行政工作操作流程

行政部的工作操作流程
目录表
第一章行政部日常工作细则
第二章行政部的工作纲要
一、部门协调
二、资料的整理
三、会议管理
四、印章的管理
五、证照的管理
六、档案的管理
七、考勤的管理
八、保健的管理
九、文件的控制
十、项目报账管理
十一、车辆管理
十二、办公用品的管理
第一章行政部日常工作细责
一、严格执行公司各项规章制度，认真履行其工作职责。

二、配合公司协调各部门和下属企业的工作关系。

三、每天早上收发报纸与杂志。

下班认真检查水源是否关好，
电器设备是否断电，节约资源避免造成不必要的浪费和安全隐患。

四、负责公司员工的就餐管理，记住大家的喜好和对就餐质量
的要求，丰富品种，确保员工的就餐满意安全。

五、负责公司设备如计算机、传真机、打印机、扫描机办公设
备的保养及维修。

六、负责低值易耗办公用品购买、发放和使用登记。

做到办公
用品既不脱档又不长期积压。

七、负责饮用水、垃圾袋、卫生纸等生活用品的存量统计及采
购。

八、认真记录好日常会议等大小会议的记要，及时完成。

整理
好分发给同事以及归档，以便日后查阅。

九、每月月初检查车辆保险的到期情况以及违规处罚情况。

十、公司员工生日的提醒。

十一、月末结机票、水费、电话费、快递费等办公费用。

十二、打印考勤表格并统计考勤。

十三、检查日常办公用表存量及补充。

十四、临时任务的自查与总结。

十五、及时完成上级领导及同事交办的文件打印、复印工作。

十六、对于领导同事需发的快递邮件，立刻联系快递公司，不延误时间，保证最快的速度发出邮件。

十七、负责对进入公司来访客人进行接待、引导，对无关人员、上门推销者，将其挡在门外。

十八、负责公司电话总机的接线工作，对来往电话接听准确及时、声音清晰，态度和蔼，对未能联络到的电话记录在案并及
时转告。

十九、年度公司证照的统计与更换办理。

二十、公司车库停车卡的办理。

二十一、公司9月份杂志的订阅。

二十二、公司11月份报纸的续订。

第二章行政部门的工作纲要
一、部门协调
协调沟通企业各部门之间的工作，起到良好的枢纽作用。

二、资料的管理
负责公司各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是领导下达应登记后及时传递给相关部门；
三、会议管理
每周周一上午10:30召开财务、行政、车队例会，隔周召开全体员工大会，如有变动，提前通知各参会人员。

每周三下午3:30召开学习会议，由领导确定会议议题，行政部门提前发出会议通知，做好会议记录，整理撰写会议纪要，发给有关部门、人员最后归档。

详见下图：
四、印章的管理及使用
公司印章的管理统一由行政部门负责，公司人员如要使用，首先借阅人要申请印章的使用，告知使用的用途，由行政部门登记备案，印章归还时借阅人要签上本人姓名以及归还时，最后由行政部门进行登记存档。

五、证照的管理
公司证照的管理，（如企业法人营业执照、组织代码证、税务登记证等）正本和复印件分开建档保存，如所需时最短的时间提供，做好登记备注，归还时，放在原档案盒中。

六、档案的管理
做好公司档案的归档情况，档案管理有我部门负责，一定保证原始资料及单据齐全完整，密级档案保证安全。

如领导和员工借阅档案，通过我们办理借阅手续法方可提档，归档时要再次签字确认归还日期。

七、考勤的管理
对公司员工的考勤状况进行有效的管理，监督员工严格执行公司相关的考勤管理制度，及时、准确的维护系统考勤数据，使其真实的反应员工的出勤情况。

八、保健管理
①定期保健体检的组织与实施（确定公司体检的人数安排时间）。

②特约医院的选择。

（选择就近有信誉的医院）。

③特约医院的联系。

（和选中的医院联系，确定时间和费用，安排
公司人员体检）。

九、文件的控制
文件与资料登记、编号、保管、维护等。

十、项目报账的管理
项目报账的管理程序项目负责人预先过来签字一定要按照公司章程严格审核，具体是哪个项目的和单据后的费用，都要有项目负责人及本人签字。

十一、车辆的管理
企业使用车辆的进行程序：
①填写用车申请单
②司机师傅出车，驾驶员按照派车记录上报批注路线安排行
车。

③用车完毕并填写行车日志（里程、费用等）
④每个月车队所支出的费用（保养费，洗车费等）经过领导
审核批复后，行政做好备份，已备下次参考数据之用。

十二、办公用品的购买管理
①根据办公用品采购计划进行采购，以保证办公室工作的需要。

②任何人不得挪用办公用品及物资。

③发现从库存不足时应及时上报，申请采购，避免供应不足，同
时避免因采购过多堆积造成的浪费，不禁增加开支又造成占地的浪费。

④做好预算申报。