(2020)(行政文秘)秘书工作规范

（行政文秘）秘书工作规范
文秘工作规范（试行）
目录
第一章文秘工作岗位职责 (4)
一、收文 (4)
二、内部文件运转 (4)
三、核稿 (5)
四、发文 (5)
五、机要交换 (6)
六、档案管理 (6)
第二章文秘工作流程 (7)
一、局机关公文处理基本流程 (7)
二、收文处理流程 (8)
（一）信件处理流程 (8)
（二）文件处理流程 (8)
三、发文处理流程 (9)
四、签报运转流程 (10)
五、档案管理流程 (11)
（一）归档流程 (11)
（二）涉密档案查阅审批流程 (11)
（三）档案移交、销毁流程 (12)
六、发信工作流程 (12)
第三章收文管理 (13)
一、信函的处理 (13)
（一）交换信函 (13)
（二）机要信函 (13)
（三）邮局信函 (13)
（五）限时件、特急件的处理 (14)
二、文件的处理 (14)
（一）审核 (14)
（二）登记 (14)
（三）扫描 (15)
（四）拟办 (15)
（五）分送 (15)
（六）限时件、特急件的处理 (16)
（七）电子文件处理 (17)
（八）分类处理 (17)
第四章发文管理 (20)
一、核稿 (20)
（一）公文格式审核 (21)
（二）行文规则审核 (26)
（三）公文内容审核 (28)
二、差错项目登记 (31)
三、送局领导签发 (31)
四、接收文件室退回的文件 (31)
五、发文编号 (31)
六、确定纸质文件印制数量 (32)
七、主办司局校对 (33)
八、文秘处对发文进行复核 (33)
九、用印 (33)
十、纸质文件封发 (34)
十一、电子文件分发 (35)
第五章印章管理 (36)
第六章签报管理 (37)
一、适用范围 (37)
三、运转要求 (38)
第七章档案管理 (38)
一、归档 (38)
二、已归档文件整理 (39)
三、档案库房管理 (39)
四、档案借阅查询 (39)
五、档案移交 (39)
六、档案销毁 (40)
第八章机要交换 (40)
一、局机关内部文件交换管理 (40)
二、局内各单位通过文秘处向外单位发送信件的管理 (43)
三、文秘处与外单位进行文件交换 (44)
四、直接取送信件 (46)
五、文件信件交接凭单的管理 (47)
六、机要车辆管理 (47)
附件1：国务院机构简称 (48)
附件2：税务机构简称 (52)
附件3：国家税务总局机构中英文对照表 (56)
附件4：税务简报（税收收入）分送有关部门的范围 (58)
附件5：会签意见模版 (60)
附件6：签报处理单样式 (61)
附件7：签报正文首页模版 (62)
附件8：办文说明模版 (63)
附件9：国家税务总局印章使用申请单 (64)
附件10：特快专递申请单 (65)
文秘工作规范（试行）
第一章文秘工作岗位职责
办公厅文秘处负责草拟全国税务系统公文处理和档案管理制度，并组织、指导工作的落实；负责局机关拟发公文的审查、核稿工作；负责组织实施局机关行政类公文的运转工作；负责局机关公文、资料的收发、运转和机要通信工作；负责局机关的档案管理，指导局内各单位的归档工作；负责管理税务总局印章。

文秘处工作分收文、内部文件运转、核稿、发文、机要交换、档案管理6个岗位，具体职责如下：
一、收文
（一）对中央国家机关机要文件交换站（以下简称交换站）、北京市邮政局（以下简称邮局）、北京市机要局（以下简称机要局）和有关单位直送我局的各类信件、文件进行审核、签收、登记和急件催办。

（二）对收到的纸质文件进行扫描。

（三）对涉及一个司局业务的文件，分送该司局办理。

（四）对征求意见、会签和涉及两个以上司局业务的文件填写收文处理单，报办公厅领导拟办后，分送相关司局。

（五）收到有关部委与税务总局的联合发文，主送或抄送全国税务机关的，扫描并封发各地，并进行跟踪管理。

二、内部文件运转
（一）对局内各单位的签报进行签收、登记后送办公厅局长办公室文件室（以下简称文件室），由文件室呈局领导。

（二）对办公厅领导已审核的发文进行登记后，送文件室。

（三）接收文件室退回的局领导已签批的税务总局发文，送发文岗位编号；外部委送来会签的文稿、需要外部委会签的文稿，退主办司局发送有关部委。

（四）接收文件室退回的局领导已批阅的签报、国秘复印件、信息资料，分送相关司局。

三、核稿
（一）对国家税务总局令、国税发、国税函、国税办发、国税办函、联合发文的文稿，从行文规则、公文格式和公文内容等方面进行审核把关。

报办公厅领导审核后，送内部文件运转岗。

（二）对上述文稿差错情况进行登记，并按月草拟公文差错情况通报。

（三）负责公文核校管理。

四、发文
（一）对领导签发的国家税务总局令、国税发、国税函、国税任字、国税办发、国税办函文件进行编号后送文印中心排版。

同时，对主送中共中央、国务院、中共中央办公厅、国务院办公厅的文件制作条码电子版送文印中心。

（二）对办公厅文印中心已印制的纸质文件、已排版的电子文件进行分发。

底稿退主办单位。

对主送国务院、国务院办公厅的文件经文印中心排版后的电子文件发送国务院办公厅（目前此项工作由办公厅督查处负责）。

（三）对办公厅综合处已排版的情况通报、税收经济调研、税务简报、税收动态的电子文件进行分发。

对文印中心印制的纸质情况通报、税收经济调研、税务简报、税收动态、税收动态专报、专报进行分发。

（四）保管税务总局印章。

对已印制的文件盖印；对经局领导或办公厅领导审批的《国家税务总局印章使用申请单》所列明材料盖印。

为税务总局与有关单位联合发文的印制，取送印模。

五、机要交换
（一）负责到交换站取送信件。

负责通过机要局、邮局的信件发送，并按时进行费用审核。

按照中办、国办、局领导、办公厅领导的要求取送文件。

（二）负责非工作时间内的机要文件取送值班工作。

（三）负责智能文件交换系统的管理。

（四）负责机要车辆管理。

六、档案管理
（一）负责局内各单位文件整理归档的指导、监督；接收局内各单位已整理归档的档案。

（二）负责电子公文的标引、归档；对纸质档案进行电子化；负责电子档案数据的管理。

（三）对库房档案进行整理、排列。

（四）负责档案库房的日常管理。

（五）负责纸质档案、电子档案的查阅、借出、复印。

（六）负责《国家税务总局公报》、《中华人民共和国税收法规公告》、《国务院公报》的编辑或文件提供工作。

（七）负责对全国税务系统档案工作进行业务指导。

第二章文秘工作流程一、局机关公文处理基本流程
二、收文处理流程（一）信件处理流程
三、发文处理流程
四、签报运转流程
五、档案管理流程 （一）归档流程
（二）涉密档案查阅审批流程
（三）档案移交、销毁流程
六、发信工作流程
第三章收文管理
一、信函的处理
（一）交换信函
收文人员收到交换人员从交换站取回收件人为税务总局、税务总局办公厅的信函，与《机要交换清单》进行核对，发现收件人不是税务总局及办公厅、信封破损的，退交换人员处理；核对无误的，拆封处理。

（二）机要信函
收文人员收到机要局送来的信函，核对收件人名称是否为我局、封装有无问题，核对无误后，在送到信件清单上加盖“收文章”签收。

收件人为税务总局及办公厅的，拆封处理。

收件人为其他的，按信封所标明的单位或个人，扫描条码后，投入税务总局相关单位文件交换箱；不便投箱的，进行纸质登记，电话通知收件单位领取，并签收。

（三）邮局信函
外收发人员送来的收件人为税务总局及办公厅的信件，由文秘处收文人员处理，其中挂号的，核对后签收。

（四）直送信函
收文人员核对无误后在送到信件清单上加盖税务总局“收文章”签收。

收信人为税务总局及办公厅的，由收文人员拆封处理。

收信人为其他的，按信封所标明的单位或个人，投入税务总局相关单位文件交换箱。

挂号件，扫描条码后投箱，不便投箱的，进行纸质登记，电话通知收件单位领取，并签收；非挂号件直接投箱。

（五）限时件、特急件的处理
收件人为税务总局及办公厅以外的限时件、特急件的，收文人员通过电话（手机）依次通知相关单位文秘人员、综合处长、司领导，并做好记录；相关单位应及时派人取回文件；30分钟内联系不上，收文人员应将信件送办公厅领导提出处理意见。

办公厅对未及时处理限时件、特急件的问题进行通报。

二、文件的处理
（一）审核
收文人员对拆封后的文件进行审核：主抄送机关是否为税务总局或税务总局办公厅、文件有无缺页或破损、附件是否齐全、需要盖印的是否盖印、内容有无明显错误。

对有问题的文件提出处理意见，报办公厅领导处理。

（二）登记
1.编号
按收文时间所属年份统一编大流水号，具体为：税总收×××号。

收文时间，是指文秘处收到文件的时间。

年份由文件管理系统在后台进行管理，不在收文编号中显示。

阅件和办件不分类编号；机密级以下文件统一使用文件管理系统进行编号；绝密文件使用纸质《绝密收文登记簿》进行编号。

2.登记的范围
国务院、国务院办公厅、国务院办公厅秘书局、人大、政协、各部委、中央主管企业、下级税务机关来文和由税务总局负责审批的减免税申请材料。

其中各部委的信息简报不登记。

3.登记的内容
来文单位、标题、文号或其他编号、密级、紧急程度、承办单位、办件或阅件、收文时间，纸质文件应当贴条码，扫描或录
入条码号。

以上项目，要按照来文内容填写完整，不得简化。

收文时间，由计算机系统自动生成。

建立纸质《绝密收文登记簿》，栏目设置有：序号、来文单位、标题、文号、紧急程度、承办单位、办件或阅件、收文时间、签收人。

（三）扫描
扫描范围为需要我局办理的文件和国发、国办发文件，其他收文不扫描。

其中，绝密件、机密件、装订成册的书刊、不适于扫描的资料不扫描。

扫描要求：图像端正清晰，页次不乱、不缺。

（四）拟办
下级税务机关、中央主管企业的来文，属于一个司局主管业务的，由收文人员提出拟办意见后，分送相关司局办理；属于两个以上司局主管业务的，或者难以界定主办司局的，呈办公厅领导拟办。

其他来文，由收文人员打印收文处理单，呈办公厅领导拟办。

（五）分送
将收文投入相关司局的条码箱；不便投箱的，进行纸质登记，电话通知相关单位领取，并签收。

办件、阅件处理方法如下：
1.办件
经文秘处、办公厅领导拟办的文件，直接投入承办司局文件交换箱。

承办有主办、会办之分的，纸质文件分送主办单位；有电子文件的，同时分送会办单位。

经局领导批办的文件，文秘处登记、贴条码。

根据领导批示，按下述办法进行分送：
（1）只有一个承办司局的，直接投箱。

有电子文件的，同时发送。

（2）只有一位局领导批示，有多个承办司局的，按所批示承办单位顺序确定主办单位，纸质文件分送到主办单位，有电子文件的，由文秘处同时发送到相关单位。

（3）有多位局领导批示，涉及多个承办单位的，按局领导人事排序，确定文件主办单位。

纸质文件分送到主办单位，有电子文件的，由文秘处同时发送到相关单位。

按此顺序，根据文件内容、局内各单位职责划分标准，明显为主办的单位，排列不在第一位的，打印收文处理单，报办公厅领导拟办。

（4）一份文件或信息简报，内容涉及多个事项，分别由不同司局主办的，由文秘处复印分别分送相关司局办理，信息期刊不便全部复印的，只复印期刊封面、领导批示页和相关内容，并注明“原件已送××司局”字样。

2.阅件
只有一个阅件单位的，直接分送。

涉及多个阅件单位的，参照处理办件的顺序，确定阅件的顺序，分送到第一个阅件单位，纸质文件上加盖“阅办后转下一司局”印戳，由阅件单位传阅；有电子文件的，由文秘处同时发送到相关单位。

原件由最后一个阅件单位保存管理，其他单位可复印留存。

3.既为办件又为阅件的文件
按上述处理办件和阅件的方法处理，并由文秘处复印分送到阅件单位。

（六）限时件、特急件的处理
限时件、特急件，随到随办。

经拟办、批办后，收文人员通过电话（手机）依次通知相关单位文秘人员、综合处长、司领导，并做好记录；相关单位应及时派人取回文件；30分钟内联系不上，收文人员应将文件送办公厅领导提出处理意见。

办公厅对未按时处理限时件、特急件的问题进行通报。

（七）电子文件处理
收到电子文件，应及时处理。

收到相应纸质文件后，应加贴条码，在收文处理单中补录或扫描条码号，投入相关司局条码箱。

（八）分类处理
1.中共中央和中共中央办公厅来文，不拆封，扫描信封上的条码，分送局长办公室。

2.国务院和国务院办公厅来文
国务院令：登记、扫描信封上的条码后分送局长办公室。

国发、国办发文件：秘密件和非涉密件，登记，扫描，纸质文件分送局领导每人1份、每个司局（不包括“三会”）1份，电子文件同时发送；机密件只编号、登记，不扫描，其纸质文件的发送范围同上；绝密件，使用纸质《绝密收文登记簿》进行登记，不扫描，国办只发我局1份，分送局长办公室。

会议活动通知、国阅、国函、国办函、昨日要情、国秘复印件、会议纪要、内情通报：拆封，登记，不扫描纸质文件，只扫描信封上的条码，信封和文件分送局长办公室。

其中绝密件使用《绝密收文登记簿》进行登记。

国办秘函：属于办件的，拆封、登记、扫描、打印收文处理单；属于阅件的，拆封、登记，不扫描纸质文件，只扫描信封上的条码，呈办公厅领导拟办。

其中，机密件只编号、登记，不扫描；绝密件使用《绝密收文登记簿》进行登记，不扫描。

国办秘书局公文转办单：拆封，登记、扫描、打印收文处理单，呈办公厅领导拟办。

其中，机密件只编号、登记，不扫描；绝密件使用《绝密收文登记簿》进行登记，不扫描。

3.人大、政协来文
（1）征求意见、需要报送材料的：登记、扫描、打印收文处理单、贴条码，呈办公厅领导拟办。

其中，机密件只编号、登记，不扫描；绝密件使用《绝密收文登记簿》进行登记，不扫描。

（2）需要我局知晓、贯彻落实的：属于一个司局主管业务的，登记后分送相关司局阅办；属于两个以上司局主管业务的，或者难以界定业务主管司局的，登记后呈办公厅领导阅处。

其中绝密件使用《绝密收文登记簿》进行登记。

（3）建议、议案和提案：扫描信封条码后，投入办公厅交换箱。

（4）会议活动通知和邀请函：拆封，登记，不扫描纸质文件，只扫描信封上的条码（信封上没有条码的不加贴条码、不扫描），信封和通知件分送局长办公室。

其中绝密件使用《绝密收文登记簿》进行登记。

4.各部委（含高检、高法）来文
（1）送我局进行会签的文件：登记、扫描、打印收文处理单、贴条码，呈办公厅领导拟办。

其中，机密件只编号、登记，不扫描；绝密件使用《绝密收文登记簿》进行登记，不扫描。

（2）我局会签后，相关部委印制好的文件：上行文（报告和请示），登记、扫描信封条码号后分送局长办公室，由局长办公室存档，次年归档；平行文和下行文，登记后根据来文份数，按局长办公室、存档、原会签主办司局、政策法规司、办公厅办公室顺序进行分送。

其中绝密件使用《绝密收文登记簿》进行登记。

（需要发送税务系统的，应要求主办部委发送，文秘处发文人员提供收文单位的名称、地址、邮编。

）
（3）送我局征求意见、需要我局答复的文件：登记、扫描、打印收文处理单、贴条码，呈厅领导拟办。

其中，机密件只编号、登记，不扫描；绝密件使用《绝密收文登记簿》进行登记，不扫描。

（4）各部委发文需要我局知晓、贯彻落实的文件：属于一个司局主管业务的，登记后分送相关司局办理；属于两个以上司局主管业务的，或者难以界定主办司局的，登记后呈办公厅领导阅批。

（5）会议活动通知和邀请函：拆封，登记，不扫描纸质文件，只扫描信封上的条码（信封上没有条码的不加贴条码、不扫描），信封和通知件分送局长办公室。

其中绝密件使用《绝密收文登记簿》进行登记。

（6）信息简报：属于一个司局主管业务的，分送相关司局阅处；属于两个以上司局主管业务的，或者难以界定主办司局的，呈办公厅领导阅批。

5.中央主管企业来文和由税务总局负责审批的减免税申请材料：登记、扫描、贴条码、打印收文处理单。

属于一个司局主管业务的，分送相关司局办理；属于两个以上司局主管业务的，或者难以界定主办司局的，呈办公厅领导拟办。

其中，机密件只编号、登记，不扫描；绝密件使用《绝密收文登记簿》进行登记，不扫描。

6.下级税务机关来文
报告：综合性（包括涉及两个以上司局主管业务的）报告，登记、贴条码后报办公厅领导；专题报告，登记、贴条码后分送主管司局。

请示：登记、扫描、贴条码、打印收文处理单。

属于一个司局主管业务的，分送相关司局办理；属于两个以上司局主管业务的，或者难以界定主办司局的，呈办公厅领导拟办。

其中，机密件只编号、登记，不扫描；绝密件使用《绝密收文登记簿》进行登记，不扫描。

邀请函：邀请局领导的，登记后分送局长办公室；邀请司级领导的，登记后分送相关单位。

7.人民来信：信封上“寄件人”不属于上述六类来文单位的信函，拟视为人民来信，不拆封、不登记，分送办公厅信访办公室。

办公厅信访办公室发现不是人民来信的，退文秘处按收文处理。

信封上“寄件人”属于上述七类来文单位的信函，拆封后，发现是人民来信的，信封和来信分送办公厅信访办公室。

其中挂号信扫描信封条码，分送办公厅信访办公室条码箱。

第四章发文管理
一、核稿
各单位送办公厅核稿的文件，应当齐全完整，手续完备。

纸质文件加贴条码，并在本单位进行发文登记时录入条码号后，送501室，投入核稿箱；电子文件发送到公文处理系统“核稿”部门。

对于特急文件，在投箱时，应当通知核稿人员及时取出；必要时，应当由办文单位派人按照文件处理程序进行跟踪办理。

目前对办文背景、过程、依据、理由等情况进行说明的签报，
改为“办文说明”（模版见附件8）。

（一）公文格式审核
1.公文密级。

公文的密级分为绝密、机密和秘密三个等级。

尽可能根据公文的内容规定为“长期”或确定保密的最佳期限，如“秘密★6个月”、“机密★5年”、“绝密★长期”。

不确定具体保密期限的，保密期限一般为绝密30年，机密20年，秘密10年。

公文起草时，如引用标有密级公文的标题、文号或内容，必须按原公文的密级标注密级；回复标有密级的来文时，必须按来文的密级标注密级。

2.公文紧急程度。

公文的紧急程度分特急、急件两种。

特急件、急件，要随到随办；其他文件要在1个工作日内完成核稿工作。

公文的紧急程度应该根据文件的内容标注，不能随意标注。

3.发文字号。

局机关公文的发文字号有令、国税发、国税函、国税任字、国税办发、国税办函6种。

取消“国税明电”字号。

发文字号根据公文内容确定，具体适用范围如下：
（１）令
发布税收规章。

（２）国税发
对税收政策和征管办法的调整与补充，以及执行中重要问题的明确和解释；
向下级机关部署全局性的税收工作；
制订工作制度；
提出指导性意见；
下达年度税收计划和税务经费安排；
对综合性税收收入及重要工作的完成情况和重大事件的情况通报；
对下级机关或个人给予重大奖励、表彰或批评、惩处；
机构的设置、变动；
转发上级机关的重要文件；
与平级机关或有关组织的联合发文；
其他有关重要事项的通知。

（３）国税函
向下级机关部署局部的、阶段性的工作；
对税收政策和征管办法执行中一般问题的明确和解释；
对年度税收计划作局部调整；
对税务经费作局部和临时性的安排；
对具体税种收入和一般性税收工作有关情况的通报；
一般性的表扬或批评；
与平级机关商洽事宜、答复问题或报送需要平级机关核批的事项；
转发平级机关与税收工作有关的文件；
对下级机关的请示事项予以批复；
对人大议案、建议和政协提案的答复。

（４）国税任字
按照干部管理权限，任免干部行政职务。

（５）国税办发
代表税务总局向下级税务机关布置日常事务性的工作；
发布局机关内部适用的各类制度规定；
通报局机关内部的有关情况。

（６）国税办函
代表税务总局向平级单位的有关部门或其他单位行文，通报有关情况，商洽事宜；
代表税务总局向上级机关的有关部门内设机构报送有关情况，提出意见和建议；
代表税务总局向下级机关征求意见；
代表税务总局下发各类会议、培训通知；
代表税务总局向有关单位发出邀请；
代表税务总局向有关单位提供证明。

4.公文标题。

公文标题应当简明扼要。

一般由发文机关、事由和文种三个部分组成。

标题有三种格式：
（1）完整式标题，由发文机关、事由和文种构成。

（2）省略式标题，由事由和文种组成，一般在上行文和联合行文中使用，或由发文机关和文种组成，一般在联合行文中使用。

（3）复式标题，事由部分由批转、转发、发布的文件原标题构成，是标题上套标题的形式，常用于转发、批转文，发布和印发规范性文件。

（4）特殊标题，对内容十分重要，时限紧迫，或有所补充的公文，在标题中加“重要”、“紧急”、“补充”等字样，表明公文的性质，引起受文者注意。

5.主送机关和抄送机关的标注要求如下：
（1）主、抄送机关应当使用全称或规范化的简称。

在主送和抄送中，税务机关的名称应当使用全称，不得将国家税务局、地方税务局简称为国税局、地税局或国税、地税局，或者国、地税局。

（2）若主送或抄送部分地区税务机关时，国税局排列在前，地税局排列在后；国税局（地税局）之间，按行政区划顺序对主、抄送机关进行排列。

统一表述为××省（区、市）国家税务局或
地方税务局。

（3）主送全国地方税务局的发文，涉及西藏自治区、宁夏回族自治区国家税务局业务的，主送单位应有“西藏、宁夏自治区国家税务局”。

（4）主送或抄送机关数量多，不发的机关少时，可以在“各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局、地方税务局”后注明“（不发××、××）”，如（不发西藏、大连）。

（5）主送机关中同时有各地税务机关和局内相关单位的，局内相关单位排列在后。

（6）抄送机关涉及不同级别单位时，按上级机关、平级机关、下级机关次序排列；同级机关按照党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院、人民团体、民主党派的次序排列。

（7）主、抄送机关中并列关系的单位序列之间用逗号，一个单位组合序列当中各组成单位之间用顿号，最后一个主送机关后用冒号，最后一个抄送机关后用句号。

（8）国务院领导要求给本人行文的，主送应当为领导同志个人。

6.公文主题词。

主送国务院、国务院办公厅的文件，按照国务院公文主题表的要求标注主题词。

其他文件，不标注主题词。

7.公文附件。

公文有附件的，要在附件栏标注序号和标题并注意：
（1）印发规章、办法等公文或转发公文时，正文标题已经标明所印发或转发公文标题时，文末不再将所印发或转发的公文列为附件。

规章、办法等有附件的，作为公文正文附件。

（2）附件只发给部分主、抄送单位时，填写时应注明“（不发××单位）”或者“（只发××单位）”字样。