文版的Microsoft Office Excel 2000及其以上版本的计算机，并且Excel必须完全安装，但建议最好在Microsoft Office Excel 2003下使用。

当您从网上下载(包括接收用邮件发来的)“小管家”时，切勿采用先直接在网上打开“小管家”然后再用“另存为”的方法下载，而是必须先将“小管家”下载到您的计算机上然后再打开。

使用“小管家”必须启用“宏”。

启用“宏”的方法是：对于Excel 2003及其以下版本为，先任意打开一个Excel文件，选择“工具”→“宏”→“安全性”→“中”→“确定”，然后关闭这个Excel文件，然后再打开“小管家”→选择启用“宏”就可以进行操作了；对于Excel 2007及其以上版本为，先打开“小管家”，然后从Excel窗口名称及编辑栏上方的“安全选项”对话框中选择“启用此内容”即可。

在使用过程中切勿用Excel自身的保存按钮保存文件，关闭“小管家”时必须选择保存对话框中的“是”。

如果您在打开系统时没有启用“宏”，请切勿进行任何操作，立即点击Excel右上角的关闭按钮将系统关闭后再重新打开，否则由于Excel版本的差异可能会造成系统数据的丢失。

由于开发“小管家”所用的Excel版本可能和您的Excel版本不同，为防止由于版本不同而造成的意外影响，在使用“小管家”时请尽量不要打开其他的Excel文件，如果确实要打开其他的Excel文件，请务必在用完后及时将这个其他的Excel文件关闭。

当使用“小管家”同时又打开多个EXCEL文件，需退出EXCEL时，务必请逐个退出EXCEL文件。

如果您已解密“小管家”，请勿将解密的系统用于实际账务处理，因为这可能会导致您的系统或账务数据出现错误。

由于该系统的凭证记录数据是存储在Excel工作表中的，就Microsoft Office Excel 2003及其以下版本的Excel而言，它的一张工作表共有65536行，因此只要您一个年度的凭证分录记录不超过65536条都可适用，年度结转后新年度的帐套又可以从0开始储存凭证记录。

一年65536条的凭证分录记录数，已经是一个规模相当可观的中型企业一年的凭证量了。

为保证系统和数据的安全，平时请注意及时备份。

序号权限功能操作初始密码备注
1 系统登录所有查询xgj000 必须设置密码
2 制单
(3人)
凭证填制、凭证修改、凭证添加、
凭证删除、常用凭证设置及使用、
凭证打印、帐簿打印、所有查询
111111
初始操作人1：AAA
初始操作人2：BBB
初始操作人3：CCC
3 审核凭证审核、取消审核、所有查询222222 初始操作人：DDD
4
财务
主管
系统参数设置、科目设置、报表定
义、常用凭证设置、财务分析表设
置、年度结转、导入外部凭证记录
数据、系统升级、系统修复、增加
工作表、删除工作表、所有查询
333333 初始操作人：EEE
登陆系统后请首先详细了解系统“功能操作方法”（“功能操作方法”见“系统帮助”的
第9项）、系统结构及功能。

每次从主界面(首页)进入有关功能操作前(各项查询除外)必须先在主界面“其他”项下选择并输入相应“操作权限”。

进入有关功能后，可通过Excel工作表标签或“小管家”菜单工
具栏或Excel名称栏在各表及各功能之间进行切换而保持拥有当前操作权限。

每次返回主界面后操作权限将会被放弃。

这样的设计考虑是非常必要的，因为这有利于明确划分系统相关操作人员的职责，即使是一个人操作所有权限，也是一道防止误操作的自我把关或自检手段，这非常有利于系统正常运行和数据的安全及准确。

当有关操作权限密码修改时，相关工作表的保护密码会自动同步修改，因此当某一工作表(“其他报表”除外)处于非保护状态时，切勿直接用Excel“工具”菜单下的“保护”命令保护工作表，否则将影响系统正常运行。

三、系统初始化内容及步骤：
1、设置系统主要参数：选择主界面“其他”下的“操作权限”→输入财务主管权限→选
择主界面“会计报表”下的“其他报表”进入系统初始化参数设置功能→按要求完成并操作《系统参数设置表》即可完成系统有关参数初始设置；
2、定义会计科目(见：四、定义会计科目)；
3、定义会计报表(见：五、定义会计报表)；
4、定义常用凭证(见：六、定义常用凭证)。

四、定义会计科目：选择主界面“其他”下的“操作权限”→输入财务主管权限→选择“科目管理”下的“科目设置”进入科目设置功能→按“操作方法”及科目定义规则(见下)完成科目设置。

双击科目汇总表科目列需要添加会计科目的单元格，系统将会在该位置自动插入一空行供您添加会计科目，右击则会删除该行。

需要定义的项目为科目汇总表中科目“代码”至科目“年初余额”下“贷方”范围内的项目，其他字段项不用定义系统会自动生成。

会计科目使用的总原则是：先定义后使用，用了切勿动，如动凭证科目也得动。

会计科目定义规则如下：
1、科目汇总表中已预设部分常用会计科目并已用公式链接到会计报表，对于预设科目
的增、删或修改必须逐一进行，切勿将已事先制作好的科目表一次性全部复制粘贴
到系统科目汇总表中，否则系统科目汇总功能将不会被激活。

如果您已经将事先制
作好的科目表一次性全部粘贴到系统科目汇总表中，则必须在编辑栏中一一将粘贴
的科目激活一次。

增、删或修改预设科目后，请务必及时修改会计报表相关项目（特
别是显示“#REF!”或“#V ALUE!”错误）单元格公式。

2、“科目名称”、“科目代码”、“方向”、“级次”四项必须填列，其余的字段项根据实际
情况和需要填写，期末余额不用填写系统会自动生成。

3、一级科目及科目代码必须是会计制度或会计准则规定的科目名称和代码。

4、会计科目必须连续的（科目和科目之间不留空行），按照科目级次的顺序依次录入，
且最后一个科目行必须和最后的合计行至少留有两行空行。

对于同一级科目，如果一个科目是另一个科目的一部分，那么这个科目必须排在那
另一个科目的前面，如“固定资产”必须排在“固定资产清理”之前，“应收账款-
蜀源集团”必须排在“应收账款-蜀源集团销售公司”之前等。

5、上下级科目之间必须用“-”号(减号)连接，切勿用“—”号(破折号)或下划线“_”
号；同样的，如果不是为了连接上下级科目的话，切勿在科目名称定义中使用“-”
号(减号)。

6、对于成本费用及损益类科目，当明细科目较多时，为简化核算应设置“结转”二级
明细科目汇总结转，并将该科目及其同级及所有下级科目的“其他设置”项设置为
“年初清零”。

由于采用了“结转”明细科目汇总结转，该科目及其同级及所有下级
科目的余额在年度内将持续保存，直到年度结转后才会被“年初清零”功能清除。

7、应交增值税如有年初未抵扣数，必须用负数(“-”红字)将其录入“应交税金-应交增
值税-进项税额”的贷方。

8、涉及数量金额核算的科目，计量单位必须用小括号“( )”括起来放在科目名称的最
后作为会计科目的一部分，即：“科目全称”+“(单位)”，如“银行存款-美元-工行
成都分行(美元)”，“原材料-水泥(吨)”等。

9、借方性质的科目或贷方性质的科目，其余额只能放在借方或贷方，如有对方余额，
则必须用负数(“-”红字)表示。

余额只能填写在末级科目上，并且只能保留至小数
点后两位。

10、关于“帐簿打印”项的设置：①需要打印三栏明细帐的，应将末级设置为“三栏式”；
②需要打印多栏明细帐的，应将本级设置为“多栏式”；③需要打印数量金额式明细
帐的，应将末级设置为“数量金额式”；④打印总分类帐不需作任何设置，系统会自
动识别打印。

“帐簿打印”项的设置只在“帐簿连续打印”功能下起作用，打印前必须先选择账
簿种类，帐簿连续打印出来的页面将在每页首行和尾行自动加上“承前页”和“过
次页”字样。

在打印过程中，只要某科目的年初余额和本年发生额同时为“0”时，
系统将自动跳过该科目不进行打印。

为了便于装订和阅读，多栏明细账明细科目数量不应超过两个页面，如超过必须将
明细科目的“帐簿打印”项设置为“三栏式”。

11、对于需要进行项目核算的科目，只需将该科目的一级科目的“其他设置”项设置为
“项目核算”即可，这样在填制凭证时该科目就可以调用项目名称进行项目核算了；
12、如果采用自定义重分类函数定义资产负债表有关项目时，必须将需要重分类的一级
科目的“其他设置”项定义为“一级重分类”。

13、对于既要进行项目核算又要采用自定义重分类函数定义资产负债表有关项目的，只
需将该科目的一级科目的“其他设置”项设置为“项目及重分类”即可。

14、在一个年度内，科目一旦启用将不能被修改、删除或再设置下级科目；如要修改必
须在跨年结转后帐务处理前进行，如无余额则可以删除；如果要对末级科目再设置
下级科目，必须在年度结转后尚未使用该科目进行凭证处理前进行，并且必须根据
实际情况将该科目原来的余额全部分配给新设置的下级科目。

15、如果您的帐务执行的是新会计准则，则应按照新会计准则的规范选用会计科目。

16、科目全部设置完毕后，必须选择一次任意一个月份以刷新科目数据，进而检查借贷
是否平衡。

五、定义会计报表：选择主界面“其他”下的“操作权限”→输入财务主管权限→选择“会计报表”下的“报表定义”进入定义报表功能→选择需要定义的报表→选择报表有关项目(单元格)用公式(等号“=”)连接到科目汇总表有关项目(单元格)。

会计报表有关项目单元格已用公式链接到科目汇总表预设科目的相关单元格，如果科目汇总表中会计科目有所改动，请务必注意修改报表相关单元格公式设置。

对于资产负债表有关项目的重分类：①可用自定义重分类函数定义(选择“插入函数”或“其他函数”→“用户定义”，共八个自定义重分类函数，每个函数的名称就明确地告诉您它
所要提取的数据，每个函数只有一个参数，该参数只能引用科目汇总表中需要进行重分类的一级会计科目的名称单元格)；②或用SUMPRODUCT函数汇总定义；③或采取逐项定义。

本系统会计报表是按财政部《企业会计制度》（2001版）预设的，如果您执行的是新会计准则或特殊行业会计制度，则应在“其他报表”上制作您所需要的报表，然后用公式(等号“=”)从科目汇总表中取数就行了。

如果您欲将预设的会计报表格式修改为您的行业或新准则要求的格式时，则资产负债表和现金流量表的第45行必须仍然保持是总的合计行。

在每月期间损益结转前资产负债表可能会报不平，这是系统自动检查的一道把关提示，一旦结转了期间损益就正常了，如果仍提示不平则说明报表定义或凭证处理存在问题。

关于现金流量表的三种处理办法：
1、如果您企业的报表使用者不需要现金流量表，那就干脆不编它。

对于这种情况，您只
需将“小管家”现金流量表中的“现金及现金等价物净增加情况”项目下(W41～W44单元格)的所有公式删除，在平时出凭证时不再使用现金流量分析功能即可。

2、汇总分析调整编制法。

这一方法较为简单，也是现金流量表编制指南推荐的方法，但
这种方法编制的结果不太准确。

如果您习惯于这种编制方法，可将系统已设好的现金流量表的全部公式删除，自己根据科目汇总表中的有关数据重新设置即可。

3、凭证分录分析编制法。

这是现金流量表最准确的编制方法，也是几乎所有财务软件提
倡的编制方法，“小管家”更是竭力推崇，因为“小管家”采用的方法比别的财务软件都要简捷明确方便得多。

采取这种方法编制时，您千万不可改动系统已定义好的现金流量表的公式，您只需平时在编制凭证时调用现金流量分析功能就可以了。

需要说明的是，“将净利润调节为经营活动现金流量”的最后一项“其他”已设置为自动平衡的公式，因此只要您“经营活动产生的现金流量净额”项下的现金流量分析正确，则“将净利润调节为经营活动现金流量”始终都会自动平衡。

由于编制现金流量表具有一定难度，因此建议您每月最好在所有凭证编制完后再从第一号凭证开始编制现金流量分析，以便您能够集中精力准确进行现金流量分析。

关于《项目汇总表》：“小管家”的项目核算，就是对项目的发生情况进行记录并汇总。

使用项目核算首先应定义《项目汇总表》中的项目名称，然后就可以在填制记账凭证时调用项目名称了。

在定义项目名称时，应将项目名称连续地填入《项目汇总表》上的“项目名称”内(AF6以下的单元格)。

项目核算的级次是不受限制的，上下级之间也无需用“-”号(减号)连接，如既要核算“办公室”同时又要核算办公室的“SZY”和“SHQ”两位员工，则应在项目名称中先设置“办公室”然后接着设置“办公室SZY”和“办公室SHQ”即可。

应当注意的是项目名称切勿出现重复情况，并且必须和最后合计行至少留有两个以上的空行。

项目名称一旦启用将不可以再进行修改或删除，如要修改或删除请务必在年度结转后业务处理前进行。

查询项目汇总情况时，只需分别选择《项目汇总表》上会计科目名称(AF3单元格)或月份(AM3单元格)即可，当清空会计科目名称(AF3单元格)时，将查询所有项目核算的汇总情况。

选择《项目汇总表》AG2单元格的下拉选项，可将《项目汇总表》在金额式和数量金额式之间进行切换。

关于合并报表：如果您需要编制合并报表，可新建一个EXCEL文件并在其中绘制好您所需要的合并报表，然后依次用加号(“＋”)公式将各子公司“小管家”帐套报表相同项目的数据加到合并报表的对应项目单元格中，再用公式将子公司“小管家”帐套科目汇总表中需要冲销的关联往来和交易项目的科目数据从合并报表相应的项目中减去（冲销）即可。

需要
注意的是：每次打开合并报表前，必须先将各子公司“小管家”帐套报表的月份都统一调整为需要查询的月份，打开合并报表时，必须选择链接对话框中的“更新”。

“小管家”这一独有的方法使得合并报表的编制变得异常的简单和方便。

关于“其他报表”：“小管家”设有一张“其他报表”(在主界面的“会计报表”项下，工作表标签名为“其他”)。

在系统未启用前“其他报表”是系统初始化参数设置或系统升级或转换为专门的存货管理系统的操作界面，当系统初始化参数设置或系统升级或转换为专门的存货管理系统操作完成后，《系统参数设置表》将会被自动删除，此后便可在“其他报表”上制作自己需要的各种报表。

六、定义常用凭证模板：选择主界面“其他”下的“操作权限”→输入财务主管权限或制单权限→选择主界面“凭证管理”下的“常用凭证”进入常用凭证模板定义功能→选择有关科目→设置常用凭证分录(注意：①如果借贷金额数据来源于系统内科目余额或系统外其他Excel辅助或项目核算系统的汇总数据，则只需用公式(等号“=”)连接这些有关项目单元格即可。

②常用凭证模板和常用凭证模板之间必须至少留有一个空行)。

常用凭证模板一旦设置完成，您只需双击摘要系统就会自动将常用凭证调入记帐凭证，最后再调用“凭证填制”的“保存当前凭证”功能记帐凭证就存入凭证库了。

“小管家”(V13-正式版)常用凭证模板中已预设几条常用凭证，您可根据实际情况进行修改或增设。

实际上您系统内已录入的所有凭证都可作为常用凭证调用，调用方法是：在凭证填制功能下先查询出某张您所需要的凭证，然后再右击凭证的编号(M3)单元格，这时凭证月份和编号就会自动更新为最后月份的最新的凭证编号，而凭证的其他数据则保持不变(当然如果需要也可进行修改)，接下来按“制单”的操作程序操作即可。

这也是“小管家”的一个特色。

常用凭证模板的另一个主要功能是进行辅助核算。

目前用Excel做的固定资产、工资、往来、存货等辅助核算工具不胜枚举，您只需把要用记帐凭证处理的辅助核算的汇总数据用等号(“=”)引入您已设置好的常用凭证模板的相应单元格就行了，接下来您只需双击摘要系统就会自动将常用凭证调入记帐凭证，最后再调用“凭证填制”的“保存当前凭证”功能记帐凭证就存入凭证库了。

实际上由于“小管家”会计科目级次不受限制、运行速度极快以及本身就具有数量金额核算功能，因此除“工资管理”、“固定资产管理”外的非特殊性辅助核算，诸如“往来核算”、“部门核算”、“个人核算”、“存货核算”(如果不是专人专库管理存货的话)等辅助核算完全可直接采用增设明细科目的方式进行核算，而无需采用模块化的核算方式再通过建立常用凭证模板来引用，进而达到简化核算提高效率的目的。

另外，“小管家”本身就能用于专门的“进销存管理”和“存货管理”，这将在下面的第十、十一两部分中介绍。

七、日常操作：“小管家”的所有操作几乎都是运用Excel单元格本身的选择、变化、双击、右击等方法(事件)来实现的，具体操作详见系统“系统帮助”第9项“操作方法”。

为了便于您尽快熟悉操作，系统对记账凭证的“制单”和“审核”相关操作的单元格设置了简明提示语，以提示有关功能的操作方法。

在日常操作时请务必注意以下事项：
1、当记账凭证填制完毕即可进行账簿、科目和会计报表查询，查询会计报表前需先将
科目汇总表月份调为所需月份(因会计报表数据来源于科目汇总表)。

当月记账凭证审
核完毕即可编制下月记账凭证，而无需对账、记账和结账过程(这些过程已由系统自己完成)。

如要修改往月记账凭证，只需将要修改凭证的审核取消即可进行，而无需先反结账过程。

2、对于记账凭证的借贷金额，只能保留到小数点后两位，如超出两位则必须四舍五入。

3、在填制凭证时，对于成本费用和损益类科目以及“应交税金-应交增值税”的所有明
细科目的非结转调减项的金额，必须以冲销的方式用负数(“-”红字)在原方向反映。

4、关于“应交税金-应交增值税”的账务处理：每月末结转损益前，应先将“应交税金-
应交增值税”下所有明细科目余额转入“应交税金-应交增值税-转出未交增值税”科目，然后再将“应交税金-应交增值税-转出未交增值税”余额转入“应交税金-未交增值税”科目，结转后“应交税金-应交增值税”及其所属明细科目应无余额。

5、不能跨月填制凭证。

如果某月确实没有任何业务发生必须跨月填制凭证时，则应在
该月先任意填制一张没有金额的凭证(作废凭证)，然后待下月已经处理了业务后再回过来将这张没有金额的(作废)凭证删除，但无论如何12月份必须要有业务处理，否则系统将不能结转次年。

6、对于作废的凭证最好不要删除，因为一旦删除作废凭证，其之后凭证的编号将会依
次前移一个号，这也许是您所不希望的。

因此最好保留作废凭证，待有恰当的业务时再将其重新利用。

7、关于数量金额式凭证：在填制数量金额式凭证时，数量的增减应根据系统提示选定。

输入数量及单价后系统将自动计算出金额，如果金额存在误差可手工对其进行修改，系统将据此再反算出精确的单价。

8、关于凭证打印：“小管家”凭证打印的页面设置是A5纸张(A4对裁)横向设置，纵向
打印，即每张A4纸可打印两张凭证，每张凭证8行，打印的凭证规格为宽21厘米，高14.85厘米(即宽210毫米，高148.5毫米)。

打印时应先将A4纸对中裁开后，再放入打印机进行打印。

打印前请注意检查页面设置，如果要调整页面设置则只能调整单元格宽度，而切勿调整高度，否则将可能使凭证超出打印页面。

如果您已使用项目核算，在调用“小管家”的凭证打印功能时，系统将会自动将项目名称添加到摘要的最后。

9、关于账簿连续打印：“小管家”的账簿打印设置的是A4纸张横向设置，打印前请先
选择账簿种类并注意检查页面设置。

调整页面设置时只能调整单元格宽度，而切勿调整高度，否则将会使每页开始的“承前页”和最后的“过次页”标记行出现错误显示。

只有年度结转后才能进行账簿连续打印。

在账簿连续打印过程中，对于既无年初余额也无本年发生额的会计科目，系统将自动跳过不予打印。

当多栏明细账栏目为两页时，为了便于装订和阅读，请先将左边页面打印出来，然后再将打印好的页面翻面后接着继续打印右边的页面。

为了便于装订和阅读，多栏明细科目数不应超过两个打印页面。

如果您已使用项目核算，在账簿查询或调用“小管家”的账簿连续打印功能时，系统将会自动将项目名称添加到摘要的最后。

10、不能手工直接用Excel“工具”菜单下的“保护”命令修改工作表保护密码，如要
修改必须通过系统提供的方法修改有关权限操作密码，和此相关的工作表保护密码会自动得到同步修改，否则将会影响系统正常运行。