浅谈房产档案的数字化管理与应用

浅谈房产档案的数字化管理与应用

作者：李明菊

来源：《科技视界》 2012年第21期

李明菊

（秦皇岛巿住房保障和房产管理局河北秦皇岛066000）

【摘要】房产档案数字化是利用计算机技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高

新技术手段把各种载体的房屋产权档案转化为数字化的档案信息，从而实现数字化形式的资源

共享。本文通过分析房产档案数字化意义，针对应采取的管理措施及应用效果进行探讨。以期

通过本文的阐述为建立档案数字化，实现数字化城市打下良好的理论基础。

【关键词】房产档案；数字化；信息化；管理措施

１房产档案数字化的意义

１．１房产档案数字化是信息时代发展的需要

我们现在所处的21世纪是信息化时代，信息时代的最大特征是几乎所有的信息都可能被转化为可被计算机识别和处理的数字化代码管理。信息时代又被称为数字化时代档案信息是国家经济建设与社会发展的基础性信息资源，信息产业是21世纪的经济主导和支柱产业。现阶段，如何抢抓信息时代发展的机遇，顺应潮流．加快信息化建设，发挥房产权属档案信息资源的优势，这是摆在房屋登记部门面前紧迫而紧要的发展课题。只有认清这个形式，大胆实践，才能

抓住机遇，做到与时俱进。当前，我国许多城市正在实施数字化城市的规划和建设，房产档案

的数字化建设是数字城市的重要组成部分，应超前于数字城市建设发展速度。

１．２房产档案数字化管理是强化规范和服务社会的需要

以房屋登记管理部门整个工作流程为基础，将产权管理、产籍管理(即权属档案管理)、图

形管理三大部分有机结合起来，所有业务环节都纳入管理系统在计算机网络里完成，实现全程

计算机监控管理，不仅能保证房屋登记办证方便快捷、安全可靠，缩短业务时间，提高工作效率，更重要的是能够数据共享、资源共享，规范业务办理流程，规范权属档案管理。解决房产

行政管理和房产档案管理工作中的一些不利因素。

１．３房产档案数字化管理是档案安全保护的需要

传统的房产档案保存方式一直是采用柜架式纸质保存和目录式管理，不仅占用了大量库房

空间，管理成本高，而且档案长期高频率地调用容易损坏，房产权属档案数字化管理不仅能够

将馆藏档案内容保存到计算机中，将纸质载体变为磁盘载体，有效管理好日益庞大的档案信息，而且能够利用计算机进行档案自动分类、整理、排序、调阅、统计等业务工作。利用档案

时．不用查找档案原件，使得档案原件能够得到更好地保护，延长了档案的寿命，避免了档案

的丢失。同时房产电子档案副本异地保存，保证了房产档案资料在出现天灾人祸的情况下不至

于遭到毁灭性的破坏。

２房产档案的数字化管理措施

房产档案数字化管理是—项系统工程必须提高认识，合理规划，创造条件、分步实施。

２．１提高数字化管理的认识，建立完整规范的档案资料

房产档案数字化的目的是最大限度地提供利用，满足社会需求，如果档案资料不真实，不完整，不规范，就失去了数字化的意义。目前，国内绝大部分城市的房产管理部门都是采用计算机系统进行登记发证，并采用局域网、数据库技术对登记信息进行管理但实现房产档案数字化的地方并不多。为了实现房产档案数字化首先要解决思想认识上的问题必须充分认识房产档案信息资源的重要意义，要便其利用价值充分发挥出来。其次是要确保房产档案资料的完整和真实，确保档案资料字迹清楚，排序符合规定，对数据质量、图像进行检查，保证准确无误，为数字化管理工作打下基础。

２．２制定房产档案馆数字化建设发展规划，并分阶有步骤地实施

在数字化建设过程中，必须充分考虑到各地房产档案管理部门历史上形成的数量庞大的库存档案，以及每年数量激增的新档案，分别规划设计合理的建档流程。对库存档案，可以考虑将利用率高、当前有效的权属登记资料先行建档，以保证数字化档案库能在较短时间内产生利用价值；新增档案的数字化过程最关键的是不能影响日常的登记发证工作，建档工作可安排在发证后、实物归档前进行。

２．３进—步完善房产权属档案数字化标准

国家档案局就电子文件档案制定了标准为全国性电子文件管理提供了标准、规范。房产档案的特性决定了其管理的独特性如果没有统一的标准和规范，必将使其利用效果大打折扣。因此当务之急就是要尽快建立—套适合房产管理的数字化档案标准规范和指导各地的房产档案现代化管理工作，最终建立起—个标准的房产档案数字化利用平台。

２．４规范数字化档案开放范围和使用权限

对于一般性的查询、检索，无论是传统服务还是远程服务均可无偿提供，但网上深入查询或特殊专题检索、下载等应为有偿服务。同时，应设立相应的访问权限，公众可以在公共网上查询、利用开放的档案，而对内部人员开放的档案，只能通过上内部局域网查询利用。

２．５加快培养既懂房产业务，又精通数字化档案管理的人才

数字化档案管理是一项跨学科、实践性较强的工作，需要既懂房产业务又精通数字化档案管理的复合型人才。这种复合型人才是当前房产档案管理中迫切需要的。从长远来看，必须建设一支以管理人才为基础、以复合型人才为重点的人才队伍。数字化房产档案管理人才应具有较全面的知识结构、敏锐的信息意识、良好的道德和较强的业务能力，以适应数字化档案建设和管理的需要。

３房地档案的数字化的应用效果

３．１实现房产档案的多样化查询

如在电子图上指到某一幢房屋，即可知道该幢房屋的层次、面积、结构等房屋基本信息，同时也可查到该幢房屋的户数、产权人、面积、共有情况、分户图等产权基本信息。反之，也可以根据房屋坐落、产权人姓名或房产证号等信息查询到对应的电子产籍图上的具体位置和周围配套设施等；甚至可以根据商品房预售许可证或商品房备案合同编号查询到所在楼盘位置、预销售信息等。

３．２强化图上查询统计功能

如在基础地形图上划定相应范围，就可提供该范围内所有房产信息的综合查询、统计及查

询结果等情况的打印输出，还可实现图形输出打印和专题图制作及输出。利用这些功能可对一

个物业小区范围内的房屋情况进行统计，并可在此基础上对房屋进行一系列的冻结查封限制、

物业管理、拆迁管理等操作。

３．３发挥数字档案和档案原件相互补充、有机管理的优势

系统可以利用计算机数码成像技术，建立三维虚拟档案库房管理系统，实现数字档案和档

案原件的一一对应管理。在电脑虚拟库房内，任意打开档案架，即可动态显示档案。系统会自

动进行碰撞检测，提供导航图标，引导操作人员打开档案柜，方便快捷地找到相应的查询内容，提取档案，并提供显示、打印等服务功能，同时对档案查阅建立相应的权限管理限制，确保档

案实物及电子信息的安全。

３．４便于对档案利用情况的管理

系统对每笔档案的利用情况都会作详细记录，包括借阅人、借阅时间、借阅内容、归还时

间等信息，需要时可按照时间段对档案的利用情况进行统计汇总。

４结束语

实现档案馆数字化将成为房产档案事业发展的主流，面对新时期的机遇与挑战，我们只有

把握机遇，迎接挑战，加快发展，才能实现档案事业的改革与刨新，建立信息产业的档案事业

体系，并为建立数字城市的建立打下良好的基础。

【参考文献】

［１］巩宝荣，范宗斌．关于数字档案馆定位的思考[J]．湖南档案．

［２］傅荣校．认识数字档案馆:兼论数字档案馆与虚拟档案馆的区别[J]．中国档案．

［责任编辑：王迎迎］