公司文件电子档案管理制度

第一章总则
第一条为加强公司文件电子档案的管理，确保电子档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有电子文件的归档、保管、利用和销毁。

第三条公司电子档案管理遵循以下原则：
（一）真实性原则：电子档案内容必须真实反映公司业务活动和历史面貌。

（二）完整性原则：电子档案应包括所有相关文件，确保档案的完整性。

（三）安全性原则：采取有效措施，确保电子档案的安全、保密和不被篡改。

（四）规范管理原则：严格按照国家和公司有关档案管理的法律法规、标准和规范进行管理。

第二章电子档案的归档
第四条公司电子档案的归档范围包括：
（一）公司内部文件、会议纪要、报告、请示、批复等；
（二）公司对外发文、合同、协议、招投标文件等；
（三）公司各类规章制度、操作规程、技术标准等；
（四）公司业务往来中的各类电子文件；
（五）其他具有保存价值的电子文件。

第五条电子档案的归档应当符合以下要求：
（一）归档文件应当完整、准确，符合国家档案管理要求；
（二）电子档案的格式应当符合国家规定或行业标准；
（三）电子档案的存储介质应当符合国家档案管理部门的要求；
（四）归档文件应当经过整理、分类、编号，并填写归档目录。

第三章电子档案的保管
第六条电子档案的保管工作由公司档案管理部门负责，实行专人负责制。

第七条电子档案的保管应当符合以下要求：
（一）电子档案存储设备应当定期进行检查、维护，确保设备正常运行；
（二）电子档案的存储环境应当满足档案存储的要求，防止数据丢失、损坏；（三）电子档案的备份应当定期进行，确保数据安全；
（四）电子档案的访问权限应当严格控制，防止未经授权的访问和修改。

第四章电子档案的利用
第八条公司内部人员因工作需要，可向档案管理部门申请查阅电子档案。

第九条查阅电子档案应当遵守以下规定：
（一）查阅人员应当出示有效证件；
（二）查阅人员应当遵守保密规定，不得泄露档案内容；
（三）查阅人员应当爱护档案，不得随意复制、摘录档案内容；
（四）查阅完毕后，应当及时归还档案。

第五章电子档案的销毁
第十条电子档案的销毁应当符合以下要求：
（一）销毁电子档案应当经过公司档案管理部门的审批；
（二）销毁前应当对电子档案进行确认，确保销毁的准确性；
（三）销毁电子档案应当采取物理销毁、数据删除等方式，确保档案数据无法恢复；（四）销毁电子档案应当做好记录，并存档备查。

第六章附则
第十一条本制度由公司档案管理部门负责解释。

第十二条本制度自发布之日起施行。

注：本制度根据实际情况可进行修订和完善。