浅析电算化会计的内部控制制度

浅析电算化会计的内部控制制度
随着电子信息产业的不断进展，会计电算化在社会经济中的运用越来越广泛，随之而来的如何进展我国的会计电算化的问题也越来越引起人们的关注。

会计电算化是以电子运算机为主的现代电子技术和信息技术应用到会计实务的简称，是电子运算机代替人工，实现报帐、记帐、算帐、查帐以及部分需由人工完成的对会计信息〔数据〕的统计、分析、判定乃至提供决策的过程。

它的使用，使会计人员从繁重的手工劳动中解脱出来，节约了大量的人力、物力和时刻，具有运算速度快、储备容量大、数据高度共享、检索查询速度快捷、编制报表简单、数据分析准确等特点，核算手段和财务治理决策的现代化使收集、整理、传输、反馈的会计信息更准确、更及时，提高了会计分析决策能力，为治理者提供所需的会计信息，更好地实现其参与治理、决策的职能。

我国进入90年代以来，随着运算机技术的迅猛进展，会计电算化已有十余年的历史，会计电算化由简单的数值运算进展到全面数值核算，进而到具有人工智能的会计治理信息系统时期，会计电算化进一步向深层次进展，这些变革给企业带来庞大效益的同时，也给企业的内部操纵带来更严肃的考查。

财政部颁布了«内部会计规范——差不多规范〔试行〕»，文中指出：〝电子信息技术操纵要求运用电子信息技术手段建立内部会计操纵系统，减少和排除人为操纵因素，确保内部会计操纵的有效实施。

〞为适应我国加入wto后经济进展的需要，企业应深入地推行会计电算化。

随着电子信息技术的普及，实行会计电算化治理的企业越来越多。

企业在建立了电算化会计系统后，会计核算和会计治理的环境发生了专门大的变化：一方面，由于使用了运算机，会计数据处理的速度加快了，会计核算的准确性和可靠性也有了专门大的提高，减少了因疏忽大意及运算失误造成的差错；另一方面，任何运算机系统都不是无懈可击的，制度也不可能天衣无缝，应顺应会计电算化的进展潮流，建立和完善企业的内部操纵制度，才能充分发挥会计电算化的高效性及准确性，确保企业财产的安全，为企业经营决策提供完整的信息，制造更高的效益，为了企业内部操纵制度在新的环境下不落后于形势，建立一整套适合电算化会计系统的内部操纵制度就显得尤为重要。

一、电算化会计特点:
1、信息系统的特点。

所谓信息系统确实是指从数据的收集、储备、处理到传输使用的整体。

电算化会计系统是指对会计数据的收集、储备、处理与报告使用会计信息的治理信息系统。

该信息系统可分为三个不同层次结构，分别为不同治理层服务。

会计数据处理系统结构〔ａｄｐｓ〕为操作层服务；会计治理信息系统结构〔ａｍｉｓ〕为中层治理服务：会计决策支持系统结构〔ａｄｓｓ〕为高层服务。

同时，会计治理信息系统又是企业治理信息系统的一个重要子系统。

2、数据集中存放和治理的特点〝电算化会计〞改变传统会计数据重复记录分散存放而带来的弊端,采纳先进的数据库及数据仓库技术，实现了数据分类集中存放，既保证了数据的可靠性，又可从此完全取消各种会计明细分类账和对账操作，实现数据共
享。

3、人机交互作用的特点。

〝电算化会计〞可明白得为一个由人、运算机、数据及程序组成的系统。

因为它不仅具有核算的功能还具有治理和操纵的功能，因此，它离不开人的交互作用，专门是推测和辅助决策的功能必须在治理人员的操纵下完成。

因此，电算化会计系统不应该是一个〝儍瓜型〞的仿真系统，而应该是一个人机交互作用的〝智能型〞的治理信息系统。

〝电算化会计〞是会计学进入信息时代的进展，它是会计学、电脑与信息技术、企业治理及经济计量学等学科相互交叉结合后产生的综合性学科。

从某种意义上说，〝电算化会计〞是为了满足现代企业制度的需要，应用现代科技与方法对传统会计进行改造和整合后产生的能适应信息化社会要求的新型应用型学科。

二、会计电算化系统内部操纵制度的内容
〔一〕系统开发操纵
系统开发操纵的作用是保证每个系统在正式投入运行之前，每个新程序或修改后的程序在正式进入系统之前，都通过合法的申请、测试、审批手续，防止非法系统投入运行或非法程序进入系统。

运算机会计系统的系统开发、进展操纵包括开发前的可行性研究、资本预算、经济效益评估等工作，开发过程中的系统分折、系统设计、系统实施等工作，以及对现有系统的评估、企业进展需求，系统更新的可行性研究，更新方案的决策等工作。

系统开发、进展操纵的应具备以下几方面。

1、授权和领导认可
运算机会计系统的开发项目一样投资金额比较大，对现有运算机会计系统的任何改动都可能危及整个系统的安全可靠，因此必须得到授权和领导认可。

2、符合标准和规范
不论是自行组织开发依旧购买商品化软件，都必须遵循财政部或各省财政厅制订的标准和规范。

包括符合标准和规范的开发和审批过程、合格的开发人员或软件制造商、系统的文件资料和流程团、系统各功能模块的设计等等。

目前我国差不多颁布的有关国家标准和规范要紧有财政部1994年颁布执行的«会计电算化治理方法»、«会计核算软件差不多功能规范»、«会计电算化工作规范»、«商品化会计核算软件评审规那么»等。

按标准和规范开发和进展运算机会计系统能够使企业运算机会计系统更加可靠、更加完善，有利于对系统的爱护和进一步的进展、更新。

3、人员培训
自行开发软件在开发时期对使用运算机会计系统的有关人员进行培训，提高这些人
员对系统的认识和明白得，以减少系统运行后出错的可能性。

外购的商品化软件应要求软件制作公司提供足够的培训机会和时刻。

在系统运行前对有关人员进行培训，包括系统的操作培训，系统投入运行后新的内部操纵制度，运算机会计系统运行后的新的凭证流转程序、运算机会计系统提供的高质量的会计信息的进一步利用和分析的前景等等。

4、系统转换
原有的手工会计系统或旧的运算机会计系统被新的运算机会计系统替换，必需通过一定的转换程序。

企业应在新旧系统转换之际，应当采取有效的操纵手段，作好各项转换的预备工作，如旧系统的结帐、数据库备份，人员的重新配置、新系统需要的初始数据的安全导入等。

在系统转换之际，需要新旧系统并行一样许多于三个月的时刻，以便检验新的运算机会计系统。

5、程序修改操纵
会计软件的修改必须通过周密打算和严格记录，修改过程的每一个环节都必须设置必要的操纵，修改的缘故和性质应有书面形式的报告，经批准后才能实施修改，运算机会计系统的操作人员不能参与软件的修改，所有与软件修改有关的记录都应该打印后存档。

〔二〕会计电算化信息系统的安全操纵
目前，企业在会计电算化进程中要紧存在的问题是数据的安全保密性差，这也正是企业内操纵度中最薄弱的环节。

会计电算化中数据的安全受到的威逼要紧有：不可操纵的自然灾难；非预期的、不正常的程序终止操作造成的故障；储备数据的辅助介质〔如磁盘〕部分或全部遭到破坏；用户非法读取、执行、修改、删除、扩充和迁移各种数据、索引、模式、子模式和程序等，从而使数据遭到破坏、篡改或泄露；使用、爱护人员的错误或疏忽；利用运算机舞弊和犯罪；运算机病毒侵入等。

会计信息系统的安全操纵，是指采纳各种方法爱护数据和运算机程序，以防止数据泄密、更换或破坏，要紧包括：实体安全操纵、硬件安全操纵、软件安全操纵、网络安全操纵和病毒的防范与操纵等。

1、实体安全操纵。

实体安全涉及到运算机主机房的环境和各种技术安全要求、光和磁介质等数据存贮体的存放和爱护。

是一种预防性操纵。

运算机机房应该符合技术要求和安全要求，应充分满足防火、防水、防潮、防盗、恒温等技术条件；机房应配有空调和消防设置等；对用于数据备份的磁盘、光盘等存贮介质应注意防潮、防尘和防磁，对每天的业务数据双备份，建立名目清单异地存放，长期储存的磁介质存贮媒体应定期转贮。

2、硬件安全操纵。

运算机会计信息系统的可靠运行要紧依靠于硬件设备，因此硬件设备的质量必须有充分保证。

为以防万一，关键性的硬件设备可采纳双系统备份。

此外，机房内用于动力、照明的供电线路应与运算机系统的供电线路分开，配置ups〔不间断电源〕、防辐射和防电磁波干扰等设备。

3、软件安全操纵。

第一、分析研究各应用软件的兼容性、统一性，使各业务系统成为基于同一种操作系统平台的大系统，各种业务之间能相互衔接，相关数据能够自动核对、校验，数据备份应统一完成。

第二、系统软件应尽量减少人机对话窗口，必要的窗口如凭证输入窗口应力求界面友好，防错能力强，做到非正确输入不同意。

第三、增强系统软件现场爱护和自动跟踪能力，对一切非正常操作能够记录。

4、网络安全操纵。

网络对会计信息系统的安全性提出了比单机系统更高的要求，需加强以下几个方面的操纵。

①用户权限设置：从业务范畴动身，将整个网络系统分级治理，设置系统治理员、数据录入员、数据治理员和专职会计员等岗位，层层负责，对各种数据的读、写、修改权限进行严格限制，把各项业务的授权、执行、记录以及资产保管等职能授予不问岗位的用户，并给予不同的操作权限，拒绝其他用户的访问。

②密码设置：每一用户按照自己的用户身份和密码进入系统，对密码进行分组治理，幸免使用易破译的密码。

对储备在网络上的重要数据进行有效加密。

在网络中传播数据前对相关数据进行加密，接收到数据后再进行相应的解密处理，并定期更新加密密码。

5、病毒的防范和操纵。

防范病毒最为有效的措施是加强安全教育，健全并严格执行防范病毒治理制度，具体包括：软件、软盘及运算机系统的采购和更新要通过运算机病毒检测后才可使用，专机专用。

绝对禁止在工作机上玩游戏，建立软盘治理制度，防止乱拷贝软盘；安装防病毒卡和反病毒软件；定期检测并清除运算机病毒，采纳网络防火墙技术。

〔三〕会计电算化信息系统的人员职能操纵
通过运算机舞弊的犯罪分子大多是企业的程序员兼运算机操作员。

会计电算化所要求的完善的人员职能操纵制度确实是适当分工，明确规定每个岗位的职责，以防止对处理过程的不适当干预。

会计电算化工作岗位包括差不多工作岗位和电算化会计岗位，前者有会计主管、出纳，后者有系统主管、软件操作、审核记帐、系统爱护、审查和数据分析、档案治理、软件开发等。

企业应将系统分析、程序设计、运算机操作、数据输入、文件程序治理等职务予以分离，系统操作人员、治理人员和爱护人员这三种不相容职务相互分离，互不兼任，以减少利用运算机舞弊的可能性。

〔四〕会计电算化信息系统的操作操纵
操作操纵包括对经济业务发生操纵、数据输入操纵、数据通讯操纵、数据处理操纵、数据输出操纵和数据储存操纵等。

1、业务发生操纵
既程序检查。

在经济业务发生时，通过运算机的操纵程序，对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和操纵，如反映业务发生的科目代码是否有效、操作口令是否准确、经济业务是否超出了合理的数量、价格等的变动范畴等等。

采纳相应的操纵程序，以甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务。

2、数据输入操纵
由于运算机处理数据的能力专门强，处理速度专门快，一旦出错，阻碍极大，因此，企业应该建立起一整套内部操纵制度以便对输入的数据进行严格的操纵，保证数据输入的准确性。

搞好输入操纵是减少差错的关键所在。

有效的输入操纵手段是加强对凭证操纵。

凭证操纵应做到对凭证的审核、自制、输入、传递、保管五个环节全面操纵。

记帐必须先审后记，保证凭证的合法、真实、正确、完整；自制凭证必须通过会计主管签章才能有效，严禁操作员自制凭证或将未经审批的凭证输入，数据输入操纵第一要求输入的数据应通过必要的授权，并经有关的内部操纵部门检查，凡输入的凭证均应通过复核，复核的方法可采纳各种技术手段对输入数据的正确性进行校验，如总数操纵校验、平稳校验、数据类型校验、重复输入校验等。

发觉不符，系统自动警告操作员进行检查和修改；凭证的传递要严密签收手续，防止凭证的失落或显现非法数据，保证输入的完整性
3、数据通讯操纵
会计电算化信息系统应该采纳各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠，以防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故的发生。

如将大量的经济业务划分成小批量传输，数据传输时应顺序编码，传输时要有发送和接收的标识，收到被传输的数据时要有确信确认的信息反馈，每批数据传输时要有时刻、日期记号等等。

4、数据处理操纵
指对运算机会计系统进行数据处理的有效性和伸缩性进行的操纵。

运算机系统对数据验证、运算、比较、合并、排序、文件更新和爱护、改错等内部运算、储备等一系列动作的校验、判定及提高措施。

处理操纵的目的在于保证会计资料依照预定的程序进行处理，从而达到正确的会计处理结果。

数据处理操纵分为有效性操纵和文件操纵。

有效性操纵包括数字的核对、对字段、记录的长度检查、代码和数值有效范畴的检查、记录
总数的检查等。

文件操纵包括检查文件长度、检查文件的标识、检查文件是否被感染病毒等。

5、数据输出操纵
为保证合法、正确地输出各种会计信息而进行的操纵。

这种操纵关系到输出的会计信息是否准确、真实和可靠，直截了当阻碍到会计信息的使用。

关于输出的纸介质的会计资料应由专人进行核对，检查其完整性、正确性、检查打印的帐薄和报表页号是否连续，有无缺漏或重叠现象。

6、数据储备和检索操纵
为了确保运算机会计系统产生的数据和信息被储存，便于调用、更新和检索，企业关于输出的磁介质的会计资料应及时贴上外部标签，在外部标签上写明文件名称、输出时刻、并要妥善保管、存档或上报使用。

文件的修改、更新等操作都应附有修改通知书、更新通知书等书面授权证明，对整个修改更新过程都应作好登记。

运算机会计系统应具有必要的自动记录能力，以便业务人员或审计人员查询或跟踪检查。

同时，应设置资料分发与保管的登记薄，详细记录输出资料的名称、编号、打印份数、日期以及各种会计报告的使用人、发送份数、送达时刻等，并需经手人签字，以防丢失、错发、漏发、重发。

综上所述，会计电算化系统的产生和进展，极大地提高了会计的工作效率，然而任何运算机系统都不是无懈可击的，制度也不可能天衣无缝，应顺应会计电算化的进展潮流，建立和完善企业的内部操纵制度，才能充分发挥会计电算化的高效性及准确性，确保企业财产的安全，为企业经营决策提供完整的信息，制造更高的效益。

三、会计电算化对企业内部操纵制度的阻碍
1、内部操纵是企业单位在会计工作中为爱护会计数据的可靠性、业务经营的有效性和财产完整性而制定的各项规章制度、组织措施治理方法、业务处理手续等操纵措施的总称。

会计电算化使传统的会计系统组织机构、会计核算形式及内部操纵制度等发生了专门大变化，其中对企业内部操纵制度的阻碍最为明显。

要紧表现在以下几个方面：1、操纵方式发生改变，由单一制度操纵转为程序操纵和制度操纵。

手工会计系统中，内部操纵的方式要紧是人员的内部牵制制度。

会计电算化后，会计帐务的集中化处理，使会计部门传统的内部操纵措施如编制科目汇总表、凭证汇总表，试算平稳的检查，总账、明细账的核对等自然而然地消逝了。

取而代之的运算机内部操纵措施，如凭证借贷平稳校验，余额发生额平稳检查。

随着远程通讯技术的进展，会计信息的网上实时处理成为可能，业务事项能够在远离企业的某个终端机上瞬时完成数据处理工作。

例如往日应由会计人员处理的有关业务事项，现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成，往日应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项，能集中在一个部门
甚至一个人完成。

会计电算化后企业的内部操纵制度是由人通过会计软件来实现的，由人员和运算机相结合来共同完成。

2、操纵对象发生改变，由对人的操纵为主转变为对人、机操纵为主手工会计系统中，内部操纵的对象要紧是会计对象、工作情形、信息处理方法和处理程序等。

企业的经济业务发生均记录于纸张之上，并按会计数据处理的不同过程分为原始凭证、记账凭证。

会计电算化后，会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上，使会计核算无纸化，修改数据不留痕迹。

随着电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行，每一项交易发生时，有关该项交易的有关信息由业务人员直截了当输入运算机，并由运算机自动记录，原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了，原先在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由运算机自动完成了。

3、加大了操纵舞弊、犯罪的难度。

手工会计系统中，会显现由于会计人员的粗心大意、疲劳或处理环节过多等而产生的无意错误。

会计电算化系统后，输入数据正确、运算机程序正确和设备正常运转三者具备才能保证财务信息的准确性，假如上述的任何一方显现差错，就会使处理结果错误。

现实中，由于储存在运算机磁性媒介上的数据容易被篡改，有时甚至能不留痕迹地篡改，加以数据高度集中，未经授权的人员有可能通过运算机和网络扫瞄全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据，因此，运算机犯罪具有专门大的隐藏性和危害性，会计电算化系统中发觉运算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大。

由于操纵方法，对象等方面的变化，企业原有的内部操纵制度已不能适应电算化会计系统的要求，因此进一步完善企业内部操纵制度已刻不容缓。

运算机会计系统的内部操纵是一个范畴大、操纵程序复杂的综合性操纵，完善会计电算化内部操纵的差不多思路为：坚持明确分工、相互独立、互相牵制、相互制约的安全治理原那么，建立系统的人工与机器相结合的操纵机制，使会计电算化运行的每一个过程都处于严密操纵之中。

四、会计电算化存在的要紧问题
〔一〕兼容性差。

由于各个系统差不多上自行开发，各自使用不同的操作平台和支持软件，数据结构不同，编程风格各异各软件公司为技术保密，相互没有交流和沟通，没有业界的协议，自然也就没有统一的数据接口，专门难在不同系统上实现数据共
享。

〔二〕系统内部衔接性差。

由于当前许多财会软件都着重开发帐务处理与报表治理，关于其他诸如成本核算、市场推测等功能开发力度较小，使得在处理此类问题时，需先将财会治理的有关数据输出，经人工核算后再重新输入，确实是说从一个处理系统〔模块〕到另一个处理系统〔模块〕，不能自动转换数据格式，直截了当使用基础数据。

这不
仅啬了工作量，而且因为由人工核算、人工输入等人为因素，必定增加出错机率，使得财会软件不能充分发挥它的治理功效和推测功能。

在这种意义上，只能称它为〝加电的帐本〞。

〔三〕数据保密性、安全性差。

专门多时候，财务上的数据，是企业的绝对隐秘，在专门大程度上关系着企业的自下而上与进展，但几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋，却没有几家软件认真研究过数据的保密问题。

所谓的加密，也无非是对软件本身的加密，防止盗版。

另处在进入系统时加上些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段，不能真正起到数据的保密作用。

安全性上，更是难如人意，系统一旦瘫痪，或者受病毒侵袭，或者突然断电，专门难镇定复原原先的数据。

〔四〕有用性不强。

在某种程度上，财会软件因为只实现了会计功能，并没有实现预想的治理及推测功能，以至于它的显现，仅是减少了会计的工作量，或者说减少了会计而已，并没有产生真正的经济效益和治理效益，那末，它的风靡，或多或少就有〝赶时髦〞的嫌疑。

〔五〕开发者与使用者的矛盾。

早期的软件，是由程序员专门开发，它尽管能实现用户的数据处理的要求，但对财务工作的实质以及用户使用水平都没能准确定位，使这些软件专门难使用；现在是程序员与会计专业人员共同开发，但也仅仅是从用户界面、系统平台、报表处理等问题上做文章，不能满足用户实际需要。

〔六〕用户本身存在的问题。

在我国，运算机热起来大约不到十年，而且真正普及应用也只是三五年，或者说现在仍旧没有达到普及水平。

人们对它的认识，自然不尽相同。

即使厂家在安装会计软件时都作了系统的培训，但对也许从未接触过运算机的会计们来说，它如何也不如算盘和笔好用，而且需要极端小心，一旦出错，可能就会使自己专门长时刻的工作成果付诸东流。

五、完善会计电算化内部操纵
1、加强程序操作操纵。

这项操纵确实是针对会计电算化提出的新要求之一。

为了保证信息处理质量，减少产生差错和事故的概率，应制定上机守那么与操作规程的方法，这是操作操纵制度化的具体表达。

上机守那么要紧是对电脑机房内工作所作的一样性规定。

操作规程那么是提出了运算机业务处理过程的具体操作步骤和具体要求，包括各种操作命令、各种设备的使用说明以及专门情形的处理等。

其内容要紧包括：〔1〕无关人员不能随便进入机房操作；〔2〕各种录入的数据均需通过严格的审批并具有完整、真实的原始凭证；〔3〕数据录入员对输入数据有疑问，应及时核对，不能擅自修改；〔4〕机房工作人员不能擅自向任何人提供任何资料和数据；〔5〕不准把外来的软盘带进机房；〔6〕发生输入内容有误的，需按系统提供的功能加以改正，如编制补充登记或负数冲正的凭证加以改正；〔7〕开机后，操作人员不能擅自离开工作现杨；〔8〕要做好日备份数据，同时还要有周备份、月备份。

因此，这些制度并不是一成不变的，还必须随着公司经营。