《计算机应用基础项目化教程》教学课件 项目八 邀请函及信封的制作

知识点讲解
四、一次合并出内容不同的邮件
有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致，但是有 些地方有区别的邮件。如寄给家长的“学生成绩报告单”， 它根据学生总分不同，在不同的报告单中写上不同的内容， 总分超过290分的学生，在报告单的最后写上“被评为学习 标兵”，而对其它的学生，报告单中则没有这一句。怎样 用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件？这时就要用 到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入 “插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以”学生成绩报 告单”为例，具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾， 单击邮件合并工具栏中“插入Word域”，选择下级菜单中 的“if…then…else(I)…”，在出现的对话框中填入，单击 “确定”按钮。
项目效果图
项目效果图
教学目标
能力目标： • 能够使用Word文档创建要进行邮件合并操作主文档。 • 能够使用Word文档建要进行邮件合并操作的数据
源文档。 • 能够使用Word进行邮件合并操作。
教学目标
知识目标： • 掌握创建数据源的方法，应知道记录的第一行是字
段名称行，第二行才是记录行，每条记录中各字段 之间一定用逗号或者制表符加以分隔。 • 掌握“编写和插入域”组中“规则”域的使用方法。 • 了解邮件合并后插入域字符格式调整的方法。如果 插入的域与主文档的字符格式不同，可单独调整这 部分内容的格式。
• 每条记录中各字段之间可用逗号或者制表符加以分 隔。
• 数据源文件的第一段被称为字段名称段落。这个段 落中包含的是每条记录中各字段的名称。每条记录 的字段数目和各字段的顺序，都必须与字段名称段 落中所定义的字段完全相同，否则邮件合并时会发 生错误。
知识点讲解
二、邮件合并文档类型 利用邮件合并功能可以制作多种类型的文档，包括： 信函、电子邮件、信封、标签、目录。 ➢ 信函：相关数据按格式生成N页文档。 ➢ 电子邮件：相关数据按格式显示在一页。 ➢ 信封：相关数据按格式生成N页信封。 ➢ 标签：在一页里显示固定的几个记录，可用来制作
项目完成过程
步骤05 单击【完成并合并】按钮，在展开的列表中选 择【编辑单个文档】选项。 步骤06 在打开的【合并到新文档】对话框保持默认的 【全部】选中状态。 步骤07 单击【确定】按钮，将所有记录合并，每条记 录生成一位客户的邀请函，并自动生成新文档“信 函”，另存该文档为“邀请函.docx”。
考试准考证等。 ➢ 目录：列表形式，不会分页显示。
知识点讲解
三、用一页纸打印多个邮件 利用Word 2010邮件合并可以批量处理和打印邮件，很 多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是， 打印是也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸 张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个 “分节符”，使下一个邮件被指定到另一页。
项目八：邀请函及信封的制作
项目描述
年末将至，公司因业务发展，需要为各地的客户进 行一次系统的培训。请根据已有的“客户联系方式”， 给每位客户发一封“邀请函”；“邀请函”制作完成 后，还要根据“客户联系方式”给每位客户制作一个 信封，把“邀请函”邮寄给客户。
本任务要制作的“邀请函”、“信封”效果如下图 所示：
项目完成过程
步骤03 将插入符置于“尊敬的”右侧，然后单击【邮 件】→【编写和插入域】→【插入合并域】按钮，在展 开的列表中选择【姓名】。
步骤04 保持插入符现有的位置不变，然后单击【编写 和插入域】→【规则】按钮，在展开的列表中选择【如 果…那么…否则】选项。打开【插入Word域：IF】对话 框，在【域名】下拉列表选择【性别】，【比较条件】 下拉列表选择【等于】，【比较对象】下拉列表选择 【男】，然后在下方的编辑框中分别输入“先生”和 “女士”，最后单击【确定】按钮。
项目完成过程
步骤05 在【打开】对话框中选择【文件类型】为Excel， 并选择【客户联系方式.xlsx】文件，单击【打开】按钮， 返回【信封制作向导】步骤四。在【匹配收信人信息】 中选择收信人各项信息在地址簿中的对应项。
步骤06 单击【下一步】按钮，在对话框中输入寄信人 信息。
步骤07 单击【下一步】按钮，单击“完成”按钮，系 统自动生成“文档”文档，另存该文档为“信 封.docx”。
知识点讲解
一、数据源文件 数据源就是数据记录表，其中包含要合并到模板文档 中的数据信息。创建数据源主要是建立数据表。在制 作数据表的过程中需要注意两点：一是制作的不能有 空行或表格标题，二是表格必须有列标题。
知识点讲解
小提示： • 将Word文档作为数据源文件时，其中除第一段之外
的每一个段落都代表了一条记录。在邮件合并过程 中，一条记录会产生一个输出。
项目完成过程
8.1 创建数据源 【操作要求】 新建“客户联系方式.docx”文档及“客户联系方式.xlsx” 文档。 【实施过程】 步骤01 新建【客户联系方式.docx】和【客户联系方 式.xlsx】文档，分别在其中输入客户名单数据。 步骤02 将其保存在【项目八】→【start】文件夹中。
项目完成过程
8.2 创建主文档 【操作要求】 在Word 2010中，新建邀请函， 并根据图中的字体、段落设 置要求进行相应的设置，保 存为“邀请函模板.docx”。 【实施过程】 步骤01 新建【邀请函模 板.docx】文档，输入文档内 容。 步骤02 设置内容的字符格式 和段落格式。
项目完成过程
8.3 利用邮件合并制作邀请函 【操作要求】 利用邮件合并功能，将【客户联系方式.docx】数据源文档 中的数据导入【邀请函模板.docx】文档，生成每个客户的 邀请函。 【实施过程】 步骤01 打开创建的【邀请函模板.docx】文档，然后单击 【邮件】→【开始邮件合并】→【选择收件人】按钮，在展 开的列表中选择【使用现有列表】选项。 步骤02 在打开的【选取数据源】对话框选中创建好的数据 文件【客户联系方式.docx】，然后单击【打开】按钮。
拓展训练
1．题目要求 批量制作工作证，请参考以下提示： （请参考本书配套素材【项目八→start→工作证模 板.docx/员工信息.docx】）。 （1）创建 “员工信息”文档。 （2）创建主文档，一个5行3列的表格。 （3）将数据源合并到主文档中。
拓展训练
2．题目效果图 请参考本书配套素材【项目八→result→工作证】。
知识点讲解
怎样才能用一页纸打印多个短小邮件呢？
方法是：先将数据和文档合并到新建文档，再把新建 文档中的分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l） （注意此处是小写英语字母l，不是数字1）。具体做法 是利用Word的查找和替换命令，在查找和替换对话框 的“查找内容”框内输入“^b”，在“替换为”框内 输入“^l”，单击“全部替换”，此后打印就可在一页 纸上印出多个邮件来。
教学目标
素质目标： • 倡导学生主动参与学习，发现问题，探索问题 • 培养独立思考问题、解决问题的能力 • 培养学生乐观向上的生活态度，学会与老师同学交
流，提高他们团结协作的能力、沟通能力及表达能 力。 • 培养学生的观察分析能力，养成认真细致的工作态 度 • 培养及提高学生的创新能力 • 培养学生在项目制作中遵守6S管理要求的习惯
项目完成过程
8.4 利用邮件合并制作信封 【操作要求】 利用【信封制作】向导制作信封。信封标准为：国内信封ZL（230*120），并在信封底部输入寄信人的地址信息。 【实施过程】 步骤01 新建Word文档，单击【邮件】→【创建】→【中文 信封】按钮 ，打开【信封制作向导】对话框。 步骤02 单击“下一步”按钮，在“信封样式”下拉列表 中，选择“国内信封-ZL（230╳120）”。 步骤03 单击【下一步】按钮，选择【基于地址簿文件，生 成批量信封】单选钮。 步骤04 单击【下一步】按钮，单击【选择地址簿】按钮， 打开 【打开】对话框。