山西金晖煤焦化工—金晖档案管理制度

金晖煤焦化工
档案打点制度
目录
第一章总那么 (1)
第二章档案打点组织机构 (1)
第三章档案借阅 (2)
第四章文书档案打点 (3)
第五章科技档案打点 (4)
第六章电子文档打点 (7)
第七章技术图纸点窜 (8)
第一章总那么
第一条为进一步提高山西金晖煤焦化工〔以下简称公司〕档案打点程度，使档案打点工作尺度化、制度化，更好地为企业出产经营打点效劳。

按照中华人民共和国档案法的相关规定，结合本公司实际情况，制定本制度。

第二条公司档案是指公司在出产活动中直接形成的全部档案的总和，包罗出产经营等各项活动中形成的具有保留价值的文字、图表、声像以及其他各种形式的原始记录。

本公司的档案主要有文书档案，科技档案和电子档案三类。

第三条档案工作是本公司各项打点的根底工作，是维护本单元经济利益、合法权益的一项工作。

第四条本单元档案工作实行统一带领、统一打点、分级负责。

所属各部分的文书档案由所属部分档案打点人员打点；工程工程形成的档案由工程与开展部负责整理，由公司办公室集中统一打点。

第二章档案打点组织机构
第五条公司在办公室内设资料室，作为档案打点的归口部分、负责全公司的档案打点工作，各部分配备兼职档案员一名，负责本部分全部档案的打点工作。

第六条档案员必需忠于职守，具有中专以上文化程度，接受过档案打点有关常识的培训，具备档案专业常识。

第七条资料室的主要任务是：
（一）结合公司实际，拟定、点窜、实施本公司档案打点制度；
（二）统一打点公司各门类各载体的档案，对所属各部分、车间的文书和科技文件材料的立卷、归档工作进行指导和监督；
（三）接收各部分移交的案卷并及时整理归档；
（四）编制检索东西和汇编专题文件资料，积极开展档案的提供操纵，更好地为企业打点、工程建设效劳；
（五）会同有关业务部分，对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁；
（六）负责组织开展档案业务培训，提高业务打点程度，使档案打点工作尺度化；
（七）参与工程竣工和设备仪器开箱文件材料的验收工作。

第八条所属各部分兼人员的主要任务是：
（一）负责做好本部分形成的文件材料、图纸和照片的收集、整理、立卷和归档工作；
（二）工作活动中形成的文件材料收集齐全后交办公室，由办公室统一整理归档；
（三）接受档案部分的指导与监督，按时向公司档案部分移交档案，为总公司多堆集档案财富；
（四）学习档案业务常识，提高档案业务程度；
（五）负责本单元、本部分大事记的收集〔包罗工程简介〕，在每年年底报公司档案部分，由公司档案部分汇总整理后，交带领审阅承认后归档。

第三章档案借阅
第九条本公司档案按保密性可划分为一般、奥秘、机密、绝密四种。

〔详细划分尺度拜见金晖煤焦化工保密制度〕
第十条公司内部员工可借阅档案为：
（一）借阅一般档案，需凭本人有效证件经资料室审查批准；
（二）借阅奥秘档案，需凭本人有效证件经办公室主任审查批准；
（三）借阅机密档案，需凭本人有效证件经行政副总审查批准；
（四）如有特殊情况需查阅绝密档案的，需凭本人有效证件经总经理审查批准。

且只能在资料室内查阅。

第十一条外单元人员可借阅档案为：
（一）借阅一般档案，需笔据位介绍信由办公室主任审查批准；
（二）查阅奥秘档案，需笔据位介绍信由行政副总审查批准，且只能在资料室内查阅，如由特殊情况需借阅的，应经总经理审查批准；
（三）查阅机密档案，需笔据位介绍信由总经理审查批准；
（四）外单元人员不克不及查阅、借阅我公司的绝密档案。

第十二条借阅底图档案，须凭图复印票、点窜批准单，打点借阅手续。

第十三条借阅一般档案期限为七天，奥秘、机密档案为三天、偿还前应将卷内文件依次排好，规按时间不克不及偿还者，可到资料室打点续借手续，续借期限为一天。

到期不还又不打点续借手续者，每超过一天罚款50元。

第十四条借阅者对所借阅档案负有保管责任和保密义务。

保密程度奥秘以上的档案不许带出公司，不准私自涂改、加注、勾划、拆散、折叠、取页、剪贴、转借他人等。

不准私自摘抄绝密档案内容。

确因工作需要，应经行政副总批准，摘抄在专用保密手册上，需要复制时，经行政副总批准，按复制手续打点。

第十五条借出档案丧掉或损坏，由借阅者负责。

属于保密的，除罚款外，写出版面查抄报行政副总酌情处置。

第十六条职工调离公司时，必需将所借档案资料还清，经档案部分签字承认前方可调出。

第四章文书档案打点
第十七条文书档案的立卷范围
（一）与本公司有关密切联系文书文件的应立卷归档；
（二）本公司发生的反映本单元重要活动的文件，应立卷归档。

重复文件，临时摘录的文件和没有参考价值的文件不立卷归档。

第十八条文书档案的立卷方法
（一）各部分形成的文件由各部分组卷，资料室派人指导，各部分组卷后拟好清单和资料室进行交接；
（二）文件立卷，应按机构-问题-时间进行摆列，一个问题内按时间摆列；
（三）本公司文件，应分级立卷，但请示与批复、来文与批复、专案文件等，不得分级立卷；
（四）卷内文件要按照文件之间的有机关系，进行系统摆列，来文与复文，正文与附件，正本与定稿必需放在一起立卷。

来文在前，复文在后；正文在前，附文在后；正本在前，定稿在后，不便和其它文件一起保留的文件，可以单独组卷；
（五）文书处置部分归档的案卷，都应按照公司制定的档案打点制度，划出案卷内文档保管期限和保密等级；
（六）案卷的标题，要正确地反映出卷内文件的主要内容〔作者、年代、问题、名称〕一般不超过30个字；
（七）卷内文件系统化摆列后，应当即编号，以大小文件的摆列挨次，便于统计文件的张数或件数，编号的位置应写在文件的右上角，凡有笔迹的每页编一个号〔空页不编号〕；
（八）案卷装订前须取掉文件上的金属钉，针等物，以防日久锈蚀文件，书写未留出装钉线的文件，须在左边加贴纸边，并将右侧宽出局部内折回，大张的文件和附表，也要折叠成一般文件同等大小，装订时用线或麻绳勒紧结牢。

第十九条文本档案的立卷要求
（一）书写材料时，草稿须用钢笔书写〔蓝黑墨水或碳素墨水，不克不及用纯蓝墨水和园珠笔、铅笔、有色笔书写〕纸张用发文稿纸和十六开稿纸；
（二）草稿必需有主办单元拟稿人审核、签发、事由、文件标题、文件编号，需要时要有会签；
（三）立卷时必需有正文和草稿，有请示陈述必需有批复，无批复的要说明原因。

第二十条文本档案归档时间要求
（一）各类案卷均应在第二年二月底以前向公司档案室进行归档；
（二）归档文件的准确率、完整率、齐全率均100%；
（三）文书处置部分〔各部分兼职档案员〕应将立好的案卷，编制案卷目录一式两份，经接交双方签字确认，备留一份备查。

第五章科技档案打点
第二十一条科学技术档案，是在出产建设和科研活动中形成的具有操纵价值，并按照归档制度集中保管起来的科技文件材料，包罗图纸，图表，报表，文字材料，记算材料，照片，胶卷，录音录相带各种声音影像载体等，其种类有：（一）底子建设档案；
（二）科学技术研究档案；
（三）产物档案；
（四）设备仪器档案。

第二十二条公司全部科技档案由公司资料室统一打点，以确保科技档案的完整、准确、系统、安然和有效操纵。

第二十三条科技档案的归档要求为：
（一）但凡归档的技术文件材料必需完整、准确、系统；
（二）图纸必需按照国家尺度绘制；
（三）因检修点窜正的图纸要及时填写图纸点窜单，连同点窜后的图纸，底图一并交档案室；
（四）设备档案在设备投用后一个月内归档；
（五）新到设备开箱验收时，要通知档案人员参加，随设备带来的说明书，图纸装箱单等材料要先归档进行登记编号后，再进行操纵，以免资料散掉。

第二十四条科技档案按基建档案、设备档案、产物档案、其它科技档案分类、编目和编号工作，其要求是：
（一）基建档案公司两套；
（二）设备档案公司一套，机动部一套；
（三）产物档案公司一套，发卖部一套；
（四）底图档案，各设备底图全部由公司资料室打点，零星底图暂由工程与开展部保留，齐全配套后交公司资料室；
（五）公司引进的技术设备档案资料，全部归公司资料室保留，不得留在任何部分和个人保留〔要求财会人员凡有报销技术资料的工程，一律要求档案打点人员签注定见后再报销〕。

第二十五条底子建设档案是公司新建、扩建、改建和大中修，技措，安措工程在设计施工过程中形成的具有操纵价值的，并按照归档制度集中保管起来的技术材料〔包罗图纸，照片、报表文字材料等〕，它是我公司建筑物，地上、地下管线等进行打点，维护和扩建、改建的依椐和条件。

其归档范围为：（一）方案任务书、厂地选择陈述、改扩建方案、资源查询拜访，地形测量、地质勘察、地域自然条件，可行性研究等技术文件材料等根底文件；
（二）设计任务书、初步设计、技术设计、施工设计、设计概算、预算，计算书、说明书、审批文件、设计变更等技术文件材料等制造方面文件；
（三）工程合同，施工组织设计，材料合格证、施工监理自检记录、隐蔽工程记录、沉降不雅察记录、质量变乱自理记录、设计变更、材料代用单、合理化建议、分段验收记录，竣工总结、竣工陈述、工程计算、交工验收证书等技术文件材料等施工文件。

第二十六条工程过程中发生的底子建设档案可在方案任务书，可行性研究，初步设计、施工设计各阶段结束后两周内归档。

如有特殊情况当时不克不及归档的，应在不迟于工程竣工后一个月内归档。

第二十七条归档要求：所交资料一式两份，要求按照归档范围达到：
（一）齐全：归档的科技文件应一份不缺少地归档；
（二）完整：纸质优良、线条笔迹清楚，外表清洁完整无损；
（三）准确：档案与实际相符。

第二十八条对每一项基建工程验收时，要吸收公司资料室参加。

第二十九条设备档案是在设备的设计、制造、安装过程中发生的具有操纵价值，并按照归档制度集中打点起来的技术文件〔包罗图纸，照片、报表及文字材料〕，它是我公司进行设备打点和设备维护的重要依据和条件。

其归档范围为：（一）设计方面：设计图纸、计算书，说明书等技术文件资料；
（二）制造方面：制造图、合格证、装箱单等技术文件材料；
（三）安装方面：安装图，安装记录、设备调整及试车记录。

交工验收等技术文件材料；
（四）维修方面：设备性能表，操作维护工程、检修记录、检修方案总结，技术监定书，重大变乱陈述等技术文件材料；
（五）年、季检修方案及设备大、中修方案总结；
（六）设备完好率报表、设备变乱报表查询拜访陈述；
（七）设备打点制度、方法、设备履历档案材料。

第三十条产物技术档案是公司在产物技术质量活动中形成的具有操纵价值的，并按照归档制度集中保管起来的技术文件材料包罗图纸、照片、报表、文字材料等，产物技术档案归档范围为：
（一）产物技术文件、产物技术尺度〔包罗行业尺度，企业尺度和技术协议等〕产物技术规程，工艺方案、工艺设计尺度、技术攻关方案、方案、办法、总结、质量阐发〔包罗按期阐发、专题阐发〕科研技术总结。

〔包罗技术著作、论文、手册〕技术效劳来往文件、质量贰言处置、市场查询拜访等文件资料；
（二）综合技术文件：技术开展规划。

技术工作会议文件、技术工作方案、总结、陈述、鼎新成果陈述、合理化建议、技术经济指标，出国考察陈述，外国专家建议对外技术合作等文件材料。

第三十一条产物技术档案归档要求为：
（一）出产技术部要确定一名科技人员负责技术科材料的堆集和立卷工作，每年二月份向档案室归档；
（二）但凡归档的技术文件材料、原稿和打印〔复印件〕各一份，在移交时填写移交清单一式两份，签字后各保留一份。

第三十二条凡大中修后变更的图纸，点窜底图的工作，应该由机动局部管技术人员负责，按照图纸点窜制度执行，确保档案的准确性。

第三十三条保管科技档案的库房，门窗要稳固，库内要有通风设备，应保持适当的湿度、温度，要有防盗、防火、防潮、防尘、防晒、防鼠等设备和设施。

第三十四条档案部分每年要对科技档案保管情况进行一次查抄查对，对破损、变质的档案要及时修补和复制。

第三十五条提供档案操纵是档案打点的底子目的，其工作人员要热爱本职工作，健全查找东西，提高自身的相关业务技能，积极开展操纵工作，做到迅速、准确。

第三十六条做好档案的统计工作，对档案的种类、数量和操纵人次、效果等，都应做到有登记，有统计。

第三十七条科技鉴定工作前，有相关部分带领及公司资料室3-5人组成鉴定小组，负责鉴定工作的组织带领。

第三十八条科技鉴定工作结束后要写出鉴定陈述，附上销毁清册，报鉴定委员会审批后处置，销毁时要指定两人以上鉴销，并在清册上签字，销毁清册制两份存档。

第六章电子文档打点
第三十九条电子文档是指存放在金晖公司的台式及手提电脑中的文本、表格、演示文稿、数据库及其他各种类型的电子文件。

第四十条金晖公司电子文档依据用途与使用场所可分为重要文档和尺度文档两类。

第四十一条尺度Word文档的尺度格式为：
（一）页边距：上35mm，下30mm，左30mm，右20mm，页眉25mm，页脚18mm；
（二）字号及字体：正文小四号宋体，标题采用Word默认的三级标题字体及字号，表格中的文字按照实际情况采用五号或小五号宋体，图中的文字为宋体，字号按照具体情况而定，图表标题的文字采用小五号黑体；
（三）行距：行距为1.5倍行距；
（四）页码：在页面的下方居中，五号字体；
（五）页眉：页眉居中为五号宋体“山西金晖煤焦化工〞。

第四十二条重要Word文档的页眉右上角为五号宋体“山西金晖煤焦化工〞，并在公司名称的左侧加上金晖的标记，其他同尺度文档。

第四十三条Word文档的实行三级目录即标题1、标题2、标题3，小标题的级数按照实际情况而定。

（一）标题1、标题2和标题3的格式采用Word默认的格式；
（二）工程符号可按照实际情况进行选择，在同一文档或者同一批文档中应保持严格的一致；
（三）标题及条目的格式是：第＋编号＋章〔节、条……〕+空格，如：“第三章〞，“第一节〞，“第二十六条〞……
（四）小标题及内容的编号的挨次是：
（1）汉字加顿号，如：“一、〞，“二、〞；
（2）汉字加括号，如：“〔一〕〞，“〔二〕〞；
（3）阿拉伯数字加半角句号，如：“1.〞，“2.〞；
（4）阿拉伯数字加括号，如：“〔1〕〞，“〔2〕〞；
（5）阿拉伯数字加半括号，如：“1〕〞，“2〕〞。

（五）上述第〔二〕、〔三〕、〔四〕、〔五〕项编号所对应的正文结束后除最后一项外原那么上使用分号“；〞，正文内容较长的除外，但是在同一文档中应保持一致。

（六）编号可以跳跃，但是不得逆序呈现，在同一文档或同一批文档中，编号的挨次及使用方法应保持严格的一致。

（七）在“第X条〞之下，应直接采用“〔一〕、〔二〕……〞作为编号。

第四十四条为包管电子文档的安然性，文档打点员应成立金晖公司电子文档的备份，并按期进行点窜。

第七章技术图纸点窜
第四十五条本公司设备零件更改后，有关部分必需及时点窜和补充资料室保留的底图和蓝图，以确保图纸和实物相符。

第四十六条点窜底图要填写“图纸点窜通知单〞，填写时要逐项填写清楚，点窜内容要准确无误，经点窜人、点窜单元负责人签章后，加盖本科室公章。

第四十七条点窜通知单一式两份，底图库和蓝图库各一份，图纸点窜通知单应做为科技档案的一局部归档保留。

第四十八条工程改造、扩建、设备布局改进等需另出图时，需按公司统一规定的档案编号方法续编新图号，不准行政重复使用本来的旧图号，对本来的底图和蓝图，要加盖“大修已改，此图参考〞的印章，新图和旧图一并存档。

第四十九条单张图纸更改个别尺寸，可以“杠改〞不准“涂改〞或“刮改〞，更改后的尺寸标在原尺寸上方或下方。

第五十条如果图形变化很大，那么需另描新图，新图图号可仍用旧图号但未尾必需加注“G〞字，暗示第一次点窜，旧图上加盖"大修已改,此图参考"印章，与新图一并存档。

第五十一条底图更改后，应及时更改或晒印蓝图，补充公司的档案，并相应地完善目录和统计帐目。

第五十二条如假设设备更改后而不点窜底图，因底图和实物不符在设备维护或抢修变乱时造成财物和时间上的损掉时，要追究点窜单元带领的责任，并酌情赐与经济处分或行政处分，点窜时间，限定为一般点窜为三个月，重大变更为六个月。

第五十三条办公室每半年要到有关部分，车间查抄，一经查出私自改动设备而不点窜底图的，要进行严肃处置。

第五十四条本制度下发后，日常工作主要由机动部执行，但鄙人属直接打点的工程中，改底图工作应由工程与开展部负责，在交工时一起交接。