大宗物资集中采购管理办法

大宗物资集中采购管理办法
（试行）
第一章总则
第一条为了实施大宗物资采用集中采购，加强我局施工项目供应链管理，降低工程成本。

特制定本办法。

第二条本办法中大宗物资指由我局施工项目的消耗数量大的物资和价款巨大的物资。

目前特指钢材，商品混凝土。

第三条大宗物资集中采购的原则是：公开透明原则，降低价格原则，资金统筹原则，诚实信用原则。

第四条大宗物资集中采购，应当符合采购价格低于市场平均价格、采购效率更高、采购质量优良和服务良好的要求。

第五条本办法作为局程序文件中《物资控制程序》的补充，与《物资控制程序》配套使用。

本办法未涉及部分按照《物资控制程序》执行，两者相抵触的，执行本办法。

第二章组织机构及职责
第六条北京地区大宗物资采购实行局、办事处，事业部，项目三级管理。

局设大宗物资采购管理小组，由主管领导，局法务合约部、局工程管理部、局资金部、局财务部、局纪检检查部负责人组成。

管理小组负责《局大宗物资采购管理办法》的制订，负责局大宗物资集中采购的总体实施，负责局大宗物资集中采购的管理监督。

第七条局北京办事处设专人（下称物资采购主管）负责大宗物资集中采购的组织实施，办事处应成立物资采购工作小组（下称工作小组），原则上应由办事处主要负责人和各事业部物资采购负责人组成。

负责北京办事处所属项目的大宗物资集中采购。

第八条各事业部负责本单位集中采购物资的总计划提供，与办事处进行财务对帐，资金结算。

负责本事业部项目物资管理的监督，接受局办事处的集中采购管理。

第九条项目部负责项目集中物资的月计划编制、上报，施工现场物资收发存管理，负责本项目物资成本控制，对事业部负责。

第十条北京办事处采购小组应实行例会制度，每月例会不少于一次，综合协调处理集中采购过程中存在的问题，落实下一步工作。

第三章集中采购方式
第十一条集中采购采用以下方式
（一）公开招标：一般应采用公开招标方式，选定供应商；
（二）邀请招标：对于时间紧急，来不及公开招标的采购情形可以采用；
（三）单一来源采购：用于甲方指定厂商或者项目特殊需要的物资。

项目经理部必须提供有效的书面证据经工作小组认可。

第十二条公开招标和邀请招标中，对招标文件作出实质响应的供应商不得少于三家。

第四章合格供应商
第十三条办事处采购小组成员应将各自掌握的供应商名单报小组进行评议，选定合格供应商，建立合格供应商名录。

格式按照《物资采购程序》（R14-02）。

第十四条拟选用的供应商必须在合格供应商名录内。

第十五条供应商参加采购活动应当具备下列条件：
（一）具有独立承担民事责任的能力；
（二）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；
（三）所供应产品符合标准规范要求（有要求时要有产品准用证），并
且能够提供良好的服务；
（四）参加我局采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；而且与我局合作良好，没有起诉我局的情况。

第十六条采购人员及相关人员与供应商有利害关系的，必须回避。

第十七条在采购供应过程中如出现供应商以次充好，或者串通有关人员虚报数量，行贿有关人员或者由于资金不到位起诉我单位的任意情形的，该供应商应纳入不合格供应商名录，三年内全局各单位不允许与其合作。

第五章采购程序
（一）计划
第十八条局逐步实现大宗物资集中采购信息化管理。

在软件没有正式使用之前，要求物资需用计划的上报方式为书面报表（或传真）。

第十九条各事业部应指定计划员，项目中标后七日内，各事业部编制、提供该项目集中采购物资的总需求计划，报办事处。

格式按照《物资采购程序》（R14-03）。

第二十条项目部应在每月20日前向所属事业部提供次月需求计划。

格式按照《物资采购程序》（R14-03）
第二十一条项目部应在每周五前向办事处物资采购主管人员提供下周物资需求计划。

格式由办事处物资采购负责人制订。

第二十二条需求计划应该力求准确。

实际情况与提供计划有差异的，应提前三天将变更计划上报所属事业部和办事处。

格式由办事处物资采购负责人制订。

第二十三条由于项目计划不及时，或者计划错误造成的供货不及时或失误由所在项目负责。

并且追究有关人员的责任。

（二）采购
1、招标
第二十四条每次招标采购从合格供应商名录中挑选参加投标，每次参加投标的供应商应不少于3家，为增加竞争力度，参加投标的供应商要有虽在合格供应商名录内但没有合作过的单位或名录之外的供应商，名录之外的供应商需具有比其他供应商明显的优势，经工作小组对其以往经营业绩、信誉、供应能力等进行考察，方可参加投标，领取招标文件。

第二十五条每次招标，由物资采购主管负责统一组织，工作小组必须拟定并向有关供应商发放统一的招标文件，工作小组成员必须全过程参与招标、开标、谈判，签约并保守秘密，否则将按有关规定严肃处理。

第二十六条工作小组成员在招标过程中必须根据所掌握的市场情况提出自己的意见，积极地与投标供应商谈判。

第二十七条招标文件应包含下列内容：对不同类别、规格的材料的报价；付款要求；根据市场波动、批量、付款时间等情况而相应的单价变动、及其他要求等。

（招标书见附件一）
第二十八条为体现公开、公平原则，供应商填写后的招标文件一律用快递或信封等密封形式。

第二十九条有预付款的采购应要求供应商出具等额的预付款担保。

2、评标
第三十条工作小组公开拆标。

第三十一条工作小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商（评分标准见附件二）。

第三十二条工作小组应按照评标表格中标准根据各投标单位投标书认真公正评分，汇总后，按照得分高低选定谈判供应商。

3、谈判
第三十三条谈判应在公开公开拆标后两日内进行。

工作小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。

在谈判中，谈判的任何人不得向供应商透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。

4、确定供应商
第三十四条谈判结束后，工作小组应将结果向办事处主要领导上报评标结果，待主要领导批准后，将结果通知供应商。

5、签订物资采购合同
第三十五条大宗物资采购合同应当采用书面形式。

第三十六条领导小组审批确定供应商后，工作小组应在七日内以电话、传真、快递等形式通知中标供应商前来签订合同。

第三十七条工作小组根据评标和谈判结果，在7日内与供应商签订供应合同。

第三十八条物资采购主管应当在确定成交供应商后3日内将结果公布与各事业部和项目部。

采购合同自签订之日起七个工作日内，物资采购主管应当将合同副本报局法务合约部备案。

7、其他情形
第三十九条工作小组在物资供应出现问题或项目因设计变更等原因而急需某种物资时，执行小组可视情况例外采购。

（三）物资供应与验收
第四十条物资供应由物资采购主管人员根据项目计划及时供应至项目指定地点。

第四十一条物资到达地点后，项目收料人员要按合同、工程质量和技术要求及时验收、下货，并要求随货的质量证明材料，认真填写收料单，作为物资采购主管和供应商结算的依据。

第四十二条现场收料员要及时向物资采购主管反馈供应过程中出现的不合格产品、物资不能及时到场以及服务情况，每月向物资采购主管提供供应商评价记录。

第六章资金结算与付款
第四十三条办事处物资采购主管人员与供应商以项目部物资供应对帐清单为凭按月进行货款结算。

第四十四条办事处财务人员应根据项目对帐清单和供应合同与事业部按月进行结算。

第四十五条物资采购主管根据供应合同，开列货款付款计划并上报办事处领导审批，交办事处资金经理执行付款。

第四十六条为了使物资集中采购工作能够长期有效地进行下去，必须保证采购资金的正常调配。

局资金部根据采购需求，拨付一定的资金或银行票据作为集中采购的启动资金。

第四十七条办事处资金经理按照项目同业主合同中约定的付款方式和市场情况适当扣回，但扣款的比例不得低于甲方付款的相应比例。

第四十八条确定为垫资的项目，各事业部应按照投标时资金流量表中拟垫的资金与已完工程量的比例相应扣回。

第四十九条主体结构封顶一个月内，办事处资金经理应将采购资金在项目工程款中100%扣回，特殊情况需经办事处主要领导批准。

第七章监督检查
第五十条局管理小组定期、不定期的对物资集中采购工作进行检查、监督。

监督检查的主要内容是：
（一）大宗物资采购办法的执行情况；
（二）采购范围、采购方式和采购程序的执行情况；
（三）采购人员的职业素质和专业技能。

第五十一条 ?集中采购机构应当建立健全内部监督管理制度。

采购活动的决策和执行程序应当明确，并相互监督、相互制约。

采购的有关人员与验收人员的职责权限应当明确，并相互分离。

第五十二条任何单位和个人不得违反本办法规定，要求工作小组向其指定的供应商进行采购。

第五十三条采购管理小组应当对集中采购机构的采购价格、节约资金效果、服务质量、信誉状况、有无违法行为等事项进行考核，并定期如实公布考核结果。

第八章奖罚
第五十四条工作小组有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由局有关部门给予处分，并予通报：
（一）应当采用招标方式而擅自采用其他方式采购的；
（二）擅自提高采购价格的；
（三）未发布有关采购信息，拒绝接受采购管理小组实施监督检查的。

（四）一年内不按时提供计划超过三次的事业部和项目部。

第五十五条采购工作人员有下列情形之一，构成犯罪的，依法追究刑事责任；尚不构成犯罪的，处以罚款，有违法所得的，并处没收违法所得。

（一）与供应商或者采购代理机构恶意串通的；
（二）在采购过程中接受贿赂或者获取其他不正当利益的。

第五十六条事业部或者项目经理部应当实行集中采购的采购项目，不委托集中采购的。

对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由主管部门给予处分，并予通报。

第五十七条采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存。

接受大宗物资采购管理小组的监督检查。

采购文件的保存期限执行物资采购程序。

采购文件包括采购活动记录、招标文件、投标文件、评标报告、谈判记录、投诉处理决定及其他有关文件、资料。

第五十八条物资管理小组根据物资工作小组实施效果，可以根据实施集
中采购的成本降低额进行奖励，奖励控制在降低额的10%之内，采购主管占奖励金额的20%，其余部分由工作小组进行分配。

第九章附则
第五十九条本办法适用与局在京地区2003年10月份后开工的直营公司和以局名义承接的项目。

第六十条本办法自２００３年11月１日起实行。

集中采购工作流程图。