优秀秘书应该具备的条件

秘书应具备的基本条件
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教学策划
• 教学目标：１、了解秘书任职应有的技术资格 ２、了解秘书任职应有的非技术资格 3、了解秘书任职的一般要求
• 教学重点：秘书应具有的素质、修养 • 教学难点：灵活地掌握秘书任职应有的技术资格
和非技术资格，较好地完成秘书工作
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秘书在现代企业中的位置图
挥自己的主观能动性。
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二、秘书任职的非技术资格5
（二）思想素质（政治素养）
• 良好的政治素养； • 强烈的事业心； • 较高的理论政策水平； • 实事求是的思想作风； • 淡泊明志，乐于奉献； • 踏实细致，一丝不苟。
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【技能训练】 ［自测］2 “从业动机调查”1
• 一、精神上自立。
•百度文库
所谓精神自立，就是当他面对自己工
作与生活中的问题时，他会用自己的头脑
作出判断，想出解决问题的办法，并且自
己动手去解决问题。同时，要有责任意识，
要对自己的家庭、公司和社会负责。
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• 二、自我管理能力
• 由于秘书处于一个关键而又敏感的位置，所以，
秘书必须在工作中随时约束自己的行为，自觉地进 行自我管理。 1、学习管理
• 2）精明的办事能力
• ①听知领悟能力
②口头表达能力
• ③灵活应变能力
④沟通与交际能力
• ⑤组织协调能力
⑥分析判断能力
• ⑦商业运作能力
⑧超前预测能力
（秘书辅助领导：跟踪适应、同步适应、超前适应）
• 独立办事能力、策划与决策能力
• 3）熟练的操作能力
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提高商业运作能力
• 遵循“一个原则” （商业游戏规则：“成本+利润=报价” ）
前这一段时间做些相应的准备工作。比如，虽然吊唁
的时候送多少钱没有一定的标准，但在社会上它有相
应的潜规则，送多了人家可能认为你是摆谱，显示自
完成工作，上司不会允许秘书工作总是 拖拖拉拉。因此，秘书对自己的每一项 工作都要清楚它需要花多少时间才能完 成。为了保证工作的顺利和效率，在工 作开始之前，就要对工作的步骤和程序 确定好，做好工作计划。
• 视频：《时间管理》
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• 3、健康管理 上司对秘书的要求首先是头脑敏捷，秘
书工作可以说既是脑力工作也是体力工作， 因此，身心健康是从事秘书工作的先决条 件。作为秘书，不仅要保持身体健康，而 且还要保持心理健康。只有保持身心健康， 才能够在工作中保持相当的耐力和爆发力， 出色地完成自己的工作，这是作为秘书最 基本的条件。
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• 5、金钱管理 在工作中无论是对外打交道，还是对内的
管理，作为秘书，都要有成本意识。金钱管理 的另一方面就是要有个人的“理财计划”，开始 积累个人的“财产”。学会理财，也并不是处处 节省，而是花同样的钱做更多的事。
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• 三、自我提升欲望 由于秘书新人的工作存在上述特点，
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秘书的性格、品质（重点）
• ①开朗 • ③稳健 • ⑤幽默 • ⑦合作 • ⑨勤快
②敏捷 ④坚毅 ⑥自制 ⑧自信 ⑩整齐
正直、善良， 热忱、温和， 豁达、宽容， 缜密、内敛， 诚实、上进心等。
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【技能训练】 ［自测］1 “我是否适合办公室工作”
• 在小组内进行自我剖析，找出自己的性格优势和劣势， 找出差距，制定自己今后训练的重点。
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二、秘书任职的非技术资格1
（一）秘书的心理素质
秘书的心理健康是指秘书个体能以良好的心理状态适 应职业活动的环境。
1、秘书的气质特点：
秘书的气质是指一个秘书比较稳定的心理活
动的动力特征，可理解为“脾气”、“秉性”、“性 情”。
①胆汁质
②多血质
③粘液质
④抑郁精质选版课件ppt
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• 多血质的秘书－－主动灵活，交际能力强，但缺 乏持续性，兴趣易转移；
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• 4、感情管理 秘书的感情管理就是不感情用事。秘书在
日常工作中要与各种各样的人打交道，不能 因为对方是自己的朋友或熟人，就改变自己 的接待方式或者公司的原则，比如向他透露 公司机密；在另一方面，对于你眼中的“小人” 或跟自己闹过矛盾的人，你也不能利用自己 手中的“权力”故意刁难他。感情管理的另一 方面是控制办公室恋情的发生。同一公司员 工之间不允许谈恋爱，这是现代职场一条潜 规则。
• 提示 • 1．对照办公室工作职业意识，分析自己：我身上的
优点有哪些?至少找出五条。（这些是需要保持的， 也是你将来胜任工作的信心支撑源泉。）
• 2．自己身上的缺点有哪些?至少找出三条。你准备怎 样改进?
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二、秘书任职的非技术资格3
3、 秘书的心理调适
（1）秘书的心理障碍常有：
随着企业的发展和市场竞争越来越激烈，企业 领导人面临的各种压力也越来越大，所以，他们对 自己的助手----秘书的要求自然也就越来越高，因 此，秘书必须提高自我学习能力，在工作中学习， 在实践中总结，注意随时给自己充电。绝对不能凭 兴趣学习，要有针对性的读书。
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• 2、时间管理 秘书必须在规定的时间内按质按量地
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一、秘书任职的技术资格
• 1、受教育程度 2、专业技能 3、工作经历 • 知识是基础；智力是知识的结晶；能力是知识和
智力的最终体现和归宿。
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１、受教育程度（智能素养）
• 1）秘书的知识结构：（通才型） • 知识积累： • ①基础知识 ②专业知识
③行业知识 ④相关知识
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点评
的确，吊唁师母是张总的私事，送多少钱和带什 么东西去看老师，作为秘书，于雪都可以不闻不问；
但是，这种“私事”如果处理得不好，它必然会影响张 总的工作，因此，作为助手，于雪必须将这种事情当
作自己份内的工作来处理。既然是份内的工作，那么
，于雪就应该充分发挥主观能动性，利用张总回来之
• 以美国为代表的西方国家为联合国秘书长选定了协 定的条件：具有领导、筹划和组织众多国家职员的管 理能力，能流利使用联合国两种的工作语言，具有作 为领导人物感人的魅力和精选有版课沟件pp通t 人际交流思想的能力10。
二、 秘书任职的非技术资格
• 秘书应有的职业素养： • 1）角色意识。 • 2）服务意识。 • 3）勤奋意识。
• 同时，职业秘书要具备商业敏感性，判断项目的真伪或可行 性。
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3、工作经历（工作经验）
• 一是为人处世的经验，又称社会经验； • 二是长期从事某一职业的工作经验，也称
为专业经验。
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全美秘书协会《章程》对秘书人员 的要求
• 要象心理学家一样善于洞察别人的心灵； • 要象文学家一样善于驾驶文字； • 要象政治家一样有灵敏的头脑； • 要象外交家一样有潇洒的风度； • 要有灵活运用各种办公自动化机器的能力; • ……
• 我愿意做那些对自己有意义的事情，即便 它们可能不会给我带来物质上的奖励；
• 我想彻底向自己证明，我确实了解自己的 工作规范；
• 我的工作是我寻求生活真谛的一部分； • 我渴望达到高标准的专业能力； • 我乐意被别人领导；
• ……
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“从业动机调查”2
• 我喜欢扮演一个操控他人的角色、一个举 足轻重的领导角色；
• 做好“三类事情”（1、能够为公司带来新生意、增加营业 额的事情；2、能够维持现有状况及巩固已有客户的事情；3、 必须要做但对企业没有直接利益的事情。在第一类事情没有 做好之前，决不做第二类事情。 ）
• 做到“五个是否”（1、是否提供满意的服务；2、是否向客 户索取电话、名字，取得进一步联系的理由意愿；3、是否 在客户拒绝后继续用其他办法保持联系；4、是否清楚、准 确地表达客户的要求；5、是否能让客户为你介绍新的业务 或新的客户。）
- 嫉妒心理
- 孤僻心理
–压抑心理
–依赖心理
–焦虑心理
–厌烦心理
–羞怯心理
–自负和自卑心理
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二、秘书任职的非技术资格4
（2）秘书心理调适的方法： ①博览群书，开阔胸襟。 ②培养广泛兴趣，丰富业余生活。 ③善于反省，自我调适。
④倾诉、宣泄、调节情绪。 ⑤增强自信心，科学安排工作。 ⑥培养自己的交往能力，充分发
• 思考：请分析自己属于哪种气质类型?
假如要胜任办精公选版课室件p工pt 作得注意什么? 13
二、秘书任职的非技术资格2
2、秘书的性格要求
秘书的性格是秘书对现实稳定的态度以及与之 相适应的习惯化的行为方式。
– 有人说：秘书的职业性格无疑是人类为了生 存和发展所设定的职业类型中最为优秀的性 格，近乎完美的品质。拥有这样性格的人是 引人注目，值得欣赏和赞叹的。
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张总到下午7点多才回到办公室，于雪马 上把李行长的意思向张总作了汇报。
“你说送多少钱比较合适？明天还要带 些什么东西去？”不知是突如其来的噩耗 让张总不知所措，还是张总对这种世态 人情没有什么了解，他这样反问于雪。
“？”于雪只好摇头，她看到了张总眼里 对自己的不满。
问题出在哪里？
⑤工具性知识
（1）专与博的兼容性。 （2）广泛的适应性。 （3）强健的再生性。
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• 2）秘书的智力结构 智力是赖以吸取外界知识的能力，包括： ①观察力 ②注意力 ③记忆力 ④思维力 ⑤想象力
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２、专业技能（才干素养） （重点）
• 1）较强的写作能力（阅读概括能力）
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三、秘书任职的一般要求
• 1、性别； • 2、年龄； • 3、体质； • 4、外貌 。
“国际秘书节”即每年四月的最后一个星期三， “秘书周”即每年四月的最后一周。
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女性秘书的自我保护(情感修养)
–自尊自重自爱。 –有正确的认识和心态。 –把握交往的尺寸。 –采取有力有效的方法。
所以，刚进入秘书行业或即将进入秘书 行业工作的人必须做好相应的思想准备， 注意在工作中发挥主观能动性，努力提 高自己工作的含金量，充分利用自己的 职位优势，在“打杂”过程中给自己创造 机会，从而使自己尽快成长。
1、充分发挥主观能动性
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• 秘书并不是算盘珠子，上司拨一下你才动 一下；很多时候需要秘书充分发挥主观能 动性，自己去找事做。一个秘书是否能充 分发挥自己的主观能动性，实际上反映出 他是否有强烈的上进心。作为秘书，必须 有强烈的上进心，因为企业的生存环境越 来越复杂，老板的压力越来越大，因而对 秘书的期望值越来越高。如果没有上进心， 注意自我积累和提升，那秘书的能力就会 离上司的要求越来越远。
• 我喜欢那种受尊重的感觉； • 我希望在我的工作成果上能写上的自己名
字； • 我不希望成为大方向盘上的一个小齿轮； • ……
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秘书的职业道德（重点）
• 是人们在履行职责范围内所遵守的道德原则 和行为规范的总和。
• 1、忠于职守，不得渎职 • 2、保守秘密，不准泄密 • 3、诚实守信，不轻视怠慢 • 4、文明礼貌，平等待人 • 5、廉洁奉公，不谋私利
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一个成熟的秘书，她首先要具备相当的社会常识， 了解公司的规章制度(各种潜规则)；其次她做事 沉着而又机伶，工作踏实，具备相当的责任感强， 富于团队精神，能进行自我管理。
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• 秘书只有具备了一定的条件，才能成 为企业领导人的助手，做好秘书工作，成 为一个优秀的秘书。
• 胆汁质的秘书－－热情、认真、果断，但感情容 易冲动，影响工作的开展；
• 粘液质的秘书－－遇事沉着冷静，长于实干，稳 定性强，但往往反应较慢，动作迟缓；
• 抑郁质的秘书－－敏感心细，一丝不苟，但性情 易孤僻，优柔寡断。
• 秘书人员应根据职业特点和自身状况，自觉重视 和加强气质修养，克服不良的气质倾向，培养良 好的气质品格，都可以成为合格的秘书工作者。
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案例
这天下午上班不久，市工商银行的李行长打电话 来找张总。张总正在市政府汇报工作，作为张总的秘 书，于雪知道李行长是张总研究生班的同学，他与张 总的私交不错。见于雪一时联系不上张总，李行长就 对于雪说，他们导师的夫人昨晚突然去世了，他想约 张总明早一起去看看老师。
“你们老板回来后，请你马上告诉他，让他给我回 个话。”因为关系很熟，所以李行长说话也比较随便 ：“另外，看老师的时候，多少得送点钱，表示一下 心意。我俩最好送一样多，所以，你问一问你们老板 ，看他打算送多少，到时候告诉我。”