OA办公平台管理办法

OA办公平台管理办法（民企500强）
第一条目的
为了提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷畅通，根据公司的实际情况，制定本办法。

第二条适用范围
（一）本办法适用于集团公司各中心、公司办公自动化的管理。

（二）OA 系统用户暂定为集团公司各中心、公司工作人员。

第三条相关部门职责
（一）行政人事中心行政文秘部负责集团公司文件的起草、发送、督办和少量纸质文件的存档和上报，如果有需要，可以将相关电子公文打印备份。

发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。

（二）行政人事中心人力资源部负责配合运营与工程管理中心计划运营部 OA 管理人员进行 OA 用户的注册和注销。

（三）运营与工程管理中心计划运营部负责 OA 系统操作技术的培训，OA 系统运行设备的维护、管理。

（四）各中心、公司应指定专人对本部门使用的流程进行维护、修改、架设，并对本部门新进员工进行 OA 基础操作培训和考核。

（五）各中心公司需将本部门相关流程在 OA 平台上的运行方案提交至分管副董事长审核、董事长审批后方可架设。

第四条文件发送与接收（按公司《文件管理制度》执行）
（一）集团公司及各中心、公司下发、上报的各类公文（包括文件、会议通知、公告、简报、信息等）、部门内部收发文原则上统一采用办公自动化系统（OA）发送，特殊情况需要打印纸质文件的报集团或本部门分管领导审核或审批。

（二）集团公司的正式文件及其他需要签发的公文，按公文流程起草、审核、签发，统一由行政文秘部编号、制作、扫描、使用 OA 发送至收文单位和个人，并根据实际需要打印若干份存档和上报。

（三）电子文件发送后，经办人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查，催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。

（四）集团公司各中心、公司要建立 OA 系统管理体制，指定专人负责 OA 系统文件的管理。

第五条文件的回复
（一）为实现信息的畅通，实现“知情”管理，相关人员按职责对相关信息，应及时给予回复；上级要求必须回复的，格式为（回复）；涉及到全体员工格式为（全体回复）；
（二）根据文件的紧急程度标注急办、一般状态，急办状态要求相关审核审批人即时处理并给予回复，原则上不能超过 1 小时；一般状态要求 1 个工作日内给予处理或答复。

若相关审批人外出经办人需电话提醒。

（三）在处理收发文、内部请示、流程审核审批过程中，相关审核人必须标注审核意见，不得有空白批注。

第六条用户注册、注销、管理
（一）公司新进符合使用 OA 系统的人员，由人力资源部在一个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料送交运营与工程管理中心计划运营部，运营与工程管理中心计划运营部应在入职当日完成 OA 用户注册。

员工在得到 OA 账号后 24 小时内必须更换密码，若因未及时更换密码造成 OA 账号被盗用，所造成的一切后果由本人承担，严重者给予开除处分。

（二）OA 用户离职前，须到运营与工程管理中心计划运营部办理 OA 注销手续后，方可办理离职手续。

（三）各中心、公司对没配置专用电脑的 OA 用户，部门内要合理安排电脑共用。

（四）所有 OA 用户每天上、下午上班后都必须及时登录 OA 系统查看文件，并始终使 OA系统处于“在线”状态，确保信息和联络畅通。

如因出差或出差时间较长，须指定授权的公文代办人代办。

第七条系统安全与维护
（一）运营与工程管理中心计划运营部 OA 管理员专门负责文件上传及系统维护。

所有配置信息要由专人保管，注意保密。

系统管理员应定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客侵入，确保系统安全。

（二）禁止在 OA 系统上传带有病毒的文件、图片等。

（三）未经许可，不得私自改变 OA 系统的版面内容。

（四）不得对网络运行进行人为设限。

（五）密级的文件不入 OA 系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按集团公司公文管理有关规定执行。

（六）所有 OA 系统应保管好账户密码，不得随意泄漏给无关人员。

第八条文件共享与归档
（一）集团公司行政文秘部应对公司成立以来的文件进行清理，剔除密级和失效文件外，将所有可以公开的实用文件在 OA 系统上发布，供用户学习、使用。

（二）集团公司行政文秘部和各中心、公司文秘对 OA 系统上电子公文每三个月整理一次，刻录成光盘，存入集团公司档案室。

第九条违规处罚
（一）相关人员按职责对相关信息，必须及时给予回复；如若未能按照回复的规定进行相应的回复，则第一次由集团公司运营与工程管理中心计划运营部在 OA 栏目上发布批评并通知其直接上级，第二次OA 管理员发布警告并通知其直接上级；第三次 OA 管理员直接通报部门总负责人，核实后给予 50 元的罚款并通报批评。

（二）凡是涉密的内容未经许可不得在 OA 上发布, 违规者，公司处以 500 元的罚款，并作辞退处理，当月工资不予结算，需承担法律责任的，交送司法机关。

（三）任何员工对个人 OA 账户密码有保密责任，因个人密码泄露造成公司重要文件丢
失或者被窃的违规者，公司处以 1000 元的罚款，并作辞退处理，当月工资不予结算，需承担法律责任的，交送司法机关。

（四）任何用户不得企图盗窃他人账户密码或以盗用他人账户获取公司重要文件、不得利用有权限人员的账户和密码调阅公司员工档案。

违规者，公司处以 1000 元的罚款，并作辞退处理，当月工资不予结算，需承担法律责任的，交送司法机关。

（五）任何员工不得利用个人用户或利用相关权限的用户的账户和密码向平台发布有损公司利益和形象的言论和文件，违规者，公司处以500 元的罚款，并作辞退处理，当月工资不予结算，需承担法律责任的，交送司法机关。

（六）任何员工不得利用个人账号或者他人账号将许可范围以外的密级文件发布于平台上，违规者，处以 500 元的罚款，并作辞退处理，当月工资不予结算，需承担法律责任的，交送司法机关。

（七）任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看 OA 系统中的内容，更不许下载受控的内容；违规者，处以500的罚款，并作辞退处理，当月工资不予结算，需承担法律责任的，交送司法机关。

（八）任何员工不得复制、下载、传播 OA 平台上发布的规章制度等涉及公司管理方面的重要文件。

违规者，公司处以 500 元的罚款。

（九）任何员工不得以任何形式发布传送与工作无关的或者对个人的进步和成长无益的内容（如娱乐新闻、个人图片等），一经发现，公司视情况给予 50 元的罚款。

第十条文件发布（适用）的范围
（一）公司密级（含）以上文件不得在 OA 平台上以任何形式发布。

（二）图纸、设计方案等不得在平台上以任何形式发布。

（三）系列化标准文件（不含基本规章制度、标准化推广实施标准）等不得在平台上以任何形式发布。

（四）从政府取回的文件等不得在 OA 平台上以任何形式发布。

按正常的收文管理流程处理即可。

（五）公司员工薪酬、重要制度及涉及流程不得在平台上以任何形式发布。

（六）招标方案的审批可以在 OA 平台上进行审批，但招标标底不得以任何形式发布到平台上。

（七）营销中心或其他部门的价格方案不得以任何形式在 OA 平台上发布，按正常的审批流程处理。

（八）财务类：事务类借款不可以在 OA 平台上进行审批。

（九）土地或项目的立项报告不可以在 OA 平台上进行审批。

第十一条其他
（一）如果邮件是发给所有人的，一律在电子公告栏发布，不要在邮箱中传送。

如果邮件是发给部门的，应选择相应的部门发放。

属于公司内形成正式文件，应在发文管理中发放，不得个人随意发放。

（二）对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失。

（三）鼓励全体员工对 OA 系统的维护管理提出建议。

（四）在工作时间内不得上网聊天，玩游戏，观看与 OA 无关的网站，避免影响正常的工作。

（五）发生急办或重大信息，除在 OA 上发布外，还应及时采用其它通讯方式进行沟通，传递。

第十一条本办法自发布之日起执行，解释与修订权归运营与工程管理中心。